Информационное обеспечение системы управления персоналом

Для анализа накапливаемой в процессе работы информации в системе предусмотрено формирование детальных статистических отчетов, существует возможность вывода на печать или сохранения в необходимый цифровой формат получаемой от системы информации.

При работе с системой пользователю необходимо обладать дополнительными сведениями, имеющими отношение к отображению информации модулями системы и с работой отдельно взятых документов. Связано это с тем, что каждая запись системы идентифицируется по трем показателям:

•              имя пользователя, осуществляющего запись;

•  должность пользователя, осуществляющего запись;

•              подразделение, к которому согласно иерархической структуре
предприятия относится пользователь, осуществляющий запись.

Исходя из этого:

1. Каждый модуль системы, вызываемый конкретным пользователем, отображает только те записи системы, относящиеся к данному модулю, которые имеют отношение к подразделению этого конкретного пользователя. Записей, совершенных пользователями других подразделений, нет в списке модуля отображаемом системой. Однако, если у конкретного подразделения согласно иерархической структуре предприятия есть подчиненные структурные единицы, тогда, воспользовавшись фильтром вызванного модуля, можно отобразить записи, сделанные выбранной фильтром структурной единицей предприятия.

2. Всякий документ, введенный в систему, есть запись, обладающая указанной идентификацией. Поэтому, осуществление всех процедур, связанных с документом (проводка и ее снятие, редактирование и удаление документа) доступно только тому, кто его ввел. Однако, для упрощения работы в конкретных подразделениях, учитывая человеческий фактор, система предусматривает осуществление редактирования, проводки и снятия проводки с документа другим сотрудником, относящемуся к конкретному подразделению, за исключением права удаления этого документа. При этом система зафиксирует реквизиты последнего сотрудника, каким-либо образом изменившего запись, связанную с данным документом.

Наряду с указанной идентификацией записи конкретные документы обладают дополнительной идентификацией, обусловленной номером и контрагентом, отписывающим данный конкретный документ. Например, может возникнуть ситуация, когда осуществляется ввод, к примеру, счета с номером и поставщиком, фигурирующими в счете, который уже был создан в системе (может быть, сотрудником другого структурного подразделения) -при сохранении такого документа возникает конфликтная ситуация. Чтобы избегать подобных случаев, следует предусмотреть в учетной политике предприятия унификацию нумерации документов.

В случаях, когда пользователь системы совершает какие-то неправильные действия, система реагирует на это выводом системного сообщения с указанием ошибки.

Необходимо отметить также следующее. Каждый модуль системы на своей панели инструментов имеет кнопку обновления данных. Ее применение связано с тем, что вызванные пользователем системные модули не всегда обновляются автоматически. Для этого пришлось бы вводить в

систему счетчик отсчета определенного промежутка времени, после которого система автоматически обновляла бы данные. Однако, использование подобного счетчика может приводить к конфликтным ситуациям, чего нужно избегать. Поэтому, в текущей конфигурации обновление данных реализовано вручную. Таким образом, если пользователь значительное время работает с каким-то из модулей системы, целесообразно использовать нажатие кнопки обновления данных, поскольку набор данных, отображаемый конкретным модулем, на текущий момент времени мог измениться.

При активности вызванного какого-либо модуля системы для удобства пользователя системой производится подсчет количества отображаемых записей, что фиксируется в строке состояния панели статуса:

Любой пользователь системы при возникновении проблем или вопросов всегда может воспользоваться электронной почтой для получения квалифицированной поддержки.

Наконец, следует понимать, что текущая конфигурация системы, назовем ее базовой, не является конечной. Система развивается, расширяя имеющиеся возможности. Кроме того, всегда существует возможность адаптации системы под конкретное предприятие, а также наращивание новых модулей, решающих дополнительно поставленные задачи. [8]

Руководство пользователя информационной системы «Менеджер задач» находится по адресу : www.managerOOO.narod.ru/

3.2   Обоснование социально-экономической эффективности оргпроекта внедрения информационной системы «Менеджер задач».

Оценка   экономической    эффективности    проекта   совершенствования информационного обеспечения системы управления организацией.

Разработчики продают данное программное обеспечение за 180 тыс. руб. , с ежегодной абонентской платой в размере 30 тыс. руб. А также разработчики предлагают перенастройку под нашу организацию за 50 тыс. руб.

Внедрение программного продукта: установка программного обеспечения и обучение основных пользователей -  100 тыс. руб.

Время на ознакомление с этой информационной системой - 2 месяца. Текущая балансовая прибыль составляет - 18,275 млн.руб.

Прибыль после внедрения программного продукта в систему управления организацией ОАО «Прогресс» примерно может составить - 19,000 млн.руб.

1.              Чистый    дисконтированный    доход    (ЧДД),    или    интегральный
экономический     эффект,     определяется     как     сумма     текущих
экономических эффектов за весь период.

ЧДД-Р-К

Р   -   экономические   результаты   осуществления   мероприятий   за расчетный период, руб. ;

К - затраты на осуществление мероприятий за расчетный период. Р =19,000 млн.руб. - 18,275 млн.руб. = 0,725 млн.руб. = 725тыс.руб. К = 180 тыс. руб. + 50 тыс.руб. + 100 тыс.руб. = 340 тыс.руб. ЧДД - 725 - 340 = 385 тыс. руб.

2.              Срок окупаемости - это отношение затрат на реализацию проекта к
полученной прибыли за один год.

385 тыс.руб. / 19000 тыс. руб. = 0,02 года * 12 мес. = 0,24

Срок окупаемости проекта составляет 8 дней.

Но следует учесть, что персонал не сразу адаптируется к новому программному обеспечению. Время на ознакомление - 2 месяца. Поэтому срок окупаемости проекта - 2 месяца 8 дней.

3. Оценка   социальной   эффективности   проекта   совершенствования информационного обеспечения системы управления организацией.

Социальная эффективность проектов проявляется в возможности достижения позитивных , а также избежание отрицательных с социальной точки зрения изменений в организации.

благоприятный     психологический     климат     (информированность, относительная бесконфликтность отношений с руководством и коллегами);

обеспечение     персоналу     надлежащего     жизненного     уровня (благоприятные условия труда, достойная заработная плата).

Глава 4   ВНЕДРЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОГО ПРОЕКТА.

На этапе внедрения организационного проекта по совершенствованию информационного обеспечения системы управления организацией проводится следующие мероприятия: реализация и настройка программного продукта «Менеджер задач», осуществляется работа по созданию дополнительных модулей в соответствии с техническим проектом, например, создание конвертеров, позволяющих преобразовать нормативно-справочную информацию и другие хранимые данные из существующей системы в требуемый формат.

С самого начала работ по настройке/реализации интегрированной системы управления проводится обучение персонала заказчика, которая впоследствии будет сопровождать создаваемую систему.

Пробные пуско-налад очные работы проводят на стендовом (обособленном) оборудовании с тем, чтобы не мешать текущему процессу управления. Для проведения пробной пуско-наладки от компании назначают освобожденную группу, состоящую из перспективных сотрудников, которые освобождаются от текущей производственной нагрузки. Освобожденная группа в дальнейшем участвует в обучении остальных сотрудников и распространении настроенного пакета по всем рабочим местам.

Пробная пуско-наладка включает следующие этапы:

-         обучение освобожденной группы;

-         техническая настройка типовых рабочих мест;

-         пробная конвертация данных и дополнительные работы;

-         пробный ввод в действие.

Основной задачей этапа опытной эксплуатации является доводка настроенного при пробных работах пакета модулей и распространение его по всем рабочим местам компании.

Основные пусконаладочные работы включают следующие стадии:

-         обучение пользователей рабочих мест;

-         доводка технической настройки на рабочих местах;

-         промышленная конвертация данных;

-         проведение опытной эксплуатации.

По результатам опытной эксплуатации составляется акт о сдаче в промышленную эксплуатацию. На этом проект внедрения информационной системы «Менеджер задач» на предприятии, как правило, считается завершенным. В дальнейшем в течении нескольких месяцев производится поддержка эксплуатации данной информационной системы силами собственных и приглашенных специалистов до тех пор, пока интеграционная система не станет рутинной практикой управленческих служб предприятия.

Таблица 5. План мероприятий по внедрению организационного

проекта.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Использование информационных технологий для управления предприятием делает любую компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры. Подобная автоматизация позволяет:

-Повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных.

-  Снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов
обработки информации, регламентации и упрощения доступа сотрудников
компании к нужной информации. Изменить характер труда сотрудников,
избавляя   их   от   выполнения   рутинной   работы   и   давая   возможность
сосредоточиться на профессионально важных обязанностях.

-  Обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходования
денежных средств на всех уровнях управления.

-Руководителям среднего и нижнего звеньев анализировать деятельность своих подразделений и оперативно готовить сводные и аналитические отчеты для руководства и смежных отделов.

-Повысить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами и центральным аппаратом.

-Гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации.

Автоматизация дает значительно больший эффект при комплексном подходе. Частичная автоматизация отдельных рабочих мест или функций способна решить лишь очередную "горящую" проблему. Однако при этом возникают   и   отрицательные   эффекты:   не   снижаются,   а  порой  даже

увеличиваются трудоемкость  и  затраты  на содержание  персонала;  не устраняется несогласованность работы подразделений.

Модульность структуры системы позволяет расширять ее возможности, модернизировать с целью повышения эффективности работы или адаптации системы под конкретное предприятие. В перспективе своего развития система может являться фундаментом построения единой автоматизированной информационной системы любого предприятия.

Особые преимущества внедрения информационной системы «Менеджер задач» включает следующее:

•         оперативное решение управленческих задач с контролем динамики
их выполнения;

•         работу,   как   с   входящими,   так   и   с   исходящими   платежными
документами;

•         формирование   каталога  товаров   (склад)   посредством   процедур
приходования и расходования товаров (или услуг);