Обеспечение эффективности системы управления

Содержание

Введение …………………………………………………………………………………………………..2

1. Сущность и задачи контроля в системе управления организацией …………………………...3

1.1 Контроль как обратная  связь в управлении ………………………………………………………...3

1.2 Области применения контроля. Виды контроля. ………………………………………...................4

1.3 Характеристики эффективного контроля ……………………………………………….................12

2. Организационно-управленческий  анализ деятельности дочернего предприятия

ОАО «Газпром»  – ООО «Газпром добыча Иркутск» ……………………………………………..15

2.1 Общая характеристика  предприятия ……………………………………………………………….15

2.2 Анализ системы стратегического  планирования ………………………………………………….19

2.3 Анализ организации  реализации стратегий …………………………………………….................23

2.4 Анализ системы мотивации  работников предприятия …………………………………………...25

2.5 Анализ системы процедуры  контроля …………………………………………………..................27

2.6 Анализ руководства  предприятия ………………………………………………………………….29

3. Обеспечение  эффективности системы управления …………………………………………….31

3.1 Принятие управленческого  анализа ……………………………………………………..................31

3.1.1 Контроль и мотивация ………………………………………………………………………….....31

3.1.2 Квалификация работников  предприятия …………………………………………………..…….32

3.2 Анализ эффективности  системы управления и предложения  по ее

совершенствованию ………………………………………………………………………………….…32

Заключение …………………………………………………………………………………………..…38

Список литературы ……………………………………………………………………………………..39

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Управленческий контроль - это одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы  в полной мере все другие функции  управления: планирование, организация, руководство и мотивация. Так, планирование должно постоянно учитывать реальные возможности и изменяющиеся условия  функционирования и развития фирм. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым  создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные  показатели развития, как отдельных  подразделений, так и всей фирмы.

В современных условиях одной  из главных целей любого предприятия  является получение максимальной прибыли, рентабельности и увеличение его  стоимости. Предприятие выступает  в роли собственника средств производства и продуктов труда, его дальнейшее развитие во многом зависит от сохранности этих средств и эффективности их использования.

Для решения этих задач  необходимо правильная организация  учета и контроля за производством, распределением продукции, за сохранностью собственности. В соответствии с этим на предприятии становится необходимой организация контроля, которая обеспечивала бы принятие оперативных, стратегических и перспективных управленческих решений. Контроль на предприятии включает текущий сбор и обработку информации, проверку отклонений фактических показателей деятельности фирмы от нормативных или плановых и, что более важно, - подготовку рекомендаций для принятия решений. Финансовый контроль выявляет слабые стороны, позволяет оптимально использовать ресурсы, вводить в действие резервы, а также избежать банкротства и кризисных ситуаций. Контроль на предприятии включается в процесс управления, установление целей, разработку бизнес-планов, бюджетов, мониторинга, оперативной работы, отклонений от намеченных целей на всех этапах жизни товара: от его создания до реализации.

Цель данной работы –  изучить функцию контроля в системе  управления. 
Исходя из поставленной цели, можно сформулировать следующие задачи: 
1. выявить сущность контроля и понять его необходимость; 
2. рассмотреть существующие виды контроля; 
3. изучить, как проходит процесс контроля и характеристики его эффективности.

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1.

Сущность и  задачи контроля в системе управления организацией.

1. Контроль как обратная связь в управлении.

Контроль является широко распространенным явлением в жизни  общества. Он переплетается с другими  процессами, поэтому его важная роль в управлении финансово-хозяйственной  деятельностью не всегда заметна. Для  понимания роли контроля в системе  деятельности предприятия необходим  анализ этой функции управления.

Контроль – одно из важных средств получения информации о том, какие процессы происходят в обществе в целом, отдельных  его частях, различных сферах общественной жизни (экономической, политической, духовной), о соответствии поведения граждан  правовым и общественным нормам. Контроль дает возможность своевременно обнаруживать и устранять недостатки и нарушения, судить о правильности и эффективности  принимаемых решений. Он способствует поддержанию дисциплины и порядка, соблюдению законности, усилению охраны прав и свобод граждан.

Однако понятие «контроль» выходит за пределы понятия «контролирование (проверка) как вид административной деятельности». Оно охватывает собой  и активную деятельность менеджера  – управление. В процессе контроля менеджер не столько отдает приказы  сотрудникам, сколько оценивает  успешность выполнения намеченных организацией планов и удовлетворение потребностей внутренней и внешней среды.

Слово «контроль» первоначально  использовалось в бухгалтерском  учете для отражения практики хозяйственной деятельности организации. Именно этим значением и пользуется некоторая часть управляющих  и теоретиков бизнеса. Однако функцию  контроля в классическом менеджменте  следует понимать как вид управленческой деятельности, благодаря которой  организацию можно удерживать на верном пути, сравнивая показатели её деятельности с установленными стандартами и планами.

В современных условиях хозяйствования слово «контроль» вызывает у субъектов предпринимательской  деятельности отрицательные эмоции, поскольку у многих это понятие  ассоциируется с такими явлениями, как ограничение, принуждение, запрет, привлечение к ответственности. Зачастую контроль относится к тем  функциям управления, сущность и содержание которых чаще всего пользователями понимаются не совсем верно. Один из аспектов контроля действительно состоит  в обеспечении подчинения чему-то. Однако сводить контроль просто к  неким ограничениям, исключающим  возможность действий, наносящих  вред организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинированно, – означало бы упустить из виду основную задачу управления.

Когда составлен план организации, создана ее структура, заполнены  рабочие места и определены мотивы поведения сотрудников, остается еще  один компонент, который необходимо добавить к функциям управления, - это контроль. Слово “контроль" как и слово “власть" вызывает чаще всего отрицательные эмоции, т.к. воспринимается, прежде всего, как ограничение, принуждение. Такое представление о контроле уводит в сторону от главного содержания функции контроля. Понятие "контроль" как вид административной деятельности выходит за рамки понятия "контролирование", кроме того, он включает и активную деятельность менеджера - управление. Управленческий контроль не является разовой акцией. Это процесс непрерывный.

Контроль, как функция  менеджмента - это вид управленческой деятельности с целью удержания  организации на выбранном пути развития посредством сравнения показателей  деятельности с установленными стандартами (планами) и принятия необходимых  мер при отклонениях.

Контроль призван решать следующие задачи: - определение  достигнутого уровня; - анализ причин отклонения от намеченных ориентиров; - решение  о внесении необходимых изменений  в деятельность организации; - оценка роли контроля при принятии решений; - анализ позитивных и негативных воздействий  контроля; - накопление опыта для  последующей выработки целей.

Некоторые организации  создали целые системы контроля, их функции состоят в посредничестве между планами и деятельностью, то есть система контроля обеспечивает обратную связь между ожиданиями, определенными первоначальными  планами менеджмента, и реальными  показателями деятельности организации. Именно на стадии контроля проверяется, насколько проведение различных  мероприятий позволило решить поставленные задачи. Так как планирование без  контроля бессмысленно, а контроль без планирования невозможен, руководители начинают осуществлять функцию контроля с момента формирования целей  и задач и создания организации. После выполнения мероприятий по реализации целей предприятия осуществляется сравнение между плановыми и  фактическими показателями. Обратная связь системы контроля обеспечивает изменения "входа" чтобы достичь  требуемых характеристик на "выходе", то есть руководитель менеджер, оценивая информацию обратной связи, вносит изменения, как в цели, так и в процесс  функционирования производственной системы, чтобы в конечном итоге получить требуемый результат. Таким образом, система с эффективной обратной связью обеспечивает поддержание выходных характеристик на заданном уровне, несмотря на воздействие внешних  и внутренних отклоняющих факторов. Обратная связь в системе контроля дает возможность вовремя исправлять негативные результаты, либо усиливать  действие позитивных результатов.

2. Области применения контроля. Виды контроля.

Областью применения контроля служит все составляющие деятельности организации, которые могут повлиять на достижение поставленных целей. В области финансовых ресурсов контроль осуществляется путем анализа финансового состояния через бюджет (финансовый план), который предусматривает предельные ассигнования по статьям затрат. В области человеческих ресурсов (персонал) - контроль осуществляется за счет анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения должностных обязанностей и отбора наиболее квалифицированного персонала. В области управления материально-сырьевыми ресурсами контроль осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведение проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям, а также осуществляется контроль за обеспечением запасов материальных ресурсов в организации на необходимом для работы уровне.

В процессе контроля есть три  четко различимых этапа: выработка  стандартов и критериев, сопоставление  с ними реальных результатов и  принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется  комплекс различных мер.

Первый этап процесса контроля демонстрирует, насколько близко, в  сущности, слиты функции контроля и планирования. Стандарты - это конкретные цели, прогресс в отношении которых  поддаётся изменению. Эти цели явным  образом выступают из процесса планирования. Все стандарты, используемые для  контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации . Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две очень важные особенности. Они характеризуется наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, по отношению, к которому можно оценить степень выполнения работы.

Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально  достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые  результаты соответствуют его ожиданиям. При этом менеджер принимает еще  очень важное решение: насколько  допустимы или относительно безопасны  обнаруженные отклонения от стандартов. На этой стадии процедурам контроля дается оценка, которая служит основой для  решения о начале действий. Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, является наиболее заметной частью всей системы контроля. Эта деятельность заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации и ее оценке .

Масштаб допустимых отклонений и принцип исключения. Показатель результативности дает четкую и ясную  цель для направления усилий членов организации. За исключением ряда специальных  случаев, организациям редко бывает необходимо ни на йоту не отклоняться  от поставленной цели. На самом деле, одна из характерных черт хорошего стандарта системы контроля состоит  в том, что в нем содержатся реалистичные допуски параметров цели.

Измерение результатов. Измерение  результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные  стандарты, - это самый трудный  и дорогостоящий элемент контроля. Для того чтобы быть эффективной, система измерения должна соответствовать  тому виду деятельности, который подвергается контролю.

Передача и распространение  информации. Распространение информации играет ключевую роль в обеспечении  эффективности контроля. Для того чтобы контроль был эффективным, необходимо обязательно довести  до сведения соответствующих работников организации как установленные  стандарты, так и достигнутые результаты.

Подобная информация должна быть точной, поступать вовремя и  доводится до сведения ответственных  за соответствующий участок работников в виде, легко позволяющем принять  необходимое решение и действия. Желательно также быть полностью  уверенным, что установленные стандарты  хорошо поняты сотрудниками. Это означает, что должна быть обеспечена эффективная  связь между теми, кто устанавливает  стандарты и теми, кто должен их выполнять.

Устранить отклонения. Система  контроля, которая не позволяет устранить  серьезные отклонения прежде, чем  они перерастут в крупные проблемы, бессмысленна. Проводимая корректировка  должна концентрироваться на устранении настоящей причины отклонения. В  идеале стадия измерений должна показать масштаб отклонения от стандартов и  точно указывать его причину.

Смысл корректировки во всех случаях состоит в том, чтобы  сразу понять причину отклонения и добиться возвращения организации  к правильному образу действий.

Осуществление корректировки  может быть достигнуто путем улучшения  значения каких-либо внутренних перемен  факторов данной организации, усовершенствования функций управления или технологических  процессов.

Виды контроля.

На микроэкономическом уровне, т.е. на уровне управления экономической единицей , различают внешний контроль , осуществляемый внешними по отношению к организации субъектами управления (органы государства, контрагенты по финансово-хозяйственным договорам, потребители, общественность), и внутренний контроль , осуществляемый субъектами самой организации (собственники, администрация, персонал). От эффективности внутреннего контроля зависит эффективность функционирования хозяйствующих субъектов (экономических единиц), а эффективность функционирования хозяйствующих субъектов в совокупности - одно из условий эффективности всего общественного производства. В современных условиях внутренний контроль как управленческая функция должен осуществляться на всех уровнях управления.