Информационное обеспечение системы управления персоналом

Фактический показатель обеспечения управленческого персонала нормативно-справочной документацией ниже планового показателя на 13 %, показатели обеспечения плановой документацией так же ниже на 6  %.

Фактически объем перерабатываемой информации выше плана на 132 документов в год. Количество документов и информации, приходящееся на одного работника по факту выше плана на 7 документов в год. Фактические затраты на создание, передачу и обработку информации выше плановых затрат на 23 тыс. руб. Фактические показатели полноты информационного обеспечения и своевременности информационного обеспечения ниже плановых показателей на 0,2 и 0,14 коэффициента.

Направления совершенствования элементов, характеризующих систему информационного обеспечения управления организации

2.1.4 Выводы из анализа состояния субъекта управления.

Система информационного обеспечения отстает от плана по факту в допустимых пределах. Показатели характеризующие систему информационного обеспечения взаимосвязаны, поэтому для всех показателей установим единые причины не выполнения плана: отсутствие или недостаточная квалификация кадров, недостаточная обеспеченность или плохое использование технических средств управления, недостаточность или дублирование информации и т.п. Из-за несовершенного функционирования информационного обеспечения системы с точки зрения достижения целей, организация несет потери такие как: несвоевременное поступления первичных документов, неорганизованность сортировки поступающих документов по характеру содержащейся в них информации, неполный контроль ведения планово-отчетной документации, задержки корректировки планов-графиков при нарушении технологического процесса обработки информации, функционирование средств подготовки данных перебоями.

Исходя из полученных результатов анализа можно сделать вывод о необходимости дальнейшего совершенствования информационного обеспечения и внедрения современных информационных комплексных систем.

2.2   Разработка задания на оргпроектирование.

2.2.1  Цель разработки оргпроекта.

Разработка оргпроекта необходима для совершенствования информационного обеспечения системы управления организации с целью использования для этого новейших информационных технологий.

2.2.2              Основание для разработки оргпроекта.

Основанием для разработки оргпроекта служит «Проектная документация на совершенствование информационного обеспечения системы управления организацией» и «Коммерческое предложение» от разработчиков новой информационной системы «Менеджер задач».

2.2.3              Требования к построению субъекта управления.

К разработке информационного обеспечения службы управления персоналом предъявляется ряд организационно-методических требований: рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе, сокращение числа форм документов; возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах и во внутримашинной сфере; необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.

2.2.4              Перечень проектных предложений.

При выборе и внедрении системы необходимо решить технические, административные и организационные задачи. Информационная система есть плод совместных усилий поставщика и персонала компании. Для успешной реализации проекта:

•         необходимо    провести    обследование    и    проектирование    будущей
системы.   Другими   словами,   необходим   точный   анализ   текущей
ситуации и модель будущей системы;

•         разработчик должен произвести настройку системы. При внедрении
требуется   этап   тестирования,   с   целью   выявления   потенциальных
ошибок;

• внедрение разбивается на две крупные части: подготовка администраторов из персонала предприятия и непосредственно запуск подсистем в отделах и подразделениях.

2.2.5 Краткое технико-экономическое обоснование проектных предложений.

От    совершенствования    информационного     обеспечения    возможны следующие положительные результаты:

1)              Возможная экономия расходов за счёт снижения

-         фонда заработной платы

-         коммунальных услуг

-         стоимости программного обеспечения

-         расходов на почту

-         расходов на оформление договоров

-         расходов на перераспределение сырья

2)              Устранение возможных расходов в будущем

-         избежание будущего роста численности персонала

-         уменьшение требований к обработке данных

-         снижение стоимости обслуживания

3)              Возможные нематериальные выгоды

-         улучшение качества информации

-         повышение производительности

-         улучшение и ускорение обслуживания

-         новые производственные мощности

-         более уверенные решения

-         улучшение контроля

-         уменьшение просроченных платежей

-         полное использование программного обеспечения.

Глава 3    ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ.

3.1   Разработка оргпроекта внедрения информационной системы «Менеджер задач».

Последующие конкретные шаги по совершенствованию системы управления организацией могут быть определены по окончании аналитической части, когда будет проведено исследование организации, определены и согласованы пути реорганизации системы управления и пути развития информационных технологий.

Эскизный проект создается на основе технического задания (ТЗ), укрупненно описывает управленческие и информационные взаимосвязи в систем. После согласования эскизного проекта можно начинать детальное проектирование и внедрение выделенных подсистем (по бизнес-процессам и/или подразделениям) с целью сокращения сроков получения реальной отдачи от внедряемых технологий. В соответствии с согласованной очередностью внедрения разрабатываются детальные ТЗ на подсистемы и проводятся работы по внедрению подсистем вплоть до завершения опытной эксплуатации.

Основная работа, необходимая для разработки технического задания будет проведена при выборе системы, то есть на этом этапе необходимо окончательно согласовать и утвердить детали, касающиеся подсистем. На каждую подсистему оформляется и утверждается ТЗ, которое определяет порядок создания и требования к подсистеме.

Пробное внедрение предполагаемой технологии управления проводится в ручном режиме по выбранным направлениям деятельности. По результатам опробования производится необходимые изменения.

Техническое проектирование отобранной подсистемы осуществляется в соответствии с утвержденным техническим заданием. На стадии проектирования по подсистемам проводится подробное моделирование бизнес-процессов и строится подробная модель бизнес процессов будущей системы управления. Технический проект подробно описывает рабочие места информационного обеспечения системы , выполняемые на них бизнес-операции, соответствующие им проводки, структуры обрабатываемых баз данных, взаимосвязи данных и алгоритмы их обработки. Технический проект должен включать данные об объемах и интенсивности потоков обрабатываемой информации, количестве пользователей информационного обеспечения системы и характеристиках требуемого оборудования и программного обеспечения.

На первый взгляд, задача получения своевременной информации о реальном состоянии дел на предприятии - это та цель, которая побуждает любого директора браться за внедрение у себя на предприятии информационных систем. Действительно, первый источник эффективности проекта совершенствования информационного обеспечения системы - это различные выгоды от простого наличия необходимой информации, от ее точности и достоверности, от ускорения ее сбора, передачи, поиска. Да, информация необходима для принятия решений, для своевременного формирования внешней отчетности (с чего обычно все и начинается). Без нее бизнес просто «встанет», ошибки в информации чреваты, подчас, потерей рынка, разорением и аналогичными неприятностями разного масштаба.

Пока большая часть информационных систем, присутствующих на рынке, сосредоточена именно на решении проблем учета на предприятиях - от бухгалтерских программ до комплексных корпоративных систем учета.

Информационная система «Менеджер задач».

В любом предприятии можно выделить управляемый процесс (объект управления) и управляющую часть (орган управления). Их совокупность определяется как система управления.

Воздействие обеих частей друг на друга осуществляется в виде передачи информации. Таким образом, в системе управления всегда присутствует замкнутый информационный контур.

В рамках информационного контура имеется и передается информация о целях управления, о состоянии управляемого процесса, об управляющих воздействиях. Информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а также с персоналом, осуществляющим эти действия с информацией, образуют информационную систему данного предприятия.

Обеспечение процесса принятия решений, а именно предоставление нужной информации в нужное время и нужном месте, - одна из основных задач информационной системы организации.

Программа «Менеджер задач» представляет собой информационную систему финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Она включает в себя

•         оперативное решение управленческих задач с контролем динамики
их выполнения;

•         работу,   как   с   входящими,   так   и   с   исходящими   платежными
документами;

•         формирование   каталога  товаров   (склад)   посредством   процедур
приходования и расходования товаров (или услуг);

•              автоматизацию    распределения     товаров     (или     услуг)     среди
структурных подразделений предприятия.

Функционирование программы «Менеджер задач» (далее - «система») осуществляется работой взаимосвязанных модулей, составляющих структуру системы и способных немедленно реагировать при изменении деловых процессов, происходящих в системе. Каждый модуль системы снабжен интуитивно-понятным интерфейсом с инструментарием для решения определенных модулю задач.

Модульность структуры системы позволяет расширять ее возможности, модернизировать с целью повышения эффективности работы или адаптации системы под конкретное предприятие. В перспективе своего развития система может являться фундаментом построения единой автоматизированной информационной системы любого предприятия.

С технической точки зрения система ориентирована на доступные программно-аппаратные средства предприятия:

•          система работает на персональных компьютерах под управлением
операционной     системы     Windows,     соединенных     локальной
вычислительной сетью;

•          требования   к   конфигурации   имеющихся   операционных   систем
совпадают с минимальными требованиями системы;

•          наличие Microsoft SQL Server 2000.

Круг пользователей системы обусловливается иерархической структурой предприятия, при этом, не существует ограничений диапазона подключаемых к системе пользователей.

Ограничения системы определяются правами доступа к системе пользователей и влияют на возможности управления информационными потоками.