Электронный документооборот в процессе управления персоналом на примере администрации Озерского муниципального района

В структуре местных администраций  есть подразделения, наличие которых  продиктовано переданными органам  местного самоуправления отдельными государственными полномочиями. Например, государственная функция регистрации актов записи гражданского состояния находится в перечне этих полномочий. Ее осуществляют управления загса, являющиеся функциональными подразделениями администрации муниципальных образований. Аналогичное положение занимают государственные инспекции архитектурно-строительного надзора, инспекции государственного технического надзора. Их руководители назначаются и освобождаются от должности главами муниципальных образований по согласованию с вышестоящими государственными органами. Действия указанных должностных лиц могут быть обжалованы в вышестоящие инспекции, в органы местного самоуправления.

Статус специализированных отделов и управлений характеризуется несколькими признаками. Во-первых, они являются органами специальной компетенции (по управлению определенной отраслью или сферой местного хозяйства). Их компетенция определяется либо местной администрацией как органом общей компетенции, решающим вопросы местного значения, либо вышестоящими органами управления (например, инспекцией Гостехнадзора), либо специализированные звенья администрации наделены исключительными полномочиями вследствие специального законодательства. Во-вторых, они функционируют на основе положений о них, утверждаемых главой администрации. В-третьих, окончательное решение о создании того или иного подразделения до настоящего времени принадлежало в основном руководителям администраций, которые утверждали его структуру и штаты.³⁵

В соответствии с Законом «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» это право перешло к местным представительным органам.³⁶ В-четвертых, руководители структурных подразделений назначаются на должности, как правило, главами администраций. Распространено также их назначение местной думой по представлению главы администрации. В-пятых, руководители исполнительных органов при необходимости отменяют приказы начальников отделов и управлений. Они объявляют им дисциплинарные взыскания, меры поощрения. В-шестых, специализированные отделы, как и подразделения аппарата, находятся на бюджетном финансировании.

Для Озерского муниципального района характерно наличие администраций  сельских поселений. Таких территориальных  органов управления на территории Озерского района три – администрации сельских поселений Бояркино и Клишино, а так же с. Сосновка.

Необходимо отметить, что структура местного исполнительного органа (сельских поселений) в настоящее время достаточно мобильна. Она полностью ориентирована на задачи, стоящие перед местной властью. Эта структура проста, т.к. ее усложнение, появление новых направлений деятельности неизбежно вызовет обновление администрации и, как следствие, бюрократизм и формализм в оперативности принятии необходимых решений по вопросам управления сельским округом. Как получилось в начале 90-х гг. прошлого столетия, когда в структуре местных исполнительных органов возникли комитеты по экономике и экологии, управлению муниципальным имуществом, управлению товарного рынка, социальной политике, поддержке предпринимательства.

Основу кадровой политики администрации Озерского  муниципального района составляют административные, экономические и социально-психологические  методы.

Приказы, распоряжения, положения, инструкции и другие административные формы в системе методов управления играют немаловажную роль. Они применяются в комплексе с экономическими методами, например, оплата труда. Сюда же следует отнести социально- психологические методы - часть системы управления, в которую входят моральные стимулы, эмоциональная сфера трудовой деятельности.³⁷

Кадровое планирование устанавливается на базе численности  проживающих в муниципальном  районе. Соотношение должностей муниципальной  службы и должностей государственной  гражданской службы Озерского муниципального района проводится с учетом квалификационных требований к соответствующим должностям муниципальной службы и должностям государственной гражданской службы Московской области устанавливает соответствие группы должностей муниципальной службы одной из групп должностей государственной гражданской службы Московской области, предусмотренных Законом Московской области N 39/2005-03 "О государственной гражданской службе Московской области".³⁸

При решении  вопроса о зачислении кандидата  на муниципальную службу в штат какого-либо подразделения администрации, в  соответствии с требованиями муниципальных правовых актов и на основании типовых квалификационных требований для замещения должностей муниципальной службы, комплексно оцениваются его уровень профессионального образования, стаж муниципальной службы (государственной службы) или стаж работы по специальности, профессиональные знания и навыки кандидата на муниципальную службу, необходимые для исполнения должностных обязанностей.

Типовые квалификационные требования к должностям муниципальной  службы определяются в соответствии с категориями и группами должностей.³⁹

Так, например, типовым квалификационным требованием к должностям муниципальной службы категорий «руководители», «помощники (советники)», а также категории «специалисты» ведущей и старшей группы обязательным является наличие высшего профессионального образования.

Типовым квалификационным требованием к должностям муниципальной  службы категории «специалисты» младшей группы должностей является наличие среднего профессионального образования, соответствующего направлению деятельности.

Типовые квалификационные требования к стажу муниципальной  службы (государственной службы) или  стажу работы по специальности определяются по группам должностей: высшие должности муниципальной службы - не менее четырех лет стажа муниципальной службы (государственной службы) или не менее пяти лет стажа работы по специальности; главные должности муниципальной службы - не менее четырех лет стажа муниципальной службы (государственной службы) или не менее пяти лет стажа работы по специальности; ведущие должности муниципальной службы - не менее двух лет стажа муниципальной службы (государственной службы) или не менее четырех лет стажа работы по специальности; старшие должности муниципальной службы - не менее трех лет стажа работы по специальности; младшие должности муниципальной службы - без предъявления требований к стажу.

Отдельные квалификационные требования к профессиональным знаниям и навыкам, необходимым для исполнения должностных обязанностей по замещаемой должности муниципальной службы, устанавливаются в должностных инструкциях для муниципальных служащих соответствующих отделов.⁴⁰

Что касается решения  практических вопросов отбора и найма персонала, то здесь центральной проблемой является стремление оценить пригодность возможного будущего работника. Принципиально пригодность налицо, если прослеживается достаточное соответствие между требованиями, обусловленными работой, и предпосылками успеха, продемонстрированными кандидатом. Выстроенная схема, направленная на решение вопроса «быть или не быть?» и принятая в отделе кадров администрации Озерского района, с точки зрения теории вполне логична, в практике же она, как выясняется, требует учета ряда важных моментов. Часто кандидат представляется другим, чем он есть на самом деле, он предстает перед работодателем или в выгодном свете, или ведет себя очень осторожно.

В рамках следования соответствующим принципам отбора в зависимости от статуса вакантной должности в организации помимо степени профессионализма сотрудники отдела кадров стараются оценить три вида поведения кандидата: выразительность поведения (мимика, жестикуляция, манера разговора); рабочее поведение (организаторские способности, умение вести переговоры, способность к руководству); социальное поведение (коммуникабельность, способность включиться в рабочую группу, умение приспосабливаться).

С целью определения  соответствия замещаемой должности  муниципальной службы проводятся аттестации муниципальных служащих администрации городского поселения Озёры. Методика проведения аттестации разработана в соответствии с Федеральным законом от 2 марта 2007 года N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Законом Московской области N 137/2007-03 "О муниципальной службе в Московской области", Законом Московской области от 3 ноября 2007 года № 199/2007- 03 «Об утверждении типового положения о проведении аттестации муниципальных служащих Московской области».⁴¹

Аттестация муниципальных служащих проводится аттестационной комиссией, формируемой главой городского поселения Озёры. Аттестация муниципального служащего проводится один раз в три года. Под аттестационным периодом понимается период профессиональной служебной деятельности муниципального служащего между последней и предстоящей аттестациями. Аттестации подлежат муниципальные служащие, замещающие младшие, старшие, ведущие, главные должности муниципальной службы в администрации городского поселения Озёры.

После принятия решения о зачислении кандидата в штат подразделения администрации для прохождения муниципальной службы за ним закрепляется наставник, который обеспечивает знакомство нового сотрудника с деятельностью подразделения (отдела). По продолжительности этот период в работе нового сотрудника не обязательно совпадает с испытательным сроком (3 месяца), довольно часто он проходит быстрее и, что немаловажно, успешно.

Наилучшей адаптации  нового сотрудника способствуют не только четкая организация труда в целом, но вся система мотивации (благоприятная рабочая среда, социальная безопасность, личное развитие, возможности для обучения, повышение квалификации, справедливость вознаграждения после оценки труда и др.) Наилучшей адаптации способствуют социально-психологические аспекты функционирования и система мотивации персонала. В администрации Озёрского муниципального района применяются различные методы и системы стимулирования: моральные, организационные, и др. (см. Приложение 4).

Стиль руководства  в администрации Озерского муниципального района смешанный с преобладанием авторитарной составляющей. Глава администрации района руководит деятельностью аппарата администрации на принципах единоначалия, которые предопределяют соответствующие методы и способы принятия управленческих решений.  

Специалисты отделов  администрации Озёрского муниципального района в своей работе подчиняется  начальнику отдела, который подчиняется  непосредственно Главе района. Управленческие решения не выходят за рамки, определенные законом.

Социально-психологический климат в коллективах подразделений администрации очень благоприятный. Отношения между сотрудниками доброжелательные, конфликты отсутствуют. В сложных ситуациях коллеги всегда следуют общепринятым нормам профессиональной этики.

Характеристика администрации Озерского муниципального района свидетельствует, что кадровая политика в рассматриваемом учреждении направлена, в первую очередь, на формирование профессионального и обладающего качествами общественного служения кадрового состава муниципальных органов и обеспечивает добросовестное выполнение всеми муниципальными служащими возложенных обязанностей. Вопросы зачисления в штат учреждения и служебный рост в администрации Озерского муниципального района находится в прямой зависимости от профессионального уровня и деловых качеств сотрудников, а не от степени личного отношения руководителя. При этом основными приоритетными направлениями в работе с персоналом являются повышение престижа и общественного авторитета муниципального служащего, формирование эффективных механизмов отбора кадров и работы с ними, совершенствование программ подготовки и профессионального развития кадров. Основная цель кадрово-правового обеспечения администрации Озерского муниципального района заключается в улучшении качественного состава и повышения профессионального уровня муниципальных служащих.

2.2. Анализ использования  системы электронного

документооборота для управления работой муниципальных

служащих

Работа над проектом внедрения системы электронного документооборота в Администрации Озерского муниципального района началась в марте 2008 года. Для внедрения была выбрана система электронного документооборота на платформе «Documentum». Целью проекта стало создание юридически значимого электронного документооборота во всех структурных подразделениях муниципальной власти Озерского района, включая администрацию сельских поселений.

Выбранная для внедрения система электронного документооборота позволяет решить следующие задачи:⁴²

• поддержка процессов создания, обработки и согласования документов на всех стадиях жизненного цикла;
• выдача заданий, поручений в электронном виде и автоматический контроль их исполнения;
• рассылка документов в электронном виде и контроль их место - нахождения;  
  создание оперативного и долговременного архивов бумажных и электронных документов;
• поиск документов по содержанию и реквизитам;
• формирование отчетов по исполнительской дисциплине;
• ведение единой базы организаций и контактных лиц;
• обеспечение территориально-распределенного обмена данными между сотрудниками в органах государственной власти.

Данная система электронного документооборота включает в себя все необходимые процессы (маршруты), прохождение по которым позволяет разрабатывать и автоматически передавать документ от одного исполнителя к другому в соответствии с реальным процессом работы с документом. Всего в выбранной системе было разработано 14 регламентов и технологических процессов по подготовке правовых актов Главы Озерского муниципального района, Администрации района и Совета депутатов Озерского муниципального района, приказов руководителей отделов, отделений и секторов, гражданско-правовых договоров, работы со служебной корреспонденцией, обращениями граждан и поручениями руководителей.

Система электронного документооборота была принята в опытную эксплуатацию в сентябре 2008 года. Внедрение системы осуществлялось в течение одного года. В декабре 2008 г. все работы по внедрению системы были завершены. Приблизительная стоимость проекта составила 1,6 млн. рублей. В августе 2009 года система была введена в эксплуатацию.