Організація праці менеджера

2) розмір підприємства, наявність секретаря та канцелярії;

3) розподіл праці та організація діловодства на підприємстві;

4) обсяг документообігу.

 

189. Яких вимог потрібен дотримуватися менеджер, оформляючи адресат резолюції?

1) адресатом повинен бути лише один виконавець, зазначені терміни та контроль за виконанням;

2) при об’єктивній необхідності виконання рішення кількома особами слід взагалі відмовитися від резолюції;

3) адресатом повинен бути один єдиний виконавець, кілька виконавців неприпустимі;

4) прагнення до єдиного виконавця, але при об’єктивній необхідності виконання резолюції кількома особами слід поставити персональне завдання кожній.

 

190. Що означає, якщо на підприємстві існує централізована форма реєстрації документів:

1) при цій системі одна частина документів реєструється централізовано, а інша – у структурних підрозділах;

2) ця система передбачає створення єдиного довідкового центра роботи з документами;

3) ця система передбачає реєстрацію в місцях створення  чи виконання документів;

4) не має  правильної відповіді.

 

191. Номенклатура справ – це:

1) перелік реквізитів документів;

2) систематизований перелік найменувань справ, які створюються в діловодстві структурних підрозділів зокрема та організацій в цілому із зазначенням термінів зберігання справ, оформлений у відповідному порядку;

3) архівне зберігання справ;

4) перелік документів, які підшиваються в одну справу.

 

192. Реєстрація документа – це:

1) запис необхідних відомостей про документи з наступним проставлянням на них індексу (номера; і дати реєстрації);

2) перелік документів, які підшиваються в справи;

3) передача документів до архіву;

4) перелік реквізитів документів;

 

193. Порядковий реєстраційний номер документа присвоюється:

1) починаючи з початку кожного кварталу;

2) починаючи з початку кожного півріччя;

3) починаючи з № 1 з першого січня кожного року по 31 грудня;

4) щомісячно.

 

Тема 10

 

Наради, збори, засідання, бесіди

 

194. Нарада – це:

1) спільна присутність у певному місці людей, об’єднаних конкретною метою;

2) одна з найдієвіших форм залучення членів трудового колективу до розв’язання встановлених перед ним завдань, управління організацією;

3) це форма організації роботи постійно діючого органу (комітету, колегії, ради, комісії, групи);

4) не має  правильної відповіді

 

195. Збори - це:

1) форма управлінської діяльності, змістом якої є спільна робота певної кількості учасників управлінського процесу;

2) форма організації роботи постійно діючого органу (комітету, колегії, ради, комісії, групи);  
3) спільна присутність у певному місці людей (працівників підприємства, підрозділу, членів товариства та ін.), об’єднаних конкретною метою;

4) засіб, взаємозв’язок між людьми, призначений для досягнення угоди, коли обидві сторони мають співпадаючі або протилежні інтереси.

 

196. Засідання - це:

1) форма управлінської діяльності, змістом якої є спільна робота певної кількості учасників управлінського процесу;

2) форма організації роботи постійно діючого органу (комітету, колегії, ради, комісії, групи;  
3) спільна присутність у певному місці людей (працівників підприємства, підрозділу, членів товариства та ін.), об’єднаних конкретною метою;

4) засіб, взаємозв’язок між людьми, призначений для досягнення угоди, коли обидві сторони мають співпадаючі або протилежні інтереси.

 

197. Якщо метою наради є передати учасникам певні знання, і тим самим підвищити їх кваліфікацію, то це:

1) навчальні наради;

2) проблемні наради;

3) координаційні наради;

4) інформаційні наради.

 

198. Якщо мета наради – розробка шляхів і рішення проблеми, то це:

1) навчальні наради;

2) проблемні наради;

3) координаційні наради;

4) інформаційні наради.

 

199. Нарада характеризується такими ознаками: право голосу має тільки керівник; він сам викладає свої погляди, видає наказ або вказівку; кількість учасників не регламентують. Особливості таких нарад – збереження ієрархії працівників, однозначність у постановці завдань, швидке здійснення рішень. Це:

1) диктаторська нарада;

2) автократична нарада;

3) дискусійна нарада;

4) довільна нарада.

 

200. Нарада має місце тоді, коли обмінюються думками працівники, професійні обов’язки яких тісно взаємопов’язані. Вони відбуваються без порядку денного, без голови, на ній не приймають ніяких рішень. Прикладом такої наради є обговорення керівником, його заступниками, помічниками, провідними спеціалістами загального стану справ або досить великої і важливої проблеми. Це:

1) диктаторська нарада;

2) автократична нарада;

3) дискусійна нарада;

4) довільна нарада.

 

201. До якого типу належить щомісячна нарада апарату управління підприємства по підведенню підсумків роботи за місяць?

1) регулярна, планова, з постійним складом учасників, документована;

2) разова, планова, з постійним складом учасників, нетрадиційна;

3) регулярна, непланова, зі змінним складом учасників, недокументована;

4) разова, планова, зі  змінним складом учасників, авторитарна.

 

202. Ця нарада відрізняється від інших стабільним складом учасників, постійним місцем і часом проведення, відсутністю заздалегідь підготовленого порядку денного, відносною нетривалістю. Основне завдання такої наради – одержання інформації «знизу» про стан справ. Це:

1) оперативна нарада;

2) нарада методом «мозкової атаки»;

3) нарада без наради;

4) телеконференції.

 

203. Метою цієї наради є передавання її учасникам вказівок і розпоряджень, роз’яснення і деталізація їх щодо конкретних умов роботи, встановлення методів і термінів виконання вказівок, визначення завдань, підрозділів і виконавців. Це:

1) оперативна нарада;

2) інструктивна нарада;

3) нарада без наради;

4) телеконференції.

 

204. У який час рекомендується проводити наради?

1) у післяобідній час в кінці робочого тижня;

2) на початку робочого дня;

3) у разі необхідності;

4) таких рекомендацій немає.

 

205. До якого типу нарад належить оперативна щотижнева нарада апарату управління?

1) разова, планова, зі змінним складом учасників, нетрадиційна;

2) недокументована, термінова, зі змінним складом учасників;

3) регулярна, планова, з постійним складом учасників,  традиційна за методом проведення, документована;

4) разова, непланова, з постійним складом учасників, традиційна за методом проведення, документована.

 

206. Якщо на нараді присутні працівники різного ієрархічного рівня, то який порядок надання слова рекомендується обрати при обговоренні суперечливих питань?

1) надавати слово відповідно до алфавітного порядку прізвищ учасників, щоб уникнути міжособистісних конфліктів;

2) надавати слово всім учасникам відповідно до їх розміщення (наприклад, за ходом годинникової стрілки; – для досягнення найбільш демократичного обговорення;

3) спочатку надати слово підлеглим низового ієрархічного рівня, потім у порядку зростання службового становища (вверх по ієрархії; – для уникнення тиску посади на обмін думок;

4) спочатку надати слово найбільш компетентному у цьому питанні співробітнику, потім надати слово керівнику, а далі у довільному порядку – для досягнення найбільш обґрунтованого рішення.

 

207. Якими мають бути дії менеджера на кінцевому етапі проведення наради?

1) подякувати всім присутнім за спільну роботу, організувати виконання прийнятого рішення відповідно до протоколу;

2) перевірити ведення протоколу, подякувати всім присутнім за спільну роботу;

3) зробити наголос на важливості  та негайному виконанні прийнятого рішення та обов’язковому контролі за його реалізацією;

4) підбити підсумки та конкретизувати результати наради, ще раз повторити прийняті рішення та узгоджені заходи, подякувати всім присутнім за спільну роботу.

 

208. Яким є рекомендований регламент проведення традиційних нарад?

1) доповідь - 15-20 хв;, на виступи у дебатах 2-5 хв.;

2) доповідь – 25-30 хв;, на виступи у дебатах – 10–15 хв.;

3) доповідь – до години, на виступи у дебатах – 10-15 хв.;

4) доповідь  - до години, на виступи у дебатах – до 5 хв.

 

209. У чому полягає зміст підготовки до ділової бесіди?

1) визначення теми та терміну зустрічі, ліміту часу, попереднє вивчення питання, запит та отримання необхідної інформації, підготовка тез виступу, переліку основних питань, попереднє формулювання заключних пропозицій;

2) усунення від незаявлених відвідувачів, вимкнення телефону, визначення переліку питань;

3) підготовка непотрібна, досить знати тему та час;

4) збір необхідних даних та матеріалів щодо співрозмовника та предмету розмови.

 

210. Якими мають бути дії менеджера після досягнення мети ділової бесіди?

1) провести відвідувача, висловити подяку, попрощатися;

2) почати читати документи у той час, коли відвідувач продовжує розмову;

3) сформулювати результати бесіди в присутності співрозмовника, зафіксувати всі пункти щодо яких досягнуто домовленості, подякувати;

4) підвестися, подивитися на годинник, попрощатися.

 

211. Як менеджеру треба поводитися з незаявленими відвідувачами?

1) приймати всіх негайно, адже можна втратити важливу інформацію, якщо їх не вислухати;

2) використовувати стратегію усунення – з’ясувати мету відвідування, і, залежно від пріоритетності, - прийняти негайно, делегувати приймання, узгодити час приймання на майбутнє;

3) використовувати стратегію усунення – ніколи нікого не приймати, якщо немає попередньої домовленості;

4) використовувати стратегію усунення – делегувати приймання всіх незаявлених відвідувачів заступникам;

 

212. Якій формі питань слід віддавати перевагу менеджерові під час проведення ділової бесіди?

1) чітким однозначним формулюванням, які вимагають короткої відповіді «так» або «ні»;

2) альтернативним питанням;

3) форма питання не має значення;

4) формулюванням, які спонукають до відвертого і аргументованого висловлення думки, а не зводять відповідь до «так» або «ні».

 

213. Як повинен поводитися менеджер у випадку неможливості задовольнити прохання відвідувача?

1) необхідно пояснити причини відмови, але не давати зайвих обіцянок;

2) обов’язково пообіцяти подальше виконання прохання, щоб підтримати свій авторитет;

3) швидше прийняти остаточне рішення;

4) делегувати вирішення питання або перенести зустріч.

 

214. Чи існують особливості приймання відвідувачів з особистих питань?

1) ні, таких особливостей немає;

2) це приймання здійснюється лише за попереднім записом, дата і час          визначається менеджером особисто після того, як буде записано певну кількість відвідувачів, ініціатива належить відвідувачу;

3) це приймання здійснюється завжди зранку, перед вирішенням оперативних питань та розглядом пошти;

4) це приймання здійснюється у чітко визначені і заздалегідь оголошені дні і години, на випадок відсутності керівника доручається першому заступнику, ініціатива належить найчастіше відвідувачу.

 

Тема 11

 

Розмови по телефону

 

215. Яким має бути знайомство співрозмовників під час телефонної бесіди?

1) інформативним: «Фірма, підрозділ, посада, прізвище»;

2) ввічливо нейтральним: «Алло», «Слухаю»;

3) запрошенням до розмови «Добрий день, пане Н., як Ваші справи?»;

4) краще взагалі обійтися без знайомства, а зразу вводити співбесідника у курс справи.

 

216. У чому полягає метод зворотного дзвінка?

1) інструктаж секретаря стосовно сортування пасивних (вхідних) телефонних дзвінків;

2) у перетворенні вхідних незапланованих дзвінків у передбачувані. Наприклад: «Я зателефоную Вам пізніше, о…» або «Будь ласка, передзвоніть мені о…»;

3) у ввімкненні автовідповідача;