Организация и технология документационного обеспечения в Нелидовском районном потребительском обществе

г) по сфере функционирования:

-внутренние;

- исходящие.

Документооборот в Нелидовском  райпо регулируется инструкцией  по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству в райпо разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, уставом Нелидовского районного потребительского общества.

Инструкция по делопроизводству устанавливает общие требования к функционированию служб документационного  обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации  работы с документами в райпо.

Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами  независимо от вида носителя, включая  их подготовку, регистрацию, учет и  контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

В Нелидовском районом  потребительском обществе используются следующие виды документации:

1. Организационно-правовая, в которую входят следующие группы документов:

• учредительные документы: устав, учредительный договор, свидетельства о регистрации в государственных органах;
• организационные документы:  структура и штатная численность, штатное расписание,  положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка;
• нормативные документы: стандарты предприятия, руководство, методики;

2. Распорядительная документация, в том числе:

• приказы  председателя совета райпо по основной деятельности,
• распоряжения председателя совета райпо
• решения председателя совета райпо

3.Информационно – справочная  документация:

• акты
• письма
• справки
• служебные и докладные записки,
• протоколы
• 4. Плановая документация: сметы, планы работ и закупок.

3. Отчетная документация: отчеты по выполненным работам.

4. Документы по личному  составу: трудовые договоры, личные  карточки, дела, трудовые книжки.

 

Вся поступающая (создаваемая) в приемную документация регистрируется в журнале входящей (исходящей) документации в системе                     «1С Предприятие»  и направляется на рассмотрение руководителю подразделения. Ознакомление заинтересованных работников с поступающей документацией осуществляется в соответствии с визой руководителя, документация формируется в дела по видам:

-общие приказы,

-приказы о командировании,

-распоряжения,

-стандарты предприятия,

-акты проверок,

-исходящая документация,

-входящая документация,

-нормативные документы на готовую  продукцию,

Все дела номеруются в соответствии с номенклатурой дел.

Лицо, ответственное за предоставление необходимой информации и осуществляющее контроль исполнения документов –  секретарь. Секретарь контролирует своевременность исполнения документов в соответствии с резолюцией руководителя. На срочных, документах ставится отметка  «Срочно», на документах с контрольными сроками исполнения ставится отметка  «Контроль», секретарь направляет документ непосредственному исполнителю, получает информацию о перемещении и исполнении, доводит до сведения руководителя.

Регистрация документов - это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением  на них делопроизводственного индекса  и даты регистрации. Регистрация  необходима для учета, контроля и поиска документов.

Регистрация - это подтверждение  факта создания или получения  документа в определенный день посредством  внесения его в регистрационную  форму с присвоением ему учетного регистрационного номера. В форму  основных сведений о документе вносится запись, благодаря чему создается  база данных о документах учреждения для последующего контроля над сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Цель регистрации - придание юридической силы документу, т.к. зафиксирован факт его создания или получения. До тех пор, пока документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, факт его получения не подтвержден, пока документ не получил своего номера, он не существует.

Регистрации подлежат документы, требующие  специального учета, исполнения и использования  в справочных целях, вне зависимости  от того, каким способом он получен. Процесс регистрации заключается  в снятии с документа показателей (реквизитов) и перенос их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ), с целью создания базы данных о документах учреждения. Не подлежат регистрации документы, полученные только для сведения, не требующие  ответа и исполнения. Нерегистрируемые документы сортируются по исполнителям. В учреждении имеется список документов, он содержится в приложении к инструкции по делопроизводству. Нерегистрируемые документы, поступающие в Нелидовское райпо - это рекламные письма, поздравительные письма и телеграммы, приглашения программы семинаров, совещаний, конференций, печатные издания, документы с пометкой «лично», копии нормативных документов, постановлений, распоряжений государственных органов, различные информационные материал, а также все документы, подвергающиеся в различных структурных подразделениях оперативному учету в специальных учетных формах. В Нелидовском райпо это бухгалтерские документы первичного учета, которые регистрируют в бухгалтерии, печатные издания - в Общем отделе и т.д.

Документу, отнесенному к числу  регистрируемых, присваивается свой порядковый номер Документ регистрируется один раз. При регистрации входящего (исходящего) документа используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается  по журналу в рамках одного года - с 1 января по 31 декабря, начиная с  №1 (или №01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом. После регистрации  и присвоения номера на исходящих  документах необходимо проставить его  рукописным способом на всех экземплярах  исходящего документа.

Существуют следующие формы  регистрации документов:

- централизованная (предполагает  проведение всех регистрационных  мероприятий одним человеком,  например делопроизводителем);

- децентрализованная (предполагает  проведение регистрационных операций  в структурных подразделениях);

- смешанная.

В Нелидовском райпо применяется смешанная система, предполагающая централизованную регистрацию части документов. Наиболее важные документы регистрируются секретарем. Другая же часть регистрируется в структурных подразделениях, тех отделах, где они создаются: в бухгалтерии, отделе кадров. Внутренние документы регистрируются в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.

Для входящих, исходящих и внутренних ведутся раздельные регистрационные  формы с самостоятельными регистрационными номерами. Формы регистрации могут  быть трех видов: журнальная, карточная  и автоматизированная электронная  на ПЭВМ. В Нелидовском райпо применяется журнальная форма регистрации с целью предотвращения претензий со стороны граждан, конфликтных ситуаций. В журнале регистрируются выдача трудовых книжек, личных дел рабочих и т.д. Это документы, регистрационный номер которых состоит из порядкового номера. Секретарь в Нелидовское райпо регистрирует важнейшие внутренние документы: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, протоколы, заявления работников, докладные записки, объяснительные, отчеты, справки, предложения, заявления и жалобы граждан.

В Нелидовском райпо  для регистрации используются журналы:

- журнал регистрации входящих  документов;

- журнал регистрации исходящих  и внутренних документов.

Журналы регистрации входящих включают следующие реквизиты:

- индекс (номер) документа;

- дата документа;

- дата поступления (для входящих  документов);

- автор документа (внешняя организация-отправитель);

- количество листов документа;

- резолюция;

- исполнитель;

- подпись исполнителя;

- срок исполнения;

- отметка об исполнении;

- номер дела (папки);

- имя файла;

-примечание.

Журнал регистрации исходящих  документов содержит следующие графы:

- номер документа, включающий  номер дела;

- дата документа;

- адресат (корреспондент-получатель);

- краткое содержание или заголовок  к тексту;

- отметка об исполнении (запись  о решении вопроса, номер документа  - ответа);

- исполнитель;

- примечание.

Документы, полученные по электронной  почте, распечатываются и регистрируются в журнале.

Таким образом, регистрация документов - фиксация факта создания или поступления  документа путем проставления на нем индекса с последующей  записью необходимых сведений о  документе в регистрационных  формах.

 

Дела хранятся в приемной, в специальных  запирающихся шкафах в последовательности, закрепленной номенклатурой дел. Экспертная комиссия не организуются, создаются  комиссии по мере надобности. Архив  организации находится на стадии формирования. На документах, отобранных для хранения в архив, на титульном листе, ставится надпись «Архив». Дела, подлежащие долговременному и постоянному хранению, передаются в архив по описям дел.

Количество документов, поступивших  в организацию и созданных  ею в течение определенного периода  времени (как правило, года) составляет объем документооборота. Это основное средство определения реальных потребностей в организационной и вычислительной техники, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и построения справочного аппарата.

Анализируя документооборот  Нелидовского райпо за последние 3 года, автор выявил тенденция к его росту.

Год	Количество входящих документов	Количество исходящих  документов	Количество внутренних документов	Итого
2010	200	250	15	465
2011	280	300	20	600
2012	320	353	28	701

 

Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с расширением организационной  структуры райпо за счет расширения сферы деятельности, увеличения количества магазинов,  постоянным возрастанием количества работников.

Сведения об объеме документооборота помогают установить количество необходимой  и достаточной информации для  функционирования аппарата управления и степень загруженности организации, структурных подразделений и  должностных лиц.

 

 

 

2.1. Порядок работы с входящими документами в Нелидовском райпо.

Прием всей входящей корреспонденции  и вся последующая обработка  в Нелидовском райпо осуществляется секретарем-референтом.

 Этап обработки входящих  документов:

- прием и первичная  обработка документов;

- предварительное рассмотрение  и распределение документов;

- регистрация;

- рассмотрение документов  руководством;

- передача на исполнение.

Доставка документов в  Нелидовское райпо осуществляется средствами почтовой связи и по электронным каналам. С помощью почтовой связи в Нелидовское райпо доставляется письменная корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электронной связи поступают факсограммы, электронные документы.

Письма, поступающие в  Нелидовское райпо на бумажных носителях, проходят первичную обработку секретарем, регистрацию, рассмотрение председателем совета райпо  и доставляются ответственным лицам. Прием, обработка и распределение поступающих писем осуществляются в приемной секретарем.

Конверты с письмами, адресованными  председателю совета, а также без  указания конкретного лица или структурного подразделения, вскрываются (за исключением  конвертов с пометкой «лично»), проверяется  правильность доставки, целостность  упаковки писем. Ошибочно доставленные письма пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на письме адреса отправителя конверт прилагается к письму.

Конверты с корреспонденцией, поступившей в адрес конкретного  работника с пометкой «лично», передаются работнику без вскрытия. Если в  конверте служебный документ, то адресат  после прочтения возвращает его  в канцелярию для регистрации. В  отдельных случаях (на документе  нет даты, адреса отправителя) вместе с документом необходимо сохранять  конверты. Конверты с обращениями  граждан сохраняются всегда. Все  поступившие документы проходят стадию предварительной обработки. Обработка документов проводится в течение суток с момента поступления в райпо. При поступлении в организацию срочной корреспонденции допускается передавать ее руководителю, минуя этапы предварительной обработки. Процесс регистрации проводится в таких случаях после принятия решения.