Анализ основных функций процесса управления организации

 Следует  отметить и процессы адаптации  к ошибочным решениям и негативным  явлениям в системе управления. Так, нынешняя практика реформирования  производственных отношений (одномоментный  отпуск цен, введение законодательных  актов задним числом, отсутствие  механизмов их реализации) вызывает  возмущение экономической среды  и адаптацию к данным условиям  низших звеньев (сокрытие доходов,  неуплата налогов, неисполнение  государственных решений).

Функции управления имеют специфический  характер, особое содержание и могут  осуществляться самостоятельно, быть как не связанными между собой, так  и неразрывно связанными, более того, они как бы взаимопроникают друг в друга. Иными словами, в системе  управления все управленческие функции  объединены в единый целостный процесс.

1.2. Характеристика  основных функций.

Основными функциями являются планирование, организация, мотивация и контроль. Эти функции  реализуются на всех уровнях управления (высший, средний и нижний уровни) и во всех видах деятельности организации. Содержание этих функций и сложность управленческой деятельности на каждом уровне управления определяется конкретным перечнем задач, их спецификой и объемом. Все функции управления взаимосвязаны; каждая функция также представляет собой процесс, т.к. состоит из серии взаимосвязанных действий (рис.1).

 

Рисунок 1. Взаимосвязь функций  управлений

Главной функцией менеджмента считается  планирование. На рисунке 2 показано, как  процесс, функция планирование, разбивается  на три этапа :

• целеполагание;
• прогнозирование;
• планирование.

Целеполагание – установление целей (желаемого результата), к которым должна стремиться экономическая система (организация).

Прогнозирование - это взгляд в будущее, оценка возможных путей развития, последствий тех или иных решений. Прогноз – предсказание будущего, основанное на известных фактах (событиях) и тенденциях. Предположение, что выявленные тенденции прошлого дают хорошее приближение к оценке будущего. Прогнозы в бизнесе разрабатываются по сложным социально-экономическим проблемам, как правило, на долгосрочный или среднесрочный период. Чаще всего прогноз используется в стратегическом управлении.

Планирование - это первая, важнейшая функция процесса управления, представляющая собой процесс разработки плана, определяющего то, что нужно сделать (достичь) и какими методами.⁷

 

 

 

Рисунок 2. Этапы процесса планирования

Планирование  как процесс управления включает разработку и реализацию средств  воздействия: концепцию, прогноз, программу, план. Каждое из средств воздействия  имеет свою специфику и условия  использования.

Реализуя  эту функцию, управляющий на основе глубокого и всестороннего анализа  ситуации, в которой в настоящий  момент находится организация, формулирует  цели и задачи на предстоящий период, разрабатывает стратегию действий, составляет необходимые планы и  программы для их реализации.

Концепция - идея, теоретические и методологические основы ее разработки, обоснование, методы и условия реализации. Любая теоретическая экономическая проблема до ее воплощения в экономике проходит стадию формирования концепции

Программа - законченный комплекс заданий, мероприятий, работ, объединенных общей целью, имеющий конкретный конечный результат, требующий привлечения значительных ресурсов, осуществляемый совокупностью взаимодействующих органов, организаций, лиц разных функциональных сфер экономики. Формирование целевых комплексных программ в бизнесе и их реализация играют все возрастающую роль в процессах управления в разных сферах экономики и научных исследованиях.

Практическое  воплощение замыслов, содержащихся в  планах, программах, стратегиях берет  на себя организационная функция. Она  реализуется через создание и  размещение объектов управления и их элементов, определение порядка  их функционирования, установление и  регламентацию связей между ними, формирование структуры управления, обеспечение деятельности необходимой  документацией.

Организация как основная функция менеджмента  представляет собой вид деятельности людей для достижения целей. При  реализации данной функции оперируют  категориями: процесс, система, коммуникации, организационно-стабилизационные методы и организационно-распорядительные средства. Организация как функция  менеджмента формирует объект, совершенствует его, разрабатывает режимы функционирования, создает механизмы адаптации  в изменениях внешних и внутренних связей в системе управления. Поэтому  организация управления - формирование условий устойчивости и гибкости социально-экономической системы  на основе комплексного подхода с  учетом системных и ситуационных факторов.

Содержание  функции организации управления предполагает формирование и обоснование  набора видов работ, необходимых  для выполнения организуемой деятельности, определение по каждому виду деятельности: компетенции, т.е. возможностей или  границ действий и принятия решений;  полномочий, т.е. прав на принятие решений; ответственности, т.е. меры и формы  ответственности  и санкций за последствия принятых решений. На базе этих данных устанавливаются перечень и профессиональный состав персонала, и создается система информационного  обеспечения. При этом формируются  уровни управления, подразделения или  звенья по уровням управления и система  связей между ними. Звено системы  управления рассматривается как  обособленный элемент по критерию специализации  и комбинации функций по объему  и масштабу полномочий управления. В качестве звена может выступать  должность, отдел, служба, подразделение. Состав звеньев в системе управления разнообразен. Приоритет при характеристике звена отдается критериям вида функций  и объема полномочий.

Реализация  целей организации осуществляется посредством совместной деятельности людей. Чтобы последняя была успешной, ее нужно координировать, направлять в нужную сторону, обеспечивать необходимый  уровень взаимодействия между участниками. Координация как функция менеджмента представляет собой вид деятельности по согласованию и упорядочению объединенных общей целью и совместной деятельностью людей в производственно-хозяйственных организациях. В организациях, ориентированных на долговременное функционирование, координация рассматривается как дополнение и расширение функции организации. В процессе реализации данной функции осуществляется координация преимущественно внешних связей руководителями высших уровней отраслевого, регионального, муниципального управления. В подобной координации, или регулировании, суть третьей функции менеджмента.

Ни одна поставленная задача не будет успешно  решена с должным качеством и  минимальными затратами, если работники  — руководители и исполнители  — не будут в этом заинтересованы. Отсюда следует еще одна важнейшая  функция менеджмента — мотивационная. Она заключается в определении  потребностей людей, выборе наиболее подходящего  и действенного в данной ситуации способа их удовлетворения с тем, чтобы обеспечить максимальную активность персонала.

Мотивация как основная функция менеджмента связана с процессом побуждения себя и других людей к деятельности через формирование мотивов поведения для достижения личных целей и целей организации. В процессе мотивации предполагается использование определенной последовательности взаимозависимых категорий: потребности людей - интересы людей - мотивы деятельности - действия людей.

В качестве мотивов могут выступать причастность к крупной компании, к решению  значимых проблем, заинтересованность в интересных коммуникациях, потребность  в формировании карьеры. Можно сказать, что мотивы, побуждающие человека к активной, производительной, творческой работе, многогранны, как многогранен  сам человек и общественные отношения, которые оказывают на него воздействие.

Мотивационный подход к поведенческой деятельности является центральной функцией менеджмента. Менеджер воздействует на другого человека через его реальные цели, жизненные  установки и ожидания, создавая эффективную  мотивацию производственной деятельности работника. В качестве примера можно  указать особенности мотивации  разных категорий самих управленцев. Мотивация специалистов - ориентация на профессиональный рост, накопление знаний; они предпочитают, чтобы  их оценивали профессионалы.

Мотивация через потребности отражает процесс  их возвышения от простых (пища, жилище, безопасность) до сложных (самоутверждение, самосовершенствование, самоуправление). Если мотивация основана на удовлетворении высших потребностей, то такой человек  склонен к самоуправлению. Для  удовлетворения высших потребностей предварительно должны быть удовлетворены первичные  потребности, и необходима высокая  производственная и управленческая культура.

Результаты  деятельности организации и ее сотрудников  необходимо время от времени проверять, оценивать и корректировать. Это  составляет содержание контрольной  функции менеджмента. Ее элементом  является учет, то есть сбор, обработка, анализ и хранение информации о состоянии  объекта управления и внешней  среды; определение минимально необходимого объема этой информации для нужд управления.

Контроль  как таковой призван заблаговременно  выявлять надвигающиеся опасности, обнаруживать ошибки, отклонения от существующих стандартов  и тем самым создавать основу для совершенствования работы. В значительной степени эффективность функции контроля определяется методологией, т.е. предварительными исследованиями и разработкой принципов, правил, инструкций, а также критериев оценки и показателей, измеряющих отдельные стороны деятельности и процессы. Кроме того, необходима разработка процедур проведения контрольных операций, подбор и подготовка управленческого персонала, способного к такой работе.

Приведенные функции управления находятся в  тесной взаимосвязи: функция планирования взаимодействует с функциями  организации и контроля, функция  организации, в свою очередь, тесно  связанна с функциями планирования и контроля, а функция контроля взаимосвязана с функцией организацией и планированием. Все функции - планирование, организация и контроль тесно  связаны с функцией мотивации, т. к именно эта функция направлена на побуждение всех сотрудников организации  к результативной деятельности для  достижения ее целей.

1.2.1 Функция планирования

Планирование  — это прежде всего процесс  практического воплощения стратегии, принятия конкретных решений, позволяющих  обеспечить эффективное функционирование и развитие организации в будущем, уменьшить его неопределенность.

Обычно  плановые решения образуют систему, в рамках которой влияют друг на друга, поэтому нуждаются во взаимной увязке. Такая увязка позволяет обеспечить их оптимальное сочетание с точки  зрения максимизации конечного результата, наиболее полного использования  потенциала организации и открывающихся  перед ней возможностей.

Если  брать организацию в целом, то процесс планирование осуществляется в следующем порядке:

1) разрабатывается  миссия организации;

2) исходя  из миссии, разрабатываются цели;

3) производится  оценка и анализ внешней и  внутренней среды организации;

4) анализ  стратегических альтернатив;

5) выбор конкретной  стратегии;

6) реализация  стратегии;

7) оценка  стратегии;

8) миссия  организации.

Решения, которые принято относить к плановым, могут быть связаны с постановкой  целей и задач, выработкой стратегии, распределением и перераспределением ресурсов в соответствии со складывающейся внешней и внутренней ситуацией, определением стандартов деятельности в предстоящем периоде. В принятии таких решений состоит процесс  планирования в широком смысле. В  узком — планированием является составление специальных документов — планов, определяющих конкретные шаги организации в деле осуществления  принятых решений.

Планом  называется официальный документ, в  котором отражаются: прогнозы развития организации в будущем; промежуточные  и конечные цели и задачи, стоящие  перед ней и ее подразделениями; механизмы координации текущей  деятельности и распределения ресурсов; стратегии на случай чрезвычайных обстоятельств.

По срокам выполнения планы принято делить на:

• долгосрочные (свыше 5 лет), относящиеся в основном к категории планов-целей;
• среднесрочные (от года до пяти лет), выполняемые в виде различного рода программ;
• краткосрочные (до года), имеющие форму бюджетов, сетевых графиков и пр. (Разновидностью краткосрочных планов являются оперативные, составляемые на срок от одной смены до одного месяца).

Разновидности планов.