Отчет по практике в осударственном бюджетном учреждении «Центр занятости населения Оренбургского района»

Коммуникации по восходящей ( снизу вверх ) 

Коммуникации по восходящей выполняют функцию оповещения руководства  организации о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство  узнает о текущих или назревающих  проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел.  Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.

Горизонтальные коммуникации (между подразделениями)

В дополнение к обмену информацией по вертикали (нисходящие или восходящие) организации  нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними необходим для координации задач и действий. Поскольку организация — это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении. В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специальные группы. Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании отношений сотрудничества между работниками организации. Доказано, что такие отношения являются важной составляющей удовлетворенности работников организации^.

Коммуникации между  руководителем и рабочей группой

В дополнение к обмену информацией между руководителем  и подчиненным имеет место  обмен между руководителем и  его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом  позволяют руководителю повысить эффективность  действий группы. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как следовало бы работать вместе, о предстоящих изменениях и возможных их последствиях для этого и других отделов, о недавних проблемах и достижениях, предложениях рационализаторского характера.

Неформальные коммуникации

Организации состоят  из формальных и неформальных компонентов. Канал неформальных коммуникаций можно  назвать каналом распространения  слухов. Слухи «витают возле автоматов  с охлажденной водой, по коридорам, в столовых и в любом другом месте, где люди собираются группами». Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа «только между нами». Приписываемая слухам репутация неточной информации сохраняется и до сегодняшнего дня. Тем не менее исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т.е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной.

 

14 Документальное обеспечения менеджмента

 

В Центре занятости используются следующие виды документов:

Приказ.

Приказ издается по важнейшим  вопросам деятельности организации. Это правовой акт, издаваемый руководителем, действующим на основе единоначалия, для решения основных производственных задач. Приказ может быть как нормативным актом, так и актом применения норм права в сфере производственных отношений, например приказ о назначении на должность.

Приказом руководитель ставит задачи и указывает на пути их решения. Он обязателен для исполнения всеми работниками подотчетной структуры или отрасли.

Приказ оформляется  на общем бланке формата A4. Основные реквизиты:

название документа (приказ);

- дата;

- индекс (номер);

- место составления;

- заголовок;

- текст;

- подпись.

Протокол.

Протокол служит для  утверждения решений, принятых коллегиально: на совещаниях, собраниях, конференциях. Это документ, в котором фиксируются фактические обстоятельства. Он ведется либо непосредственно во время заседания коллегиального органа, либо после расшифровки стенограммы заседания. Протокол ведет секретарь заседания.

Протокол оформляется  на общем бланке формата A4. Основные реквизиты:

- указание вида документа (протокол);

- дата заседания либо через тире даты начала и окончания заседания;

- номер протокола;

- место заседания;

- гриф утверждения;

- заголовок;

- текст;

- подписи.

В заголовке указывается  название коллегиального органа в родительном падеже (протокол собрания трудового коллектива). Текст включает вводную часть, где указывается состав коллегии и повестка дня, и основную, где отмечаются события и решения заседания согласно повестке дня. В каждом пункте повестки могут быть подразделы «Слушали», «Выступили», «Постановили» или «Решили».

Протокол подписывают  председатель заседания и секретарь.

Акт.

Акт - это документ, составленный несколькими лицами и фиксирующий событие, действие или свершившийся факт. Акты составляются как сформированными комиссиями, так и отдельными должностными лицами. Существует несколько разновидностей актов:

- сдачи-приемки;

- ликвидации организаций;

- приема объектов;

- инвентаризации;

- уничтожения товаров ит.д.

Все они составляются по общей схеме. В акте должны отражаться только факты, установленные лицами, подписывающими документ.

Акт оформляется на общем  бланке. Применяются также унифицированные

формы актов по разным поводам. Текст предваряется заголовком, например

«О приеме-передаче».

Справка.

Справка - это документ, подтверждающий определенные факты. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях и выдаваемые гражданам и учреждениям для удостоверения или подтверждения какого-либо факта (с места работы, о размере заработной платы ит.д.). Справка подписывается руководителем подразделения, которое ее подготовило.

Письмо.

Деловое письмо - это самый популярный документ в системе делопроизводства. О том, как правильно составить письмо, написаны и еще будут написаны объемные книги, поэтому далее приведено только краткое описание такого типа документов.

По содержанию письма принято разделять на директивные (инструкционные), информационные, гарантийные, запросы, приглашения и др. Для писем используется бланк письма. За исключением гарантийного письма, название вида документа (письмо) не указывается.

Письмо имеет следующие  реквизиты: дату, номер, ссылку на регистрационный номер и дату документа, если письмо является ответом, и заголовок к тексту, изложенный одной фразой. Текст письма должен быть кратким и информативным. Объем письма обычно не превышает одной страницы. Обычно текст состоит из вводной и основной частей. Во вводной части указывают причины составления письма, ссылки на факты, даты и документы. В основной части письма излагается основная цель: предложение, согласие на предложение, отказ, гарантия ит.д.

 Факс.

Факсом принято называть письмо, отправленное с помощью аппарата факсимильной связи. По форме он не отличается от письма, но поскольку факс является копией переданного документа, он не может обладать такой же юридической силой, как само письмо.

В реквизитах факса вместо адресата фигурирует номер телефакса  получателя.

Остальные реквизиты  совпадают с письмом. Однако для факсов существуют отдельные готовые формы в составе шаблонов офисных компьютерных программ.

Подробнее об этом будет рассказано в главе11 данной книги.

Телефонограмма.

Телефонограмма - это документ, переданный или полученный по телефону в ходе разговора. Телефонный разговор становится документом только при надлежащем оформлении. Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование организации, вид документа, дату, номер, место составления, адресата, текст, подпись, отметка о времени передачи и приема и указание должностей, фамилий и инициалов лиц, принявших и передавших телефонограмму. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем или непосредственным исполнителем. Текст телефонограммы не должен включать более 50слов.

Документы по личному  составу 

В общем случае к документам по личному составу относятся:

- трудовые контракты, заключенные предприятием с работником;

- приказы по личному составу (увольнение, принятие на работу, перевод сотрудников);

- трудовые книжки;

- личные карточки формы ТR2;

- личные дела;

- лицевые счета по заработной плате.

Все они, иногда за исключением приказов, формируются, создаются и обрабатываются в подразделениях кадровой службы предприятия.

Приказы по личному составу.

Приказами по личному  составу оформляются прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, а также объявление поощрений и применение мер административного воздействия к нарушителю дисциплины.

Заголовок к тексту может  указывать на содержание («Об увольнении») или отсутствовать. Констатирующая часть обычно также отсутствует. Распорядительная начинается словами «принять», «уволить», «перевести» ит.д. В тексте приказа о приеме на работу указывается должность, оклад, вид работы (постоянная или временная), испытательный срок. Могут уточняться должностные обязанности.

В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество рабочих дней, даты начала и окончания отпуска.

Командировочное удостоверение.

Командировочное удостоверение - это важный документ, который удостоверяет полномочия сотрудника, направленного на временную работу в другую организацию.

В командировочном удостоверении  указывается, куда и зачем командирован сотрудник, номер приказа, срок командировки и документ, удостоверяющий личность. Вот пример командировочного удостоверения.

Практически все документы  выводятся на печать их программы «Катарсис» по внесенным в нее данным о безработных гражданах.

 

Заключение

 

За период прохождения практики в Государственном бюджетном учреждении «Центр занятости населения Оренбургского района», ознакомилась с направлениями деятельности, организационной структурой, документацией Центра занятости, с делопроизводством, участвовала в ведении документации. Работала с инспектором первичного приема безработных граждан, с инспектором по перерегистрации безработных граждан, с инспектором по активной политике и стабилизации на рынке труда Оренбургского района. Изучила должностные обязанностями специалистов Центра занятости. Работала с инспектором по профессиональному обучению и психологической поддержке безработных граждан. Изучила и анализировала показатели основных направлений деятельности Центра занятости за 3 года.

 

Список использованных источников

1 Алексунин, В.А. Маркетинг в отраслях и сферах деятельности: Учебник - М.: Издательско-книготорговый центр «Маркетинг», 2001.- 516 с.

2 Веснин, В. P. Управление персоналом. Теория и практика: учебник /В.Р. Веснин. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2011. – 688 с.

3 Коротков, Э.М. Менеджмент. – М.: ИНФРА-М, 2009. (гриф УМО)

4 Лукашевич, В.В., Астахова, Н.И.. Менеджмент: Учебное пособие. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005

5 Мескон, М. Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. / М.: "Дело", 1993.

6 Поршнев, А.Г. Управление организацией: Учебник / Поршнев А.Г., Румянцева З.П., Саломатин Н.А. – М.: ИНФРА-М, 2008

7 Томилов, В. В.,. Семеркова Л. Н. Маркетинг рабочей силы : Учеб. пособие  С.-Петерб. гос. ун-т, 184 с. 1997

8 Чуйкин, А.М. Основы менеджмента: Учебное пособие – К.: КГУ 1996

9 Цветков, А.Н.. Менеджмент. Завтра экзамен., 2008

10. Устав ГБУ ЦЗН  «Оренбургского района».

11 http://www.trudinfo.ru/