Отчет по практике в юридической конторе

Засідання ЕК проводяться  за потреби, але не рідше двох разів  на рік. Рішення ЕК приймаються більшістю  голосів і оформляються відповідним  протоколом, який підписується головою  і секретарем комісії. Якщо голоси членів комісії розділились нарівно, то спір розглядається головою суду. ЕК керується в своїй роботі Типовим положенням про експертну комісію державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженим наказом Державного комітету архівів України від 29.01.2012 N 16 та зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 12.02.2012 за N 112/7433.

Підготовка та оформлення судових справ та документів суду для подальшого зберігання в архіві суду

 Усі судові справи  із закінченим провадженням та  документи для передання до архіву суду мають бути належним чином оформлені та підготовлені секретарем суду (колегії).

 У кожній кримінальній, цивільній та іншій судовій  справі секретар суду (колегії)  повинен підшити та пронумерувати  всі долучені до справи документи  та скласти внутрішній опис справи.

 Дозвіл на передання  судової справи до архіву суду  повинен давати суддя, під головуванням  якого справу розглянуто, або  голова суду після детальної  перевірки справи, особливо щодо  виконання вироку, рішення, ухвали, постанови суду, що набрали законної сили.

При цьому слід керуватись такими правилами:

а) кримінальна справа, за якою особа засуджена і тому підлягає взяттю під варту, уважається закінченою після отримання від  відповідного органу (установи) виконання  покарань підтвердження про те, що засуджена особа, яка перебувала на волі, узята під варту;

б) кримінальна справа, за якою особа, що перебуває на волі, засуджена умовно до позбавлення  волі з обов'язковим залученням до праці, уважається закінченою після  отримання від відповідного органу (установи) виконання покарань повідомлення про прибуття засудженого до місця відбування покарання;

в) кримінальна справа, за якою особа засуджена умовно, уважається закінченою, коли особу  взято на облік для встановлення контролю за її поведінкою, а при направленні до місць позбавлення волі для відбуття покарання - після одержання від відповідного органу (установи) виконання покарань довідки про узяття під варту;

г) у випадках застосування до засудженого відстрочки виконання  вироку справа уважається закінченою після вирішення питання про звільнення засудженого від покарання, а при направленні до місць позбавлення волі для відбуття покарання - після одержання від відповідного органу (установи) виконання покарань довідки про взяття під варту;

ґ) кримінальна справа, за якою оголошено розшук особи, що уникає відбуття покарання після винесення вироку, уважається закінченою після отримання повідомлення про затримання особи і виконання винесеного щодо даної особи вироку;

д) кримінальна справа, за якою особу засуджено до виправних робіт, уважається закінченою після отримання від органу (установи) виконання покарань повідомлення про отримання копії вироку;

е) кримінальна справа, за якою особу засуджено до штрафу або з особи стягнуто грошові  суми на користь держави, передається до архіву суду після повернення (з відміткою державного виконавця про виконання або долучення до справи квитанції банківської установи про оплату вказаної у вироку суми) виконавчого листа;

є) кримінальна справа, за якою постановлено виправдувальний вирок, уважається закінченою після набрання вироком законної сили;

ж) кримінальна справа, за якою особа звільнена від покарання, але до неї застосовано примусові  заходи медичного характеру, уважається закінченою після отримання повідомлення про влаштування такої особи до лікувальної установи;

з) кримінальна справа, закрита судом на підставі статей 7, 7-1, 7-2, 7-3, 8, 9, 10 Кримінально-процесуального кодексу України, уважається закінченою після набрання чинності ухвалою  або постановою суду про закриття справи;

и) кримінальна справа, закрита судом у зв'язку з притягненням особи до адміністративної відповідальності, вважається закінченою після отримання  судом документа про оплату штрафу, про відбуття адміністративного  арешту або про прийняття відповідним органом (установою) виконання покарань до виконання ухвали чи постанови суду про відбуття виправних робіт;

і) кримінальна справа, закрита в зв'язку з переданням матеріалів на розгляд товариського суду або комісії у справах  неповнолітніх, уважається закінченою після отримання повідомлення про результат їх розгляду;

ї) кримінальна справа, за якою із засуджених стягнуто суми як відшкодування матеріальних та моральних  збитків, завданих злочином, уважається закінченою після надіслання виконавчих листів про провадження стягнення та після повідомлення про це стягувача і при солідарному стягненні - відкриття зведеного виконавчого провадження;

й) матеріали про направлення  особи до лікувально-трудового профілакторію (ЛТП) для примусового лікування  від наркоманії чи алкоголізму вважаються закінченими після отримання повідомлення про направлення особи до ЛТП;

к) цивільна справа, розглянута судом із задоволенням позову, уважається закінченою після отримання позивачем  виконавчого листа, надіслання виконавчого  листа на прохання стягувача або з власної ініціативи суду на виконання, видачі копії судового рішення заявнику щодо справ окремого провадження, справ про розірвання шлюбу та щодо інших категорій справ, де видача виконавчого листа не передбачена, після отримання повідомлення про спростування щодо справи про захист честі та гідності;

л) цивільна справа, за якою у позові відмовлено, уважається закінченою після набрання рішенням чинності;

м) якщо судом винесено рішення, постанову або ухвалу про  накладення штрафу, стягнення державного мита чи інших сум, то цивільна справа вважається закінченою після отримання документа про сплату цих сум на користь держави;

н) справа про адміністративне  правопорушення вважається закінченою за наявності даних про отримання  відповідним органом копії постанови для виконання та за умови надходження документа про виконання постанови[3, c. 58].

 Перевіривши стан  провадження у справі, суддя, який  головує у справі, або голова  суду дозволяє її передати  до архіву суду, засвідчивши це  своїм підписом із зазначенням дати в лівому верхньому кутку обкладинки справи. На обкладинці цієї справи суддя або голова суду, керуючись діючим Переліком типових документів із зазначенням термінів зберігання документів та відомчим переліком (далі - Переліки), зобов'язані також зазначити дату (рік), до якої (включно) справа повинна зберігатися в архіві суду, або зробити напис "постійно", якщо справа згідно з Переліками підлягає постійному зберіганню.

 При перевірці стану  провадження у кримінальних справах  слід звернути увагу на те, чи вказані на обкладинках кримінальних справ, що зберігаються постійно, номер справи, прізвище, ім'я, по батькові засудженого і повна назва та номер статті Кримінального кодексу, за якою особа засуджена.

 Підготовку і оформлення  справ, які перебувають у загальному діловодстві, для передавання до архіву суду проводять працівники канцелярії суду відповідно до розподілу функціональних обов'язків згідно з наказом голови суду.

 У закінчених судових  справах та справах загального  діловодства підшиваються та нумеруються всі аркуші, на окремому аркуші робиться засвідчувальний напис. На обкладинці справи вказуються найменування суду, номери справи згідно з номенклатурою, дата її початку і закінчення, термін зберігання, кількість аркушів.

До заголовків тих справ, у яких уміщено розпорядчі документи (накази, протоколи, постанови), записуються їх номери та зазначається в оригіналі чи в копії вміщені документи. Строк зберігання справ указується відповідно до Переліків. Справи постійного зберігання повинні бути підшиті в тверду обкладинку та оформлені за формою. Кількість аркушів у справі не повинна перевищувати 250.

 У судових справах  та справах з особового складу  працівників суду слід зробити внутрішній опис, із зазначенням діловодного індексу, дати, заголовка документа і номера аркуша у справі.

Аркуші, на яких зроблено внутрішній опис, нумеруються окремо. Кількість аркушів внутрішнього опису вказується в засвідчувальному написі після загальної кількості  аркушів у справі через знак плюс (+).

 Справи тимчасового зберігання (до 5 років) не підшиваються, а можуть зберігатися в папках та швидкозшивачах.

 Журнали реєстрації  вхідної кореспонденції та інші  журнали, картотеки готуються  для передання до архіву суду  секретарем суду (колегії), який зазначає  на обкладинці журналу термін  зберігання, кількість аркушів та  на зворотному боці останнього  чистого аркуша робить засвідчувальний напис. Картотеки передаються до архіву, як правило, у ящиках або підшитими в тверду обкладинку. Картотеку слід здавати до архіву разом з алфавітним покажчиком до неї. Перед переданням до архіву картотек секретар суду (колегії) перевіряє в них наявність обліково-статистичних карток та заповнення в них всіх належних реквізитів. На окремій чистій обліково-статистичній картці робить засвідчувальний напис.

 Порядок визначення строків зберігання

 Строк зберігання  судових справ та справ загального діловодства визначається відповідно до Переліків.

Якщо строк зберігання не визначений Переліками, то він установлюється ЕК з урахуванням наукової і практичної цінності документа за погодженням  з ЕПК відповідної державної  архівної установи.

 Строк зберігання, вказаний в Переліках, визначається за цивільними справами з дня, коли рішення, ухвала, постанова суду набрали законної сили.

 Строк зберігання, указаний в Переліках, визначається  за кримінальними справами:

а) з дня закінчення терміну відбування покарання, визначеного вироком суду, що набрав законної сили;

б) з дня набрання чинності виправдувальним вироком, а також  ухвалою чи постановою суду про закриття справи;

в) з дня звільнення засудженого від покарання - у  разі умовно-дострокового звільнення;

г) з дня закінчення відстрочки виконання вироку чи випробувального  терміну - при умовному засудженні, а в разі скасування відстрочки виконання  вироку чи умовного засудження - з дня  відбуття терміну покарання;

ґ) з моменту винесення  судом ухвали про припинення застосування заходів медичного характеру до осіб, які вчинили суспільно небезпечні діяння в стані неосудності.

Для кримінальних справ, за якими задоволено цивільний позов, ураховується термін виконання вироку в частині цивільного позову.

 За справами, які перебувають у загальному діловодстві і ведуться в суді, строк зберігання визначається з 1 січня року, наступного після року закінчення справи в діловодстві.

Підготовлені та оформлені  судові справи та інші документи суду передаються канцелярією суду до архіву суду щороку за графіком, затвердженим головою суду. Передання проводиться не пізніше 1 квітня поточного року за рік, що минув.

 Судові справи передаються  до архіву за обліково-статистичними  картками. Про передання їх до  архіву в картці проставляється відмітка із зазначенням дати передання.

Передання до архіву справ  та документів проводиться за актами, у яких указуються дата передання, номери справ, їх кількість. Акт підписують старший секретар суду, який передає  справи, та архіваріус суду, що приймає справи, або особа, яка відповідає за роботу архіву суду, та затверджує голова суду.

 Судові справи та  справи за номенклатурою справ,  журнали та картотеки передаються  до архіву суду відповідно до опису

 У графі "номер  справи, індекс справи" зазначається  номер справи, присвоєний їй при реєстрації в суді, або індекс справи згідно з номенклатурою справ, номер форми журналу.

У графі опису "заголовок  справи" для судової справи проставляється її найменування, а для справи її найменування за номенклатурою справ.

У графі "строк зберігання" зазначається рік, у якому закінчується строк зберігання. Якщо за Переліками визначено постійний строк зберігання, то в описі робиться відмітка "постійно".

У графі "примітки" згодом проставляються відмітки про  передання документів до державного архіву або про вилучення їх для знищення.

Описи друкуються в трьох  примірниках, два з яких зберігаються у завідуючого архівом суду або  особи, яка відповідає за роботу архіву, а один - у старшого секретаря  суду. Описи підписуються особами, які передають та які приймають документи, схвалюються ЕК суду і затверджуються головою суду.

 Судові справи та  справи з управлінської діяльності  суду, що надійшли до архіву  суду, зберігаються за роками  в порядку зростання номерів.  Кримінальні й цивільні справи залежно від об'єму вміщуються в картонажі або систематизуються у в'язки (10-50 справ в одній в'язці). На кожну в'язку прикріплюється ярлик, на якому вказуються перший та останній номери справ, які містяться у в'язці[7, c. 230].

 Справа може бути  видана або надіслана з архіву суду за потреби для тимчасового користування. Дозвіл на видання або надіслання справи з архіву дає голова суду або його заступник.

Для видачі справ ведеться спеціальний журнал, у якому зазначаються дата видачі або надіслання справи, номер справи, мета видачі чи надіслання, одержувач, підпис про отримання справи або номер поштового відправлення, дата повернення архівної справи до суду. Одночасно робиться відмітка в обліково-статистичній картці.