Деловой этикет

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Анализ  организационной структуры

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Организационная структура представляет собой схему  подчинения нижестоящего подразделения  ряду функциональных подразделений,  

    решающих отдельные вопросы управления - технические, плановые, финансовые и т. В этом случае указания поступают более квалифицированные. Однако подчиненные подразделения не всегда знают, как согласовать полученные указания, в какой очередности их выполнять. 

Анализ  существующей корпоративной   культуры 

         Описание и анализ корпоративной  культуры ОАО «Оптика Сэсэг» необходимо проводить по следующим направлениям.

1. Символика. Благодаря символам ОАО «Оптика Сэсэг» нет нужды представление себя и своей компании. Символы способствуют формированию чувства сплочённости, единства, тем самым укрепляя корпоративную культуру.
2. Наличие документов, фиксирующих ценности, основные постулаты корпоративной культуры организации и др. Таких документов в ОАО «Оптика Сэсэг» вообще не существует. Даже руководители не имеют представления о том, что содержат в себе подобные документы.
3. Внутриорганизационный  климат. Этому фактору в корпоративной культуре ОАО «Оптика Сэсэг»  уделяется большое значение. Организация понимает важность создания внутри себя теплых и дружественных отношений. Практическое отсутствие текучести кадров это подтверждает. Среди работников царит атмосфера взаимовыручки и взаимопомощи. У любого работника могут возникнуть различные тяжелые, практические обязательства (смерть близкого, несчастный случай, авария, болезнь).   В этом случае компания не останется безучастной.
4. Совместное проведение времени вне работы. Это связано прежде всего, с группами со схожими интересами. Например, поклонники футбола. Если работники филиала являются хорошими друзьями, то могут организовываться встречи семьями. Существует и другая хорошая традиция:  после тяжелого рабочего дня, который заканчивается погрузкой продукции в автомобили для  развозки на следующий день, все работники собираются вместе за одним столом, отдыхают; могут вместе отмечать дни рождения.
5. Старшинство и власть как генератор ценностей. От высших руководителей многое зависит. Они распространяют основные ценности корпорации, определяют возможность сотрудников участвовать в принятии решении. В конечном итоге, именно от них зависит то, насколько успешным будет осуществление изменений в корпоративной культуре организации. Руководители ОАО «Оптика Сэсэг» являются достойным примером своим сотрудникам. Они отличаются вежливостью, пользуются авторитетом у своих подчиненных. Современные взгляды на теорию и практику бизнеса позволяет им добиваться серьезных результатов и заручаться поддержкой выше стоящего руководства.
6. Программы поощрения сотрудников. ОАО «Оптика Сэсэг»

осуществляет  проведение различных благотворительных  программ, а также программ, проводимых с целью укрепления духа коллективизма  и имиджа ОАО «Оптика Сэсэг».

7. Отношения с Законом  Компания строит всю свою работу, бухгалтерский учет и отчетность на принципе соблюдения Закона. За все существование не было  ни  одного случая применения к компании санкций государственными органами.
8. Социальная ответственность организации (перед клиентами и партнерами). Социальная ответственность ОАО «Оптика Сэсэг»  проявляется в высоком качестве продаваемой продукции, качестве обслуживания, в отношении с партнерами.
9. Проведение общеорганизационных собраний.
10. Уделение внимания личному профессиональному росту сотрудников (создание благоприятных условий труда, направление на учебу, повышение квалификации). Эта составляющая корпоративной культуры предполагает возможность профессионального роста и обучения, отлаженную систему мотивации. ОАО «Оптика Сэсэг» внимательно подходит к созданию  всех необходимых условий труда, чтобы работник мог решить свои основные задачи, не отвлекаясь на второстепенные.

     Выводы: Описанный выше перечень не является исчерпывающим при характеристике корпоративной культуры ОАО «Оптика Сэсэг». Он лишь отражает основные достоинства и недостатки управления культурой этой организации.   

Нормы и правила деловой  этики. 

     Основные  положения:

     Репутация Компании как честного, открытого  предприятия, строго придерживающейся высоких стандартов деловой этики, является залогом ее успеха и процветания. Следование высоким этическим принципам  и поддержание репутации группы компаний - одна из основных задач всех сотрудников.

      Любые нарушения норм и правил деловой  этики могут привести к потере доверия к предприятию со стороны  деловых партнеров, клиентов и государственных  структур.

     Сотрудники  Компании всегда действуют в соответствии с существующим законодательством, твердо зная и понимая законодательные  акты, регулирующие их профессиональную деятельность.

     Для Компании важны не только результаты, но и то, как они были получены. Сотрудники следуют этическим принципам, записанным в настоящем Кодексе, даже в том случае, если их действия могут привести к финансовым потерям  для предприятия. Высокие результаты, достижение которых потребовало  нарушения этических принципов, подрывают репутацию Компании и  наносят значительный финансовый ущерб.

     Сотрудники  Компании не принимают ответственных  решений, если понимают, что уровень  их профессиональной компетенции недостаточен. Любые рекомендации и предложения  разрабатываются только после тщательного анализа рассматриваемой проблемы и всех имеющихся по данному вопросу данных.

     Оказавшись  в сложной ситуации, не предусмотренной  действующими нормативными актами и  не описанной в Кодексе, сотруднику следует задать себе приведенные  ниже вопросы, а затем проконсультироваться с коллегами.

- Правильно  ли я поступаю?

- Не  осудят ли меня коллеги?

- Не  вызовет ли мой поступок недовольство  учредителей (акционеров)?

- Будут  ли мои действия способствовать  укреплению репутации Компании  как группы компаний с высокими  этическими принципами?

- Понравится  ли мне, если об этом напишут  в региональных СМИ?

- Соответствуют  ли мои действия высоким стандартам  деловой этики, принятым в предприятии? 

Отношения между руководителями и подчиненными. 

     Создание  конструктивных профессиональных отношений  между руководителями и подчиненными необходимо для ежедневной эффективной  работы предприятия и для ее будущего развития. Сотрудникам рекомендуется  соблюдать следующие нормы и  правила делового этикета:

- показывать  подчиненным при мер хорошего владения нормами и правилами этики и делового этикета;

- не  критиковать подчиненных в присутствии  других сотрудников, делать это  конфиденциально;

- уметь  признавать перед подчиненными  свои ошибки и не преследовать  их за конструктивную критику  в свой адрес;

- информировать  непосредственного руководителя  о причинах Вашего отсутствия, если в течение длительного  времени Вам приходится отсутствовать  на рабочем месте;

- не  отвечать в присутствии коллег  на некорректное поведение руководителя, если Вы уверены в своей  правоте, попросите о личной  встрече;

- знать  в лицо и по имени-отчеству  руководителей компании;

- при  встрече в коридоре или на  открытой территории здороваться  первым следует подчиненному;

- входящий  в помещение (в том числе  руководитель) первым здоровается  с присутствующими;

-при  рукопожатии первым руку протягивает  начальник или вышестоящий сотрудник. 

Отношения с деловыми партнерами компании. 

     Поведение каждого сотрудника формирует представление  деловых партнеров и клиентов о предприятии и влияет на их стремление сотрудничать с Компания. В процессе делового общения с коллегами, партнерами и представителями государственных организаций сотрудникам рекомендуется

придерживаться  следующих норм и правил делового поведения:

- с  уважением относиться ко всем  деловым партнерам без исключения,

- в  процессе общения быть сдержанным  и тактичным,

- не  обсуждать одного делового партнера  с другим,

- всегда  уважительно отзываться о коллегах  и предприятии, укрепляя тем  самым авторитет и доброе имя  Компании,

- никогда  не заставлять себя ждать. Если  Вы вынуждены держать делового  партнера в ожидании, извинитесь  перед ним,

- выслушивать  собеседника, давая партнеру возможность  полностью высказаться,

- критика  должна идти после похвалы  и быть деловой и конструктивной,

- критические  замечания формулировать корректно,  не задевая достоинство партнера,

- всегда  стараться увидеть проблему или  ситуацию глазами партнера,

- в  процессе беседы чаще называть  собеседника по имени (или имени-отчеству),

- избегать  поучительного тона, быть открытыми  к аргументам партнера и стараться  убедить его в своей правоте,

- предоставлять  деловому партнеру только ту  информацию, которая непосредственно  касается предмета переговоров. 

Проведение  собраний и совещаний. 

   Собрания  и совещания - важнейшая составляющая деятельности предприятия. При проведении собраний и совещаний следует  использовать отведенное время с  максимальной эффективностью. Для этого  сотрудникам рекомендуется соблюдать  следующие нормы и правила  этикета:

- приходить  на собрания вовремя,

- заранее  ознакомиться с повесткой дня  и брать с собой все необходимые  материалы, заранее подготовленные  вопросы или комментарии,

- перед  началом собрания или совещания  отключать мобильный телефон,

негромко  извиняться, если Вам необходимо выйти  или после возвращения в зал,

- не  использовать собрания в качестве  трибуны для решения личных  проблем,

- всегда  заранее выяснять, сколько времени  отводится на выступление. О  превышении регламента напоминает  председатель,

- не  затягивать свое выступление  за счет сокращения времени  следующих ораторов,

- представляя  оратора, называть его имя,  должность, основание для его  выступления и тему. 

Телефонное  общение. 

     Умение  сотрудников говорить по телефону с  коллегами, клиентами, партнерами и  другими заинтересованными лицами способствует созданию благоприятного впечатления о предприятии в  целом. В процессе телефонного общения  сотрудникам рекомендуется руководствоваться  следующими нормами и правилами  делового этикета:

- отвечать  на телефонный звонок быстро, насколько это возможно;

- звоня  деловым партнерам или коллегам, называть свое имя, должность  и подразделение;

- в  начале телефонного разговора  спрашивать, в удобное ли время  Вы звоните;

- всегда  внимательно выслушивать собеседника;

- заканчивать  телефонный разговор, как правило,  следует позвонившему;

- не  звонить кому-либо на работу  по личным вопросам. В случае  крайней необходимости рекомендуется  быть предельно кратким;

- оставляя  сообщение на автоответчике, называть  дату, время звонка, свое имя, название  компании, а затем кратко излагать  цель звонка;