Информационные технологии в документационном обеспечении управления

— регистрация и контроль исполнения;

— справочно-информационная работа;

— организация рабочего времени руководителя;

— прием и передача документов по линиям связи;

— организация архивного хранения документов.

На каждом рабочем месте может выполняться одна или несколько перечисленных задач.

Первым этапом является выбор необходимого программного обеспечения и уже  затем – определение конфигурации компьютера, необходимой для оптимальной  работы выбранного программного обеспечения.

В небольшой фирме все вопросы, связанные с информационно-документационным обеспечением её деятельности могут выполняться одним работником (секретарем-референтом). В крупных фирмах эти задачи будут распределены между несколькими сотрудниками и соответственно решаться на нескольких рабочих местах, связанных между собой.

Выбор программного обеспечения определяется теми функциями, которые будут реализованы  на компьютере/компьютерах фирмы. Можно  выделить основные типы программного обеспечения:

— операционная система (ОС);

— текстовый процессор;

— электронная таблица;

— СУБД (система управления базами данных);

— система электронного документооборота, хранения и организации движения (маршрутизации) документов;

— специализированные прикладные программы (регистрации и контроля, бухгалтерские, справочные, OCR и т.п.);

— утилиты.

Операционная система (ОС) – базовая программа, под  управлением которой работает компьютер  и другие программы. На сегодняшний  день можно встретить наиболее распространенные ОС: Windows, Linux, Mac OS, BSD, UNIX и другие. Фактически, на сегодняшний день стандартом для небольших предприятий является программное обеспечение фирмы Microsoft, получившее распространение во всем мире. [34]

Для создания текстовых  документов, баз данных, презентаций  и много другого, отличным средством является пакет офисных программ Microsoft Office.

В состав пакета Office входят:

1. Большие прикладные программы

— Word. Мощный текстовый редактор, позволяющий быстро создать документ любой сложности из разрозненных заметок и довести до совершенства информационный бюллетень или брошюру. Это уже общепризнанно – редактор Word фирмы Microsoft является сегодня самой популярной в мире программой. Word начинен «быстрыми» командами и самыми современными средствами, такими как встроенная программа проверки правописания и словарь синонимов, которые помогают вам грамотно составлять документы, и готовыми шаблонами, позволяющими вам сводить воедино заметки, письма, счета и брошюры без больших усилий.

— Excel. Программой Excel можно пользоваться для составления бюджетов и финансовых отчетов, превращения сухих цифр в наглядные диаграммы и графики, проведения анализа типа «А что будет, если..?» практически по любому вопросу, а также для сортировки длиннейших списков в считанные секунды. С помощью электронных таблиц Excel можно впечатывать числа строку за строкой и столбец за столбцом, будучи вполне уверенным в том, что Excel правильно сложит, вычтет, умножит, разделит и вообще обойдется с ними как следует.

— PowerPoint. Позволит профессионально подготовить презентацию, щегольнув броской графикой и эффектно оформленными тезисами . Но что самое замечательное, пользователь сможет превратить документ, подготовленный в редакторе Word, в презентацию всего лишь одним щелчком мыши.

— Access. Представляет собой мощную программу управления данными, предназначенную главным образом для программистов. Access поставляется только в составе профессионального издания пакета Office.

2. Программы - помощники:

— Graph позволяет ввести несколько чисел и быстро превратить их в график.

— Organization Chart поможет создать штатное расписание фирмы.

— Equation Editor предназначена для создания математических формул в редакторе Word.

— WordArt поможет изменить почти до неузнаваемости форму букв или цифр, чтобы использовать их при создании привлекательных логотипов или заголовков.

— ClipArt Gallery может просмотреть несколько сотен рисунков в поисках наилучшей иллюстрации для информационного бюллетеня или презентации.[34]

 

Вывод по главе

Сегодня ключевым и проблемным вопросом в документационном обеспечении управления является разработка и внедрение автоматизированных систем документационного обеспечения управления, использования компьютерных технологий в делопроизводственных процессах. В условиях увеличения объема документооборота, главными целями его совершенствования, повышения эффективности управленческой деятельности являются: ускорение движения документов и уменьшение трудоемкости их обработки, которые достигаются при использовании современных информационных технологий, автоматизации области ДОУ.

Использование информационных технологий в делопроизводстве позволяют  работать с документами абсолютно  всем сотрудникам организации, улучшая  ведение делопроизводства, при этом сокращая временные и материальные затраты, повышая качество управления организацией любой формы собственности.

 

 

 

Глава 2. Применение ИТ в документационном обеспечении управленческой деятельности МОУ «Гимназия №9»

2.1. МОУ «Гимназия №9»: история создания, характеристика деятельности, структура

 

В 1964 году на улице Окольной начинается строительство школы,  и уже 1 сентября 1965 открывается школа №123 под руководством Корытного Владимира Марковича.

В январе 1966 школа  становится единственной в республике специализированной школой с углубленным  изучением французского языка.

В 1973 году второй директор школы, Федотова Раиса Григорьевна, инициирует строительство нового здания на улице Батыршина. На следующий  год школа встречает своих  учеников в новом здании. В 1979 году в республику приезжает французская  делегация из города Перпиньян, которая посещает школу, и она удостаивается множества наград, в том числе ордена  Красного Знамени. В 1992 году школа получает почетный статус гимназии с углубленным изучением французского языка.

Муниципальное общеобразовательное учреждение «Гимназия №9» Московского района г. Казани является одной из школ Республики Татарстан с углублённым изучением французского языка с профильным  обучением в 10-11 классах.

Главное в  гимназии - это стиль сотрудничества детей и взрослых, основанный на взаимном доверии, доброжелательности, диалоге и уважении.

В гимназии созданы  хорошие условия для организации  образовательного процесса, предоставления дополнительных образовательных услуг, проведения культурно-спортивного  досуга школьников. 

43 учебных  кабинета, столовая на 150 посадочных мест, 1 спортивный зал, 1 тренажёрный зал, 1 актовый зал, библиотека с общим фондом 15700 экземпляров учебной литературы и 17400 экземпляров художественной и методической литературы, 2 мастерские, кабинет психолога и релаксации, кабинет социально-психологической помощи, 2 медицинских кабинета, 1 стоматологический кабинет отвечают современным требованиям образовательного учреждения.

Гимназия  имеет 2 компьютерных кабинета, оснащённых персональными компьютерами, подключеными к сети Интернет. 5 кабинетов снабжены мультимедийными комплектами.  Оснащён современным оборудованием кабинет физики, обновляются кабинеты  информатики, химии. На призовые средства, полученные за победу в конкурсах («Большая перемена»), приобретено оборудование для актового зала. За счёт Попечительского фонда обновляется книжный фонд школьной библиотеки, мебель в учебных кабинетах.   

Директор гимназии Светлана Минвалиевна Валеева, руководитель высшей квалификационной категории, учитель французского языка высшей квалификационной категории, награждена знаком «Почетный работник общего образования РФ».

В своей педагогической деятельности коллектив гимназии руководствуется  Программой развития, которая представляет концепцию развития  гимназии и основные направления деятельности по её реализации.

Тесное сотрудничество, международные контакты дают свои результаты. Многие ученики после окончания  гимназии связывают свои знания с  французским языком, поступают на факультеты иностранных языков в  Казани, Н.Новгороде, Москве, совершенствуют свои знания во французском институте «Master», открытом при Московском институте международных отношений, работают переводчиками в совместных российско-французских фирмах. 

Гимназия  тесно сотрудничает с Центром  французского языка и культуры Республики Татарстан. В течение нескольких лет проходят республиканские научные семинары учителей французского языка, в ходе которых учителя дают серию открытых уроков и внеклассных мероприятий: стало традиционным проведение Рождественских елок совместно с Центром французского языка и культуры. Сегодня гимназия №9 – одна из самых респектабельных и известных школ Республики Татарстан. 

Гимназическое образование рассматривает как  образование повышенного типа с  усложненной программой, направленной на формирование высококультурной личности творческого типа. Это достигается путем выявления способностей каждого ученика, формированием духовно богатой, свободной физически здоровой личности, с широким научным кругозором, общекультурными потребностями и интересами, ориентированной на высокие нравственные ценности.

Центральным направлением деятельности гимназии становится работа по возможно более раннему  выявлению склонностей и способностей учащихся, чтобы дать возможность  каждому ребенку максимально  самореализоваться, обеспечить ему индивидуальное развитие на всех этапах обучения, подготовить к более осознанному выбору профильно-дифференцированного пути обучения и творческого развития;

Готовить  учащихся к получению высшего  профессионального образования, к  творческому труду в различных сферах научной и практической деятельности.

В гимназии трудится стабильный, профессионально подготовленный, творческий коллектив, способный  на высоком уровне решать образовательные задачи. В настоящее время в гимназии работают 72 педагога, из них  68 женщин и 4 мужчин.  

14 учителей  – выпускники гимназии (начальная  школа – 2 чел., русский язык  – 1 чел., математика – 1 чел., физика  – 1 чел., биология – 1 чел., татарский  язык – 2 чел., французский язык  – 6 чел.)  

Почётные  звания имеют:

— «Заслуженный учитель школ РТ»- 1 чел.

— «Почётный работник общего профессионального образования РФ» - 6 чел.

— «Отличник просвещения»- 6 чел.

— «За заслуги в образовании»- 2 чел.

— Победители конкурса лучших учителей в рамках ПНПО – 2 чел.

— Лауреат конкурса «Учитель года»- 5 чел.

— Победитель конкурса «Учитель года» -3 чел.

— Победители и призёры городского смотра-конкурса кабинетов среди инновационных школ – 10 чел.

На сегодняшний день структура управления гимназией выглядит следующим образом (схема 1):

 

Схема 1. Структура управления гимназией.

 

Из представленной выше структуры видно, что во главе образовательного учреждения стоит директор. Ему непосредственно подчиняются заместитель директора по учебно-воспитательной работе, по учебной работе, по воспитательной работе, а так же заместитель директора по АХЧ, заведующий библиотекой, заведующий столовой, секретарь.

Организация учебного и  воспитательного процесса в МОУ «Гимназия №9» сопровождается оформлением большого количества организационно-распорядительных документов, которыми руководствуется педагогический коллектив и учебно-вспомогательный персонал. 

Реализация программы  «Электронное образование в РТ»  с 2011 года в гимназии №9 значительно  повлияло на традиционную технологию документирования и организацию работы с документами. Так, в настоящее время такие документы, как журнал успеваемости  учеников, дневник ученика ведутся как в электронном, так и в традиционном виде.

Электронное образование  – это залог конкурентоспособности  школьников, это важнейший залог создания равных условий получения образования в городе и на селе, это возможность получения дополнительных знаний, это канал связи «школьник – учитель – родители», это мониторинг качества образования.

Рис.1 Электронное образование в Республике Татарстан.

Документационное обеспечение  управленческой деятельности МОУ «Гимназия №9» осуществляет секретарь.

Согласно должностной  инструкции секретарь МОУ «Гимназия №9» занимается:

— планированием, организацией и совершенствованием деятельности процесса  управления документацией МОУ;

— осуществляет прием, регистрацию,  выдачу, учет состояния и движения  подлинников, дубликатов документов;

— вносит  в установленном порядке  изменения в документацию, хранящуюся  в архиве;