Информационные технологии в документационном обеспечении управления

В Access предоставляются широкие возможности по созданию приложений, связанных с обработкой БД. При этом разработчику не обязательно быть программистом высокого класса, а вполне достаточно иметь представление о создании событийных приложений в среде Windows.

СУБД Access при обработке информации рассматривает БД как набор нескольких структурных элементов, каждый из которых может включать один или несколько объектов. Среди основных составляющих БД с точки зрения Access можно выделить следующие объекты:

1. Таблицы. Представляют собой объекты, которые создаются пользователем для хранения информации о предметах или субъектах в определенной структуре. Любая таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк).
2. Запросы. Являются объектами, которые предназначены для получения требуемых данных из имеющихся в БД таблиц. Как правило, при создании запросов используется язык SQL. При помощи запросов можно создавать выборки данных, добавлять или удалять информацию в определенной таблице. Кроме этого, с помощью запроса возможно также создание новых таблиц на основании одной или нескольких имеющихся в БД.
3. Формы. Представляют собой объекты, используемые для разработки интерфейса, при помощи которого происходит ввод данных пользователем, а также отображение имеющейся в БД информации на экране. Кроме этого, формы применяются для управления разработанным приложением, например, для выполнения какого-либо действия при возникновении определенного события.
4. Отчеты. Являются объектами, которые используются для подведения каких-либо итогов на основании имеющихся данных, и вывода этих итогов в определенном формате на печать.
5. Страницы. Представляют собой объекты, которые обеспечивают доступ к информации, имеющейся в БД, из сети Интернет посредством браузера Internet Explorer. Каждая страница представляет собой, как правило, HTML – файл, посредством которого пользователи Интернет получают доступ к имеющейся БД.
6. Макросы. Являются объектами, предназначенными для выполнения определенных действий при возникновении того или иного события. Например, с помощью макросов можно создавать запросы, формировать отчеты, открывать таблицы и т.д.

7. Модули. Представляют собой объекты, которые содержат одну или несколько процедур, написанных на языке Visual Basic Applications. С помощью модулей можно реализовывать широкий спектр возможностей по обработке данных, которые недоступны разработчику в случае использования макросов.

Структура реляционной БД всегда разрабатывается  таким образом, чтобы каждая таблица, которая в ней находится, не содержала избыточной информации. Например, в БД «Гимназия» необходимо хранить данные о входящей, исходящей и внутренней документации обследуемой организации. Как следствие, нужно хранить характеристики документа. Если для этих целей будет использоваться одна таблица, то станет очевидным нерациональное использование памяти компьютера. Поэтому информацию необходимо разбить на несколько таблиц, которые будут между собой взаимосвязаны [Глушаков, С.В. Базы данных: учеб. курс / С.В. Глушаков, Д.В. Ломотько.- Харьков: Фолио; М.: ООО «Издательство АСТ», 2002.-504 с.]

При создании БД необходимо создать основные таблицы, а также вспомогательные таблицы, служащие для установления связи между основными.

Перед тем, как создавать  таблицы, необходимо определить их структуру: набор полей и их формат. Чтобы описать очередное поле в структуре таблицы, необходимо вначале указать название поля и после этого определить тип данных, которые будут в нем храниться. Кроме этого, можно также описать назначение информации, которая будет вводиться в это поле.

Для основных таблиц в реляционной БД должен быть задан так называемый первичный ключ, который позволяет однозначно определить ту или иную запись в таблице. Он необходим для уникальности имеющихся в таблице записей.

Реляционную модель БД можно определить как набор отношений, связанных  между собой.

Связь в данном случае – это ассоциирование двух или более отношений. БД, не имеющая связей между отношениями, имеет очень простую структуру и в полной мере реляционной называться не может. Однако одно из основных требований к организации реляционной БД – это обеспечение возможности поиска одних кортежей по значениям других, для чего необходимо установить между ними связи. Существуют следующие основные виды связей:

— один к одному;

— один ко многим;

— многие к одному;

— многие ко многим.

Связь «один к одному»  предполагает, что в каждый момент времени каждому элементу А соответствует 0 или 1 элемент В.

Связь «один ко многим » состоит в том, что в каждый момент времени каждому элементу А соответствует несколько элементов В.

Связь «многие к одному»  предполагает, что в каждый момент времени множеству элементов  А соответствует 1 элемент В.

Связь «многие ко многим» состоит  в том, что в каждый момент времени  множеству элементов А соответствует множество элементов В.[ Глушаков, С.В. Microsoft Office 2000: учеб. курс / С.В. Глушаков, А.С. Сурядный - Харьков: Фолио, 2002. – 230 с.]

В БД используются связи  один ко многим, а также многие ко многим, которые реализуются через  вспомогательные (промежуточные) таблицы.

Перед установлением  связей между таблицами необходимо определить тип отношения между  связываемыми таблицами:

— обеспечение целостности данных;

— каскадное обновление связанных полей;

— каскадное удаление связанных записей.

С учетом всего вышеизложенного, были созданы таблицы, установлены связи между таблицами и создана следующая схема данных:

 

Рис.3 Связи таблиц в базе данных

 

Чтобы с БД было удобно работать, необходимо создать формы для ввода, просмотра  и поиска данных.

3.3. Интерфейс пользователя базы данных 

 

В результате нашего исследования была создана база данных при помощи программы MS Office Access интегрированного пакета офисных программ Microsoft Office. Наша база данных состоит из 13 таблиц, 28 форм, 27 запросов, а так же отчетов и макросов. В ней реализованы функции регистрации документов с возможностью добавления полного текста документа, добавление данных из справочников, поиск документов по реквизитам, просмотр отчетов. Имеется инструкция пользователя.

При запуске БД автоматически открывается главная навигационная форма, в которой имеется пять кнопок для вызова других форм, то есть предлагается выбрать одно из пяти действий: регистрация документов, их поиск, выведение отчетов, добавление записей в справочник и просмотр инструкции пользователя.

Навигационная форма  организовывает удобную работу с  данными, с наглядным и приятным интерфейсом (рис. 4)

 

Рис. 4 Главная навигационная форма.

 

Регистрация документов в СУБД «Гимназия «9»

Раздел «регистрация»  представляет собой навигационную форму, отвечающую непосредственно за регистрацию документов. Она визуально разделена на три части: входящие, исходящие и внутренние документы, в каждой из которых расположены кнопки просмотра журналов и добавления новой записи в журнал (рис.5). Журнал регистрации входящих документов один, так как все входящие документы фиксируются в одном месте.     Журналы исходящих документов разделены на «регистрацию исходящей корреспонденции» и «регистрацию справок». В гимназии №9, как и во всех школах, создается большое количество справок, поэтому во избежание путаницы, для их регистрации используется отдельный журнал. В разделе «внутренние документы» имеется пять журналов: «регистрации приказов», «учета личных дел», «трудовых договоров», «дополнительных соглашений к трудовым договорам» и «движения трудовых книжек».

 

Рис. 5 Форма регистрации

 

Журналы регистрации  содержат поля с реквизитами, соответствующими виду документа. Журналы регистрации  представляет собой формы, построенные  на основании таблиц. Для того чтобы данные одной таблицы были доступны при работе с другой таблицей, были выстроены связи (рис.6).

 

Рис. 6 Связи таблиц

 

Рассмотрим форму журнала  регистрации входящих документов.

В таблице «входящие  документы», послужившей основой  для создания формы имеются следующие поля (таблица 2):

 

Таблица 2. Тип данных полей таблицы «входящие документы».

Имя поля	Тип данных
код	счетчик
Номер документа	Числовой
Дата	Дата/время
Наименование	Текстовый
Источник	Текстовый
Срок исполнения	Текстовый
Исполнитель	Текстовый
Текст	Текстовый

 

Для добавления новой  записи в журнал, используется форма  добавления записей (рис. 7). В форме добавления записей присутствуют те же поля, что и в основном журнале регистрации входящих документов, но просматриваются не все документы сразу, а только один, поэтому пользователю легче сфокусироваться на добавляемом документе.

Рис. 7 Форма добавления записи в журнал входящих документов.

 

Также в форме добавления записи можно внести полный текст документа, либо вместо текста написать свои комментарии к документу. Это очень удобно для пользователя, так как текст документа можно просмотреть не закрывая программы, что значительно облегчает поиск документов, и, соответственно, экономит время секретаря. Заполненные поля автоматически отображаются в журнале регистрации в виде списка, данные в котором выстраиваются в порядке добавления (рис. 8). Остальные журналы работают по тому же принципу, что и журнал входящих документов, но отличаются набором реквизитов. Журнал регистрации представлен на рисунке 8.

Рис 8. Журнал регистрации входящих документов.

 

Журнал регистрации  исходящей корреспонденции содержит следующие поля: «номер документа» - числовой (тип данных), «дата» - дата/время, «содержание» - текстовый, «адресат» - текстовый, «ответ на входящий №» - текстовый. Журнал регистрации справок: «номер документа» - числовой, «дата» - дата/время,  «ФИО ученика» - текстовый (поле со списком), «место требования» - текстовый (поле со списком). Журнал регистрации приказов: «номер» - текстовый, «дата внесения записи» – дата/время, «содержание» - текстовый. Журнал учета личных дел: «номер личного дела» - числовой, «ФИО работника» - текстовый (поле со списком), «должность» - текстовый (поле со списком), «дата постановки на учет» - дата/время, «дата снятия с учета» - дата/время. Журнал регистрации трудовых договоров: «номер договора» - числовой, «дата заключения» - дата/время, «ФИО работника» - текстовый (поле со списком), «должность» - текстовый (поле со списком),  «дата получения экземпляра» - дата/время, «дата и номер приказа о приеме на работу» - текстовый. Дополнительные соглашения к трудовым договорам: «номер» - числовой, «дата заключения» - дата/время, «дополнительное соглашение» - числовой, «к договору №, дата» - текстовый,  «ФИО сотрудника» - текстовый (поле со списком). Журнал движения трудовых книжек: «номер» - числовой, «ФИО» - текстовый (поле со списком), «должность» - текстовый (поле со списком), «дата рождения» - дата/время, «номер ТК» - текстовый, «приказ о приеме на работу» - текстовый, «приказ об увольнении» - текстовый.

Для облегчения ввода  данных в журналы регистрации, некоторые  поля являются полями со списком. Это  значит, что при вводе данных в  это поле, можно воспользоваться  справочником, в который заранее  заложены часто повторяющиеся выражения, и выбрать необходимое нам значение. Это такие поля, как «вид документа», «исполнитель», «организация» и др. Достаточно один раз ввести данные в справочник, чтобы пользоваться ими в дальнейшем при вводе данных в журналы. В журнале регистрации можно визуально определить, какое поле является полем со списком, благодаря стрелке в правой части ячейки, нажатие которой открывает список. При вводе первых букв слова в поле со списком, программа предложит вариант подстановки. Если этот вариант не подходит, можно выбрать другой из открывающегося списка. Если нужного значения нет в справочнике, его можно ввести вручную. Рекомендуется вносить в справочники часто повторяющиеся значения, фамилии новых сотрудников, организации и др. Редко встречающиеся, и простые в написании значения лучше вводить вручную. Для добавления новой записи в справочник, необходимо перейти в раздел "справочники" (рис. 9) открыть соответствующую вкладку, и ввести данные, после чего они будут доступны для полей со списком. Для реализации данной  нами были выстроены связи между таблицами. (рис. 10)

 

 

Рис.9 Справочники

 

Рис. 10 Связь таблиц для создания полей подстановки

 

 

 

 

 

 

Поиск документов в СУБД «Гимназия №9»

 

Функция поиска документов выполнена при помощи запросов на выборку. То есть, программа предлагает ввести известное значение, и выводит на экран все записи, значение которых совпадает с введенным значением. Для текстового поля задается строка, содержимое которой будет сравниваться со значениями соответствующего поля таблицы. Совпадение значений приведет к добавлению текущей записи в итоговую таблицу. При составлении строки знак * означает любую последовательность символов, а ? один любой символ. Так можно поступать, если условие отбора для запроса заранее известно и не возникнет необходимость его изменения. Для этой цели служит специальная команда языка SQL, которая выглядит так:

 

Like "*" & [введите значение] & "*"

 

В квадратных скобках  записывается текст, выводимый в окне ввода параметра, появляющегося на экране, сразу после начала работы соответствующего запроса (рис. 11). Поле ввода принимает набранное на клавиатуре значение и передает его в качестве условия отбора. Далее программа просматривает все записи базы данных в поисках совпадения значений и выводит результаты поиска в итоговой таблице (рис. 12).