Информационные технологии в документационном обеспечении управления

— оказывает методическую помощь в поиске документов; и т. д.

Как видим, вся работа по документационному обеспечению  управленческого звена в  общеобразовательном  учебном заведении   осуществляется секретарем. Секретарь школы находится в подчинении директора и завучей по учебной и воспитательной работе.  Вся деятельность секретаря в целом направлена на  обеспечение руководства общеобразовательного  учреждения необходимой документированной информацией.

2.2. Законодательная и нормативно-методическая база, регламентирующая деятельность секретаря МОУ «Гимназия №9»

В ходе нашего дипломного проектного исследования нами была изучена  деятельность секретаря МОУ «Гимназия №9». Анализ деятельности секретаря показал, что сегодня он в своей деятельности, как работник службы ДОУ при составлении и организации работы с документами, руководствуются комплексом законодательных и нормативных актов в сфере информации и документации.

Законодательная и нормативно-методическая база секретарской деятельности –  это совокупность законов, нормативных и методических документов, регламентирующих деятельность МОУ «Гимназия №9», технологию создания документов и их использования в текущей деятельности.

Высшей правовой значимостью  обладают законы Российской Федерации. Для деятельности секретаря наиболее важны такие законы, как Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации», Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи», Федеральный закон «Об архивном деле», Закон Российской Федерации «О языках народов Российской Федерации», Закон «О государственном языке Российской Федерации» и другие.

Федеральный закон РФ от 20 февраля 1995 года № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязанность предоставления информации государственным органам. []

Целью Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Действие закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок. Самое широкое распространение электронные документы с электронной подписью должны получить в коммерческих организациях и, прежде всего, в сделках по купле-продаже и в других операциях по предоставлению услуг, которые требуют наибольшей оперативности. Особенно важен закон для банков, где электронный документ получил наибольшее распространение и стал применяться в первую очередь.[]

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. []

В соответствии с Законом «О языках народов РФ» от 25.10.1991 № 1807-1 официальное делопроизводство может вестись на государственном языке Российской Федерации - русском, государственных языках республик и иных языках народов Российской Федерации, определяемых законодательством республик. В Законе «О государственном языке Российской Федерации» от 01.07.2005 отмечено, что государственный язык подлежит обязательному использованию в деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций всех форм собственности, в том числе в деятельности по ведению делопроизводства. Государственный язык является обязательным и при опубликовании федеральных законов и иных правительственных актов, но в республиках Российской Федерации они наряду с официальным опубликованием на государственном русском языке могут быть опубликованы на государственных языках республик. Это же правило распространяется на правовые акты республик, законы и иные нормативные правовые акты краев, областей, городов федерального значения, автономных областей, автономных округов. Данный Закон уточняет, что в случае использования других языков тексты на русском языке и языках других народов Российской Федерации должны быть идентичны по содержанию и техническому оформлению. []

Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает обязательность применения каждой организацией независимо от ее организационно-правовой формы  ряда локальных правовых актов, таких, как коллективный договор, соглашение, правила внутреннего трудового  распорядка, положение об использовании и защите персональных данных и др. В Трудовом кодексе названы документы, которыми документируется прием, перевод, увольнение, командирование, отпуска, поощрения и взыскания работников. Часть этих документов применяется давно (приказ, заявление, трудовая книжка и др.), относительно других введен новый порядок их составления и применения (трудовой договор); необходимость создания некоторых регламентирована впервые (уведомления). Кодекс не только устанавливает применение тех или иных документов, но и определяет структуру текста, порядок оформления некоторых из них (например, трудового договора). Трудовой кодекс содержит специальную статью (ст. 14), устанавливающую порядок исчисления сроков, а в некоторых случаях устанавливает и конкретные сроки подготовки документов. Например, приказ о приеме на работу (ст. 68), приказ о применении дисциплинарного взыскания (ст. 193), изготовление и выдача работнику копий документов, связанных с работой (ст. 62), предупреждение работника об увольнении (ст. 79, 80). []

Огромное значение при  работе секретаря имеют и нормативно-методические акты.

Одним из основных общегосударственных  нормативно-методических документов по организации делопроизводства является «Правила по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденная Постановлением Правительства РФ 15.06.2009 года.

Основные положения  об организации архивного хранения документов изложены в Положении «Об Архивном фонде Российской Федерации», утвержденном Указом Президента от 17.03.1994 № 552. В нем четко закреплен состав Архивного фонда РФ, указан порядок и сроки временного и депозитарного хранения документов в учреждениях, организациях и предприятиях.

Ключевую роль при  оформлении документов играет ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. Стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к их оформлению и требования к содержанию информации бланка. []

Пакет этих документов необходимо постоянно обновлять по мере замены нормативно - методических актов новыми.

Наряду с перечисленными выше актами в своей деятельности секретарь МОУ «Гимназия №9» руководствуются следующими документами:

— инструкцией по делопроизводству МОУ «Гимназия №9», которая способствует решению технологических задач документирования;

— уставом МОУ «Гимназия №9»;

— распорядительными документами руководства и т.п.

Секретарь МОУ «Гимназия №9» осуществляют свою деятельность на основе Устава, в котором определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей.

Круг обязанностей, прав, установление взаимоотношений, должностные обязанности  работников фирмы и квалификационные требования к ним закреплены и  регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников. Наличие должностной инструкции - важнейшая предпосылка рациональной организации документного и бездокументного обслуживания секретаря. Должностная инструкция секретаря - это правовой акт, необходимый для регулирования правового положения секретаря. Должностная инструкция секретаря составляется в целях освещения всего спектра профессиональных прав и обязанностей данного работника. В ней определяются его права и должностные обязанности, а также ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовой функции. Значение должностной инструкции секретаря очень велико. Она прежде всего необходима во избежание нарушений трудового законодательства и конкретизации обязанностей указанного работника, так как содержит основные требования, предъявляемые к секретарю в отношении специальных знаний, знаний законодательства, определенных методов и средств, которые секретарь должен уметь применять при выполнении своих должностных обязанностей.

Как видим, секретарь МОУ «Гимназия №9» при документационном обеспечении управленческой деятельности и организации бездокументного обслуживания руководствуются основными законодательными и нормативными документами.

2.3. Анализ документационного обеспечения управления в МОУ «Гимназия №9»

В ходе проведенного нами исследования была изучена деятельность секретаря МОУ «Гимназия №9».

По данным, полученным в результате беседы с секретарем, его основными задачами являются организационное и информационно-документное обеспечение руководителей структурных подразделений и сотрудников. Для решения этих задач секретарь выполняет ряд функций, которые закреплены в должностной инструкции.

В ходе беседы секретарю был предложен перечень функций из «Типового положения о канцелярии учреждения» для выяснения, входят ли они в число его профессиональных обязанностей.

Результаты опроса показали, что все перечисленные функции в работе секретаря получили распространение. Наиболее распространенным в работе секретаря, по нашим данным, являются:

— учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству;

—телефонное обслуживание;

—организация приема работников и посетителей;

—прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив;

—оформление и рассылка организационно-распорядительных документов, писем, заявок, протоколов, телефонограмм, факсов и т.п.;

—техническое обеспечение работы руководителя;

—оформление протоколов, рассылка выписок из них;

—подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам;

—ведение табеля учета рабочего времени;

—стенографирование.

Все оцененные выше профессиональные обязанности секретаря, по мнению специалистов – документоведов, условно можно разделить на работу по информационно-документному и организационному (бездокументному) обслуживанию.

К операциям по информационно-документному обслуживанию из перечисленных выше функций можно отнести следующие:

— учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству;

— оформление (печатание) и рассылка распорядительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов и т.д.;

— подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и др. документов;

— анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним;

— подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, съездам, конференциям, семинарам;

— оформление протоколов, рассылка выписок из них; контроль за исполнением решений дирекции;

— прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб граждан;

— прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив;

— стенографирование;

— машинописные работы;

— сбор деловой информации и ее реферирование по заданию руководителя; сбор материалов для докладов и речей руководителя;

— ведение табеля учета рабочего времени.

Такие функции, как организация  приема посетителей и работников; техническое обеспечение работы руководителя; телефонное обслуживание; подготовка командировок; организация презентаций и специальных приемов гостей; контроль за праздничными и юбилейными датами относятся к бездокументному обслуживанию.

Как видим, любая организационная работа всегда сопровождается созданием и ведением достаточно большого количества документов, так как устное слово может быть забыто, неточно понято и передано. Поэтому все этапы организационной работы обычно документируются: в процессе подготовки совещания создается целый ряд документов (проект решения, приглашение, повестка дня и т.д.); записывается телефонограмма; ведется запись приема посетителей; документируется процесс подготовки командировок (приказ, командировочное удостоверение). Документы надо не только правильно составлять и оформлять, но и передавать, сохранять, быстро находить в случае необходимости. Поэтому в работе секретарей много места отводится так же умению работать с документами.

Как видим, служба документационного  обеспечения управления в МОУ «Гимназия №9» представлена секретарем. Анализ содержания деятельности секретаря по должностной инструкции свидетельствует о том, что организация документного и бездокументного обслуживания являются ключевыми в его профессиональной деятельности. Тому свидетельство перечень его профессиональных обязанностей.

Результаты проведенного исследования показывают, что работа секретаря творческая. Для выполнения на качественном уровне всех профессиональных обязанностей им нужны глубокие знания в области организации и технологии документационного обеспечения управления.