Организация и технология документационного обеспечения в Нелидовском районном потребительском обществе

Исходя из оценки документа  и в соответствии с функциями  структурных подразделений, производится распределение поступающих документов. Полученное письмо регистрируется в журнале регистрации поступающих писем с указанием следующих сведений: корреспондент, номер и дата письма, входящий номер и дата поступления, краткое содержание, исполнитель.

На полученном письме, в  правой нижней части лицевой стороны  первой страницы, секретарь проставляет регистрационный штамп установленной формы. Наряду с регистрационным штампом на письме, в левой верхней части лицевой стороны первой страницы, проставляется штамп «РЕЗОЛЮЦИЯ» установленной формы. Письма, адресованные генеральному директору, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в административном управлении, а затем направляются генеральному директору или в подразделение.

При предварительном рассмотрение писем секретарь проводит распределения поступивших писем на:

-требующие обязательного рассмотрения председателем совета;

-направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Поступившие телеграммы принимаются  под расписку с проставлением  даты и времени приема, регистрируются в журнале регистрации поступающих  писем, а затем передаются на рассмотрение председателю совета и исполнение.

При поступлении в райпо договора/соглашения/контракта (приложения, дополнительного соглашения или акта к любому из вышеперечисленных документов) на бумажном носителе действует следующий порядок:

1.Договоры  поступают в Нелидовское райпо как с сопроводительными письмами (в виде приложений к ним), так и без сопроводительных писем, (например, от работников Общества и/или контрагентов).  Договоры, поступающие без сопроводительных писем, передаются в управление документооборота, где учитываются с использованием автоматизированной системы согласования документов. Отдельно ведутся базы данных: по юридическим и физическим лицам, по группам, типам и видам документов. 2.Учет договоров в АСД производится путем заполнения электронной карточки (ЭК) установленной формы каждого из договоров. 

3.Подлинник договора с бланком резолюции передается в общий отдел для представления на рассмотрение председателю совета райпо, о чем работник управления документооборота делает отметку в ЭК.

4.Если договор поступил в виде приложения к письму, он вместе с подлинником письма поступает в административное управление для представления на рассмотрение председателю совета.

Все поступающие в Нелидовское райпо документы (независимо от их вида), передаются на рассмотрение председателю совета райпо централизованно - работниками административного управления.

Перед представлением на рассмотрение председателю совета секретарь сортирует документы  по видам и раскладывает по соответствующим папкам.

Рассмотренные председателем совета документы возвращаются в общий отдел. Содержание резолюций, вынесенных председателем на письмах, вносится в журнал регистрации поступающих писем.

Письма передаются на исполнение - подлинники писем хранятся в общем отделе, а исполнителям передаются копии под роспись на обороте первой страницы подлинника письма.

При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями :

- ответственность за содержание  передаваемой информации возлагается  на исполнителя, подготовившего  документ к передаче, и ответственное  должностное лицо;

- подлежащие передаче  документы регистрируются в журнале  регистрации отправляемых факсов;

- подлинники документов  после передачи возвращаются  исполнителям с отметкой о  времени отправки;

- поступившие факсограммы  регистрируются в журнале регистрации  поступающих писем, передаются  адресатам под расписку в день  их приема, срочные - немедленно;

- поступивший вслед за  факсограммой подлинник документа  направляется в соответствующее  подразделение-исполнитель.

Документы в электронном  виде, поступающие в Нелидовское  райпо, проходят прием, регистрацию, предварительное  рассмотрение, рассмотрение председателем совета райпо и доставляются исполнителям.

Прием и регистрация документов в электронном виде в журнале  регистрации поступающих писем, поступивших на электронный адрес Нелидовского райпо, осуществляется административным управлением.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Порядок работы в компании с исходящими документами.

Этапы обработки исходящих  документов в Нелидовском РАЙПО:

- составление чернового  документа;

- подготовку проекта  документа;

- его согласование (визирование);

- удостоверение документа  (подписание, утверждение, проставление  печати, даты подписания, регистрационного  индекса);

- отправку документа.

 Начиная подготовку  исходящего документа, исполнитель  составляет черновой документ  – рукописный или машинописный  документ, отражающий работу автора  или редактора над его текстом.  После необходимых консультаций  исполнитель составляет проект  документа, подлежащий согласованию.

 Начальник общего отдела  райпо вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

При необходимости внешнего согласования на проекте документа  оформляется гриф согласования. Он может согласовываться с должностным  лицом, коллегиальным органом или  документом. Гриф согласования при  подготовке проекта документа заранее  печатают ниже реквизита «подпись»  или на отдельном листе согласования и оформляют в соответствии с  требованиями ГОСТ Р6.30-2003г.

 Внутреннее согласование  документа оформляется визой.  Виза включает должность визирующего,  его личную подпись, ее расшифровку,  дату визирования.

 Если подлинник документа  остается в организации, визы  собираются в нижней части  оборотной стороны последнего  листа подлинника документа. Если  подлинник документа отсылается  из организации (например, подлинник  письма), визы собираются в нижней  части лицевой стороны копии  отправляемого документа (под  реквизитом «подпись»).

 Внутреннее согласование  проводится с руководящими сотрудниками  организации, руководителями структурных  подразделений, специалистами, если  текст документа касается их  должностных обязанностей. Визируя  документ, каждый из них высказывает  свое мнение в соответствии  с направлением деятельности, за  которое он несет профессиональную  ответственность. Например, юрисконсульт, визируя документ, подтверждает, что его текст соответствует законодательству, руководитель делопроизводственной службы подтверждает, что документ составлен и оформлен в соответствии с правилами, действующими в Российской Федерации. Секретарь обычно следит за движением документа во время его согласования.

 Визы помогают руководителю  принять верное решение, так  как, подписывая документ, он всю  ответственность берет на себя.

Документы, отправляемые Нелидовским  райпо, передаются почтовой и электронной  связью.

Обработка документов для  отправки почтовой связью осуществляется управлением документооборота в  соответствии с действующими правилами  оказания услуг почтовой связи в  Российской Федерации.

С помощью средств электронной  связи структурные подразделения  осуществляют передачу соответствующих  факсограмм, электронных документов.

При передаче отправляемого  письма адресату на его копии проставляется  отметка о вручении.

Важный момент в делопроизводственном процессе - текущее хранение и использование в справочно-информационных целях внутренней, поступившей и исходящей документации. Для быстрого поиска документов в организации создаются СЭД, при помощи которых осуществляется контроль над местонахождением документов в организации. Основой для создания таких систем служит номенклатура дел, система документооборота и сложившиеся традиции ведения делопроизводства в конкретной организации. Номенклатура включает в себя перечень всех дел, заведенных в организации для реализации целей управления производством и кадрами. Сроки хранения документов, указанные в номенклатуре, определяются нормативными документами. По истечении сроков текущего хранения документы передаются в архив или подлежат уничтожению.

Прохождение внутренних документов

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим  порядком обращения исходящих, а  на этапе исполнения (использования) - входящих документов. Регистрируются внутренние документы после их рассмотрения (подписания) руководством.

Проекты приказов и распоряжений председателя совета райпо, а также протоколов совещаний, проводимых председателем совета райпо, подготавливаются в Общем отделе и оформляются в соответствии с требованиями настоящей инструкции. По необходимости проекты указанных протоколов согласовываются с участниками совещаний либо на бумажном носителе, либо в электронном виде посредством буфера обмена информацией или с использованием АСД.

Передача внутренних документов между структурными подразделениями  осуществляется через лиц, ответственных  за ведение делопроизводства в конкретном подразделении. Внутренние документы  передаются и принимаются с соответствующей  отметкой в журналах регистрации  внутренней переписки (входящей и исходящей), которые ведутся в структурных  подразделениях в соответствии с  номенклатурой дел компании.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.4 Контроль над исполнением документов

Согласно ГОСТа Р 51141-98 контроль исполнения документов представляет собой  совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Цель данного этапа - обеспечение  своевременного исполнения наиболее важных и срочных документов, которые  по поручению руководителя организации  поставлены на контроль.

В Нелидовском райпо для ведения контроля исполнения сотрудники общего отдела используют компьютерные базы данных в программе Microsoft Exсel, в которые заносятся все документы требующие исполнения. Базы данных по контролю содержат следующие графы:

 

№ п/п	№ док-та	Дата док-та	Вид док-та	Краткое содержание	Исполнитель	Срок исполнения	Ход исполнения	Отметка о снятии с контроля
1	2	3	4	5	6	7	8	9

 

Сотрудниками Общего отдела осуществляются следующие операции:

- формирование базы контролируемых  документов; направление контролируемого  документа (пункта задания) в  подразделение-исполнитель;

- напоминание подразделению-исполнителю  о сроке исполнения;

- получение информации о ходе  и результатах исполнения;

- занесение в базу данных  информацию о ходе и результатах  исполнения контролируемого документа;

- регулярное информирование руководителя  о состоянии и результатах  исполнения;

- снятие документов с контроля  по указанию руководителя.

После указания руководителя ЗАО "Строительная Компания "Дружба" о постановке документа на контроль секретарь  просматривает его, ставит штамп красного цвета на левом поле напротив реквизита «заголовок» букву «К». Затем заносит номер этого документа, содержание резолюции, исполнителя, контрольный срок исполнения в регистрационную базу данных. 

Затем снимает копию для исполнителя  и подшивает в папку с текущими документами, поставленными на контроль. Сроки подготовки, представления  и типовые сроки исполнения должны быть закреплены в инструкции по документационному  обеспечению.

Сроки исполнения исчисляются с  даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций  — с даты их поступления.

Типовые сроки исполнения документов райпо, если они не указываются в самом документе, устанавливаются в соответствии с ГСДОУ. Индивидуальные сроки устанавливает председатель совета.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в  следующем порядке: типовые сроки  — принятием нового акта, индивидуальные - руководителями, которые их установили.

Результаты исполнения отмечаются только в регистрационной базе в  компьютере. На самом документе отметка  о снятии с контроля, надпись «В дело» с подписью и датой, проставляемой  в нижнем правом углу оборотной стороны  последнего листа исполненного документа, не проставляется.

Ежедневно сотрудники Общего отдела учитывают и обобщают данные о  ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителями. В случае существенного отставания, задержки исполнения, делается доклад  руководителю для принятия экстренных мер.

В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих  основаниях.

При ведении контроля используются компьютерные базы данных в программе Microsoft Exсel. В настоящий момент существуют программы, специально разработанные  для выполнения этой функции, позволяющие вести контроль над исполнением документов централизованно, с более удобным поиском.