Электронный документооборот в процессе управления персоналом на примере администрации Озерского муниципального района

ОГЛАВЛЕНИЕ:

Введение……………………………………………………………………..3

Глава 1. Современные электронные системы управления и работы

               с документами……………………………………………………..9

1.1. Понятие,  цели и задачи системы электронного

       документооборота………………………………………………………9

1.2. Сравнительные характеристики, классификация и виды систем

       электронного делопроизводства……………………………………...18

1.3. Использованием системы электронного документооборота в

       процессе управления персоналом…………………………………….31

Глава 2. Электронный документооборот в процессе управления

               персоналом на примере администрации Озерского

               муниципального района………………………………………….39

2.1. Общая характеристика администрации Озерского

         муниципального района и кадровое обеспечение деятельности

        учреждения…………………………………………………………..39

2.2. Анализ использования системы электронного документооборота

       для  управления работой муниципальных служащих……………...51

 2.3. Предложения по совершенствованию использования системы

                 электронного делопроизводства для реализации мер по

                 управлению персоналом в муниципальных органах власти……...65

Заключение………………………………………………………………..73

Список использованных источников и литературы……………………76

Приложения……………………………………………………………….84

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

В основе успешной деятельности любого учреждения в сфере государственного, регионального или муниципального управления лежит не только наличие рациональное и правильное использование бюджетных средств, их правильное размещение, а так же формирование бюджетов различных уровней, но и обоснованное, правильное и своевременное принятие управленческих решений руководством органов власти адекватно меняющейся ситуации как внутри субъекта, так и в его окружении. Постоянный рост и расширение объемов поступающей информации (различные предложения о сотрудничестве, справочные материалы, деловая переписка и др.), необходимой для принятия управленческих решений, является следствием того, что с каждым последующим этапом приходится получать, обрабатывать и хранить различные документы в гораздо большем количестве, чем раньше.

С учетом все  более возрастающего объема разрешительных и  нормативных документов, а так  же обращений граждан и юридических  лиц, ранее считавшиеся традиционные методы работы по учету документооборота в системе муниципального управления на сегодняшний день являются малоэффективными. Кроме того, в условии постоянно меняющихся требований к оформлению гражданско-правовых документов, неправильная организация делопроизводства может отрицательно отразится на решении различных управленческих вопросов, в т.ч. и касающихся управления персоналом, вследствие чего дальнейшая эффективность в работе учреждения может быть полностью утрачена.

Применение электронных  документов дает множество преимуществ всем хозяйствующим субъектам, включая государственные и муниципальные органы власти, а потому электронный документооборот все более широко применяется в первую очередь в различных органах власти и администрации. Активное применение электронного документа во взаимоотношениях с органами власти определяет необходимость создания четкой и слаженной системы электронного документооборота, обеспечивающей юридическую значимость электронных документов и исключения их фальсификации.

В свою очередь, развитие и расширение сферы обмена электронными документами и придание им статуса одинакового с бумажными носителями имеет важное значение для обеспечения взаимодействия и максимального исключения бюрократических преград во взаимоотношениях между гражданами, юридическими лицами и различными властными структурами.

Создание равных условий для использования электронных документов необходимо не только на региональном, но и на федеральном уровнях. Это обусловлено еще и тем, что непрерывный рост объемов документации для предприятий и организаций (принятие новых стандартов, изменения в разрешительных документах и др.), и другие объективные факторы приводят к выводу о необходимости поиска новых методов разработки унифицированных форм электронных документов с учетом возможности их компьютерной обработки. Построение наиболее эффективной основы широкого применения электронных средств в различных сферах требует постоянного анализа отношений, которые возникают в процессе электронного документооборота. И наоборот, отсутствие действенной технологии управления электронным документооборотом является причиной того, что при возникающей необходимости практически всегда невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение или его подразделение, на каком этапе находится решение того или иного вопроса и чем конкретно заняты непосредственные исполнители.

 Данные изменения  в системе организации делопроизводства  и документооборота являются одной из важных составных частей кадровой политики и управления персоналом ряда муниципальных учреждений. В связи с этим можно говорить о том, что существующая система документооборота позволяет в значительной мере дисциплинировать сотрудников и является одним из средств, определяющих степень повышения эффективности труда не только делопроизводителей, но и всего штата муниципальных служащих. Кроме того, теперь система электронного документооборота представляет собой ключевой инструмент управленческой деятельности кадровых служб и руководителей территориальных органов власти и самоуправления.

В условиях широкого распространения  информационных технологий, не только само внедрение электронного документооборота и оказания электронных услуг, но и решение различных вопросов, касающихся использования электронного делопроизводства с точки зрения фактора, влияющего на эффективность управления персоналом муниципальных учреждений является, актуальным и практически значимым.

Целью квалификационной выпускной работы является изучение и анализ организации системы электронного документооборота с очки зрения повышения эффективности управления персоналом на примере администрации Озерского муниципального района.

В соответствии с поставленной целью в ходе проводимого исследования поставлены и решались следующие  задачи:

• изучить и раскрыть понятие цели, задачи, рассмотреть классификацию и основные принципы организации современного электронного документооборота;
• рассмотреть современное состояние системы электронного документооборота и исследовать практическое использование результатов складывающихся в процессе электронного обмена документами в системе управления персоналом на примере администрации Озерского муниципального района;
• на основе проведенного анализа разработать и внести предложения по совершенствованию организации работы в данной сфере.

Объектом исследования квалификационной выпускной работы является непосредственно система электронного документооборота как инструмент развития и повышения эффективности деятельности персонала муниципальных органов власти.

Предмет исследования – практическое использование системы электронного делопроизводства  муниципальной администрации для решения вопросов в сфере управления персоналом учреждения.

База исследования –  Администрация Озерского муниципального района Московской области.

Практическая значимость выпускной квалификационной работы заключается в том, что результаты исследования могут быть использованы кадровым менеджментом муниципальных органов власти для целенаправленного формирования, развития и совершенствования производственной и исполнительской дисциплины муниципальных служащих с использованием наиболее эффективной системы коммуникации как внутри учреждения так и при работе с обращениями юридических и физических лиц путем личного участия сотрудников в процессе формирования и обмена электронными документами.

Степень научной разработанности выбранной темы исследования характеризуется тем, что по вопросам, касающимся тематики изучения и практической использования различных систем электронного делопроизводства в органах власти, проведено много теоретических исследований и накоплен богатый практический опыт. Однако, несмотря на это, проблема изучения электронного документооборота как одного из основных инструментов управления персоналом органов власти, изучена недостаточно.

В ходе написания квалификационной выпускной работы использовались такие методы исследования, как изучение и обобщение научной литературы по выбранной теме, кроме того проанализированы основные вопросы организации и использования системы электронного документооборота с точки зрения управления муниципальными служащими на примере администрации Озёрского муниципального района.

В качестве теоретической  базы для проведения исследования использовались труды зарубежных и отечественных  авторов, специализирующихся на изучении вопросов, касающихся практического использование системы электронного документооборота для управления в органах власти на муниципальном уровне. Среди наиболее основательных работ, отражающих теоретические вопросы использования системы электронного документооборота, с точки зрения решения вопросов управления муниципальными служащими, являются труды таких исследователей как Васильева С.В. «Государственное правовое регулирование  электронного делопроизводства», Граждана В.Д. «Государственная гражданская служба», Ларина М.В. «Управление документацией и новые информационные технологии», Ефимовой О.А. «Современные системы автоматизации делопроизводства». Непосредственным изучением основных направлений развития систем электронного делопроизводства и их влияния на эффективность работы персонала занимались такие исследователи как Васьковский Е.В. «Электронный документооборот и делопроизводство», Кузьмин Д.В. «Методика применения системы электронного документооборота при реализации процесса управления персоналом государственных и муниципальных учреждений», Мамышева Е.Г. «Перспективы развития информационных систем документооборота при реализации комплекса мер развития муниципальных образований». В изучении возможных направлений практического применения системы электронного делопроизводства для повышения ответственности и производственной дисциплины муниципальных служащих можно отметить работы Соловяненко Н.И. «Общие требования к электронному документообороту и исполнительской дисциплине: теория и практика», Смирновой Г. Н. «Электронные системы управления документооборотом – практическое применение и контроль», Сысоевой Л.В. «Разработка концепции общекорпоративной системы управления документами в органах власти», Кудряев В.А. «Организация работы с электронными документами». Большую практическое значение в изучении влияния системы электронного документооборота на мотивацию труда муниципальных служащих, а так же выявление недобросовестных сотрудников оказывают проводимые социологические исследования по данному направлению, а именно работы таких авторов как Муравьева Е.В. «Исследования по использованию муниципальными организациями и учреждениями высоких технологий при подготовке и передаче информации», Плешкевича Е.А. «Традиционное и нетрадиционно документоведение: о чистоте идей, а может быть, и рядов», Саблина В.К. «О результатах внедрения электронного документооборота в органах власти», Кочетковой В. П. «Исследование система автоматизации делопроизводства на современных государственных учреждениях», а так же ряда других авторов. Среди работ зарубежных специалистов в области применения и совершенствования электронного документооборота можно отметить Эдвард К. Шелл «Концепция автоматизации документооборота», А. Линкс «Системы электронного управления документами: обзор, классификация и оценка возврата от внедрения», М. Ларс «Выбор и опытное внедрение системы электронного архива в работе концернов», Майкл Дж. Д. Саттон. «Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения».

Кроме того, при проведении исследования использовались руководящие документы, касающиеся организации делопроизводства и документооборота Администрации Озерского муниципального района, результаты социологических исследований и опросов работников администрации, результаты преддипломной практики, материалы официального сайта Администрации Озерского муниципального района, территориальных СМИ.

Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы и приложений.

 

Глава 1. СОВРЕМЕННЫЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ И РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

1. Понятие, цели и задачи системы электронного

документооборота

Документы являются информационной основой деятельности организации, поскольку именно в  них сосредоточено более 80% ее информационных ресурсов. Именно поэтому система электронного документооборота может стать эффективным управленческим инструментом для любого предприятия, не говоря уже об органах власти, в которых система делопроизводства более развита и, в отличии о частных фирм и предприятий, продолжает функционировать по определенным, установленным правилам осуществления делопроизводства и документооборота.¹ На сегодняшний день ранее существовавшая в органах власти система бумажных носителей информации практически изжила себя и активно заменяется на электронную систему документооборота.

Дальнейшее развитие данной системы электронного документооборота осуществляется как комплексное мероприятие, состоящее из ряда организационных, административных и технических мер, направленных, прежде всего, на оптимизацию, эффективность и повышение прозрачности управленческих решений, принимаемых тем или иным органом власти как на внутреннем (кадровое планирование) так и при подготовке и реализации конкретных мер в сфере муниципального управления.²

Кроме того, электронный документооборот обеспечивает более оперативный обмен этой информацией между работниками, подразделениями и посетителями. В связи с этим можно говорить о том, что повышение эффективности работы с в случае с электронными документами в территориальных органах власти непосредственно сказывается на эффективности выполнения ими своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан, оперативность и прозрачность принимаемых управленческих решений или повышение благосостояния муниципального образования, обеспечения здоровой конкуренции при размещении муниципального заказа и т.д.

Выполняемая работа, как с бумажными, так и с электронными документами объединяется общим понятием делопроизводство. Делопроизводство как система правил и технологий работы с документами в любой их форме, охватывает процессы подготовки документов (документирование) и организацию работы с документами (хранение, использование, движение) вплоть до их уничтожения или передачи на архивное хранение. Важнейшим технологическим процессом работы с документами в организации является документооборот.