Электронный документооборот в процессе управления персоналом на примере администрации Озерского муниципального района

Особенностью выбранной системы является большое количество пользователей. В настоящее время в ней работает около 500 пользователей, в т.ч. в 8 территориально удаленных сельских поселениях.⁴³ Система установлена у всех сотрудников Администрации Озерского муниципального района, сотрудников администраций сельских округов и совета депутатов Озерского района, которые готовят проекты документов в системе электронного документооборота, а так же осуществляют исполнение документов и контроль за поручениями и заявлениями, а также еженедельное планирование своей деятельности.

На начальном этапе  внедрения системы электронного документооборота стоял выбор, каким образом осуществить внедрение, учитывая, что система в конечном итоге должна быть установлена более чем у 400 пользователей (на тот момент планировалось 420 рабочих мест) в 22 подразделениях.

В целях сокращения временных  затрат система электронного документооборота была установлена и введена в эксплуатацию сразу на всех рабочих местах пользователей, после чего начато поэтапное внедрение и одновременное изучение процессов работы с электронными документами.

На стадии внедрения было выделено 3 этапа:⁴⁴

• опытная эксплуатация процессов работы со служебной корреспонденцией (входящие, исходящие и внутренние документы), которая началась в сентябре 2008 г.;
• опытная эксплуатация процессов планирования работ сотрудниками в системе электронного документооборота, работы с поручениями руководителей, обращениями граждан, приказами руководителей – февраль 2009 г.;
• опытная эксплуатация процессов работы с нормативно-правовыми актами (акты Губернатора и Правительства Московской области) – март 2009 г;
• окончательный ввод системы в эксплуатацию – август 2009г.

Во время опытной  эксплуатации процессов осуществлялись сбор и обработка замечаний пользователей по работе с электронными документами в системе. После их устранения система была принята в окончательную эксплуатацию.

Доля получения максимального  эффекта при использовании всех возможностей системы электронного документооборота нужно не только отладить работу ее работу, но и научить работать в ней людей. Ситуация осложнялась тем, что рабочие места многих муниципальных служащих располагались не только в разных адресах г. Озеры, но и в разных населенных пунктах Озерского района – администрация сельских округов.

Кроме того, по результатам целевого анкетирования сотрудников администрации, выяснилось, что большинство из них нуждается в подготовительном обучении для работы с системой электронного документооборота, которое позволило бы сначала получить основные знания и навыки работы с компьютером и только потом осваивать данную систему.⁴⁵

Для решения данной проблемы на базе внедряемой системы электронного документооборота была создана интерактивная система корпоративного обучения, в рамках которой каждый сотрудник обеспечивался индивидуальными учебными материалами и контрольными вопросами, выполняет приходящие ему задания на своем рабочем месте в любое удобное ему время дня (см. Приложение 5).

Кроме того, был разработан дистанционный курс обучения в системе корпоративного обучения, включающий определенное число обучающих материалов (см. Приложение 6, 7). Каждый обучающий материал содержит и теоретическую часть, и практическую, последняя представляет собой набор контрольных вопросов по теме теоретической части.

За правильные ответы пользователю начислялись баллы отдельно по каждому уроку. Общая сумма баллов сотрудника по курсу обучения фиксировалась в ведомости, которая представляла собой своеобразный отчет по дистанционному обучению. Если пользователь отвечал правильно на 75% и более от общего количества вопросов, то считалось, что он успешно прошел курс обучения для работы с системой электронного документооборота, такой сотрудник получал свой логин и пароль для дальнейшей работе в системе.

Следующим этапом эксплуатации системы электронного документооборота стало решение вопроса использования электронной цифровой подписи. Для этого был создан собственный Удостоверяющий центр, через возможности с помощью которого стало возможным в случае необходимости самостоятельно изготавливать и аннулировать сертификаты электронных ключей, а также предоставлять иные услуги для муниципальных служащих Администрации Озерского муниципального района различного ранга в порядке, определенным Федеральным законом № 1-ФЗ от 10.01.2002 «Об электронной цифровой подписи», в пределах их компетенции, лист проверки электронной цифровой подписи представлен в приложении 8.⁴⁶

Правила получения, владения и использования электронной  цифровой подписи утверждено постановлением Главы Администрации Озерского муниципального района.⁴⁷ В настоящее время электронная цифровая подпись подключена и используется для работы в системе электронного документооборота 56 сотрудниками из числа руководителей, помощников руководителя, начальников отделов, заведующих секторами.

Электронная цифровая подпись используется не только для подписания документов, но и как инструмент фиксации операций, которые пользователь делает в системе электронного документооборота в случаях:

• визирования, согласования, редактирования и утверждения документа;
• наложении резолюции на документ;
• ознакомления с документом;
• необходимости преобразования документа из бумажного в электронный формат (верификация).

На любом этапе  работы с электронным документом есть возможность просмотреть, все ли необходимые операции с документом заверены электронной подписью, делается это путем вывода листа проверки электронной цифровой подписи.

С момента введения в  эксплуатацию системы электронного документооборота ей пользуются все руководители, которые подписывают документы электронной цифровой подписью. Для удобства у многих из них имеется ноутбук, на котором установлена программа с системой электронного документооборота и есть возможность работать удаленно. Однако, пользовательский интерфейс устроен таким образом, что без электронной цифровой подписи в систему войти невозможно. Наличие такого программного обеспечения очень удобно при нахождении сотрудников в командировке или дома.

В целях упорядочения работы с обращениями граждан  и организаций, а так же запросами различных органов разработан и реализован специальный прикладной проект «Документы – вниз».⁴⁸ Его суть в следующем: при приеме и регистрации входящих документов предварительное рассмотрение и распределение документов проводит канцелярия, исходя из оценки содержания документа, и направляет руководителям разных уровней в соответствии с их компетенцией и функционалом. Например, Глава администрации Озерского муниципального района рассматривает корреспонденцию, поступившую от руководителей региональных и федеральных органов государственной власти, тогда как начальникам отделов и руководителям рабочих групп направляется на рассмотрение корреспонденция, поступившая от руководства аналогичных подразделений вышестоящих организаций – Правительства Московской области и министерств РФ. Данный порядок распределения поступившей корреспонденции помогает значительно сократить время прохождения документа от руководителя до конкретного исполнителя, тем самым позволяя исполнителю больше времени уделить на подготовку ответа. Так же в системе электронного документооборота системе электронного документооборота разработана отчетная форма «Реестр поступившей корреспонденции» и по запросу руководителя можно получить информацию о количестве документов, адресованных руководителю, и о том, кому они были распределены в соответствии с установленным порядком организации документооборота.

Благодаря усилиям IT-специалистов, проведенной в кратчайшие сроки и с минимальными потерями рабочего времени квалифицированной переподготовке сотрудников администрации удалось добиться, что с помощью системы электронного документооборота на сегодняшний день удалось реализовать практически все функции оперативного управления – передачу информации по всем каналам (прямому и обратному), передачу документов и всей необходимой информации в ходе основной деятельности и передачу информации о результатах в аналитические системы.

Основное преимущество действующей в Администрации Озерского муниципального района системы электронного документооборота – это ее способность работать в качестве трансформационной системы, которая может изменять текущие управленческие процессы рассматриваемого учреждения. При этом все вышеперечисленные функции возможно осуществлять на любом уровне управления и с учетом возможных изменений направления и компетенции деятельности того или  иного подразделения, штатного расписания и территориальной распределенности.

Фактически с помощью системы электронного документооборота создан основной контур управления персоналом. Примечательно, что реализации отдельных вопросов кадрового менеджмента в администрации Озерского муниципального района стала возможным благодаря аналитическим приложениям, которые включены в основной контур управления электронного документооборота. Например организация работы бухгалтерии администрации в направлении снижения накладных затрат, осуществляется с помощью информационного приложения, которое отражает текущее состояние улучшения качества и совершенствования процессов бухгалтерского учета, повышению производительности труда.⁴⁹

Принятие обоснованных решений по вопросам кадровых перестановок, формирование резерва выдвижения основано на сведениях, которые хранятся в сервере системы электронного документооборота об профессиональных качествах, личностных характеристиках, предпочтениях в отдельных направлениях работы и даже поведенческих стереотипах отдельных сотрудников. В организации работы по линии взаимодействия Администрации Озерского муниципального района с различными учреждениями (ОВД, Пенсионный фонд, общественные объединения и организации и т.д.), немаловажное значение имеют данные системы электронного документооборота, которые отражают все существующие связи с оппонентами и обеспечивают сохранения необходимой информации по данному направлению.⁵⁰

Помимо создания общего контура передачи и обмена информации, системы электронного документооборота повышает качество общего оперативного управления персоналом. Рассматривая проблему повышения ответственности за исполнение служебных обязанностей, можно отметить, что долгое время побороть такую отрицательную черту как забывчивость сотрудников традиционными дисциплинарными мерами было невозможно. Однако с решением этой задачи успешно справилась бесстрастная компьютерная система электронного документооборота.

Например, для руководителя какого-либо отдела необходимо, чтобы через определенный промежуток времени был подготовлен план работы возглавляемого им подразделения по определенной тематике. Для этого руководитель создает регистрационную карточку документа «Поручение», готовит текст поручения «Подготовить план работы», назначает исполнителя и срок выполнения. При сохранении карточки система сама создает извещение сотруднику о назначении его исполнителем по вновь созданному поручению. Впоследствии, при приближении сроков исполнения поручения, создается еще одно напоминание — «Наступает срок исполнения документа». В случае если данное руководителем поручение выполнено, и план работы подготовлен необходимо отчитаться перед начальником ха проделанную работу. При работе в системе электронного документооборота исполнение проставляется на карточке поручения. При необходимости присоединяется файл с планом работы. Впоследствии руководитель, просматривая список выданных поручений, увидит, что его распоряжение действительно выполнено.

Если поручение в установленные сроки не выполнено, то система создаст и разошлет напоминания — как исполнителю, что он пропустил срок исполнения, так и начальнику — что его распоряжение не выполнено. И напоминания будут приходить, пока поручение не получит статус «выполнено» или не будет снято с контроля. Помимо чисто контрольных функций, это играет и психологическую роль, т.к. очень часто сотрудники выполняют поручение, лишь бы не получать уведомления.

Введение системы  электронного документооборота позволило избежать полностью, исключить некоторые негативные последствия формализации процессов управления, связанных, в первую очередь с исключением фактов утраты документов муниципальными служащими. Сохранность документа обеспечивается благодаря его регистрации в системе электронного документооборота и созданию его электронной копии, отсканированной или созданной в любом доступном приложении. Передача документа из физического действия в этом случае превращается в предоставление прав доступа к документу. Быстрота поиска нужного документа обеспечивается специальными поисковыми механизмами, позволяющими найти документ по реквизитам, термину или набору слов. Кроме того, различные виды сортировки документов по разным параметрам, выделение групп документов, отвечающих определенным критериям, существенно облегчают поиск.

Для группировки  разнородных документов, с которыми нужно работать вместе, применяется  технология виртуальных папок.⁵¹ Так как в папку помещается ссылка на документ, каждый документ можно поместить в любое количество папок, обеспечивая тем самым различные виды классификации.

Сокращение  времени на обработку документа так же можно отметить как одно из преимуществ, полученных при использовании системы электронного документооборота. Когда в процесс подготовки документов включается несколько человек, в традиционном варианте это происходит долго и утомительно. Системы электронного документооборота позволяют сократить время на передачу документа между участниками до минимума, сохранять промежуточные версии, чтобы можно было восстановить ход подготовки.

Наряду с  вышеуказанными проблемами, с внедрением системы электронного документооборота руководству структурных подразделений  Администрации Озерского муниципального района удалось полностью отрегулировать контроль стадии обработки документа. При длительном цикле согласования, ознакомления или совместной подготовки зачастую трудно было понять, что конкретно происходит с документами и не нужно ли вмешательство руководства для успешного завершения отработки документа, например по причине чрезмерной загрузки, или личной недисциплинированности исполнителя. Для решения этой проблемы в системе электронного документооборота, применяемой в Администрации Озерского муниципального района, создается электронный лист согласования или ознакомления, который, помимо сохранения всех высказанных мнений, по