Информационное обеспечение системы управления персоналом

Специалист по автоматизированным информационным технологиям управления персоналом призван решать следующие задачи: уметь создать новую информационную систему управления персоналом; настроить ее работу; обеспечить непрерывное развитие; обеспечить применение новейших сетевых технологий в управлении персоналом.

Возможность решения этих задач требует наличия определенных знаний, которые могут быть сгруппированы в три направления:

•      знание современных технических средств обработки информации;

•      знание    современных    программных    продуктов    по    управлению
персоналом;

•      знание возможностей современных коммуникационных систем.

Сотрудник кадровой службы работает с персональными данными, которые относятся к категории конфиденциальной информации. Не допускается сбор, хранение, использование информации о частной жизни, а также информации, нарушающей личную и семейную тайну и иных сообщений физического лица без его согласия, кроме как на основании судебного решения. Особо отметим, что кадровые службы как юридические лица в соответствии со своими полномочиями, владеющие информацией о гражданах, получающие и использующие ее, несут ответственность за порядок ее использования в соответствии с законодательством РФ.

Кроме того, персональные данные о работниках организации могут рассматриваться как вид экономической информации, под которой понимается совокупность сведений, отображающих состояние экономики объектов. Именно в этом смысле персональные данные, которые складываются из профессиональных и личностных характеристик граждан, которые имели или имеют рабочие места в организациях, можно рассматривать как вид экономической информации.

Информацию о конкретном работнике, позволяющую идентифицировать его личность, составляют: данные, подтверждающие личность; физические характеристики; данные о состоянии здоровья; характеристики образовательного уровня; профессиональные характеристики (включая оценку трудового вклада, карьерные устремления, пожелания работника в направлении изменения профессионального или должностного статуса); данные о благосостоянии; данные для налоговых служб; данные о лицензиях и разрешениях; сведения о взаимоотношениях с органами правопорядка; сведения о частной собственности.

В современных информационных технологиях организации выделяют автоматизированное рабочее место специалиста кадровой службы. Автоматизированное рабочее место (АРМ) работника кадровой службы — совокупность организационно-программных технических ресурсов, обеспечивающих специалисту по персоналу сбор персональных данных, их автоматизацию и автоматизацию управленческих функций в области управления персоналом. АРМ оснащено программными, техническими, методическими разработками.

Комплекс задач по управлению персоналом, решаемых на базе АРМ, включает: учет приема, перемещения и увольнения персонала; оформление приема кадров, перевода, отпуска, командировки, увольнения; ведение базы данных (БД) кандидатов на вакантные должности; наполнение БД по кандидатам; получение отчета по заявке на вакантную должность и отчетной документации; ведение штатного расписания.

На практике реализация в информационной системе организации функций управления персоналом требует наличия следующих составляющих программного обеспечения:

•       Модуль кадрового учета — для поддержки непосредственной работы
менеджера кадровой службы.

•       Модуль   управления   штатным   расписанием   —  для   планирования
численности работников и фонда заработной платы.

•       Модуль расчета заработной платы — для распределения и расчета
заработной платы.

•       Система управления  документами  (СУД)  — для  документального
обеспечения управления персоналом.

•       Юридическая справочная система — для соблюдения всех правовых
норм и выполнения инструкций.

•       Экспертные системы — для проведения аналитических исследований.

В последнее время на российском рынке появилось значительное число интегрированных систем западных разработчиков, таких, как R/3 фирмы SAP, Baan (Baan), Oracle Applications (Oracle).

Основные недостатки зарубежных программных продуктов — это слабая адаптация к российскому законодательству, ограниченная локализация (т.е. перевод на русский язык не всех элементов интерфейса) и очень высокая стоимость.

Перечень основных пакетов прикладных программ по управлению персоналом, наиболее известных в России и странах СНГ, включает в себя:

•         пакет «Босс-кадровик» компании АйТи — комплексная система,
позволяющая формировать и вести штатное расписание, хранить
полную информацию о сотрудниках, отражать движение кадров
внутри фирмы, рассчитывать заработную плату и т.д.;

•         пакет «Атлант-кадры» фирмы «Атлант/Информ», предназначенный
для   автоматизации   учета   кадров   предприятий   любой   формы
собственности;

•         пакет   по   управлению   кадрами   фирмы   INFIN,   позволяющий
автоматизировать     следующие     кадровые     процедуры:     прием
сотрудников;   перемещение   сотрудников;   отпуска   сотрудников;
увольнение сотрудников; личная карточка; подбор кадров;

•         автоматизированное рабочее место «Учет личного состава» фирмы
«Инфософт»,     предназначенное    для    учета    личного    состава
предприятий     любого     типа:     государственных,     совместных,
бюджетных, акционерных;

•         модуль   «Бизнес-кадры»   интегрированного   пакета   «Галактика»
московской  корпорации  «Галактика».  Комплекс  задач  «Учет  и
управление кадрами» входит в состав контура административного
управления    наряду    с    такими    модулями,    как    «Финансовое
планирование»,    «Календарно-сетевое    планирование»,    «Анализ
финансовой     и     хозяйственной     деятельности»,     «Управление
маркетингом», «Управление документооборотом»;

•         пакет      прикладных      программ      белорусского       предприятия
«НИИЭВМсервис» по управлению кадрами;

•         система «Кадры» украинской фирмы ANTEC, ориентированная на
выполнение основных действий кадровой службы;

•         модуль   «Управление   персоналом»,   представленный   в   составе
системы электронного документооборота N. System, разработанной
в     Санкт-Петербурге     специализированным     предприятием     «
ComputerLand/St. Petersburg»;

•         АСУ     «Кадры»,     охватывающая     набор     основных     функций
управления персоналом во ВНИПИ АСУ «Газпром» и аппарате
управления НПО «Союзавтоматика» и др.

Среди разнообразных справочно-информационных систем, содержащих юридическую информацию для работников кадровых служб, наибольший

интерес и практическую ценность представляют справочно-информационные системы законодательных актов.

Кроме этого, все более широкое распространение Интернета в России открывает перед кадровыми службами новые возможности в решении профессиональных задач. С одной стороны, можно разместить на собственном или арендуемом узле (сайте) информацию об организации и ее кадровых потребностях, а с другой — получить информацию, размещаемую на веб-страницах кадровыми агентствами, учебными заведениями, консалтинговыми организациями и пр.

Автоматизированные информационные технологии управления персоналом призваны решать следующие комплексы задач: работа с персоналом на уровне отдела кадров (наем, отбор, учет, перемещения и т.п.); социологические исследования; психологические аспекты подготовки и проверки персонала; нормирование труда; оплата труда; планирование трудовых показателей; оперативно-производственное управление трудовыми показателями; организация труда; социальное и медицинское обслуживание; техника безопасности.

Предложенное распределение по уровням не означает, что именно в такой последовательности должны разрабатываться и внедряться соответствующие комплексы информационных управленческих задач. Работы по всем уровням производятся, как правило, параллельно. Присоединение каждого нового уровня (неважно в какой последовательности) только расширяет границы предметной области и представляет процесс «Управление персоналом» в более полном объеме.

Вопросы кадровой политики, как на текущий момент, так и на долгосрочную перспективу, решаются во всех без исключения организациях

— от крупных до мелких, которые могут принадлежать к различным формам собственности.

Для формирования бизнес-плана организации могут использоваться специальные пакеты, с помощью которых проводится компьютерный анализ инвестиционных проектов организации, рассчитанные как на среднесрочную, так и на долгосрочную перспективу. В рамках подобных инвестиционных проектов производится проектирование номенклатуры и объема продукции, оценивается трудоемкость ее изготовления и трудоемкость производственной программы. Здесь же определяется потребность в оборудовании и необходимость обучения или переобучения персонала. Расчеты по количественному и квалификационному составу производятся в процессе составления бизнес-плана и зависят от содержания портфеля заказов (на выпуск продукции или оказания услуг) и технологии про­изводства.

Для подбора персонала сотрудники кадровой службы могут обратиться в базы данных служб занятости или профсоюзных организаций через глобальную сеть. Кроме этого, организация может разместить объявления о вакансии на соответствующем сайте в Интернете.

В ответ на рекламу все заинтересованные лица подготавливают необходимый пакет документов и направляют его в кадровую службу организации, которая регистрирует эти документы и заполняет базы данных претендентов на вакансии. Если при реализации инвестиционного плана встает вопрос об обучении сотрудника или о его перемещении, то служба управления персоналом также обращается в созданную соответствующую базу данных. Очень большие возможности открываются при использовании информационных технологий при проведении деловой оценки персонала.

Помимо рассмотренных видов пакетов прикладных программ для кадровых служб, может представить интерес еще один класс программных продуктов, который называется «Экспертные системы» (ЭС). Экспертные системы — разновидность прикладной программы, которая решает проблемы и делает выводы, объясняя их. Результат их работы заранее неизвестен, поскольку ход алгоритма рассуждений строится в зависимости от постоянно действующего при решении диалога с пользователем, а следовательно, определяется его ответами. Экспертные системы являются первым этапом в создании искусственного интеллекта. Они разработаны для самых различных предметных областей и могут использоваться как основа маркетинговых исследований в области управления персоналом.

В частности, создаются ЭС для службы управления персоналом по отбору, оценке и расстановке кадров, которые рекомендованы для использования в банках, на промышленных предприятиях, в строительных организациях, рекрутинговых организациях и в организациях других сфер деятельности. Такие ЭС позволяют выполнять компьютерное психофизиологическое обследование и тестирование работников, проводить профориентацию, профотбор, прием на работу, сокращение штатов, ат­тестацию, получать рекомендации по наиболее эффективному использованию каждого работника в условиях конкретного предприятия, создавать профили профессий и должностей, оценивать профпригодность работника, совместимость «команды» и другие функции.

Таким образом, на современном этапе развития автоматизированных информационных технологий работники служб управления персоналом могут не только упростить процедуру выполнения задачи управления персоналом и снизить трудоемкость ее выполнения при помощи формализации и использования работы в автоматизированном режиме, но и добиться максимального сокращения затрат на сбор, передачу, обработку

кадровой информации, не посягая на ее полноту и достоверность. При этом происходит повышение качества принимаемых управленческих решений за счет более «высокой» информационной поддержки руководства, возрастает уровень компетентности и подготовки самих работников служб управления персоналом. [2]

1.3   Информационная безопасность.

Безопасность организации - это такое состояние, которое достигается посредством обеспечения и поддержания защищенности его персонала и жизненно важных интересов организации от внутренних и внешних угроз с целью уменьшения отрицательных последствий нежелательных событий и достижение наилучших результатов деятельности.

Угроза безопасности организации - это событие, действие или явление, которое посредством воздействия на персонал, финансовые, материальные ценности и информацию могут привести к нанесению вреда здоровью работников и ущерба организации, нарушению или переустановке ее функционирования.

Обеспечение безопасности организации - это деятельность ее должностных лиц, персонала, специального подразделения безопасности, государственных правоохранительных органов и иных структур, направленное на предотвращение возможного нарушения ее нормального функционирования.

Система безопасности организации - это комплекс организационно-управленческих экономических, правовых, социально-психологических, профилактических, пропагандистских, режимных и инженерно-технических мер мероприятий, направленных на обеспечение безопасность организации и ее персонала. Определяющим и изначальным при формировании система

безопасности является концепция безопасности организации , которая представляет собой свод основных документов, касающихся политики и стратегии безопасности, основных направлений, средств и методов ее обеспечения.

Информационная безопасность — это охрана каналов поступления, хранения, обработки и передачи информации, защита любых информационных ресурсов по уровням доступа. Защите подлежит любая документационная информация, неправомерное обращение с которой может нанести ущерб ее собственнику, владельцу, пользователю и иному лицу. Режим защиты информации устанавливается в отношении конфиденциальной документационной информации — собственником информационных ресурсов, т.е. самой организацией.