Электронный документооборот в процессе управления персоналом на примере администрации Озерского муниципального района

Company Media содержит широкий набор сервисов, поддерживающих делопроизводство, коллективное создание документов, контроль исполнения, управление договорами, управление проектами, управление персоналом, учет материальных ценностей и др. Сильной стороной является эффективная поддержка территориально распределенных структур управления за счет специальных методов, гарантирующих доставку заданий независимо от качества линий передач. Система может иметь широкое применение и как база для автоматизации делопроизводства, и как средство поддержки работы сотрудников в учреждении в целом.

Lotus Domino.doc. Данный продукт обеспечивает функции хранения версий, контроль изъятия и возврата документов. Продукт стоит недорого в пересчете на рабочее место, при условии, что на этих местах уже имеются клиентские лицензии программы Lotus Notes.

Staffware относится к категории workflow-систем масштаба предприятия. Это серверная технология для управления потоками работ. Типичными пользователями Staffware (как, впрочем, и любой другой системы workflow) могут стать телекоммуникационные компании, крупные и средние банки, гостиницы, другие организации, изо дня в день выполняющие множество регламентированных типовых операций.

«Эффект-Офис» является продуктом петербургской компании «Гарант Интернешнл». При невысокой цене он достаточно функционален – содержит электронный архив, средства описания структуры организации, ограничения доступа по ролевому принципу и маршрутизации документов. Основная функция – электронный архив со средствами поиска информации. Кроме того, он включает в себя средства автоматизации делопроизводства, базирующиеся на технологиях маршрутизации документов контроля исполнения. В продукте реализована собственная электронная почта. Отличительной чертой являются низкие требования к ресурсам оборудования и ориентация на небольшие учреждения (до 100-150 сотрудников). В целом «Эффект-Офис» является полноценным решением начального уровня и может быть неплохим выбором в случае, если учреждение не предъявляет повышенных требований к масштабируемости или имеет ограниченный бюджет на информационные технологии.

«1С: Архив» является системой управления документами масштаба предприятия и предназначен для повышения эффективности коллективной работы сотрудников с архивами электронных документов и контроля исполнительской дисциплины.²⁰ «1С: Архив» позволяет организовать централизованное хранилище всех документов организации, структурировать их по папкам-рубрикаторам и обеспечить коллективный доступ сотрудников, как по локальной сети, так и по Интернет. Эта система обеспечивает коллективный доступ сотрудников к документам для просмотра и редактирования, поддерживает целостность документов при одновременном редактировании несколькими пользователями, автоматически сохраняет все версии документов. Система содержит развитые средства управления правами пользователей и позволяет установить различные права доступа к папкам-рубрикаторам и содержащимся в них документам для различных пользователей. Права доступа проверяются по 8 критериям при выполнении любых операций с документами. «1С: Архив» позволяет выдавать поручения, выбирать исполнителей или группы исполнителей, устанавливать контрольные сроки и автоматически рассылать оповещения сотрудникам о поступлении новых поручений. С каждым поручением можно ассоциировать документ системы «1С: Архив», в этом случае он помечается специальным значком при просмотре списка документов в папке. Исполненные поручения автоматически поступают на контроль ответственному исполнителю. «1С: Архив» позволяет составлять отчеты по исполнению поручений, как по отдельным исполнителям, так и по группам исполнителей. «1С: Архив» версии содержит средства поиска документов как по реквизитам учетно-регистрационной карточки, так и по содержанию (полнотекстовый поиск) с учетом морфологии русского языка. Система поиска базируется на MS SQL сервере и позволяет моментально находить нужные документы при любом объеме накопленной информации.

Система «Дело» является типичным представителем систем автоматизации делопроизводства и именно в этом качестве приобрела популярность в России. Она последовательно поддерживает все правила делопроизводства, принятые в России. Продукт поддерживает идеологию делопроизводства, суть которой в следующем: чтобы было совершено любое действие в организации, нужен документ, и обеспечение его дальнейшего движения, которое происходит за счет изменения учетных записей о документах в базе данных.

Анализируя отличительные особенности и типы вышеуказанных систем электронного документооборота можно отметить, что в госструктурах и муниципальных учреждениях, делопроизводство в которых мало подвержено влиянию времени и ведется согласно определенным стандартам, целесообразно использовать систему «ДЕЛО», так как она хорошо зарекомендовала себя в случаях обработки большого объема исходящей и входящей документации, а так же выполнение работы, связанной с законотворческой деятельностью. Некоторые вопросы административного делопроизводства (например, работа с гражданами) лучше решены в таких системах, как электронная канцелярия «Золушка». Если руководством учреждения преследуется цель организовать, прежде всего, полноценный архив электронных документов и наличие механизмов контроля за исполнением документов менее критично, то лучшим выбором будет «Эффект-Офис» или «1С: Архив».

1.3. Использованием системы электронного документооборота в

процессе  управления персоналом

Наряду с применением прикладных программ, предназначенных для управления различными производственными процессами, в настоящее время собственники и управляющие многих предприятий начали все чаще применять и различные электронные системы документооборота и делопроизводства. Большое внимание организации электронного документооборота уделяется и в учреждениях органов власти и органах самоуправления различных уровней. При этом в данных структурах, наряду с автоматизацией документооборота, немаловажное внимание отводится использованию вышеуказанных систем для управления персоналом –  государственными и муниципальными служащими, сотрудниками муниципальных предприятий и учреждений.²¹

Однако качество той или иной системы электронного документооборота должно оставаться наиважнейшим фактором как выбора, так и внедрения системы. При этом начальная стадия внедрения и эксплуатации электронной системы документооборота является, как правило, наиболее затратной частью для непосредственных исполнителей из-за больших объемов ввода первичных данных. Даже небольшое снижение трудозатрат при работе с первичными документами на данной стадии дает заметный экономический эффект за счет повышения производительности труда служащих и повышения точности вводимых ими данных. Прочие аспекты управления персоналом связаны с несопоставимо меньшими объемами ввода, связанными с текущими изменениями в рабочем процессе учреждения или его структурного подразделения.

Безусловно, использование системы электронного документооборота как средства анализа и поддержки принятия решений в области управления персоналом столь же необходимы при современной динамике загрузки административных учреждений, как и наличие квалифицированных исполнителей. Уже сейчас в ряде государственных и муниципальных учреждений Московской области активно используют систему электронного документооборота для оперативного получения различных справочных материалов, необходимых для:

• анализа и управления мотивацией;
• построение карьерограмм;
• психологического тестирования;
• бюджетирования и планирования расходов на персонал;
• аналитического учета и структурного анализа.²²

Существующие  системы электронного документооборота постоянно совершенствуются и улучшаются, что дает все более широкие возможности для кадрового аппарата и руководителей учреждений муниципального и государственного подчинения. Например, в Правительственных учреждениях после внедрения системы электронного документооборота значительно продвинулся в развитии функционал штатного расписания, огромная работа проведена в области территориально распределенных структур региональных представительств органов власти.

Практический  опыт работы использования систем электронного документооборота с точки зрения управления персоналом показывает, что все проводимые с ее помощью операции можно разделить на несколько больших групп: учет и хранение первичных документов; формирование, проведение и хранение постановлений, приказов, распоряжений и указаний; подготовка и предоставление статистических и прочих отчетов; хранение копий оргштатных документов по основной деятельности органа власти.

Ведение номенклатурных дел, отслеживание состояние подконтрольных материалов, документы кадрового учета в органах исполнительной власти, с внедрением системы электронного документооборота разделяется на ведение информации в компьютерной базе данных и хранение необходимых копий документов в бумажном виде. Причем, как правило, бумажные документы хранятся, только для должного обеспечения правовой деятельности учреждения, в соответствии с наделенными полномочиями.

Непосредственная  работа исполнителей ведется с электронной версией документа, хранящейся в базе данных. Все современные средства электронного делопроизводства поддерживают эту технологию и формируют, по требованию пользователя, копии приказов, решений и различного рода выписки, однако далеко не все средства позволяют хранить в электронном виде копии рукописных первичных документов, хранение которых предусмотрено законом: заявления посетителей, запросы, и др., получаемые на бумажных носителях в рукописном исполнении.²³ Хотя поиск по электронной базе данных необходимого документа с последующим выводом на печать или отправке по почте копии необходимого документа выполняется значительно быстрее, чем поиск в бумажном архиве, ксерокопирование и отправка бумажной копии запросившему её лицу.

Отдельным аспектом использования электронной системы документооборота в решении вопросов,  связанных с оптимизацией управления персоналом, является автоматизация размещения и, при необходимости, последующего быстрого розыска необходимого архивного документов.²⁴ Ведение номенклатуры, поиск и прочие операции с архивом так же, как правило, автоматизированы, что дает существенное снижение трудозатрат сотрудников для организации с численностью от 200 человек.

Рациональный  подход к организации и выполнении работы, связанной с отслеживанием текущего состояния решения поставленных задач предусмотрен практически любой системой электронного документооборота. Наличие этих возможностей стало стандартом для производителей систем электронного документооборота. При совмещении системы контрольного делопроизводства с системой электронного документооборота работа непосредственных исполнителей из числа сотрудников административных учреждений стала гораздо проще и надежнее. Например, если внутренняя инструкция по делопроизводству допускает визирование документов в электронном виде, то система электронного документооборота проводит визирование сама. При обязательности визирования на бумаге система позволит проконтролировать доставку документа всем визирующим лицам, отследит сроки согласования и подписания, что крайне важно, например, для принимаемых постановлений и распоряжений на данном уровне власти, а так же кадровых приказов. ²⁵

При совмещении делопроизводства и системы электронного документооборота все внесенные в документ изменения отражаются визирующим руководителем в электронной карточке. При этом как исполнитель, так и руководитель гарантируется от ошибки при внесении изменений документа в базу данных – при возврате утвержденного документа от руководителя в систему электронного документооборота изменения будут учтены автоматически. При утверждении документа руководитель сможет, при желании, увидеть историю внесения изменений на этапе визирования, что серьезно повышает эффективность его работы.

Хотя многим документам не свойственно внесение каких-либо поправок на этапе утверждения, но даже небольшое количество изменяемых документов требует от исполнителей серьезных трудозатрат по отслеживанию правок, перепечатке документа и повторной рассылке. В этом случае так же приходит на помощь система электронного документооборота, которая своевременно проинформирует сотрудника о внесенных изменениях и, если требуется, автоматически внесет изменения в проект документа. После этого пользователю останется лишь распечатать документ и зарегистрировать повторную рассылку.

При наличии  в учреждении специализированных подразделений, отвечающих за организацию внутреннего документооборота, многие функции непосредственного исполнителя по рассылке подготовленных документов вообще сводится к контролю за прохождением документа. Причем контроль может осуществляться прямо с рабочего места, через автоматизированное рабочее место. После окончательной проверки и, при необходимости утверждения документа, система электронного документооборота передает в руководителю, отвечающему за выполняемую работу и непосредственному исполнителю извещение, затем система регистрирует документ и отправляет его электронному адресату.

Несмотря на широкие возможности систем электронного документооборота, всегда уместна проблема, связанная с передачей исполнителю первичных документов из общественной приемной органа власти. Ведь очевидно, чем больше доля документов, приходящих в электронном виде, тем меньше усилий необходимо на их обработку.²⁶

В большинстве  случаев юридические и физические лица, вступающие в гражданско-правовые отношения с органами власти, для доставки корреспонденции используют обычную электронную почту. Этого более чем достаточно, т.к. использование системы электронного документооборота для приема первичных заявлений и запросов решает все административные проблемы передачи. Система не только поможет разослать запрос или заявление по подразделениям и проконтролировать их отправку, она так же может проверять подлинность электронно-цифровых подписей на документах, и автоматизировано загружать их в соответствующую базу данных.

 Процесс  бумажной передачи данных, вместо  электронной, необходим лишь для  подтверждения подписью ответственного  лица корректности внесенных  данных. Использование систем электронного документооборота позволит доверять автоматической загрузке различной отчетности и серьезнейшим образом снизит трудозатраты сотрудников государственных и муниципальных учреждений.²⁷

Кроме вышеперечисленных  положительных сторон применения системы электронного документооборота применение таких систем также дает множество косвенных плюсов. Одним из них является защита передаваемых и обрабатываемых данных. Это является немаловажной стороной деятельности органов власти и самоуправления, т.к. значительный объем поступающей информации относится к сведениям в различной степенью конфиденциальности. Для получения таких данных сторонним подразделениям либо предоставляется ограниченный доступ к специализированным базам данных, либо интересующая информация (при наличии допуска) высылается в электронном или бумажном виде.