Анализ основных функций процесса управления организации

 

 

Рисунок 4. Мотивационный процесс

Формирование  мотива труда происходит в том  случае, если в распоряжении субъекта управления имеется необходимый  набор благ, соответствующий социально  обусловленным потребностям человека; для получения благ требуются  личные трудовые усилия работника; трудовая деятельность позволяет работнику  получить эти блага с меньшими материальными и моральными издержками, чем любые другие виды деятельности.

Стимулирование  труда — это, прежде всего, внешнее  побуждение, элемент трудовой ситуации, влияющий на поведение человека в  сфере труда, материальная оболочка мотивации персонала. Одновременно оно несет в себе и нематериальную нагрузку, позволяющую работнику  реализовать себя как личность и  как работника одновременно. Стимулирование выполняет экономическую, социальную и нравственную функции.

Экономическая функция выражается в том, что  стимулирование труда содействует  повышению эффективности производства, которое выражается в повышении  производительности труда и качества продукции.

Нравственная  функция определяется тем, что стимулы  к труду формируют активную жизненную  позицию, высоконравственный климат в  обществе. При этом важно обеспечить правильную и обоснованную систему  стимулов с учетом традиции и исторического  опыта.

Социальная  функция обеспечивается формированием  социальной структуры общества через  различный уровень доходов, который  в значительной степени зависит  от воздействия стимулов на различных  людей. Кроме этого формирование потребностей, а в итоге и развитие личности предопределяются формированием  и стимулированием труда в  обществе.

Стимулы могут быть материальными и нематериальными.

К первой группе относятся денежные (заработная плата, премии и т.д.) и неденежные (путевки, бесплатное лечение, транспортные расходы и др.). Ко второй группе стимулов можно отнести: социальные (престижность труда, возможность профессионального и служебного роста), моральные (уважение со стороны окружающих, награды) и творческие (возможность самосовершенствования и самореализации).

Стремление  человека реализовать себя в своем  деле бесспорно. Так уж он устроен. Там, где управление и организация  труда  предоставляют сотрудникам  такие возможности, их труд будет  высокоэффективным, а мотивы к труду - высокими. Значит мотивировать сотрудников - это затронуть их важные интересы, дать им шанс реализоваться в процессе трудовой деятельности.( Рис 5)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 5. Обобщенная схема механизма мотивации деятельности

Механизм  мотивации требует соблюдения определенных правил. Они позволяют повысить эффективность  мотивационных мероприятий.

Похвала эффективнее порицания и неконструктивной критики.

Поощрение должно быть осязаемым и желательно незамедлительным (минимизировать разрыв между результатом труда и  поощрением).

Непредсказуемые и нерегулярные поощрения мотивируют лучше, чем ожидаемые и прогнозируемые.

Постоянное  внимание к работнику и членам его семьи.

Давать  возможность людям чувствовать  себя победителями.

Поощрение за достижение промежуточных целей.

Предоставление  работникам чувства самостоятельности, возможности контролировать ситуацию.

Не ущемлять самоуважение работников, давать им возможность  «сохранить лицо».

Лучше награждать небольшими и частыми поощрениями  возможно большее количество работников.

Разумная  внутренняя конкуренция — дух  соревнования, способствует прогрессу.

Эффективность мотивации определяется в итоге  по общим конечным результатам, т.е. по высокой производительности труда  и эффективности производства и  высокому качеству производимой продукции (работ, услуг).

1.2.4. Функция контроля в  процессе управления

Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим  для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем  они станут слишком серьезными, и  может также использоваться для  стимулирования успешной деятельности.

В функцию  контроля входят: сбор, обработка и  анализ информации о фактических  результатах хозяйственной деятельности всех подразделений фирмы, сравнение  их с плановыми показателями, выявление  отклонений и анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых  для достижения намеченных целей.

Важные  функции управленческого контроля являются: разработка стандартной системы  отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ по результатам хозяйственной  деятельности.

Контроль, без которого в настоящее время  не может успешно функционировать  ни одна организация, решает в системе  управления несколько задач.

Во-первых, позволяет заранее обнаружить во внутренней или внешней среде  организации факторы, которые могут  оказать существенное влияние на ее деятельность, необходимым образом  подготовиться и своевременно на них отреагировать. Он помогает также  отследить недостаточно четко выраженные тенденции в развитии организации, их направление и глубину и  создавать более обоснованные и  надежные планы.

Во-вторых, контроль помогает своевременно выявить  неизбежные в работе любой организации  нарушения и изъяны, ошибки, промахи  и оперативно принять необходимые  меры для их устранения.

В-третьих, итоги контроля служат основой оценки результатов деятельности организации, работы персонала за определенный период, эффективности и надежности системы  управления.

В-четвертых, контроль позволяет скорректировать  текущее положение дел, создать  необходимые предпосылки для  стимулирования.

Различают следующие виды контроля.

1. Предварительный контроль. Он осуществляется до фактического начала работ. Основным средством осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения.

В процессе предварительного контроля можно выявить  и предвидеть отклонения от стандартов в различные моменты. Он имеет  разновидности: диагностический и  терапевтический.

• Диагностический контроль включает такие категории, как измерители, эталоны, предупреждающие сигналы и т.п., указывающие на то, что в организации что-то не в порядке.
• Терапевтический контроль позволяет не только выявить отклонения от нормативов, но и принять исправительные меры.

2. Текущий  контроль. Он осуществляется в  ходе проведения работ. Чаще  всего его объект - сотрудники, а  сам он является прерогативой  их непосредственного начальника. Он позволяет исключить отклонения  от намеченных планов и инструкций.

Для того, чтобы  осуществить текущий контроль, аппарату управления необходима обратная связь. Все системы с обратной связью имеют цели, используют внешние ресурсы  для внутреннего применения, следят за отклонениями для достижения этих целей.

      3. Заключительный контроль. Цель такого контроля - помочь предотвратить ошибки в будущем. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена (при текущем - в процессе ее выполнения).

Хотя  заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать  на проблемы в момент их возникновения, он, во-первых, дает руководству информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предлагается проводить  в будущем, во-вторых, способствует мотивации.

Существует  три аспекта управленческого  контроля:

• установление стандартов — точное определение целей, которые должны быть достигнуты в определенный отрезок времени. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования;
• измерение того, что было достигнуто за период, и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами;
• подготовка необходимых корректирующих действий;

Система управления предприятием, как  известно, состоит из взаимодействующих  между собой управляющей и  управляемой подсистем посредством  прямой и обратной связи (рис. 6)

 

 

Рисунок 6. Система управления предприятием

В качестве управляющего органа можно рассматривать  менеджера или коллектив менеджеров. Любой процесс управления должен быть целенаправлен. Управляющий орган  воздействует на объект управления, так  чтобы его состояние соответствовало  желаемому.

Объект  управления представляет собой открытую систему, а значит, находится в  динамическом состоянии с внешней  средой.¹²

В целом  комплекс взаимодействия прямых и обратных связей функционирует с помощью  механизма управления менеджмента, включающего в себя совокупность принципов, правил, методов, функций, норм, процедур осуществления управленческих действий и контроля за реализацией  задач, поставленных перед трудовым коллективом предприятия.

Главная цель контроля — не исправление, а  предотвращение ошибок, что значительно  дешевле. Поэтому контроль представляет собой неотъемлемый элемент процесса планирования на всех его стадиях.

Эффективный контроль должен увязываться не только с процессом планирования, но и  с изменениями в структуре  организации и системе управления ею, поэтому важным требованием, предъявляемым  к нему, является гибкость, приспособление к происходящим изменениям, что обеспечивает его высокое качество и постоянную действенность.

Контроль  должен быть своевременным, позволять  устранять нарушения, прежде, чем  они примут опасные размеры, иначе  он будет вечно опаздывать и окажется на практике бесполезным.

Функция контроля не является конечным пунктом  всего процесса управления организацией. На практике такого конечного пункта не существует вообще, т.к. каждая управленческая функция движима другой. Возникает  своего рода постепенное круговое движение, цикл.

1.3. Характеристика  процесса управления.

Реализация  каждой из функций управления есть последовательность решений, которые  принимает руководитель. А для  принятия эффективных решений, т.е. решений, которые обеспечивают достижение целей организации при минимальных  затратах ресурсов организации, требуется  своевременная и достоверная  информация о состоянии объекта  управления и внешней среды.

Процесс управления - деятельность объединенных в определенную систему субъектов управления, направленная на достижение целей фирмы путем реализации определенных функций с использованием методов управления.

Необходимость в управляющем воздействии возникает  тогда, когда в результате изменения  внешних требований либо внутренних условий существования организации  появляется проблема – разрыв между желаемым либо плановым и действительным состояние системы. Ликвидация такого разрыва требует выработки, принятия и реализации управленческого решения.

Управленческие  решения как форма связывают  сущность (воздействие) и содержание (функции) управления Управленческое решение  отражает результат реализации функций  управления. Управленческое решение – это промежуточный и конечный продукт управленческого труда в каждой функции управления, отражающий в своем содержании специфические черты каждой функции. ¹³

Выработка и реализация управленческих решений  как процесс характеризуется  универсальным набором процедур, взаимосвязанных последовательностью  стадий этого процесса. Назначение процедур данного вида состоит в  обеспечении взаимосвязи объекта  и субъекта менеджмента путем  реализации выработанных средств взаимодействия через управленческие решения. Процесс  принятия и реализации управленческих решений характеризуется свойствами непрерывности, дискретности, альтернативности, социальной значимости, оперативности, результативности.

Правильно сформулированное управленческое решение  должно включать следующие элементы:

• Субъект принятия решения (инициатор) – менеджер, руководитель, т.е лица, принимающие и контролирующие решения.
• Объект принятия решения (исполнитель) – сотрудники предприятия.
• Причины принятия решения (проблема)
• Цель принятия решения
• Предмет принятия решения (что должно быть сделано)
• Потребитель решения (для кого)
• Сроки реализации решения