Автоматизация бухгалтерского учета малого предприятия

ЗАДАНИЕ 1.

Проектирование  информационной системы.

Вариант задания.

1. Автоматизация бухгалтерского учета малого предприятия.

Решение

Выполните эскиз технического задания на информационную систему в соответствии с вариантом (автоматизация бухгалтерского учета малого предприятия). Для этого:

1. Опишите объект автоматизации как систему информационно-логистических связей элементов автоматизации: организационную структуру, порядок выполнения и состав задач и т.д.

Важным этапом системного анализа является структуризация системы – локализация ее границ и выделение структурных составных частей. Выделенную по определенному признаку часть автоматизированной системы управления называют подсистемой АСУ. Совокупность действий, направленную на достижение определенной цели, называют функцией АСУ. Выполнение автоматизированной системой управления функций, осуществляемое на действующем объекте у правления и обеспечивающее достижение заданных целей, называют функционированием АСУ (ГОСТ 24.003-84).

Структура системы управления отражает строение и внутреннюю форму организации, относительно устойчивые взаимоотношения и взаимосвязи элементов системы. В каждой АСУ, как и любой сложной системе, можно выделить большое число элементов, свойств, связей между элементами. Охватить их одновременно в рамках одного понятия структуры не представляется возможным. В процессе создания и в ходе функционирования АСУ выделяют некоторые аспекты внутреннего строения системы управления, различая в соответствии с этим виды структуры системы: организационную, функциональную, комплекса технических средств, сбора и передачи информации и др. Организационная структура системы управления определяет наличие подразделений разного уровня – отделов, подотделов, цехов, участков и др., и их взаимное административное подчинение. Функциональной структурой АСУ называют структуру, элементами которой являются подсистемы, функции автоматизированной системы управления или их части, а связи между элементами – потоки информации, циркулирующей между ними при функционировании АСУ. Структурой комплекса технических средств АСУ называют структуру, элементами которой являются устройства комплекса технических средств АСУ, а связи между элементами отображают информационный обмен (ГОСТ 24003–84).

В системах организационного управления функциональная и организационная структуры часто во многом совпадают. Это объясняется стремлением создать для систематической и квалифицированной реализации определенной функции управления постоянный коллектив людей, работающих под единым руководством. При этом основываются на том интуитивно ясном и многократно проверенном на практике соображении, что такое объединение в одном подразделении наиболее близких по характеру задач и тесно взаимодействующих исполнителей уменьшает объем передаваемой между подразделениями информации, дублирование функций, время на согласование решений и т.д.

Структура систем организационного управления в народном хозяйстве  строится по отраслевому или территориальному признаку. Отраслевой принцип позволяет  осуществлять единую техническую и экономическую политику в каждой отрасли. Он применяется в тех случаях, когда речь идет о сложных, специфических видах производства. Если ставится задача комплексного использования материальных ресурсов в некотором районе страны, управление строится по территориальному принципу. По этому же принципу построены органы государственного административно-территориального управления.

Число уровней системы  существенно влияет на эффективность  управления, хотя эта зависимость  не может быть в настоящее время  выражена аналитически. Чем меньше число уровней, тем меньше задержек и ошибок в передаче информации от нижних уровней к верхним и обратно, тем выше оперативность принятия решений, скорость и точность реакции на возникающие возмущения. С увеличением числа уровней растет общее количество элементов системы, что приводит к большей их обособленности и необходимости усиления горизонтальных связей, которые, как правило, слабее вертикальных. С другой стороны, чем меньше число уровней, тем большая нагрузка приходится на каждый элемент системы, тем труднее осуществлять управление, с чем и связана тенденция к росту числа уровней системы и элементов каждого уровня. Таким образом, в системе организационного управления существуют факторы, определяющие стремление как к увеличению, так и уменьшению числа уровней.

В процессе функционирования организационных систем управления довольно часто наблюдается временное, оперативное перераспределение  задач между уровнями системы, получившее название "делегирование полномочий". Оно заключается в том, что в определенной обстановке решение части задач управления передается с некоторого уровня на более низкий. При этом подсистеме более низкого уровня передаются как полномочия вышестоящей подсистемы в пределах решения данных задач, так и ответственность за правильность, своевременность и качество их решения и реализации.

В сложных, необычных  ситуациях происходит и обратный процесс – подсистема более высокого уровня, как говорят, "берет управление на себя", т.е. решает задачи и выполняет  функции, обычно входящие в компетенцию управляемой подсистемы. Благодаря тому что подсистема более высокого уровня располагает большими полномочиями и ресурсами, решение задач оказывается более эффективным. Однако при этом подсистема верхнего уровняв какой-то мере выполняет несвойственные ей функции, что неизбежно ограничивает ее возможности по решению задач управления своего уровня. Поэтому после нормализации ситуации решение этих задач вновь передается подчиненной подсистеме.

В структуре организационных  АСУ принято выделять подсистемы по функциональному признаку. Это позволяет четко выделять комплексы задач в подсистемах в соответствии с определенной функцией управления и в то же время в большинстве случаев совпадает с существующей организационной структурой предприятия или отрасли, для которых создается АСУ.

Для АСУ предприятий, производственных объединений и  отраслей согласно ОРММ выделяют подсистемы по следующим функциям управления: перспективным планированием и  развитием; технико-экономическим планированием; основным производством; технической подготовкой производства; материально-техническим снабжением; реализацией и сбытом продукции; бухгалтерским учетом; финансами; кадрами; капитальным строительством; научно-исследовательскими и опытно-конструкторскими работами и др.

В ряде случаев возникает  необходимость в выделении функциональных подсистем, не предусмотренных рекомендуемым  перечнем. Такая необходимость возникает  в случаях выявления дополнительной реально выполняемой долговременно  действующей функции управления. Так, например, при большом объеме работ по кооперации со смежниками возможно окажется целесообразным выделить в самостоятельный отдел в организационной структуре и в самостоятельную подсистему АСУ функции управления работами по кооперации. Обоснованием для такого выделения служит наличие большого количества специфических задач данного содержания, требующих для их решения получения и переработки больших объемов информации, а также существенное влияние качества решения этих задач на общую эффективность функционирования предприятия, объединения или отрасли в целом.

Кроме функциональных в  АСУ выделяют обеспечивающие подсистемы, которые необходимы для успешной работы функциональных подсистем. Различают  следующие виды обеспечения АСУ.

Техническое обеспечение  – комплекс технических средств, применяемых для функционирования АСУ.

Математическое и программное  обеспечение – совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ обработки информации, используемых при создании и функционировании АСУ.

Информационное обеспечение – совокупность реализованных решений по объемам, размещению и формам организации информации, циркулирующей в АСУ при ее функционировании. Оно включает нормативно-справочную информацию, необходимые классификаторы технико-экономической информации, унифицированные документы, массивы данных, используемые при решении задач АСУ.

Организационное обеспечение  – совокупность документов, регламентирующих деятельность персонала АСУ в условиях ее функционирования. Лингвистическое обеспечение – совокупность языковых средств для формализации естественного языка, построения и сочетания информационных единиц при общении персонала АСУ, в условиях ее функционирования, со средствами вычислительной техники.

Правовое обеспечение  – совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения при функционировании АСУ и юридический статус результатов ее функционирования (ГОСТ 24.003-84).

Комплекс технических  средств и информационное обеспечение  являются общими для всех задач, решаемых в АСУ. В связи со спецификой методов разработки, ввода в действие и дальнейшей эксплуатации их принято выделять в самостоятельные подсистемы. Специфика технических средств определяется необходимостью систематического обслуживания, проверки исправности, профилактики, различных видов ремонта. Эта специфическая область работы АСУ выполняется специалистами по электронике и вычислительной технике и не входит в круг обязанностей специалистов по созданию и эксплуатации АСУ. Однако проектирование этого комплекса, обеспечивающего функционирование АСУ, является прямой обязанностью разработчиков системы.

Остальные виды обеспечения  используются применительно к конкретным задачам и, как правило, их в самостоятельные  подсистемы не выделяют.

Объектом автоматизации является бухгалтерский учет малого предприятия. Бухгалтерский учёт — упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении о состоянии имущества, обязательств организации и их изменениях (движении денежных средств) путём сплошного, непрерывного и документального учёта всех хозяйственных операций.

Объектами бухгалтерского учёта являются имущество организаций, их обязательства и хозяйственные  операции, осуществляемые организациями  в процессе их деятельности.

Основной задачей бухгалтерского учёта является формирование полной и достоверной информации (бухгалтерской отчётности) о деятельности организации и её имущественном положении, на основании которой становится возможным:

• предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации;
• выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения финансовой устойчивости организации;
• контроль соблюдения законодательства при осуществлении организацией хозяйственных операций;
• контроль целесообразности хозяйственных операций;
• контроль наличия и движения имущества и обязательств;
• контроль использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов;
• контроль соответствия деятельности утверждённым нормам, нормативам и сметам.

Организационная структура бухгалтерского учета малого предприятия определяется законодательством и общепринятыми нормами ведения бухгалтерии в РФ. Бухгалтерский учет – важнейшая составная часть информационной системы управления, воспроизводящей хозяйственные процессы. При этом в основе современного управления лежит системный подход, предполагающий получение той информации, которая дает возможность принимать управленческие решения. Выполняя информационную функцию, бухгалтерский учет создает условия для управления предметами и людьми.

Под предметами, прежде всего, понимают товары, а также все те материальные и денежные ценности, которые необходимы для нормальной работы торговых предприятий (основные средства, тара, деньги и т.п.) Управлять предметами – это значит знать товарную массу, денежные средства и материально – техническую базу предприятия.

Под управлением людьми следует понимать, прежде всего, материальную ответственность за ценности (предметы), находящиеся на предприятии.

Факты хозяйственной жизни описываются  в бухгалтерском учете по строго фиксированной системе (план счетов), в определенном порядке и в определенных формулах (форма бухгалтерского учета), с использованием определенной техники регистрации (вычислительные машины). Вся эта работа выполняется определенным штатом счетных работников, составляющих бухгалтерский аппарат.

Порядок выполнения бухгалтерского учета малого предприятия в России и в мире такой. Бухгалтер (часто – главный и единственный в одном лице) получает первичную информацию, заносит её в программу автоматизации (в нашем случае – 1С Бухгалтерия) и формирует финансовую отчётность.

Финансовая отчётность — совокупность показателей учёта, отраженных в форме определенных таблиц и характеризующих движение имущества, обязательств и финансовое положение компании за отчетный период. Финансовая отчётность представляет из себя систему данных о финансовом положении компании, финансовых результатах её деятельности и изменениях в ее финансовом положении и составляется на основе данных бухгалтерского учета.

Существует четыре главных  вида финансовой отчётности:

1. бухгалтерский баланс группирует актив и пассив компании в денежном выражении.
2. отчёт о прибылях и убытках содержит данные о доходах, расходах и финансовых результатах в сумме нарастающим итогом с начала года до отчётной даты.
3. отчёт об изменениях капитала раскрывает информацию о движении уставного капитала, резервного капитала, дополнительного капитала, а также информацию об изменениях величины нераспределённой прибыли (непокрытого убытка) организации.
4. отчёт о движении денежных средств показывает разницу между притоком и оттоком денежных средств за определённый отчётный период.