Электронный документооборот в процессе управления персоналом на примере администрации Озерского муниципального района

Электронный документооборот представляет собой движение документов по электронным каналам связи с момента их создания или получения и до завершения исполнения, отправки или сдачи в электронное дело или на хранение в архивный файл. Под электронным документооборотом понимаются следующие процессы: регистрация электронных документов, организация и контроль их рассмотрения и исполнения.³

Система электронного документооборота – это автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций.⁴ При этом предполагается, что процесс управления опирается на удобно читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

Основные принципами электронного документооборота являются:⁵

• однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ;
• возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения;
• непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса);
• единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов;
• эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём;
• развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

По сравнению  с традиционным бумажным делопроизводством  система электронного документооборота должна обеспечивать реализацию целого ряда новых функций, важнейшие из которых перечислены ниже.

1. Прием электронных документов.⁶ Система автоматизации делопроизводства, ориентированная только на бумажный документооборот, может ограничиваться работой со структурированной информацией о документе и его реквизитах - так называемой регистрационной карточкой. Система электронного документооборота должна обеспечивать также полноценную работу с самими документами в электронной форме. Система электронного документооборота должна обеспечить необходимый сервис для включения в нее документов из различных источников и устройств, в том числе поступивших по электронной почте, линиям факсимильной связи или на бумажных носителях. Если же документы формируются непосредственно на рабочих местах пользователей системы электронного документооборота, то она должна обеспечить автоматизированное формирование шаблонов типовых документов в стандартных офисных приложениях (например, в MS Word или Excel) с последующей автоматической регистрацией таких документов.

2. Хранение электронных  документов. Именно это функция является ключевой для большинства электронных систем управления документами. В отличии от бумажных носителей информации, система же электронного документооборота предназначена для более широкого круга пользователей, включая и тех, кто предметно работает с документами. Поэтому, помимо традиционных учетно-контрольных реквизитов, она должна предоставить дополнительную возможность хранения и обработки, специфических для каждого вида документов реквизитов.  

3. Управление движением документов. Система электронного документооборота организует работу всего управленческого персонала предприятия на всех этапах жизненного цикла документа, включая работу над проектами, согласование, визирование, исполнение, списание в дело и передачу на архивное хранение. Это требует качественно нового уровня поддержки механизмов многошаговой маршрутизации документов и распределения ролевых функций участников документооборота для каждого из процессов.

4. Аутентификация пользователей и разделение прав доступа. В системах автоматизации делопроизводства и электронного документооборота подобное разделение прав доступа должно поддерживаться как на уровне регистрационных карточек, так и на уровне электронных документов. (Следует заметить, что в обычных системах управления документами права доступа никак не связаны с маршрутами движения документов.) При переходе к электронному документообороту посредником между участниками процесса обработки документов становится система автоматизации, которая должна идентифицировать пользователя - участника процесса, а также предоставить ему возможность проставления аналога подписи (цифровая подпись) или аналога печати (цифровая подпись пользователя, выполняющего роль хранителя гербовой печати и бланков организации).

5. Электронный документооборот и новые управленческие схемы. В качестве преимущества от зарубежных управленческих схем, Российские аналоги часто имеют высокий уровень делегирования полномочий и, соответственно, горизонтального документооборота, например документооборота, непосредственно между работниками различных подразделений, минуя их руководителей. Действительно, в традиционной отечественной практике документы перемещаются от работника одного подразделения к работнику другого подразделения, как правило, через руководителей этих подразделений, а руководитель, например, организации, не может непосредственно адресовать документ исполнителю, то есть, минуя вышестоящих руководителей этого работника. Таким образом, система электронного документооборота, позволяет оперативно решать вышеуказанную задачу. Ведь разрешив прямую адресацию документов и поручений непосредственным исполнителям, всегда можно обеспечить оповещение в электронной форме заинтересованных руководителей о документах, поступивших на исполнение во вверенные им подразделения.

Еще более  актуальна проблема перехода на более  прозрачные управленческие схемы при  документообороте, охватывающем сеть территориально распределенных подразделений территориальных органов власти. Например, оперативное взаимодействие между представительствами  муниципальной администрации, расположенными в находящимся на значительном удалении друг от друга сельских округах, осуществляется на уровне обмена входящей/исходящей корреспонденцией посредством электронной почты.

Огромный  управленческий эффект в самой ближайшей  перспективе дает переход от электронного документооборота в отдельных локальных офисных сетях муниципальных органов власти к единой системе документооборота регионального правительства того или иного субъекта РФ, деятельность которого, с точки зрения документооборота, можно рассматривать как один единый виртуальный офис.⁷ Огромные преимущества этой схемы: однократная регистрация любого документа, возможность адресации документов непосредственно конкретным исполнителям независимо от их территориального расположения и должностной иерархии; прозрачность прохождения и исполнения документов во всей территориально-распределенной системе управления.

Как видно из вышесказанного, системы документооборота в органах власти внедряются, чтобы решать определенные задачи. Одним из основных направлений можно назвать обеспечение более эффективного управления регионом за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей подразделений администрации на каждом уровне выполнения каких-либо управленческих решений. Немаловажное значение так же имеет поддержка системы контроля качества, реализации тех или иных проектов в регионе в строгом соответствии с определенными нормами, стандартами и правилами. Еще одним приоритетным направлением использования системы электронного документооборота является обеспечение безусловной поддержки эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Не менее важной задачей является реализация отдельных направлений кадровой политики внутри органа власти, например, в части, касающейся обеспечения кадровой гибкости за счет более четкого распределения обязанностей в деятельности каждого сотрудника и возможности хранения информации обо всем объеме выполняемой работы каждым конкретным муниципальным служащим.⁸

С точки зрения осуществления внутреннего кадрового аудита и постоянного контроля за работой муниципальных или государственных служащих, внедрение и использование системы электронного документооборота позволяет осуществлять протоколирование деятельности органов власти в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление проблемных мест в деятельности и т.д.).

Анализируя обеспечение  выполнения подрядчиками муниципальных и государственных заказов, исключения случаев недобросовестного получения таких заказов и нецелевого расходования выделяемых бюджетных средств, электронный документооборот, по сравнению с ранее существовавшим обменом бумажными носителями информации, позволяет в самые кратчайшие сроки оптимизировать процесс реализации заказов органов власти, а так же в полной мере обеспечивает автоматизация механизма их выполнения и контроля.

С точки зрения экономического эффекта от внедрения и использования системы электронного документооборота можно отметить: исключение бумажных документов из внутреннего оборота органа власти, и, как следствие, определенную экономию ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации; исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Наряду с  явными преимуществами при использовании  системы электронного документооборота необходимо отметить и некоторые отрицательные стороны, возникающие при использовании вышеуказанной технологии делопроизводства. Среди таких можно обозначить: несанкционированный доступ к конфиденциальной информации; большая вероятность утраты больших массивов ценной информации из-за технических неполадок оборудования, проникновения в компьютерную сеть вирусов, разрушающих систему или неквалифицированных действий пользователя; техническая проблема, заключающаяся в быстрой смене носителей, программ, способов доставки документации, в значительной степени препятствующая стабильности делопроизводственных процессов в управлении и использования имеющихся документальных массивов.⁹

Наряду с  положительными моментами нельзя не отметить и ряд проблемных сторон нормативного характера, а именно:

• до настоящего времени не до конца установлен порядок признания юридической силы ряда электронных документов государственными органами и судами;
• отсутствует единая официально признаваемая методика (стандарт) работы с электронными документами, обеспечивающая признание их юридической силы, нормативные документы, определяющие порядок применения системы электронного документооборота постоянно изменяются и очень часто данные изменения носят принципиальный характер;
• отсутствуют единые методики экспертизы ценности электронных документов, передачи их на архивное хранение, уничтожение, работы с грифованными электронными документами и другие.

Таким образом, как бумажные, так и электронные документы имеют свои преимущества и одновременно и ограничения, связанные с носителем информации, основные из них приведены в приложении 1.¹⁰

Таким образом, бумажные и электронные документы имеют свои преимущества. Традиционные документы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителем информации, что важно для долговременного хранения информации с сохранением возможности восприятия. С другой стороны, необходимо использовать преимущества электронных документов при работе с копиями документов, подлинники которых существуют на бумажных носителях, так как в сфере управления главное требование - оперативность, своевременность, быстрота получения и доведения информации и ее полнота. Для оперативного информационного обеспечения (прежде всего – доведения информации и ее поиска в информационном фонде) электронные документы имеют неоспоримые преимущества. Поэтому для эффективной организации документационного обеспечения управленческой деятельности предпочтительно сочетание документов на бумажном и электронном, а при необходимости – и на других носителях информации применительно к конкретным задачам.

Таким образом, можно  отметить, что эффект от использования систем электронного документооборота в учреждениях органов власти включает:¹¹

• прямой экономический эффект (экономия трудовых и материальных затрат на работу с документами);
• эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшения зависимости от индивидуального технологического опыта персонала;
• сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства;
• полный контроль за документами, их движением и исполнительской дисциплиной.

 Сегодня, в условиях активного перехода органов власти к электронному документообороту, бумажный документооборот будет, продолжает оставаться значимой составляющей документооборота. Следовательно, в этих условиях перед главами регионов и муниципальных административных образований всегда будет возникать проблема одновременного управления бумажным и электронным документооборотом. В общем случае один и тот же документ может в течение всего своего жизненного цикла существовать в электронном и бумажном виде, причем иногда одновременно могут существовать бумажные и электронные экземпляры одного и того же документа. Таким образом, разделение контроля за бумажными и электронными документами вносит путаницу и, в конечном счете, приводит к потери контроля за документооборотом предприятия в целом. Главная задача состоит в том, что бы естественным образом, в рамках единой системы, обеспечить контроль за всеми этапами прохождения документа.