Информационные технологии в документационном обеспечении управления

    Министерство культуры Российской Федерации

Казанский государственный  университет культуры и искусств

Факультет информационного  сервиса и медиатехнологий

Кафедра документоведения и издательского дела

 

 

 

 

 

Информационные технологии в  документационном обеспечении управления

Дипломная работа

по специальности  350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Казань – 2013

Министерство культуры Российской Федерации

Казанский государственный  университет культуры и искусств

Факультет информационного сервиса и медиатехнологий

Кафедра документоведения и издательского дела

 

 

 

Информационные технологии в  документационном

обеспечении управления

Дипломная работа

по специальности  350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления»

Работу выполнил:

студент 184 группы

Кирягина Т.

Научный руководитель:

Матеева Г.В., канд. пед. наук,

доцент

 

Допускается к защите

зав. кафедрой Дрешер Ю.Н.,

док. пед. наук, профессор

 «____» ____________ 2013 г.

 

Казань – 2013 
ОГЛАВЛЕНИЕ

 

 

 

Введение

Резкое увеличение с  конца 20 века объемов информации и  соответственно документов, как их носителей послужило внедрению  информационных технологий в обработку информации и документов различных сфер человеческой деятельности, в том числе, в документационное обеспечение управления. На сегодняшний день они используются во всех сферах деятельности человека. От того, как организации, предприятия, фирмы смогут внедрить и использовать современные информационные технологии в документационном обеспечении своей деятельности, зависит их место в будущем глобальном информационном обществе.

Тема «информационные  технологии в ДОУ» актуальна, потому что эффективность работы организации напрямую зависит от уровня развития и использования информационных технологий.

Наличие или отсутствие в организации автоматизированной технологии может рассматриваться  как формальный показатель, позволяющий  судить о качестве и оперативности работы.

Сфера применения новых  информационных технологий на базе персональных компьютеров и развитых средств  коммуникации весьма обширна. Она включает различные аспекты - от обеспечения  простейших функций служебной переписки  до системного анализа и поддержки сложных задач принятия решений. Персональные компьютеры, лазерная и оптическая техника, средства массовой информации и различного вида коммуникации (включая спутниковую связь) позволяют учреждениям, предприятиям, фирмам, организациям, трудовым коллективам и отдельным специалистам получать в нужное время и в полном объеме необходимую информацию для реализации профессиональных, образовательных, культурных и тому подобных целей. Этим обусловлена актуальность данного исследования. 

Объект исследования – документационное обеспечение управления МОУ «Гимназия №9».

Предмет исследования – информационные технологии в документационном обеспечении управленческой деятельности МОУ «Гимназия №9».

Целью работы является изучение особенностей использования информационных технологий в документационном обеспечении управления МОУ «Гимназия №9» и выработка рекомендаций по его совершенствованию.

Для решения поставленной цели необходимо выполнение следующих задач:

— дать определение ключевым понятиям документационного обеспечения управления;

— указать основные понятия информационных технологий и их классификацию;

—  дать характеристику МОУ «Гимназия №9»;

— проанализировать документационное обеспечение управления МОУ «гимназия №9»;

— проанализировать использование информационных технологий в ДОУ МОУ «Гимназия №9»;

— разработать базу данных для МОУ «Гимназия №9».

При написании нашей  дипломной работы была проанализирована литература таких авторов, как С.Л. Кузнецов, О.И.Рысков, Н.А. Храмцовская, А.Д. Хомоненко, Е.Н. Филенко, А.М. Лобанова и др. Это статьи, посвященные общим вопросам автоматизации информационного обеспечения управления, а также основам совершенствования документационного обеспечения управления.

Дипломная работа состоит  из введения, трех глав, заключения, и списка использованной литературы. В первой главе даются определения основных понятий документационного обеспечения управления и информационных технологий в ДОУ. Вторая глава представляет собой анализ деятельности МОУ «Гимназия №9», на базе которой проводится наше дальнейшее исследование. Рассматривается роль секретаря в управлении организацией, его основные функции, а так же использование в его деятельности информационных технологий. В ходе анализа деятельности секретаря, использовались такие методы как беседа и наблюдение.

В третьей главе мы производим обзор существующего  программного обеспечения, ставим задачи для нашей новой автоматизированной системы, и реализуем наши замыслы  на практике. При этом используется метод моделирования.

В заключении подводятся итоги нашего исследования.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава I. Информационные технологии в ДОУ: общая характеристика

1.​1. Понятие «документационное обеспечение управления»

Эффективность деятельности различных учреждений, предприятий, организаций зависит от того, как налажена система делопроизводства.

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» делопроизводство или документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» (ДОУ) в соответствии с ГОСТом употребляются как синонимы. однако термин «делопроизводство» преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами, а термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами [1].

Результатом документирования является документ.

В утвержденном в 1998 г. ГОСТ Р 51141 – 98 «делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» понятие  документа сформулировано следующим образом: «Документ; документированная информация – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать» [22].

В Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ «документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель» [25]

В обществе документы  являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной информации. Любой документ, создаваемый в ходе документирования управленческой деятельности, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элементов. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Сегодня специалисты  выделяют следующие системы документов:

— организационно-правовая документация;

— плановая документация;

— распорядительная документация;

— информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

— отчетная документация;

— договорная документация;

— документация по личному составу;

— документация по обеспечению финансами (бухгалтерский учет и отчетность);

— документация по материально-техническому обеспечению;

— документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения;

— документация, отражающая основную деятельность учреждения, организации или предприятия и т.п.

Документационное обеспечение  управления предполагает не только создание документов, но и организацию работы с ними. Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот организации  – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления [1].

Главное правило, которого следует придерживаться при организации  документооборота – оперативное  прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени

Говоря о порядке  движения документов, можно выделить несколько этапов документооборота:

— прием и первичная обработка (или экспедиционная обработка) поступающих в организацию документов;

— предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

— регистрация документов;

— организация движения документов внутри организации (включающая информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);

— обработка (экспедиционная) исполненных и отправляемых документов.

Документационное обеспечение  управления (делопроизводство) любой  организации, учреждения, предприятия  рассматривается сегодня как  важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ), которая подчиняется непосредственно руководителю организации.

К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие:

— совершенствование форм и методов работы с документами;

— обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;

— сокращение документооборота;

— унификация форм документов;

— разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях;

— внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

В состав типовых функций  службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные. [7].

Организация документов в делопроизводстве представляет собой  совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в  делопроизводстве и их передачу архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству.

1.2. Проблемные вопросы документационного обеспечения управления

Современные компьютерные информационные технологии способны кардинально  изменять методическую, информационную и технологическую составляющие управленческих процессов и осуществлять их на качественно новом, более эффективном  уровне. Однако в настоящее время  все еще существует ряд объективных факторов, оказывающих сдерживающее действие на темпы их внедрения в России, к которым можно отнести следующие:

— экономическую нестабильность

— «пробелы» в законодательном обеспечении

— недостаточность образования управленческих кадров в сфере информационных технологий 

— дефицит специалистов в области информации

— недостаточное государственное финансирование научно-исследовательских и практических разработок, связанных с НТИ

— пока ещё явное отставание, по сравнению с Западом в области развития средств вычислительной техники и связи.

Наряду с перечисленными проблемами, существует еще масса  других проблем, таких как: 

— недостаточная компетентность как руководства всех уровней управления предприятием, так и рядовых работников управленческой сферы в отношении вопросов автоматизации (внедрения новых информационных систем и технологий);

— приверженность традиционному подходу в сфере управления.

И хотя многие руководители и специалисты понимают, что время  требует новых подходов к реализации большинства задач, но воплощать их на практике не торопятся. Это касается как типовых задач, так и принципиально новых задач. Еще одна проблема – анализ существующей системы управления на предприятии. Несмотря на то, что данная проблема достаточно подробно освящена в литературе и необходимость такого рода исследований уже неоднократно доказывалась отечественными и зарубежными учеными, предприятия весьма неохотно соглашаются на проведение подобной работы, причем только тогда, когда избежать ее уже нельзя [12].