Организация и технология документационного обеспечения в Нелидовском районном потребительском обществе

Недостатком существующего порядка контроля над исполнением документов является то, что формируемые базы не сведены в одну единую и в каждом подразделении ведется своя база. Контроль исполнения документов Нелидовского райпо проводится не совсем в соответствии с существующими требованиями, так как результаты исполнения должны  обязательно отмечаться на документе, не только в регистрационных базах. Также к недостаткам можно отнести то, что база данных, формируемая в процессе регистрации, не используется для ведения контроля, это  приводит к дублированию ввода информации документов.

Таким образом, этап контроля над исполнением документов является важной составной частью документооборота. Ход и результаты исполнения документов подлежат учету, обобщению и анализу, которые осуществляет в Нелидовском райпо делопроизводитель. На основании сведений, полученных в процессе учета, обобщения и анализа, периодически информируются должностные лица (структурные подразделения) учреждения. Это позволяет контролировать сроки и качество данных ими поручений (резолюций), определяющих порядок исполнения соответствующих документов.

Выводы по главе II

Документооборот в Нелидовском райпо регулируется инструкцией по делопроизводству, которая разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, уставом Нелидовского райпо и иными внутренними нормативными документами Нелидовского райпо.

В деятельности Нелидовского райпо образуются следующие группы документов: организационно-правовая документация, распорядительная, информационно-справочная, плановые документы, отчетная документация, договорная документация, каждая из вышеперечисленных групп, исходя из содержания конкретных документов, подразделяется на типы.

Документооборот предприятия можно  разделить на следующие этапы: регистрация  и учет поступающих в организацию  документов, подготовка и регистрация отправляемых документов, прохождение внутренних документов, учет объема документооборота, контроль над исполнением документов.

Проведя во второй главе работы анализ существующего положения, в следующей  главе автор выявит проблемные места организации документооборота Нелидовского райпо и разработает направления совершенствования.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Рекомендации по совершенствованию ДОУ "Нелидовского РАЙПО

3.1. Совершенствование нормативной  базы документационного обеспечения  Нелидовского РАЙПО.

В результате анализа системы документационного  обеспечения управления Нелидовского райпо были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования делопроизводства.

Было выявлено   отсутствие необходимых нормативно-методических документов, таких как, положение о службе документационного обеспечения управления, должностная инструкция секретаря председателя совета.

Одним из обязательных  нормативных  документов по организации службы документационного обеспечения управления является положение об этом структурном подразделении. Начальнику Общего отдела необходимо разработать положение об отделе.

При разработке положения о делопроизводственной службе следует обращать внимание на рекомендации Государственной системы  документационного обеспечения  управления. В структуру положения  об Общем отделе должны входить следующие  пункты:

1. общие положения. Здесь перечисляются  законодательные акты и нормативно-методические  документы, руководствоваться которыми  должна служба. Определяется степень  самостоятельности подразделения  и подчиненности его руководителя;

2.   задачи;

3. структура. Перечисляется весь  состав службы (экспедиция, группа  контроля, архив и т.д.);

4.  функции;

5.  обязанности;

6.  права;

8.  ответственность;

9.  взаимосвязи с другими подразделениями.

Положение о службе документационного  обеспечения управления должно разрабатываться  непосредственно начальником Общего отдела, согласовываться с юристом  и утверждаться председателем совета райпо. Проект положения об Общем отделе дан в Приложении.

Среди нормативных документов Нелидовского райпо отсутствует  должностная инструкция секретаря председателя совета. Должностные обязанности нигде не закреплены и не регламентированы, поэтому секретарь выполняет каждую операцию и работу по мере необходимости.

Должностная инструкция – главный  организационно-правовой документ, устанавливающий  и регулирующий организационные  стороны деятельности должностных  лиц, специалистов и работников других категорий, составляющих персонал современных  учреждений, организаций и предприятий.²⁰

Должностная инструкция необходима секретарю  для того, чтобы очертить круг его  обязанностей, обеспечить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками в случае отсутствия или в связи с временной  перегрузкой.²¹

Значение должностной инструкции как организационного документа  заключается в том, что она:

- закрепляет правовой статус  и место работника в системе  управления;

- определяет его задачи, функции,  права и обязанности;

- позволяет обоснованно оценить  результаты деятельности;

- является правовой основой  для аттестации работника, определения  его дисциплинарной и материальной  ответственности;

- устанавливает организационные  основы работы секретаря.²²

На основе наблюдений и анализа  должностных обязанностей секретаря  Генерального директора и выполняемых  операций предлагается его должностная инструкция Приложение.

При написании должностной инструкции следует пользоваться рекомендациями ГСДОУ, а также, исходя из типового набора делопроизводственных  операций и организации их выполнения, тарифно-квалификационной характеристики секретаря.

Структура текста должностной инструкции должна включать следующие разделы:

1. общие положения;

2. основные задачи и функции;

3. обязанности;

4. права;

5. ответственность;

6. взаимосвязи по должности;

7. оценка деятельности.²³

Так как секретарь Генерального директора является помощником руководителя, к его профессиональной подготовке на предприятии предъявляются повышенные требования. В связи с этим в  должностную инструкцию предлагается включить специальный пункт, в котором  перечисляются требования к профессиональным знаниям.

 

 

 

 

 

 

 

 

3.2. Совершенствование документационного  обеспечения деятельности на  основе автоматизации.

Для повышения эффективности  документооборота компании и устранения выявленных недостатков нами разработаны  следующие мероприятия:

1. Устранение недостатков  в существующем порядке организации  делопроизводства Нелидовского райпо.

Указанные недостатки в документообороте могут быть устранены путем полной автоматизации документирования деятельности предприятия. При этом, как уже  говорилось ранее, можно внедрить "1С: Система электронного документооборота "Управление делами", что позволит вести раздельно регистрацию  документов личного состава и  приказов по основной деятельности, при  этом у каждого вида документов будет  присваиваться своя нумерация. Кроме  того, оформление и подготовка документов будет проходить без ошибок и  гораздо быстрее.

Функциональные возможности  системы "1С: Система электронного документооборота "Управление делами":

- Управление бизнес-процессами  предприятия (BPM);

- Внутренний документооборот  предприятия;

- Управление отношениями  с контрагентами (CRM);

- Прочие возможности.

Рассмотрим некоторые  подпункты системы подробнее.

Удобное меню позволяет войти  в любой подпункт, раскрывая его  более подробно:

Рис. Меню

Пункт "Приказы".

Документ служит для регистрации  приказов предприятия различного вида. Использование категорий документов позволяет удобно организовать работу с разными типами приказов (рис. 2).

В документе  реализован механизм подписки, позволяющий  оперативно оповещать сотрудников о принятых решениях (рис. 3)

Рис. 2. Приказы

 

 

Рис. 3. Реализация уведомления сотрудника

Встроенные печатные формы, значительно упрощают выпуск бумажных версий документов. При этом уменьшается количество возможных ошибок (рис. 4).

 

Рис. 4. Автоматизация  печатного вывода документов

Для организации  служебной переписки в системе  существует документ "Служебные записки" (рис. 5).

Рис. 5. Служебная  записка

При этом у получателя появляется в меню сообщение о поступлении  служебной записки. После прочтения  которой получатель может сохранить  ее, удалить, ответить… По умолчанию, доступ к документам этого типа дается автору и получателю - документы  являются приватными. Интерфейс пользователя прост (рис. 6).

Для такой крупной организации  как Нелидовское райпо, имеющей разветвленную структуру и филиалы, наиболее эффективной формой использования стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятия, является создание корпоративной информационной системы. Это позволило бы все перечисленные материалы представлять в виде электронных текстов, доступ к которым может быть возможен с любого рабочего места корпоративной сети. Создание единой корпоративной информационной системы позволило бы сократить время на передачу, согласование и подписание документов. А так же уменьшение ошибок в организации документооборота.

Как уже говорилось ранее, предприятию  необходимо использовать программу "1С: Система электронного документооборота "Управление делами" на базе "1С: Предприятие".

Управленческая деятельность основана на реализации всех перечисленных видов  информационных технологий в соответствии с последовательностью и содержанием  отдельных этапов процесса принятия решений. Поэтому современные информационные технологии обеспечения управленческой деятельности основаны на комплексном  использовании различных видов  информационных процессов на базе единого  технического комплекса, основой которого являются средства компьютерной техники.²⁴

- получение информации и ее  обработка;

- анализ, подготовка и принятие  решений;

- выполнение решений;

- учет и контроль принятых  решений.

Деятельность служб делопроизводства направлена на организационное и  документационно - информационное обеспечение  указанных процессов.

Делопроизводственные функции  формализованы и закреплены соответствующими государственными и отраслевыми  стандартами и нормативными документами, что создает основу их автоматизации  с использованием информационных компьютерных технологий. Реализация этой задачи позволяет  повысить эффективность делопроизводственной деятельности и как следствие, - управления организацией.

Автоматизация делопроизводства преследует достижение следующих целей в  области работы с документами: ²⁵

- регистрация всей поступающей  корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции  на рассмотрение руководству  организации или в ее структурные  подразделения;

- регистрация всей исходящей  корреспонденции и ее внутренних  документов;

- списание документов в дело  в соответствии с принятой  в организации номенклатурой  дел;

- осуществление контроля за  исполнением поручений;

- поиск документов.

Что же касается эффективности, то автоматизация  делопроизводства преследует следующие  цели :²⁶

- создание для исполнителей  необходимых условий для повышения  доли интеллектуального производительного  труда по содержательной и  смысловой работе с документами  и снижения трудозатрат на  рутинные операции;

- исключение дублирования работы  по вводу информации о документе  на различных участках работы  с ним;

- повышение оперативности и  качества работы документами;

- упорядочение документооборота.

В области контроля над исполнительской  дисциплиной:²⁷

- обеспечение контроля исполнения;

- обеспечения автоматизированного  контроля прохождения документов  в подразделениях организации  с момента их получения до  завершения исполнения;

- обеспечения автоматизированного  упреждающего контроля своевременного  исполнения документов, оперативное  получение информации о состоянии  исполнения и месте нахождения  любого документа.