Информационные технологии в документационном обеспечении управления

Поэтому одним из направлений  совершенствования деятельности секретаря  является повышение квалификации секретаря, совершенствование условий труда, в особенности технического оснащения рабочего стола и  автоматизации ДОУ.

В ходе исследования выяснилось, что в МОУ «Гимназия №9» все документы делятся на три документопотока: входящие (поступающие), исходящие (отправляемые), и внутренние документы. Преобладающим потоком являются входящие документы, причем их объем с каждым годом увеличивается. Составим график динамики документных потоков МОУ «Гимназия №9» за период с 2009/10 уч. г. По 2011/12 уч.г. (Таблица1)

Таблица 1. Документные потоки МОУ «гимназия №9»

 По данным таблицы построим график документопотока за период с 2009/10 уч. г. По 2011/12 уч.г.

Рис.2 Документные потоки МОУ «Гимназия №9»

По графику (рис.2) видно, что с каждым годом документопоток организации постоянно увеличивается.

Анализ документооборота в МОУ «Гимназия №9» выявил, что секретарем обрабатываются следующие виды документов:

1. Входящие: письма, информационные письма, телеграммы, телефонограммы, приказы от вышестоящих организаций, факсограммы, распоряжения, поручения, заявления, жалобы, объяснительные, служебные записки, сообщения по электронной почте.

2. Внутренние: приказы (по организации УВП, финансово-хозяйственной деятельности, по личному составу, по учащимся), личные дела сотрудников, трудовые книжки, распоряжения, объяснительные записки, докладные записки, протоколы, выписки из протокола, акты, учебно-педагогическая документация (алфавитная книга записи учащихся, книга движения, личные дела учащихся, классные журналы, журналы групп продленного дня, книга учета бланков и выдачи аттестатов об основном общем образовании, книга учета бланков и выдачи аттестатов о среднем (полном) образовании, книга учета выдачи золотых и серебряных медалей, книги протоколов педагогического совета школы, книги приказов, книги учета личного состава педагогических работников, журнал пропущенных и замещенных уроков).

3. Исходящие: письма, докладные записки, отчеты, справки, характеристики, телеграммы, телефонограммы, факсограммы, сообщения по электронной почте.

Документы регистрируются в журналах регистрации входящих, исходящих и внутренних документов соответственно. На некоторые виды документов заводятся отдельные журналы. Преобладающим документопотоком являются входящие документы (25-30 документов в день).

2.4. Информационные технологии в ДОУ МОУ «Гимназия №9»

В федеральной целевой  программе «Электронная Россия (2002-2010 годы)» говорится, что развитие и  широкое применение информационных и коммуникационных технологий имеет решающие значение для повышения эффективности функционирования экономики, государственного и местного самоуправления. Одним из направлений использования информационных коммуникационных технологий в деятельности органов государственной власти, организаций и предприятий является «развитие системы электронного документооборота, стандартов делопроизводства и документооборота». Актуальность совершенствования традиционного делопроизводства обуславливается необходимостью эффективности управленческой деятельности, ускорение движения документов в организации, уменьшение трудоемкости обработки документов. Созданная на основе перспективных информационных технологий автоматизированная система (далее АС) делопроизводства должна повысить действенность управления за счет образования единого документированного информационного пространства, дающая пользователям средства эффективной совместной работы с документами в любом месте и в любое время.

В Республике Татарстан также можно заметить стремление к автоматизации процесса документооборота и информатизации обществ. С 2008 по 2010 г. осуществлялась государственная целевая программа «Электронный Татарстан», целями которой являлось:

— повышение качества жизни населения Республики Татарстан за счет широкомасштабного использования информационно-коммуникационных технологий в социальной сфере, в сфере обеспечения безопасности жизнедеятельности, а также в повседневной жизни;

— повышение эффективности системы государственного и муниципального управления в Республике Татарстан, повышение доступности и качества государственных услуг для граждан и организаций, а также открытости органов власти;

— рост экономики, конкурентоспособности Республики Татарстан, уровня жизни населения и бюджетных доходов за счет развития современной информационно-коммуникационной инфраструктуры, использования информационно-коммуникационных технологий в экономике.

Как видим, проблема автоматизации документооборота очень важна в современной жизни. Она актуальна не только в рамках конкретной организации, но и всего государства в целом.

Цель применения любой  современной информационной технологии – сделать труд секретаря более эффективным. 
Несмотря на все многообразие обязанностей секретаря, в его работе условно всегда можно выделить две составляющие: 
— делопроизводственные операции с официальными документами (информационно-документационное обслуживание) – подготовка, создание и оформление документов; их прием, регистрация и передача; контроль за исполнением документов; организация хранения документов и обеспечение доступа к информации, зафиксированной в документе; справочно-информационная работа; 
— организационная работа (бездокументное обслуживание) – организация презентаций, совещаний, телефонных переговоров, командировок и т. д. 
 Существуют два подхода к совершенствованию деятельности секретаря на основе современных информационных технологий: 
— совершенствовать выполнение отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий. Такой подход проще в реализации, но менее эффективен. Он оправдан в небольших организациях при отсутствии возможности и необходимости комплексного подхода к решению проблемы, а также в организациях, где специфика основной деятельности и ее делопроизводство не позволяют эффективно использовать типовые решения; 
— комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы документационного обеспечения управления. Этот подход позволяет создать единое информационное пространство в организации. Он является наиболее эффективным способом решения проблемы, однако требует наличия больших ресурсов (финансовых, людских и пр.). 
Каждая организация проходит свой путь совершенствования документационного обеспечения управления на базе внедрения новых информационных технологий. Роль секретаря в достижении этой цели значима при любом подходе. Однако особое влияние на успешное решение этой сложной задачи он может оказать при использовании первого подхода, который на данный момент является наиболее распространенным. 

Рассмотрим некоторые  информационных технологий, позволяющие автоматизировать отдельные виды делопроизводственной и организационной работы секретаря МОУ «Гимназия №9». 

Информационные технологии, используемые при оформлении документов

  Наиболее известны из них текстовой, табличный и графический редакторы. В качестве текстового редактора в большинстве случаев выбирают MS Word интегрированного пакета MS Office. Использование различных компонентов этого пакета имеет целый ряд преимуществ: полная совместимость отдельных компонентов, т. е. возможность передачи информации из одной программы в другую; единообразие методов работы и др. MS Word предоставляет широкие возможности для оформления текста: 
— различные стили оформления и шрифты; 
— изготовление и вставка рисунков, таблиц; 
— редактирование, проверка правописания, многоязыковая поддержка; 
— создание форм и бланков; создание и редактирование сообщений электронной почты; 
— разнообразные операции по работе со сложными по структуре многостраничными документами и др. 
В качестве табличного редактора – «электронная таблица» – в большинстве случаев выбирают MS Excel пакета MS Office. Способность электронных таблиц быстро и точно производить автоматические вычисления может быть использована при выполнении широкого круга задач (учетных, складских, бухгалтерских и др. MS Excel предоставляет богатые возможности по оформлению документов, поиску в них нужной информации и оформлению результатов поиска, построению диаграмм различного типа. 

Информационные технологии, предназначенные для хранения информации, организации к ней доступа и выполнения справочно-информационной работы 
 Наиболее простая технология, не требующая специального программного обеспечения, базируется на возможностях, предоставляемых системой Windows. Она позволяет создать систему папок в соответствии с номенклатурой дел организации. При этом особого внимания заслуживают технологии, обеспечивающие безопасность документов как от порчи, так и от несанкционированных доступа и использования. 
 Для организации хранения объемных документов или архивного хранения необходимо использовать технологии сжатия информации, реализуемые программами-архиваторами. Это позволяет значительно экономить дисковое пространства (иногда до 95%). Наиболее распространенными программами-архиваторами являются WinZip и WinRar. Однако сфера применения этих информационных технологий намного шире. Она полезна при передаче документов: пересылке по электронной почте, на дисках и т. д. 
 Хранение документов в памяти компьютера предполагает электронную форму представления документа. Основной технологией перевода бумажных документов в электронную форму является сканирование (технологический процесс, в результате которого создается графический образ бумажного документа). Для преобразования графического образа бумажного документа в текстовой документ необходимо воспользоваться технологией распознавания образов. Современные системы распознавания не ориентируются ни на конкретный текст, ни на конкретный алфавит. Они способны распознавать текст на нескольких языках. Наиболее широко известна и распространена программа FineReader, обеспечивающая высокое качество распознавания и удобство применения. 
 Технология для хранения информации, организации к ней доступа и выполнения справочно-информационной работы, базирующаяся только на возможностях, предоставляемых системой Windows, неэффективна для больших объемов документальных и информационных массивов со сложной структурой и со сложными связями между документами. Кроме того, система Windows предоставляет недостаточно средств для всех видов поиска в массиве нужной информации, оформления результатов, а следовательно, и качественного проведения справочно-информационной работы. Для этих целей существует специальная информационная технология - технология баз данных (БД). Самое главное достоинство БД - доступность информации. Поиск необходимых данных осуществляется в считанные секунды, независимо от того, где находится пользователь: непосредственно у компьютера, где хранится информация, или на отдалении в сотни и тысячи километров. Не требуется соблюдать очередность в ожидании доступа к БД, так как пользоваться ею одновременно может большое число абонентов, читая при соответствующем желании одни и те же записи. Обновление БД не вызывает затруднений, так как введение новых данных осуществляется довольно просто. 
 Технология БД позволяет автоматизировать выполнение различных делопроизводственных функций: 
— регистрацию документов и контроль за их исполнением; 
— осуществление справочной работы по документам организации; 
— составление описей документов длительного хранения перед сдачей в архив; 
— получение по истечении делопроизводственного года выборки в виде акта о выделении документов, сроки которых истекли, к уничтожению и др. 
БД позволяют получить справку по законодательной базе, по системе нормативно-методических документов, определяющих порядок решения рассматриваемого вопроса. 
БД разнообразны по функциональному назначению, принципу хранения информации, возможностям организации поиска и множеству других характеристик. Большое распространение для организации БД получила система Access пакета MS Office. Это объясняется простотой ее освоения, удобством в эксплуатации, большим спектром функциональных возможностей, а главное тем, что она входит в пакет MS Office. Кроме того, она совместима с другими компонентами MS Office, что, безусловно, создает дополнительные удобства в работе. 
 Разнообразие типов БД, их функциональные различия, особенности программных средств их реализации делают непростой задачу эффективного использования этой информационной технологии.

 
  Информационные технологии для различных видов организационной деятельности 
 Текущая организационная деятельность секретаря включает в себя множество рутинных операций: занести в календарь сведения о назначенной встрече, совещании, поручении; произвести расчеты на калькуляторе; связаться с определенным абонентом и записать полученное сообщение и др. Помочь в этом может «электронный органайзер». Примером программы, реализующей эту технологию, является программа MS Outlook, входящая в MS Office. Раздел «Контакты» этой программы позволяет хранить телефоны, адреса и другие сведения делового или личного характера. Календарь выполняет функции ежедневника и дает возможность планировать встречи, события, собрания. Наличие в организации сетевого соединения компьютеров позволяет каждому сотруднику вести свой календарь на своем компьютере, а секретарю - иметь доступ к этим данным с целью определения наиболее удобного для всех времени проведения встреч, совещаний. Рассылка приглашений сопровождается автоматическим включением мероприятия в личные календари всех его участников.

Подготовка презентации  и обеспечение ее проведения – это коллективная деятельность, значительная роль в которой отводится секретарю. В настоящее время широкое распространение получили мультимедийные презентации благодаря возможности многоаспектного, разнопланового взгляда на объект презентации. Программные средства их реализации можно условно разделить на три группы: 
— специализированные программы, предназначенные для быстрой подготовки определенных типов мультимедийных приложений (презентаций, публикаций в Интернете); 
— авторские средства (специализированные инструментальные средства для создания мультимедийных приложений); 
— языки программирования. 
 Наиболее простым способом разработки мультимедийных презентаций является использование специальных современных программ. 
Наиболее интересным примером может служить программа PowerPoint фирмы Microsoft. По количеству изобразительных и анимационных эффектов она становится вровень со многими авторскими инструментальными средствами мультимедиа. В текущих версиях PowerPoint презентация не должна от начала до конца следовать жесткому сценарию - он может свободно разветвляться в зависимости от реакции пользователя. 
Встроенная поддержка Интернета и другие усовершенствования сделали эту программу лидером в мире мультимедийных презентаций, а наличие русскоязычной версии позволило решить все проблемы, связанные с применением англоязычного интерфейса. Программа PowerPoint входит в пакет MS Office, что обеспечивает ее широкое распространение.