Цели и целеполагание управленческой деятельности

1.4. Оценка степени достижения цели

 

Для осуществления эффективного управления недостаточно сформулировать цели, поставленные организацией при управлении объектом. Для того чтобы система управления была конструктивной, необходимы критерии, позволяющие оценить степень достижения цели.

Считается, что словесная характеристика цели является только первой стадией ее выражения. Однако ограничиваться лишь словесным описанием при формулировке цели недопустимо.

Одна из причин того, что не выражаются в количественной форме, –  трудность количественного выражения целей. Тем не менее, для эффективной разработки и принятия управленческих решений это необходимо.

При построении дерева целей считается нецелесообразным переходить к целям более низкого иерархического уровня до тех пор, пока [13. C. 99]:

• не сделано не только словесное, но и количественное описание цели;
• цель не развернута во времени;
• для всех целей не определены коэффициенты их относительной важности.

В процессе формирования дерева целей:

• рассматривались различные альтернативные варианты целей;
• исключались маловажные мероприятия (коэффициент относительной важности целей);
• исключались мероприятия с относительно низкой эффективностью;
• исключались мероприятия из-за нехватки ресурсов для их выполнения.

Но если дерево целей построено, оно оказывается гораздо эффективнее набора мероприятий, построенного традиционными методами.

Поскольку цель – это состояние объекта управления, к достижению которого стремится организация, то, для того чтобы иметь возможность реального управления объектом, необходимо измерить степень достижения цели. Это необходимо по многим причинам, в частности, только имея возможность оценить степень достижения цели, можно вовремя скорректировать управленческие воздействия.

Оценить степень достижения цели возможно с помощью соответствующего критерия.

Критерий должен адекватно отражать степень достижения цели (все основные аспекты) и  быть измеримым. В частности, это может быть количественный показатель, может быть критерий, позволяющий использовать для получения количественной оценки качественную оценку состояния объекта, это может быть информация, позволяющая проранжировать состояние объекта по предпочтительности.

Многие критерии, используемые для оценки степени достижения, носят объективный характер: существует понятие шкала и уровень значения критерия однозначно определяется.

Если деятельность организации достаточно сложна и разнообразна и цели, к достижению которых она стремится, представлены в виде дерева целей, то в виде дерева могут быть представлены и критерии, с помощью которых оценивается степень достижения целей, входящих в состав дерева целей.

Формирование дерева критериев наиболее целесообразно осуществлять параллельно с формированием дерева целей, так как одновременный процесс формирования деревьев целей и деревьев критериев способствует более точному определению целей, стоящих перед организацией. Структура дерева критериев аналогична структуре дерева целей.

Особое значение при определении целей, так и задач и заданий по реализации поставленных целей играет ресурсное обеспечение.

Под ресурсами могут пониматься и материалы, и технологии, и люди, и информация, а также имеющиеся деловые связи и т.д., то есть все то, что может быть задействовано и может способствовать достижению поставленный целей.

Если цели влекут большие материальные затраты, то приходится ограничиваться теми целями и средствами их достижения, которые укладываются в бюджет организации.

Если речь идет о финансировании проектов, то необходимо в соответствии с установленными приоритетами отобрать те из них, которые в наибольшей степени соответствуют поставленной стратегии, финансирующей реализацию проектов.

Поскольку все предлагаемые проекты необходимым финансированием обеспечить, как правило, не удается, то должны отбираться наиболее перспективные. Поэтому разрабатываемые цели необходимо рационально увязывать с имеющимися в распоряжении организации ресурсами.

Таким образом, под целеполаганием понимается сложный процесс, включающий не только образование целей, но и их проверку, корректировку, согласование, прогнозирование.

В процессе разработки и реализации решения этап целеполагания является весьма непростым и зависит от многих факторов: многообразия целей для одной и той же ситуации, сложности их точного количественного измерения, необходимости учета интересов различных групп и т.д.

Используются различные методы разработки целей. Универсальным является метод «написания сценария», но не всегда оправданно его применение для решения текущих задач.

Дерево целей дает возможность отразить с помощью дедуктивно-логической модели весь круг задач, которые требуется решить для достижения главной цели, постепенно их детализируя и переходя к системам, подсистемам и их элементам.

Оценить степень достижения цели можно с помощью соответствующего критерия. Если систематизация целей представлена в виде дерева целей, то в виде дерева могут быть представлены и критерии. Такое представление системы критериев позволяет более эффективно отслеживать ход реализации поставленных организацией целей.

 

 

2. Технологии процесса разработки и реализации управленческих решений

2.1. Приоритет  цели при разработке и реализации управленческих решений

 

Весь процесс разработки и реализации управленческих решений  должен быть ориентирован на достижение запланированной цели.

Приоритетные направления  деятельности организации непосредственно  учитываются при разработке целей, к достижению которых организация  стремится.

Ориентация на цели достигается  в результате применения профессиональных управленческих технологий разработки и реализации управленческих решений.

Технологии разработки управленческих решений – это искусство, мастерство и умение осуществлять управленческое воздействие на персонал для достижения общих и ключевых целей организации.

Технологии разработки управленческих решений не являются детерминированными, так как ее объектами являются человек, отдел, управление и др. Поэтому требуется постоянная работа по совершенствованию условий применения тех или иных технологий разработки управленческих решений.

В состав технологии разработки управленческих решений входят целевые технологии разработки управленческих решений и процессорные (см. рисунок 4). Целевые технологии определяют набор процессорных технологий. Процессорные технологии обслуживают целевые, являясь по отношению к ним инструментарием. Целевые включают инициативно-целевую, программно - целевую и регламентную технологии.

Рисунок 4 – Состав технологий разработки управленческих решений

 

Целевая технология – это технология, основанная на приоритете целей над ситуациями. Целевые технологии ориентирует решение на достижение цели, а не на устранение возмущающих воздействий.

Основным предметом целевой технологии является цель. Целевая технология представляет технологию разработки управленческих решений по упреждению.

При реализации целевых технологий различают солидарное и пропорциональное авторство. Солидарное авторство – это равные права руководителей и исполнителей на всю программу выполнения задания и результаты. Пропорциональное авторство – это права на всю программу и результаты задания или части их, определяемые соотношениями затрат (материальных, интеллектуальных и др.) всех участников, принимавших участие в программе [16. C. 52-53].

Итак, цель определяет то, ради чего создают систему. Ориентация на цели достигается при использовании технологий разработки и реализации управленческих решений.

2.2. Целевые  технологии (инициативно-целевая, программно-целевая,  регламентная)

 

Инициативно-целевая  технология. Данная технология основана на выдаче заданий без указания средств и методов их выполнения и рассчитана на инициативного и профессионального исполнителя. Инициативно-целевая технология предусматривает разработку руководителем только конечной цели задания для работника или отдела, а также срока выполнения (Т_вып) без указания механизма ее достижения (см. приложение 1). При этом цель может быть не достигнута по каким-либо причинам (кривая 1), может быть достигнута в предусмотренные сроки или раньше (кривая 2), может быть достигнута за пределами установленного срока (кривая 3). Инициативно-целевая технология дает большой простор для инициативных решений подчиненных.

Основные условия использования  данной технологии [16. C. 53]:

• штат работников организации или ее подразделения не более 10чел.;
• время выполнения задания не должно превышать одного месяца со для его выдачи;
• высокий профессионализм персонала или большое доверие к нему со стороны руководителя;
• производство новых товаров, услуг, информации или знаний;
• наличие устойчивых неформальных отношений в коллективе.

Профессионализм выполнения задания определяется квалификацией  исполнителя задания, а квалификация руководителя играет вторичную роль. Технология не гарантирует достижение цели.

Программно-целевая  технология. Наиболее часто в организациях применяется программно-целевая технология. Она состоит в выдаче для исполнения заданий (целей, задач) с указанием средств, методов и времени их выполнения, имеются указания о внешнем или внутреннем контроле промежуточных состояний этого выполнения. Профессионализм выполнения задания определяется квалификацией руководителя, выдавшего задание, а квалификация исполнителя играет вторичную роль. Программно-целевая технология обычно гарантирует достижение цели (см. приложение 2).

Применение программно-целевой технологии может привести к трем основным результатам:

• достижению цели в заданный срок при приемлемых отклонениях от заданных промежуточных значений;
• достижению цели в заданный срок при существенных отклонениях от заданных промежуточных значений;
• устойчивому недостижению цели в заданный срок.

Данная технология предусматривает  разработку руководителем целей  управления, средств и методов  их реализации, а также сроков и  состояний промежуточных значений процесса. Если какое-либо заданное промежуточное  значение не достигнуто, то на его выполнение выделяются дополнительные ресурсы, если заданное промежуточное значение превосходит запланированное, то часть ресурсов переводится на другие нужды и при этом цель будет достигнута в предусмотренные сроки.

Программно-целевая технология базируется на современных знаниях, экономико-математических методах и информационных технологиях.

Основные условия применения данной технологии [16. C. 54]:

• определенность и доступность управленческих и производственных ресурсов;
• явно выраженное разделение управленческого и производственного
• большой объем типовых процедур, ситуаций и решений.

Регламентная технология. Эта технология состоит в выдаче для исполнения заданий (целей, задач) с указанием средств и их возможных ограничений, рекомендуемых методов и ориентировочного времени их выполнения. Технология предусматривает наличие жесткого контроля процесса приближения к цели. Профессионализм выполнения задания определяется квалификацией руководителя, выдавшего задание, и исполнителя. Подразумевается жесткий контроль за положительной динамикой процесса выполнения задания (см. приложение 3).

Регламентная технология может привести к двум основным результатам:

• достижению ощутимых положительных результатов от самого процесса выполнения цели – кривая 1;
• отсутствию существенных положительных результатов в течение приемлемого времени (топтание на месте) – кривая 2.

Регламентная технология предусматривает разработку руководителем  конечной цели управления и стратегий  при возможном ограничении различных ресурсов (материальных, людских, финансовых и т. д.). При этом цель будет обязательно достигнута, но в сроки, заранее трудно определимые. Достижение цели гарантируется только при жестком внутреннем или внешнем контроле хода процесса реализации поставленных целей.

Основные условия использования  данной технологии [16. C. 56]:

• время выполнения цели или составляющих ее задач не должно быть точно задано (важен сам процесс достижения цели);
• возможно существенное и непрогнозируемое ограничение 
  ресурсов (финансовых, технологических, сырьевых и др.);
• инновационный и длительный характер разработок;
• ориентировочное время достижения цели – свыше 1 года.