Организационная функция в системе управления (на примере Гомельского райпо)

 Должностная инструкция имеет свои преимущества и недостатки (рис. 8).

 

Недостатки  должностной инструкции

Преимущества  должностной инструкции

Сложность в  разработке оптимальных должностных  инструкций

Должностная инструкция, подписанная работником, позволяет работодателю расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием работника занимаемой должности Должностные инструкции служат основой для аттестации персонала При наличии должностных инструкций трудовые споры часто разрешаются внутри организации без привлечения государственных органов Инструкции помогают равномерно распределять обязанности между сотрудниками с похожими должностями (например, между бухгалтером и главным бухгалтером), избегать дублирования обязанностей Инструкции позволяют работодателю доказать в суде, что дисциплинарное взыскание за неисполнение обязанностей было наложено правомерно

 

Рисунок 8. – Преимущества и недостатки должностной инструкции

 

Должностная инструкция утверждается руководителем торгового предприятия и подписывается (после ознакомления с ней) работником. Она является приложением к трудовому договору (Приложение 1).

Проведя анализ распределения полномочий и ответственности  в деятельности Гомельского райпо, можно сказать, что все работники наделены правами и обязанностями в соответствии с занимаемой должностью, несут полную ответственность за выполняемую работу. Полномочия каждого работника закреплены в должностных инструкциях. Слаженная работа всех структурных подразделений райпо способствует повышению эффективности работы. Но, не смотря на это необходимо постоянно следить за исполнением всеми работниками своих обязанностей во избежание негативных последствий.

3 ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ФУНКЦИЙ ОРГАНИЗАЦИИ В СОВРЕМЕННЫХ УСЛОВИЯХ

3.1 Оценка эффективности использования организации как функции менеджмента

 

При определении эффективности  совершенствования организационных  структур управления учитывается экономический  и социальный эффект. Экономический  эффект  может проявляться в  виде экономии затрат в системе управления или в виде улучшения результатов производственной деятельности организации, социальный эффект – в повышении производственной общественной активности коллектива, улучшении социально-психологического климата в коллективе и т.п.[2, с.35]

Для оценки эффективности использования оборотных средств в Гомельском райпо используют следующие частные показатели: фондоотдача; фондоемкость; фондорентабельность и др.

(таблица 3.1)

 

Таблица 3.1 - Показатели эффективности использования оборотных средств Гомельского райпо за 2008-2010 года.

Показатели	Годы			Изменение показателей, %
	2008	2009	2010	2009 к 2008	2010 к 2009
1.Выручка от реализации (за вычетом налогов и сборов), млн.р.	94435	102910	82276	108,97	79,95
2.Среднегодовая стоимость  основных средств, млн р.	14020,5	20541	23102	146,51	112,47
3.Среднесписочная численность  работников, чел.	721	727	810	100,83	111,42
4.Прибыль отчетного  периода, млн р.	884	466	770	52,71	165,24
5.Фондоотдача, р.	6,74	5,01	3,56	74,38	71,09
6.Фондоемкость, р.	0,15	0,20	0,28	134,44	140,67
7.Фондовооруженность  труда, млн р.	19,45	28,25	28,52	145,30	100,94
8.Фондорентабельность, %	6,31	2,27	3,33	35,98	146,92

  [Приложение 3; 4]

Как видно из расчетов, представленные в таблице 3.1, в 2010 году по сравнению с 2009 г выручка от реализации снизилась на 20%; однако произошло увеличение основных средств на 12,5%, что оказало влияние на увеличение фондоемкости на 40%.

Снижение фондоотдачи  в 2010г. по сравнению с 2009г. свидетельствует об уменьшении суммы товарооборота на 1 рубль основных фондов.

За счет полученного убытка в 2010 году по сравнению с 2008 годом снизилась фондорентабельность на 3%.

Фондоемкость в 2010г. увеличилась по сравнению с  2009г. на 40% , то есть увеличилась сумма основных фондов на 1 рубль розничного товарооборота.

Наряду с частными показателями эффективности  используются и обобщающие показатели эффективности производства, такие как: рентабельность затрат, доходность ресурсов, доходность затрат, рентабельность ресурсов и другие.

Также для оценки эффективности управления организации следует рассмотреть рациональность использования не только материальных ресурсов, но и финансовых, и трудовых.  Их можно рассмотреть во взаимосвязи, как показатели производительности труда и средней заработной планы. (табл. 3.2)

 

Таблица 3.2 - Показатели динамики производительности труда

       и средней заработной платы по Гомельскому райпо за 2008-2010года

Показатели	Годы
	2008	2009	2010
Средняя заработная плата, млн руб.	6,44	8,22	8,92
Производительность труда, млн. р.	101,51	130,98	141,53
Базисные коэффициенты роста:	x	x	x
– средней заработной платы	x	127,61	108,49
– производительности труда	x	129,03	108,06
Коэффициенты опережения	x	1,011	0,996

 [Приложения 3; 4]

 

Из таблицы видно, что средняя заработная плата в 2010г. по сравнению с 2009 г. увеличилась на 8,5%. Также выросла производительность труда на 8%. Можно заметить, что темп роста средней заработной платы опережает темп роста производительности труда (коэффициент опережения 0,996). Это соотношение не позволяет выдержать пропорции по накоплению и потреблению средств.

 

 

В Гомельском райпо экономический эффект может быть достигнут за счет:

• рационализации состава работ, выполняемых различными подразделениями, и обеспечения их соответствия целям и тенденциям развития организации;
• повышение технической оснащенности труда в системе управления;
• совершенствования форм документов и делопроизводства;
• повышения квалификации руководящих кадров, специалистов и других служащих;
• развития и изменения методов управления;
• совершенствования технологии принятия управленческих решений, снижения трудоемкости.

Выявление социального  эффекта от совершенствования организационной  структуры управления в Гомельском райпо осуществляется с учетом:

• повышения инициативы и творчества работников;
• расширения и углубления участия трудящихся в процессах управления;
• адаптивности коллектива к изменениям в управлении и др.

Социальный эффект в  райпо оценивается качественно  и реализуется в экономической эффективности управления [2, с.40].

 

2.  Основные направления совершенствования функции организации в деятельности Гомельского райпо

 

Проблема  совершенствования организационной структуры управления в организациях всегда остается актуальной. Анализ эффективности управления Гомельского райпо позволил выявить ряд недостатков, которые были рассмотрены в предыдущей главе данной работы.

Это обуславливает необходимость  провести следующие мероприятия  по совершенствованию функции организации  Гомельского райпо.

Одним из мероприятий  совершенствования организации  как функции менеджмента является совершенствование структуры для достижения поставленных целей.

В непосредственном подчинении организации целесообразно сохранить  подразделения, деятельность которых  жизненно важна для обеспечения  нормального функционирования дочерних подразделений в целом по организации.

 Для снижения загрузки  работников, для повышения эффективности  их труда необходимо создать  отдел маркетинга.

 Организация маркетинговой деятельности в независимости от структуры службы должна включать в свой состав:

• построение организационной структуры управления маркетингом;
• подбор специалистов по маркетингу надлежащей квалификации;
• распределение прав и ответственности;
• создание необходимых условий труда.

Необходимо кардинально  перестроиться, переориентировать  предприятие на подчинение производства сбыту, маркетингу. Повернуться лицом к клиенту. Создать клиентско-ориентированную психологию на предприятии.

Также в качестве общих  рекомендаций по повышению эффективности  управления Гомельским райпо можно  предложить:

1. Переводить отношения внутри предприятия на экономические рельсы, где только возможно. Стимулировать работников таким образом, чтобы они были заинтересованы в результатах своей работы – выплачивать премии, ввести надбавочные коэффициенты, увеличить долю премиальной составляющей в заработной плате.
2. Стимулировать работников нематериально – определять лучших работников в своей области, официально их награждать грамотами помимо выплаты денежных премий, проводить конкурсы на лучшие показатели работы и т.д.
3. Создавать конкретную среду внутри предприятия таким образом, чтобы сотрудники стремились максимально проявлять свои профессиональные качества, достигнуть наилучших рабочих показателей.
4. Формировать сплоченные команды, где практически все работники равны, каждый момент высказывать свое мнение. Также следует избавляться от работников, являющихся зачинщиками ссор в коллективе, несмотря на их профессионализм.
5. Стараться использовать индивидуальный подход к каждому работнику в определении его потребностей и на этой основе выявить факторы, максимально стимулирующие его работоспособность (например, определить, кому важнее продвижение по службе, кому – материальное вознаграждение, кому – прилюдное поощрение руководителя и использовать это в работе).
6.   Разработать новые должностные инструкции, в которых будет документально отражено делегирование полномочий, ответственность и основные обязанности руководящих должностей, благодаря чему, планируется решить проблему реального распределения обязанностей и ответственности в неформальной форме и обстановке.

  Предложенный путь совершенствования организационной структуры управления позволит организации повысить гибкость управления, быстро реагировать на изменения спроса и других факторов внешней среды, увеличение производительности труда, рабочих мест, снизить загруженность работников.

Таким образом, как для  блага самой организации так  и для личного блага служащих своей организации, руководство  должно постоянно работать над всемерным  повышением потенциала кадров.

При совершенствовании организационной структуры управления в Гомельском  райпо следует руководствоваться следующими основными принципами:

• полнота охвата всех функций аппарата управления;
• отсутствие дублирования задач на всех уровнях управления;
• соблюдение рациональных норм управляемости;
• минимизация расходов на управление;
• выделение самостоятельных подразделений, с учетом рационального сочетания административных и экономических методов и форм управления.

Также в системе управления следует применять принцип единоначалия, то есть необходимо устранить право  руководителей высшего уровня чрезмерно командовать своими подчинёнными.

В Гомельском райпо следует  оставить линейно-функциональную структуру  управления, так как она дает возможность  более глубокой подготовки управленческих решений, плановых заданий. Также создает  условия для профессионального и служебного роста, что впоследствии положительно сказывается на работе организации. Но она требует некоторых изменений. Структуру аппарата управления Гомельского райпо можно упростить путём превращения линейно-функциональной структуры в более плоскую за счёт сокращения числа уровней управления. Этого можно достичь путём делегирования полномочий на более низкие уровни управления.

С целью более успешного  принятия согласованных решений  необходимо изменить взаимосвязи между  отделами, усовершенствовать характер взаимодействия всех отделов и специалистов. Этого можно достичь путём оптимизации информационных технологий, внедрение автоматизации в систему планирования и управления.

Для осуществления более  эффективной деятельности и выживания  в конкурентной борьбе Гомельскому райпо следует создать отдел маркетинга или ввести должности специалиста по рекламе или маркетолога, которые должны изучать спрос потребителей и информировать их о видах и качестве реализуемой продукции и услугах, которые оказывает Гомельское райпо.