Электронный документооборот в процессе управления персоналом на примере администрации Озерского муниципального района

1.2. Сравнительные  характеристики, классификация и виды систем

электронного  делопроизводства

Выбор наиболее эффективной электронной системы управления документами является одной из основных проблем для большинства органов власти. Особенно это важно для новых административных структур, образованных в ряде регионов, многие из которых не имеют сложившейся системы управленческих правил и технологий.

Рассматривая возможность  внедрения той или иной существующей на сегодняшний день электронной  системы управления документами, необходимо принимать во внимание, что установление порядка движения документов, или управление документацией заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами.

Процесс выбора подходящей системы управления электронными документами включает в себя не только предполагаемую организацию документооборота, но и должен предусматривать уровень теоретической и практической подготовки непосредственных исполнителей, а так же создание информационно-поисковых систем по всем документам  учреждения и контроль их исполнения.

Системы электронного управления документами призваны обеспечить следующие  процессы: создание, управление доступом и распространение больших объемов документов в компьютерных сетях, а так же обеспечивала контроль над потоками документов в учреждении. Следовательно, общими возможностями систем электронного управления документооборотом является создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.¹²

Классифицируя системы электронного управления документами по назначению можно выделить три основные группы: системы электронного документирования (делопроизводства); системы электронного документооборота; корпоративные системы электронного управления документами. Более подробная классификация систем электронного управления документами по принадлежностям к той или иной группе приведена в приложении 2.¹³

Независимо  от назначения, для обеспечения эффективной деятельности современных государственных и муниципальных учреждений, системы электронного управления документами должны удовлетворять следующим требованиям:

• масштабируемость – система должна поддерживать различное количество пользователей и ее способность наращивать мощность должна определяться только мощностью аппаратного обеспечения, на котором она установлена;
• распределенность – архитектура системы должна поддерживать взаимодействие территориально распределенных структурных подразделений организации. При этом в качестве коммуникационных средств могут быть использованы разнообразные каналы связи;
• модульность – система ЭУД должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой, что обеспечивает возможность поэтапного внедрения системы;
• открытость – открытая архитектура системы позволяет, во-первых, быстро расширять платформу управления документами в ответ на появление новых управленческих целей, во-вторых,   интегрировать систему с другими прикладными программами, которые используются в учреждении, в-третьих,  интегрировать управление документами с более широкими стратегическими инициативами, такими как управление знаниями. Кроме того, система должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции;
• надежность – система должна обладать техническими и программными средствами, обеспечивающими надежную и бесперебойную работу системы при различных видах сбоев;
• защищенность – гибкость управления доступом ко всему спектру документов, от электронной почты до дискуссионных баз данных, от видеоклипов до формализованных документов всех типов;
• доступность – возможность обеспечения доступа к документам через web-браузеры, настольные приложения и другие общедоступные типы клиентов. Поддержка различных категорий пользователей (локальных, удаленных, мобильных);
• поддержка стандартов – поддержка стандартов на различных этапах жизненного цикла электронного документа;
• комплексная функциональность (поддержка полного жизненного цикла работы с документами) – автоматическая   поддержка распределенного управления различными информационными материалами (документами) на протяжении всего их жизненного цикла, от создания до рецензирования, утверждения, распространения и архивирования. Обеспечение полного жизненного цикла работы с документами включает автоматизацию работы с образами документов, управление записями и потоками работ, управление контентом и т. д.¹⁴

В настоящее время большинство государственных и муниципальных учреждений стараются внедрить такие программные системы, которые предоставляют не только средства формирования электронных дел и контроль версий, но и обладают широким спектром возможностей по распространению документов и информации в рамках всей организации, средствами управления контентом и знаниями на базе web-технологий, обеспечивают поддержку документоориентированных бизнес-процессов.

Наряду с классификацией систем электронного документооборота в зависимости от их назначения, существует так же общая классификация.¹⁵ Любая система документооборота может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта.

Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные  архивы - ЭА). Электронный архив - это  частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное  хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются за счет развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т. д., другие - за счет эффективной организации хранения: HSM, поддержка широкого диапазона оборудования для хранения информации и т. д.

Системы с развитыми средствами workflow (WF). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая жесткая  маршрутизация). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом "работа" (work). Системы такого типа называют системами workflow - "поток работ" (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем.¹⁶ С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы, например процедуру выставления на электронный аукцион муниципального заказа.

Системы, ориентированные на поддержку  управления организацией и накопление знаний. Эти гибридные системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Для управления учреждением органа власти нужна как жесткая, так и свободная маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель (расписывает входящий документ), поэтому обе технологии в том, или ином виде могут присутствовать в таких системах. Именно поэтому данные системы, активно используются в муниципальных структурах управления, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение.

При внедрении таких систем важно  определить, предоставляет ли система  возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными  системами управления производством, масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т. д.

Системы, ориентированные на поддержку  совместной работы (collaboration).¹⁷ Это новое веяние в области систем документооборота, связанное с пониманием изменчивости рыночных условий в современном мире и с необходимостью иметь для быстрого движения только самое нужное обеспечение, без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта. Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача - обеспечить совместную работу людей в муниципальном учреждении, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в концепции порталов. Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов в intranet, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных). Такие системы находят заказчиков среди быстро развивающихся муниципальных предприятий и рабочих групп в различных государственных структурах.

Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами (CRM - Customer Relation Management), управления проектами, биллинга, электронной почты и пр. (Отметим, что по сложности функций система документооборота и, например, сервис CRM могут иметь различные пропорции в зависимости от организации. Но в контексте этой статьи функциональность CRM является дополнительной.

Как видно, назначение и функциональные возможности некоторых систем управления электронным документооборотом довольно разнообразны. Приведенные описания тех или иных систем электронного документооборота являются наиболее общими и характерны как для отечественных, так и для зарубежных аналогов.

Системы электронного документооборота, представленные и наиболее часто используемые в России имеют свои отличительные черты. Ниже приведен обзор их основных типов.¹⁸

Docs Fusion и Docs Open. Разработчиком этих продуктов является компания Hummingbird. Это одна из самых популярных в мире систем, относящихся к классу электронных архивов. В России Docs Open представлена достаточно давно и уже применяется во многих муниципальных и коммерческих организациях как с большим числом сотрудников (от нескольких тысяч человек), так и в небольших учреждениях и подразделениях (например, администрация сельского округа), где работает пять-шесть человек. Система в первую очередь позиционируется как предназначенная для организаций, которые занимаются интенсивным созданием документов и их редактированием (головные офисы компаний, консалтинговые компании, органы власти и т. д.). Documentum – представляет собой систему управления документами, знаниями и бизнес-процессами для крупных предприятий и организаций. Система только начинает внедряться в России, но уже давно и прочно заслужила позицию одного из лидеров индустрии, и поэтому включена в обзор. Documentum – это платформа, в большей степени, чем готовый продукт, предназначенная для создания распределенных архивов, поддержки стандартов качества, управления проектами в распределенных проектных группах, организации корпоративного делопроизводства, динамического управления содержимым корпоративных интранет-порталов. В продукте предусмотрено все, что нужно крупной организации, - это интегрированная система, позволяющая комплексно решать достаточно широкий спектр задач. Она включает необходимую функциональность для автоматизации деловых процессов: маршрутизацию, утверждение, распределение, уведомление и контроль исполнения. Система может эффективно работать в распределенной архитектуре в территориально разобщенных подразделениях благодаря реализованным механизмам репликации и синхронизации информации, а также централизованного администрирования. Дополнительно стоит отметить, что Documentum имеет относительно высокую стоимость внедрения за счет того, что является «конструктором», из которого собирается необходимая функциональность, и далек от «коробки», а кроме того, сложен в освоении, что является очевидной оборотной стороной его функциональной полноты.

Система LanDocs в первую очередь ориентирована на делопроизводство и архивное хранение документов. Поэтому соответственно и применяется на практике для архивных подразделений областных и муниципальных органов власти, а так же крупных государственных и муниципальных предприятий. Она состоит из нескольких компонентов: системы делопроизводства, сервера документов (архива), подсистемы сканирования и визуализации изображений, подсистемы организации удаленного доступа с использованием Internet-клиента, почтового сервера. Компонент делопроизводства реализован в клиент-серверной архитектуре на базе промышленной СУБД: Oracle или Microsoft SQL Server. Программное обеспечение для централизованного управления хранением документов в электронном архиве реализовано в виде отдельного сервера. Продукт открыт для разработчиков - имеется API для встраивания LanDocs в Windows-приложения сторонних разработчиков. Компонент сканирования и работы с изображениями имеет достаточно продвинутую функциональность: он позволяет фильтровать изображения, исправлять перекос, возникший после сканирования, распознавать текст в случае необходимости. Система LanDocs не ориентирована на поддержку коллективной работы и процесса создания документов.

Microsoft SharePoint Portal Server. Система является электронным архивом с развитыми средствами поддержки совместной работы. Это, пожалуй, первый продукт компании Microsoft, который может претендовать на роль корпоративного. Поддерживает: совместное создание документов, ведение версий документов, изъятие и возврат документов в архив. В систему встроены достаточно мощные средства индексации и поиска. Причем поиск может осуществляться как по внутренним хранилищам информации, так и по внешним (Internet). Система способна индексировать и публиковать документы, которые находятся в файловой системе на серверах локальной сети. В качестве альтернативы документы можно переместить в хранилище самого сервера. Регистрационные данные о документах всегда помещаются в хранилище сервера, при этом нет необходимости в использовании отдельного сервера баз данных. Продукт наиболее эффективен в качестве базы информационной инфраструктуры для компаний, которые делают ставку не на иерархическое управление, а на матричную организацию взаимодействия людей и плоскую структуру управления.

Optima Workflow. Хотя система и называется Optima Workflow, это больше чем workflow-продукт. Кроме общего механизма организации потока работ, он позволяет хранить на время проведения работ все документы, относящиеся к процессу. Система автоматизирует процессы регистрации документов по правилам делопроизводства, реализует механизмы аннотирования и сбора резолюций, доставки отчетов об исполнении поручений. Тот факт, что данная система использует в качестве основного хранилища и транспорта Microsoft Exchange, определяет все ее возможности по надежности хранения, защите от сбоев, возможности применения медленных линий связи, синхронизации данных, ограничения доступа к данным. Для регистрации версий документов используется СУБД, к которой осуществляется доступ через ODBC. Так как Optima Workflow в качестве сервера использует Exchange, его легко внедрить там, где он уже применяется по своему прямому предназначению - как почтовый сервер. Однако, нужно учитывать, что Optima Workflow позволит задействовать Exchange в качестве электронного архива - для этого есть другие продукты, к примеру Microsoft SharePoint Portal Server. Optima Workflow хранит документы только в процессе, пока работы, связанные с ним, не завершены.

«БОСС-Референт». Данная система относится к категории систем, ориентированных на поддержку управления организацией, эффективной работы сотрудников и на накопление знаний, и при этом имеет развитые дополнительные сервисы. Основное применение - создание корпоративной системы, охватывающей деятельность сотрудников на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие процессы. Поддерживает делопроизводство, организационное управление, согласование документов. Отличительная особенность ее в том, что, будучи полноценной системой документооборота, она уже обладает всей необходимой функциональностью для реализации делопроизводства. В ней с самого начала фигурируют понятия, роли и функции, присущие крупным административным учреждениям со сложной иерархической структурой в России. Другая отличительная черта системы «БОСС-Референт»: в ней реализованы функции CRM-системы, контроля договоров, учета материальных ценностей, потокового сканирования и распознавания (в «БОСС-Референт» интегрирована система FineReader), электронной конференции и доски объявлений. «БОСС-Референт» является наиболее открытой во всех смыслах системой - она поставляется вместе с полными исходными текстами. К ней дополнительно прилагается инструментарий разработчика с полным описанием функций прикладного программного интерфейса.

«Евфрат» является простым электронным архивом с базовыми возможностями контроля исполнения. Эта система предлагает спектр продуктов для муниципальных учреждений и коммерческих предприятий различного масштаба – от версии для малого офиса до варианта для крупных компаний.¹⁹ «Евфрат» построен в виде рабочего стола с папками. Документы раскладываются по папкам, которые могут иметь любую степень вложенности. Собственного хранилища файлов «Евфрат» не имеет – система хранит только ссылки на файлы или на страницы в Internet. Отличительной особенностью является возможность открыть и просмотреть любой документ поддерживаемого системой формата с помощью встроенной программы просмотра, правда, без форматирования и иллюстраций, что, в прочем, не составляет проблемы, так как документ можно открыть во внешнем «родном» приложении. При этом «Евфрат» не дает возможности отслеживать получение и возврат документов и хранение версий, что может усложнить коллективную работу с документами. Система позволяет описать категории документов и приписать любой из категорий любые реквизиты. По своей сути, «Евфрат» представляет собой средство сканирования, распознавания, регистрации документов, присвоения им реквизитов, индексации, полнотекстового поиска, назначения заданий, связанных с документом, и контроля их исполнения. Это недорогое решение, которое может оказаться полезным в малом офисе или на предприятиях, не предъявляющих высоких требований к масштабируемости информационной системы.