Оперативный план работы с персоналом

В Японии наем персонала  осуществляют, как правило, на низшие должности. Это связано с доминирующей на многих японских предприятиях политикой  “пожизненного найма”, а также с некоторыми особенностями японской системы образования, при которой будущий сотрудник какой-либо фирмы готовится как специалист “широкого профиля”, обладающий в большей степени общефилософской, общемировоззренческой, а не узкоспециализированной подготовкой. Считается, что овладение конкретными навыками труда в какой-либо области —это прерогатива конкретной японской фирмы, а не учебного заведения. Отсюда покрытие потребности в персонале низших должностей на японских предприятиях осуществляется за счет внешних источников, а потребности в персонале более высоких должностей —за счет внутренних источников.

Западноевропейские (в  частности, германские) предприятия  во многих случаях отдают предпочтение внутренним источникам покрытия потребности  в персонале, хотя формально условия конкурса за замещение вакантной должности равнозначны как для внешних претендентов, так и для собственных сотрудников предприятия. Американские фирмы не делают различия по значимости внутренних и внешних источников покрытия потребности в персонале, предоставляя равные возможности при отборе на вакантную должность как своим сотрудникам, так и внешним претендентам.

5.4. Определение  потребности в персонале

Определение потребности  в персонале —одно из важнейших  направлений маркетинга персонала, позволяющее установить на заданный период времени качественный и количественный состав персонала.

Как видно из сказанного, следует различать качественную и количественную потребность в  персонале. Оба эти вида потребности  в практике планирования численности рассчитывают в единстве и взаимосвязи.

Качественная  потребность, т.е. потребность по категориям, профессиям, специальностям, уровню квалификационных требований к персоналу, рассчитывается исходя из:

профессионально-квалификационного  деления работ, зафиксированных в производственно-технологической документации на рабочий процесс;

требований к должностям и рабочим местам, закрепленным в  должностных инструкциях или  описаниях рабочих мест;

штатного расписания организации и ее подразделений, где фиксируется состав должностей;

документации, регламентирующей различные организационно-управленческие процессы с выделением требований по профессионально-квалификационному  составу исполнителей.

Расчет качественной потребности по профессиям, специальностям и т.п. сопровождается одновременным расчетом количества персонала по каждому критерию качественной потребности. Общая потребность в персонале находится суммированием количественной потребности по отдельным качественным критериям.

Качественная потребность в специалистах и руководителях может быть определена путем последовательной разработки следующих организационных документов:

системы целей как  основы оргструктуры управления;

общей организационной  структуры, а также организационных  структур подразделений;

штатного расписания;

должностных инструкций (описаний рабочих мест) специалистов и руководителей. Этот вид документа  может использоваться как основа расчета трудоемкости выполнения должностных  функций.

Типовая должностная  инструкция (описание рабочего места) должна иметь следующие разделы:

характеристика организационного статуса должности (рабочего мета) —место в иерархической системе организации  или подразделения, группа оплаты труда  и т.п.;

содержание выполняемых  задач —регулярно повторяемые задачи, случайным образом возникающие задачи, основные предписания по выполнению задач;

описание рабочих требований к исполнителю —знания, опыт, способности, черты характера, необходимые по специфике рабочего места, организаторские  способности, качества руководителя и т.п.;

права, ответственность, взаимосвязи рабочего места —отдаваемые  и получаемые указания, входная и  выходная информация (и формы ее представления), характер участия в  процессе принятия решений, структурные  взаимосвязи с другими рабочими местами и подразделениями.

Задача определения количественной потребности в персонале сводится как к выбору метода расчета численности сотрудников, так и к установлению исходных данных для расчета и непосредственному расчету необходимой численности работников на определенный временной период.

Следует отметить, что  принципиальных отличий в подходах к определению численности персонала, принятых в отечественной и зарубежной практике, не наблюдается. Можно выделить несколько основных методов расчета  количественной потребности в персонале.

Метод, основанный на использовании данных о времени  трудового процесса.

Данные о времени  процесса дают возможность рассчитать численность рабочих-сдельщиков или  рабочих-повременщиков, количество которых  определяется непосредственно трудоемкостью процесса, Для расчета следует пользоваться следующей типовой зависимостью:

 

В свою очередь,

 

где п— количество номенклатурных позиции изделии в производственной программе;

N_i —количество изделий i-ой номенклатурной позиции;

T-время выполнения  процесса (части процесса) по изготовлению  изделия i-ой номенклатурной позиции;

T_.и.нп.i- _время необходимое для изменения величины незавершенного производства в соответствии с производственным циклом изделий i-ой позиции;

К_в —коэффициент выполнения норм времени (в зарубежной литертуре —уровень производительности, уровень использования времени).

 

Количество рабочих  мест может быть определено дифференцирование  по профессиональным видам работ, по квалификационной сложности работ при соответствующем выделении исходных данных о времени изготовления изделия в соответствии с качественными параметрами потребности в персонале.

•.Пример расчета численности работников по рассматриваемому методу показан в табл. 5.5.

Таблица 5.5

Расчет  численности персонала на основе данных трудоемкости рабочего процесса

1 Наименовании показателей	Вид работы “а”	Вид работы “b”
	квалификация Х	квалификация Y
1	2	3
Трудоемкость изделия, час. Изделие А  Изделие Б	0,5 0,4	0,8 0,3
Производственная программа, шт. А  Б	1000 1200	1000 1200
Итого трудоемкость программы, час. А  Б	500 480	360
Время для изменения  остатка А незавершенного производства, час. Б	150 120	100 170
Итого трудоемкость валовой  продукции по программе для обоих изделий час.	1250	1430

 

  

 

Продолжение таблицы 5.5
1	2	3
Планируемый процент  выполнения норм, %	105	1П4
Время, необходимое для  выполнения программы, час.	1190,5	1375
Полезный фонд времени  одного работника, час.	432,5	432,5
Расчетная численность персонала, чел.	2,8	3,2
Принимаемая численность  персонала, чел.	3	3

Полезный фонд времени  одного работника (Т_пол )и коэффициент пересчета явочной численности в списочную определяются из баланса рабочего времени одного работника. Структура баланса приведена в табл. 5.6.

Таблица 5.6

Таблица баланса  рабочего времени одного работника

№ п.п.	Показатели баланса	Значение показателя или порядок его расчета
1	Календарный фонд времени, дней	365
2	Количество выходных и праздничных дней	В соответствии с режимом работы     (п. 1-п. 2)
3	количество календарных  рабочих дней
4	Количество дней невыходов  на работу	соответствии с плановыми  оценками невыходов
5	Количество фактических  рабочих дней	(п. 3-п. 4)
6	Потери рабочего времени  из-за сокращенной длительности рабочего дня, час.	В соответствии с маковыми расчетами
7	Средняя продолжительность  рабочего дня, час.	Нормальная продолжительность  за вычетом потерь
8	Полезный фонд времени, час.	(п. 7х п. 5)

 

 

В качестве разновидности  рассматриваемого метода может быть представлен подход для определения численности административно-управленческого персонала с использованием формулы Розенкранца, имеющей в общем случае следующий вид:  

 

где Ч —численность административно-управленческого  персонала определенной профессии, специальности, подразделения ит.п.;

п —количество видов  организационно-управленческих работ, определяющих загрузку данной категории  специалистов;

m_i —среднее количество определенных действий (расчетов, обработки заказов, переговоров и т.п.) в рамках i-го организационно-управленческого вида работ за установленный промежуток времени (например, за год);

t_i—время, необходимое для выполнения единицы mв рамкахi-го организационно-управленческого вида работ;

Т —рабочее время специалиста  согласно трудовому договору (контракту) за соответствующий промежуток календарного времени, принятый в расчетах;

К_нрв —коэффициент необходимого распределения времени;

К_фрвд —коэффициент фактического распределения времени;

t_р —время на различные работы, которые невозможно учесть в предварительных (плановых) расчетах.

Коэффициент необходимого распределения времени (К_нрв )рассчитывается следующим образом:

К_нрв=К_др .К_о К_{п (5.3)}

где К_др —коэффициент, учитывающий затраты на дополнительные работы, заранее не учтенные во времени, необходимом для определенного процесса S m•t;как правило, находится в пределах 1,2 <К_др <1,4;

К_о—коэффициент, учитывающий затраты времени на отдых сотрудников в течение рабочего дня; как правило, устанавливается на уровне 1,12;

К_п —коэффициент пересчета явочной численности в списочную.

Коэффициент фактического распределения времени (К_фрв) определяется отношением общего фонда рабочего времени какого-либо подразделения ко времени, рассчитанному как

 

Следует отметить, что  в общем виде формула Розенкранца  служит для проверки соответствия фактической численности (например, какого-либо подразделения) необходимой, которая задается загрузкой данного подразделения.

Для пользования формулой Розенкранца в плановых расчетах следует придать ей такой вид:

 

так как величины t_р и К_нрв, в этом случае неизвестны.

Пример расчета численности  административно-управленческого персонала  с использованием формулы Розенкранца  приведен ниже на основании исходных данных, указанных в табл. 5.7.

Таблица 5.7Исходные данные для расчета необходимой численности управленческого персонала
Организационно-управленческие виды работ	Кол-во действий по выполнению вида работ	Время, необходимое на выполнение действия, час.
А Б В	500 3000 300	1 0,5 3
Месячный фонд времени  одного сотрудника согласно контракту, час. Коэффициент затрат времени  на дополнительные работы Коэффициент затрат времени  на отдых сотрудников Коэффициент пересчета  численности Время, выделяемое на различные  работы, не учтенные в плановых расчетах, час. Фактическая численность  подразделения, чел.		170    1,3    1.12 1,1 200    30

Суммарное время выполнения организационно-управленческих работ  определяется как:

(500 • 1) + (3000 • 0,5) + (300 ' 3) = 2900.

Коэффициент необходимого распределения времени: К_нрв=1,3- 1,12' I,I = 1,6. Коэффициент фактического распределения времени:

 

Расчет необходимой  численности подразделения ведется  по полной формуле Розенкранца следующим  образом:

 

Как указано в исходных данных (табл. 5.7),фактическая численность  подразделения равна 30чел. Таким  образом, расчет необходимой численности показал некоторый излишек (=1чел.) фактического количества сотрудников.

Метод расчета  по нормам обслуживания

В зарубежной литературе принято название “агрегат —метод”, показывающее зависимость рассчитываемой численности от количества обслуживаемых машин, агрегатов и других объектов.

Количество рабочих-повременщиков  или служащих по нормам обслуживания рассчитывается по следующей формуле:

 

где п —количество  видов работ по обслуживанию объекта;

t_едi . —время, необходимое для выполнения единицы объема i-ro

вида работ;

п_pi . —число единиц объема i-roвида работ на единицу оборудования или иного объекта расчета (например, единицу производственной площади);

Т_пол —полезный фонд времени работника за день (смену);

Т_д —время, необходимое для выполнения работником дополнительных функций, не включаемых в t_ед .

Расчет численности  персонала с использованием норм обслуживания ведется по исходным данным, указанным в табл. 5.8. Таблица 5.8

Исходные данные для расчета численности персонала  по обслуживанию комплекса агрегатов
Виды работ	Время выполнения операции, час	Кол-во операций за смену
1. Загрузка агрегата  2. Контроль рабочего  процесса  3. Выгрузка агрегата	0,02 0,08 0,03	60 120 60
Количество агрегатов  Коэффициент загрузки Полезный фонд времени одного рабочего за смену, час. Время на дополнительные операции по обслуживанию агрегата, час.		8 1,5 7,0    1,4

На первом шаге определяется норма обслуживания:

 

Отсюда численность  персонала:

Ч=8*1.5/0.5=24

Метод расчета  по рабочим местам и нормативам численности

Данный метод следует  рассматривать как частный случай использования метода норм обслуживания, так как и необходимое число  работников по числу рабочих мест, и нормативы численности устанавливают, исходя из норм обслуживания.