Создание презентации развлекательного центра в MS PowerPoint2010

Технология универсального пользовательского общения в виде электронной почты.

 

1.4. Компьютерные технологии подготовки текстовых документов, электронных таблиц и презентаций

 

Пользователь ПЭВМ часто встречается с необходимостью подготовки тех или иных документов - писем, статей, служебных записок, отчетов, рекламных материалов и т.д. Для подготовки документов текст или изображение редактируемого документа выводится на экран, и пользователь может в диалоговом режиме вносить в него свои изменения. Все внесенные изменения фиксируются. При распечатке или выводе на проецирующие устройства выводится отформатированный документ либо проект, в котором учтены все исправления. Пользователь может переносить части текста из одного места документа в другое, использовать несколько видов шрифтов для выделения отдельных участков текста, печатать подготовленный документ на принтере в нужном количестве экземпляров.

Удобство и эффективность применения компьютеров для подготовки необходимой информации привели к созданию множества программ для обработки документов.

Существует несколько сотен редакторов текстов, таблиц, презентаций - от самых простых до весьма мощных и довольно сложных. Наиболее распространенными являются приложения пакета Microsoft Office, такие как:  MS Word, MS Excel, MS PowerPoint.

Основные функции текстовых процессоров:

Ввод и форматирование текста

Хранение и воспроизведение

Разметка

Редактирование

Верстка

Печать

Орфография

Деловая графика

Новые функции, реализуемые в последних версиях Word:

Мастер создания писем.

Фоновая проверка грамматики.

Средства рисования таблиц.

Решение для Internet-Intronet:

гипертекстовые ссылки;

создание HTML страниц.

Инструментарий для коллективной работы.

Электронная почта, списки-ссылки.

Множество задач, которые предстоит решать фирмам и предприятиям, носят учетно-аналитический характер и требуют табличной компоновки данных с подведением итогов по различным группам и разделам данных, например при составлении баланса, справок для налоговых органов, возможных финансовых отчетов и т.п. Для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме используют электронные таблицы (ЭТ).

Программные средства для проектирования называют также табличными процессорами. Они позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. Кроме того, с помощью ЭТ можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и многое другое.

Excel предоставляет большой набор возможностей по графическому представлению данных. Имеется возможность выбора из 14 различных типов диаграмм, причем каждый тип диаграмм имеет несколько разновидностей (подтипов).

Новые функции Excel:

Автокоррекция при вводе формул

Настраиваемые ячейки

Новые показатели

Наглядная печать

Многоступенчатая отмена

Решение для Internet-Intronet

Web-запросы

Многопользовательский режим работы

Импорт из HTML формата.

В решении вопросов связанных с подготовкой графических интерактивных материалов для презентационных мероприятий и рекламных акций многим пользователям помогает приложение MS PowerPoint.

Данный продукт обладает всеми необходимыми инструментами для оперативного создания высококачественной презентации. Помимо зарекомендовавших себя функций и инструментов в более ранних версиях программы, в MS PowerPoint2010 появился ряд нововведений.

Новые функции PowerPoint 2010:

Управление файлами в новом представлении Backstage;

Упорядочение слайдов по разделам;

Слияние и сравнение презентаций;

Работа с отдельными файлами презентаций PowerPoint в разных окнах;

Работа из любого места: PowerPoint Web Apps.

 

II. СОЗДАНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ РАЗВЛЕКАТЕЛЬНОГО ЦЕНТРА НА ПРИМЕРЕ СРЦ «ПЕПЕЛАЦ» В  MS POWERPOINT 2010

 

2.1. Основные особенности приложения PowerPoint 2010

 

Пакет PowerPoint для Microsoft Office 2010 представляет собой последнюю версию программного комплекса для подготовки презентаций, разработанного компанией Microsoft. Для многих крупных организаций PowerPoint стал стандартным средством создания презентаций, поскольку эта программа способна направлять действия пользователя с момента своего запуска и вплоть до завершения процесса работы над презентацией. PowerPoint запрашивает всю необходимую текстовую и числовую информацию (ее можно вводить с клавиатуры или импортировать из других приложений), а также предоставляет широкий выбор готовых вариантов дизайна. С помощью PowerPoint легко изготавливаются яркие образцы графики и блестящие визуальные формы, которые ранее могли быть созданы только профессиональными художниками.

После завершения работы над презентацией PowerPoint позволяет напечатать полученные слайды для раздачи на совещании, вывести их на фотопленку, добавить к слайдам заметки докладчика, подготовить диапозитивы, для демонстрации их на экране с помощью проекционного аппарата типа «Overhead» (кодоскоп).

Однако, в настоящее время, пользователи предпочитает слайдам и прозрачкам демонстрацию презентации прямо на экране компьютера, планшета или с использованием видеопроекционной техники. Такого рода электронные презентации, содержащие специальные видеоэффекты, подобные применяемым на телевидении, звуковые фрагменты, музыку, элементы анимации и даже видеоклипы, сегодня наиболее популярны, а возможности PowerPoint2010 в создании электронных презентаций и управлении ими отвечают самым современным требованиям.

Термин «слайд» используется для обозначения каждой страницы визуальных материалов презентации вне зависимости от того, будет ли эта страница демонстрироваться на экране монитора или на большой экран посредством видеопроектора, распечатываться на принтере или выводиться на 35-миллиметровую фотопленку.

PowerPoint создает связанную последовательность слайдов, которая, собственно, и называется презентацией, выполненных в едином стиле и хранящихся в одном файле.

PowerPoint поддерживает унифицированный принцип обмена информацией, используемый всеми приложениями Microsoft Office, что обеспечивает возможность пересылки текста, численных данных и графических объектов между различными офисными программами с помощью техники «перетащить и вставить».

Для создания высокопрофессиональных видеоматериалов с помощью PowerPoint не обязательно быть художником. Поставляемые в комплекте с программой шаблоны дизайна (Рис.1) обеспечивают высокое качество результата, а для полноценного использования всех возможностей PowerPoint не требуются глубокие знания принципов работы компьютера. Подсказки программы обеспечивают выполнение всех необходимых шагов в нужной последовательности.

Специальные средства программы PowerPoint существенно упрощают создание презентации вне зависимости от потребностей пользователей, ради которых эта презентация создается.

Удобный интерфейс программы позволяет не только в минимальный срок разработать конкретную презентацию, но и создать на будущее структуру стандартной презентации. Нужно просто выбрать тему и дизайн, а затем остается только наблюдать за тем, как самостоятельно генерирует упорядоченную последовательность привлекательных, выполненных на высоком профессиональном уровне слайдов.

Встроенные в PowerPoint связи с такими приложениями Microsoft Office, как Graph или Organization Chart, а также собственный модуль построения таблиц, граффиков и диаграмм (Рис.2) помогают создавать тщательно оформленные видеоматериалы, доступно представляющие числовую информацию, изобразить структуру некоторой организации или выполнить сравнительный анализ имеющихся предложений.

Демонстрационный модуль PowerPoint поддерживает множество достаточно сложных эффектов, таких как «ожившие» диаграммы, звук, музыкальное сопровождение, встроенные видеофрагменты и широко распространенные плавные переходы между слайдами (Рис.3). Кроме того, возможно интерактивное управление демонстрацией слайдов, когда оператор по ходу демонстрации получает возможность продемонстрировать дополнительные слайды, представляющие собой ответвление от основного сюжета, или вывести на экран скрытую до тех пор информацию, отвечая этим на вопросы аудитории(Рис.4).

Наборы легко модифицируемых фоновых рисунков и цветовых схем слайдов являются частью богатого арсенала выразительных средств PowerPoint. Имеется возможность размещения фирменной эмблемы на заднем плане каждого слайда и выбор цветовой схемы, соответствующей цветам организации. Настройка времени презентации позволяет быть уверенным в том, что вы уложитесь ровно в отведенное время.

 

2.2. Наполнение содержания презентации развлекательного центра

 

Для начала работы по созданию презентации необходимо запустить приложение MS PowerPoint2010 (возможны другие версии программы) через ярлык на рабочем столе, в меню «Пуск», либо файл *.exe в папке установленной программы.

При наличии уже созданного проекта презентации, есть возможность его открыть через вкладку меню Файл/Открыть. В нашем случае мы будем создавать презентацию с самого начала и для этого в меню Файл выберем графу Создать (Рис.5.). В появившемся слева фрейме программа предложит выбрать необходимый нам вид дальнейшего проекта. Мы выберем «Новая презентация» (Рис.6.).

В представленный нам стандартный шаблон 1-го слайда внесём текстовую информацию с помощью клавиатуры. В MS PowerPoint2010 достаточно кликнуть левой кнопкой мыши на текстовый фрейм для того, чтобы ввести необходимый текст.

Для создания нового слайда воспользуемся кнопкой «Создать слайд» на вкладке меню «Главная», либо сочетанием клавиш Ctrl + M.

Ранее мы подготовили фирменный фон для нашей презентации развлекательного центра «Пепелац», для его вставки пройдём по следующему пути:  Вкладка меню «Дизайн»/ «Стили фона»/ «Формат фона». Во всплывшем окне «Формат фона» выберем необходимые нам настройки, в нашем случае - это «Рисунок или текстура», далее нажимаем «Файл» и через поисковое окно выбираем наш заготовленный фон (Рис.8.). Выбираем «Применить ко всем».

Перед заполнением остальных слайдов текстовой информацией, мы можем задать шрифт, стиль и цветовую схему всей нашей презентации (Рис.9.). Для этого на вкладке меню «Дизайн» необходимо нажать кнопки: «Цвета», «Шрифты» или «Эффекты» и производить необходимые установки шрифта по предлагаемым образцам или же произвести установку шрифтов с индивидуальными настройками.

Для заполнения презентации текстом в MS PowerPoint2010 предусмотрены следующие виды ввода:

- ввод с клавиатуры;

- ввод через буфер обмена, путём нажатия в контекстном меню кнопок «Копировать»/»Вырезать», «Вставить» или путём сочетания клавиш Ctrl+C/Ctrl+X, Ctrl+V(Рис.10.).

При необходимости дополнения какого-либо текстового фрейма эффектами, возможно добавить эти эффекты через всплывающее контекстное меню кнопкой «Параметры анимации» (Рис.11.).

Если на какой-нибудь слайд презентации нужно добавить дополнительный текст, воспользуемся кнопкой «Надпись» на вкладке меню «Вставка», на данной вкладке так же расположены кнопки для вставки в нашу презентацию различных объектов от рисунков до диаграмм.

В случае, если презентация имеет ряд повторяющейся информации на слайдах, то для облегчения составления презентации можно воспользоваться функцией «Дублировать слайд» (Рис.12.).

Для вставки необходимого нам изображения, поступим так же как и в случае со вставкой текста (Рис.13, Рис.17.).

 

2.3. Добавление анимационных эффектов в презентацию

 

Как было описано ранее, MS PowerPoint2010 обладает самыми передовыми анимационными эффектами наравне с удобностью и простотой их применения при создании презентаций.

Установим плавные переходы между слайдами презентации, для этого выбираем слайд, нажав на него левой кнопкой мыши и, далее, во вкладке меню «Переходы», выбираем понравившийся нам переход, в нашем случае это - «Выцветание» (Рис.14.). По такому же алгоритму устанавливаем переходы на остальные слайды. Находясь в режиме «Переходы», в правом верхнем углу экрана на рабочей панели программы мы можем добавить звуковое сопровождение переходу слайдов, установить длительность эффекта, а так же выбрать вид смены слайдов: по щелчку мыши или через определённый интервал времени.

На вкладке «Анимация» расположены виды анимационных эффектов, применяемых для содержимого слайда: текст, рисунки и.т.д. Они подразделяются на три типа:

- вход - вводит объект на слайд с помощью эффекта;

- выделение - даёт анимированное выделение(мерцание);

- выход - выводит объект с картинки.

Умело варьируя данными анимационными эффектами возможно создать динамическую картинку, не только привлекающую потенциального зрителя, но и придать презентации эстетический вид. Каждый анимационный эффект имеет свои индивидуальные настройки, которые располагаются на этой же вкладке в правой верхней части панели. Причём, они настраивают анимацию сугубо к выбранному объекту на слайде.

При нажатии на кнопку «Область анимации», в правой стороне экрана откроется окно с иерархией анимационных эффектов, в которой видны все взаимосвязи между отдельными объектами с анимацией. С помощью данной опции можно редактировать появление, выделение, уход тех или иных объектов на слайде (Рис.16.).

Это далеко не весь перечень инструментов и функций приложения MS PowerPoint2010, но даже с ним, не имея художественного или дизайнерского образования, возможно создать весьма качественную презентацию, которая станет отличным инструментом для достижения рекламно-информационных целей компании.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Применение информационных технологий является неотъемлемой частью существования  любой организации. Качество информационных технологий напрямую влияет на её выживаемость и конкурентоспособность. Повышение качества используемой управленческой информационной системы увеличивает эффективность деятельности предприятия. Руководитель организации должен видеть перспективу её развития с учётом того вклада, который могут внести информационные технологии.

Информация - важнейший инструмент бизнеса. Без информации невозможно принять ключевых решений необходимых, как для поддержания функционирования внутри организации, так и продвижения организации её товаров и услуг во внешней среде.