Автор работы: Пользователь скрыл имя, 13 Июня 2013 в 23:04, дипломная работа
Резкое увеличение с конца 20 века объемов информации и соответственно документов, как их носителей послужило внедрению информационных технологий в обработку информации и документов различных сфер человеческой деятельности, в том числе, в документационное обеспечение управления. На сегодняшний день они используются во всех сферах деятельности человека. От того, как организации, предприятия, фирмы смогут внедрить и использовать современные информационные технологии в документационном обеспечении своей деятельности, зависит их место в будущем глобальном информационном обществе.
Рис. 11. Окно ввода параметра.
Рис. 12 Таблица результатов поиска.
По каждому журналу поиск ведется отдельно, так как многие реквизиты (дата, номер, исполнитель и др.) могут совпадать, и есть вероятность возникновения путаницы.
Главная форма поиска документов имеет три раздела: входящие, исходящие и внутренние документы (Рис. 13)
Рис. 13 Форма поиска документов.
Рассмотрим поиск входящих документов. В форме поиска входящих документов предлагается выбрать реквизит, по которому будет произведен отбор: по номеру, по дате, по наименованию вида документа, по содержанию, по источнику, по исполнителю или по тексту документа (рис. 14).
Рис. 14 Поиск входящих документов.
После выбора реквизита, появляется окно ввода параметра (рис.11), в которое нужно ввести значение, которое нам известно. На экран будут выведены одна или несколько записей, соответствующие нашему запросу (рис.12). Ту же самую операцию можно производить и с остальными журналами. Поиск внутренних документов осуществляется по журналу регистрации приказов (по номеру, по дате, по содержанию); по личным делам (по номеру, по должности, по ФИО работника, по дате постановки на учет); по журналу регистрации трудовых договоров (по номеру, по дате заключения, по ФИО работника, по должности, по дате получения экземпляра, по дате и номеру приказа); по дополнительным соглашениям к трудовым договорам (по дате заключения, по номеру договора, по ФИО) (рис.15).
Рис. 15. Поиск внутренних документов.
В журнале исходящей корреспонденции поиск можно произвести по номеру, по дате, по содержанию или по адресату (рис. 16).
Рисунок 16. Поиск исходящих документов.
Помимо этого, в нашей базе данных можно просматривать отчеты. Они строятся на основе запросов, но являются более наглядными, так как результаты поиска можно сгруппировать по различным параметрам (например, по числам месяца). В нашей базе данных отчеты выполняют функцию контроля за исполнением. Есть два вида отчетов, по исполнителю, и по сроку исполнения. В первом предлагается ввести фамилию исполнителя, после чего программа выдаст список документов, соответствующих запросу. Если оставить поле ввода параметра пустым, то на экран будет выведен список всех исполнителей в алфавитном порядке (рис.17). Со вторым видом отчета действует тот же принцип, только документы группируются по сроку исполнения (Рис.18).
Рис. 17 Отчет по исполнителям
Рис.18 Отчет по срокам исполнения
Организация работы с документами – ключевая технология управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или огромной корпорации. Естественно, эффективное управление требует некоторой системы работы с документами. Чем шире сфера и масштабы деятельности организации, тем более важную и самостоятельную роль играет собственно система делопроизводства. Она предполагает не только единые правила документирования – оформления документов, но и единый порядок документооборота.
Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.
Общегосударственные нормы регламентируют только форму готовых – официальных документов, но не технологию их подготовки: работу с проектами и неофициальными рабочими документами. Поэтому на этапе подготовки документов могут быть применены произвольные информационные технологии – от текстовых процессоров до систем коллективной работы.
В последние годы идет массовое внедрение информационных технологий в процесс управления. И здесь сразу же препятствием становится неупорядоченность управленческих процессов и отражающих их систем делопроизводства. Наиболее часто предлагаются программы автоматизации документооборота или АС ДОУ.
В рамках нашего дипломного исследования мы проанализировали особенности использования информационных технологий в ДОУ в МОУ «Гимназия №9» г. Казани РТ.
В ходе исследования и анализа процесса организации и технологии документационного обеспечения управления в гимназии были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию делопроизводства.
Основным направлением совершенствования технологии обработки документов является внедрение систем «Электронного документооборота».
Поэтому в рамках нашего исследования мы разработали БД в среде СУБД MS ACCESS. Она позволяет:
— при переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа – достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска;
— повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети.
Внедрение системы электронного документооборота в технологию обработки документов организации позволит коренным образом изменить всю систему делопроизводственного обслуживания гимназии, значительно повысить оперативность обработки документов, что особенно важно для повышения эффективности и качества принимаемых управленческих решений.
Итак, внедрение системы автоматизации документооборота предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации.
Список использованной литературы
Информация о работе Информационные технологии в документационном обеспечении управления