Информационные технологии в документационном обеспечении управления

На сегодняшний день, из перечисленных информационных технологий секретарь МОУ «Гимназия №9» в своей деятельности пользуется текстовым редактором MS Word, табличным редактором MS Excel, технологией распознавания образов Fine Reader, для подготовки презентаций используется MS PowerPoint.

 Автоматизировать  выполнение различных делопроизводственных  функций позволяет технология баз данных, которая в настоящее время не используется в МОУ «Гимназия №9». Технология баз данных позволит регистрировать документы и контролировать их исполнение, осуществлять справочную работу по документам организации, хранить документы. При этом поиск документов осуществляется в считанные секунды, причем не обязательно с того компьютера, на котором хранится информация.

МОУ «Гимназия №9» необходимо иметь базу данных, которая будет отвечать требованиям именно этой организации.

 

Вывод по главе

 

В современном обществе уже очень трудно представить  организацию не только без компьютера, но и без специальных программ, позволяющих автоматизировать работу с документацией. Можно сказать, что на сегодняшний день базовая функциональность этих программных продуктов всех наиболее известных производителей соответствует основным требованиям российского делопроизводства и обеспечивает реализацию всех основных делопроизводственных операций. Поэтому при выборе того или иного программного продукта основное внимание обращается на детали, особенности функционирования и настройки того или иного ПО.

Можно увидеть, что практически  все организации, даже большие приверженцы бумажного документооборота в офисе, перешли на новый уровень развития компьютерных технологий, стали использовать электронный документооборот. С каждым годом он принимает все большие размахи, но, несмотря на это, все-таки еще  активно используется бумажное делопроизводство.

На сегодняшний день автоматизация документооборота также  необходима. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого. Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:

— документы теряются;

— накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;

— документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;

— тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;

— создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;

— на подготовку и согласование документов тратится много времени.

Автоматизация документооборота призвана устранить все эти «пробелы» в процессе ДОУ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава III. Автоматизация документационного обеспечения управления МОУ «Гимназии №9»

3.1. Внедрение электронного  документооборота

В последней четверти ХХ века увеличение объемов информации и внедрение компьютерных технологий стали предъявлять повышенные требования к организации документационного обслуживания. Соответственно, стали меняться и требования к работникам, службам, занимающимся документационным обеспечением. От качества работы такой службы существенно зависят уровень и качество самого управления. Соответственно возникает необходимость рационализации отработанных методов поиска, обработки и хранения информации (документов) с разработкой совершенно новых приемов, режимов и методик оценки, анализа и оптимизации как внутренних, так и внешних документационных потоков учреждения, используя современные компьютерные технологии.

Уровень автоматизации документооборота и документационного обеспечении управления сегодня выступает как важный оценочный критерий, связанный с приоритетными направлениями совершенствования как информационного, так и документационного обеспечения управления.

Внедрение компьютерных технологий и их постоянная модернизация – важное условие рационализации документационного обеспечения  управления. Компьютерные информационные технологии развиваются очень быстро. Их ведение требует периодической модернизации компьютерной техники и программного обеспечения.

В целях совершенствования работы с документами в гимназии №9 предлагается автоматизировать документооборот. Автоматизация документооборота, на сегодняшний день стала не просто средством оптимизации внутренних процессов организации, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить при принятии как оперативных, так и стратегических решений.

Можно выделить ряд проблем, возникающих в гимназии при организации работы с документами в традиционном режиме:

— документы теряются;

— накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;

— документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;

— тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;

— создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;

Внедрение системы электронного документооборота в школе позволит решить все эти проблемы, а также:

— упростит работу с документами, повысит ее эффективность;

— повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени обработки и поиска документов;

— повысит оперативность доступа к информации.

Как видим, автоматизация документооборота необходима в любой организации, независимо от масштаба и типа собственности. Внедрение системы электронного документооборота - важное условие повышения эффективности ДОУ.

Поэтому важным шагом  в направлении внедрения системы  электронного документооборота является  определение возможностей  системы.

К разработке системы электронного документооборота следует подходить исходя из потребностей организации. Для начала нужно определиться со следующим набором критериев:

— на каких технических платформах будет работать система и как это согласуется с политикой учреждения в этой области;

— какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации;

— какова организация распределения, хранения и обмена документами между структурными подразделениями, эффективность сетевого взаимодействия;

— определиться с финансовыми затратами.

Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:

— единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

— единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

— списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

— контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

— поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации.

Как видим, внедрение системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект. Экономический эффект в значительной степени определяется правильностью выбора системы и проведения процесса внедрения. На сегодняшний день внедрение систем автоматизации является необходимым.

Поэтому создание и внедрение компьютерной базы данных поможет сократить время поиска документов и их обработки, автоматизировать статистические расчеты, что во многом облегчит труд аппарата управления.

Поэтому нами  принято  решение  разработать БД в среде MS Access. Эта база будет предназначена не только для формирования комплекта документов, но и для хранения и поиска копий документов на машинном носителе.

База данных будет отвечать требованиям целостности, надежности и безопасности, обладает удобным, дружественным интерфейсом пользователя (более подробно см. параграф 3.2.).

3.2. Разработка базы данных для МОУ «Гимназия №9»

Процесс проектирования БД представляет собой последовательность переходов от неформального словесного описания информационной структуры предметной области к формализованному описанию объектов предметной области в терминах некоторой модели. В общем случае можно выделить следующие этапы проектирования:

1. Системный анализ и словесное описание информационных объектов предметной области;
2. Проектирование инфологической модели предметной области – частично формализованное описание объектов предметной области в терминах некоторой семантической модели;
3. Выбор СУБД.
4. Логическое проектирование БД, то есть описание БД в терминах принятой даталогической модели данных;
5. Физическое проектирование БД, то есть выбор эффективного размещения БД на внешних носителях для обеспечения наиболее эффективной работы приложения [Бойко, В.В. Проектирование баз данных информационных систем/В.В. Бойко, В.М. Савинков. – М.:Финансы и статистика, 1989. - 351 с.]

Логическая организация  БД - это представление пользователя о той предметной области, информация о которой должна храниться в  БД. Результатом логического проектирования является концептуальная (внешняя, информационно-логическая) схема базы данных - логическая модель предметной области. Такая модель отражает три вида информации: сведения об объектах предметной области, их свойствах и отношениях между объектами.

Такая модель не зависит  от физической среды - типа ЭВМ, операционной системы и СУБД, т.е. абстрагируется от смыслового содержания данных, отражая формы представления информации и связи между данными.

В настоящее время  известны три логические модели:

1. иерархическая;
2. сетевая;
3. реляционная.

 Реляционные модели  нашли наиболее широкое применение  на персональных компьютерах.

Реляционная модель данных (РМД) строится на использовании табличных методов и средств представления данных и манипулирования ими. В РМД информация о предметной области отображается таблицей - отношением. Строка таблицы называется кортежем, столбец - атрибутом. Каждый атрибут может принимать некоторое подмножество значений из определённой области - домена. Домен, таким образом, является областью определения одного или нескольких атрибутов. Отношениям, атрибутам и доменам присваиваются имена [Джексон, Г. Проектирование реляционных баз данных для использования с микроЭВМ / Г. Джексон. - М.: Мир, 1991. – 252 с.]

Важным понятием в  теории реляционных БД является нормализация, принципы которой можно сформулировать в виде следующих правил, используемых при разработке структуры БД:

1. В каждом поле таблицы должен находиться уникальный вид информации, т.е. в одной и той же таблице не должно находиться повторяющегося поля.
2. В каждой таблице должен быть первичный ключ или уникальный идентификатор, который однозначно определяет данную запись среди множества записей таблицы.
3. Каждому значению первичного ключа должна соответствовать исчерпывающая информация об объекте таблицы.
4. Изменение значения любого поля таблицы, не входящего в состав первичного ключа, не должно влиять на информацию в других полях.

Для создания БД целесообразно  использовалась СУБД Access. Приложение Access является реляционной СУБД, которая поддерживает все средства и возможности по обработке данных, свойственные реляционным моделям. При этом информация, которую необходимо хранить в соответствующих БД, может быть представлена практически в любом формате, в частности текстовом, графическом, числовом, денежном, дата или время и т.д.

Реляционную модель можно  представить как особый метод  рассмотрения данных, который включает как собственно данные (в виде таблиц), так и способы работы и манипуляции  с ними (в виде связей). Другими  словами в реляционной модели используются несколько таблиц, между которыми устанавливаются связи. Таким образом, информация, введенная в одну таблицу, может быть связана с одной или несколькими записями из другой таблицы.

Удобной возможностью является тот факт, что пользователь при обработке данных может работать не только с БД обрабатываемого в Access формата, но и экспортировать данные других СУБД, имеющие совершенно другой формат представления.

При обработке данных в Access используется структурированный язык запросов SQL, который можно назвать стандартным языком БД.