Организация введения в должность

 

 

 

 

Глава 3. Программа процесса введения в  должность

 

§ 1. Предварительное посещение места работы

 

Допустим, что  мы уже наняли сотрудников и теперь обдумываем, каким образом лучше  всего начать введение в должность. Часто люди, ищущие работу, прилагают  максимум усилий для того, чтобы  представить себя в выгодном свете  на собеседовании с работодателем. И только после того, как решение  о приеме на работу уже принято, сотруднику приходится адаптироваться к изменениям, вызванным его новым положением. Очевидно, что, представляя себя в  новой должности, мы заранее пытаемся определить приоритеты. Иногда это  трудно сделать, поскольку новому сотруднику и его коллегам по работе приходится сталкиваться с сотнями непредвиденных моментов.

Это относится  прежде всего к тем случаям, когда  новая организация находится  далеко от места жительства сотрудника и ему приходится переезжать, устраивать детей в новую школу и решать множество других житейских проблем.

В отдельных случаях предварительное посещение места работы может облегчить разрешение этих проблем. Некоторые организации действительно предлагают сотрудникам познакомиться с новым для них местом работы. Неформальное посещение организации и знакомство с будущими начальниками и коллегами в спокойной обстановке, до момента выхода на работу, поможет новому сотруднику быстрее адаптироваться, поскольку он уже не будет испытывать волнения перед первой встречей с новым коллективом. Кроме того, во время предварительного визита можно будет уладить все финансовые вопросы. Помимо этого, новый сотрудник сможет увидеть, как одеваются работники фирмы и где они обедают, и это также станет одним из элементов подготовки его к первому дню работы.  
  Такого рода предварительное посещение места работы будет полезно не только руководящим работникам, но и молодым сотрудникам. Одна организация пошла еще дальше в реализации этого этапа введения в должность и пригласила довольно большую группу школьников старших классов для временной работы на предприятии, рассчитывая, что часть молодых людей после окончания школы примет решение работать в этой организации. Эта программа была частью кадровой политики, поскольку она привлекала потенциальных работников и, кроме того, она давала возможность познакомиться с работой организации изнутри, что укрепляло связи с общественностью.

Одна организация, проводящая тренинги, предложила ведущим местным предпринимателям схему обучения сотрудников до приема на работу, которая была построена в соответствии с потребностями данной организации. Этот тренинг показал, что если перспективные работники получат информацию о компании еще до приема на работу, то это снизит коэффициент текучести кадров.

 

Предварительное посещение и предварительный  тренинг могут проводиться для  одного перспективного работника или  целой группы, но, вне зависимости  от этого, они помогают сотруднику разрешить  ряд организационных вопросов и  быстрее адаптироваться к работе. Кроме того, если человек видит, что  компания позаботилась об организации  предварительного посещения места  работы, вероятнее всего, он захочет  остаться работать в этой компании.

Перед приходом нового работника необходимо:

• Убедиться, что должностная инструкция подготовлена и соответствует действительности.
• Договориться с кем-нибудь из его будущих коллег о неформальной помощи и опеке.
• Проверить, подготовлено ли его рабочее место.
• Проинформировать заранее всех сотрудников о приходе нового работника.
• Приготовить все информационные материалы, которые будут выданы сотруднику в первый день работы.
• Подготовить необходимые пропуска.
• Позвонить сотруднику накануне его официального выход на работу и убедиться, что все в порядке.

 

§ 2. Программа введения в должность

 

Ниже предлагается возможный вариант программы  введения в должность, апробированный в крупных американских кампаниях.

 

1. Предварительное посещение места работы  
   Включает в себя:

Представить сотрудникам отдела, где работник сможет задать им все возникшие у него вопросы.

Необходимо договориться обо всем, что касается зарплаты, и заполнить  соответствующие документы.

Встреча со своим будущим руководителем ю

После этого представление коллегам по работе, работник сможет получить ответы на все интересующие его вопросы.

2. Начальный этап введения  в должность  
      В том случае, если не будет возможности начать соответствующий курс по введению в должность с первого же дня работы, необходимо провести предварительную подготовку сотрудников, основанную на руководстве по введению в должность научных работников, в котором предлагается сделать следующее:  
      Вопросы охраны здоровья и безопасности

o Покажите, где находятся аварийные выходы.

o Выдайте  защитные костюмы. 

o Объясните  план экстренной эвакуации 

o Покажите, где располагается пункт первой  помощи.

o Покажите  опасные участки территории.       

Организационные вопросы

o Расскажите  о гибком графике работы.

o Покажите, где находятся туалеты и комнаты  отдыха.

o Выдайте  ключи. 

o Убедитесь,  что рабочее место для нового  сотрудника готово.

o Проведите  сотрудника по предприятию. 

o Выдайте  заявку на необходимое оборудование  и проводите сотрудника на  склад. 

o Покажите, где находится буфет. 

2. Курс введения в должность:

• Информация о: История. Сфера сбыта. Структура. Конкуренты. География. Перспективы развития. Продукция.  
  Обязательства компании перед местным обществом.  
  Групповая экскурсия по предприятию, включающая в себя краткое выступление менеджера по кадрам.

• Краткое повторение всего, что было рассказано за день, и обсуждение в группе.  
  Вопросы охраны здоровья и безопасности.  
  Программа контроля качества:
• Тренинги и обучение сотрудников. Возможности дальнейшего обучения.

 

    3 Индивидуальный план тренинга  
Цель встречи: определить, какие виды тренинга и обучающие курсы следует провести в течение первого года работы в компании.  
4. Проверка эффективности введения в должность  
      Основная цель этой встречи - убедиться, что новый работник уже адаптировался к работе и ничто не мешает ему работать успешно.  
      Вторая не менее важная цель - удостовериться в том, что всем вопросам, касающимся здоровья, безопасности, организации и кадров, уделяется должное внимание.  
      Повторная проверка пройдет примерно через полгода, во время первой оценки деятельности сотрудников.

 

 

§ 3. Сокращенный вариант введения в должность

 

Введение в должность является системой, тогда как курс введения в должность - это важный элемент данной системы. Он необходим по ряду причин. Когда сотрудник начинает работать в новой организации, он может столкнуться с психологическими сложностями. В незнакомом окружении сотрудник может испытывать беспокойство, тревогу и неуверенность. Безусловно, подобные проблемы возникают не у всех: пожилые сотрудники, имеющие большой стаж и опыт смены места работы, могут избежать подобных проблем, а некоторые работники государственной гражданской службы и их семьи всегда спокойно относятся к перемене места работы.

Введение в должность, в числе прочего, необходимо, чтобы укрепить доверие сотрудника к тренингу вообще, но оно не будет соответствовать этому критерию, если проводится несвоевременно. Один из путей разрешения этой проблемы - сокращенный вариант введения в должность. Он применяется в том случае, если сотрудникам приходится несколько недель ждать полного курса, например, потому, что было принято большое количество новых сотрудников, или по другим причинам.

Этот курс должен включать самую необходимую  информацию, которая позволит сотруднику приступить к новой работе. Желательно, чтобы курс проводился в первые дни  работы непосредственным начальником  нового работника или ответственным и уважаемым членом коллектива. Пример программы сокращенного введения в должность приведен в таблице:  

Ниже предлагается пример введения в должность, разработанный  М. Мейганом.

Дженни Смит  
      Программист, стажер  
      Начальный этап введения в должность  
      Дженни должна явиться на работу в 9.00, где ее встретит Кей Райт, ее непосредственный начальник  
      5 мая, понедельник  
      В течение этого часа Кей представит Дженни коллегам, и те вкратце расскажут ей о своих обязанностях. Предупредите Дженни, что в дальнейшем ей будет выдан список всех членов коллектива с указанием их должностных обязанностей.  
      Кей и еще несколько сотрудников должны проводить Дженни в комнату отдыха и показать, где находится все необходимое для заваривания чая и подготовки ленча.  
      Кей или кто-либо из сотрудников должен проводить Дженни в отдел кадров к менеджеру Алану Арчибальду.  
      Следует вкратце обсудить следующее:

1. Предоставил ли отдел, занимающийся  начислением зарплаты, всю необходимую  информацию:

o форму налоговой декларации (P45);

o детали банковской операции;

o ИНН. 

2. Убедитесь в том, что Дженни  известно, в какой форме будет  проходить начисление зарплаты.

3. Спросите, нуждается ли сотрудница  в авансе.

4. Выдайте брошюры, содержащие  информацию о пенсии и т.  д., но предупредите, что все эти вопросы будут подробно рассмотрены в ходе полного курса введения в должность.

5. Заполните документы, необходимые  для получения пособия, выдаваемого  при переходе на новое место  работы.       

Познакомьте Дженни с теми сотрудниками, с которыми ей предстоит работать.  
            Алану следует проводить Дженни в ее отдел, к Кей. К этому времени рабочее место Дженни должно быть готово. Дайте ей немного времени для того, чтобы разложить свои вещи, и убедитесь, что она чувствует себя комфортно. Кей следует поручить кому-нибудь из сотрудников проводить Дженни в буфет для персонала и спросить, нет ли у нее каких-либо пожеланий.  
      Кей знакомит Дженни с проектами, разработкой которых занимается отдел, и представляет ее Тому Робертсону, с которым ей предстоит работать в течение нескольких ближайших недель.  
      Выдайте:

o список отделов компании;

o схему организации компании;

o протоколы трех последних собраний  коллектива;

o административные инструкции;

o телефонный справочник организации.        

Последние полчаса  Кей должна провести с Дженни, для  того чтобы узнать, не возникло ли каких-либо проблем и знает ли она в  точности, что ей предстоит делать в течение ближайших нескольких недель.

 

 

      Как было показано в приведенном выше образце программы  введения в должность, проверка введения в должность может быть проведена  в определенное время, возможно, после  двух месяцев работы сотрудника, а  затем, после четырех месяцев  работы, проверку следует повторить. Таким образом, она станет частью системы оценки работы персонала, если таковая действует в данной организации.  
      Форма для проверки может быть сокращенным вариантом контрольного листа, образец которого приведен выше. Вот как может выглядеть форма для проверки введения в должность в письменной форме.  
      

ЦЕЛИ ПРОВЕРКИ

1. Убедиться в том, что сотрудник  успешно адаптировался к новой  должности и не возникло никаких  препятствий для профессионального  роста. 

2. Убедиться в том, что все  мероприятия, перечисленные в  контрольном листе, проведены.        

Охрана здоровья и безопасности  
      Была ли дана подробная информация обо всем, что касается охраны здоровья и безопасности, и выполнено ли все в соответствии с контрольным листом?  
      Финансовые вопросы  
      Полностью ли сотрудник удовлетворен оплатой труда, и есть ли какие-либо сложности, которые не устранены до сих пор?  
      Организационные вопросы  
      Нет ли каких-либо проблем, связанных с организацией труда, нет ли препятствий для профессионального роста сотрудника? Что следует предпринять в связи с этим?  
      Обучение и развитие  
      Имеет ли сотрудник информацию о системе обучения и развития?  
      Была ли у сотрудника возможность высказать свои пожелания относительно обучения, и был ли составлен индивидуальный план тренинга?  
      Получил ли сотрудник информацию о системе дальнейшего обучения, и выбрал ли он какой-либо курс?  
      Возникли ли у сотрудника какие-либо трудности во время посещения выбранного тренинга или участия в образовательной программе?  
      Кадровые вопросы  
      Возникли ли какие-либо трудности, связанные с кадровыми вопросами?  
      Получил ли сотрудник достаточную информацию о кадровой политике, разрешении трудовых споров и дисциплине в данной организации?

ПРОВЕРКА ПРОВЕДЕНА   Сотрудник   Ответственное лицо

ПОДПИСЬ   __________  __________

ДАТА  __________  __________