Отчет по практике в салоне печати «Альфа – принт»

Коллегиальные органы Коллегиальных органов как  таковых  на предприятии не существует.  В случае  возникновения ситуаций, требующих обсуждения, создается определенная комиссия. К таким комиссиям можно отнести: технический совет и художественный совет.

Распределение основных функций связанных с управлением  проектом и его исполнением. Распределение основных функций связанных с управлением проектом и его исполнением рассмотрим на примере процесса оказания услуги по оказанию дизайнерских услуг. Менеджер по приемке заказов, получив заказ от клиента в виде информации об основных желаемых характеристиках продукта (техническое задание) предает его дизайнеру. Дизайнер формирует оригинал - макет изделия и уведомляет об этом менеджера по продажам.  Он  по продажам  осуществляет контроль деятельности дизайнера и осуществляет сверку оригинал макета с полученным от заказчика техническим заданием. Затем сформированный оригинал-макет передается на утверждение заказчику. В случае если возникла необходимость внесения изменений в оригинал-макет он возвращается дизайнеру с перечнем необходимых изменений. Далее цикл повторяется до окончательного утверждения оригинал макета заказчиком. Только после этого осуществляется  печать продукта и его послепечатная обработка и передача готового изделия заказчику. После этого менеджер отчитывается директору о выполнении заказа.

            Смотрите Приложение 1

Примеры задач для  руководителя, в соответствии с принципом  Эйзенхауэра.        В соответствии с принципом Эйзенхаузера на предприятии существуют такие примеры задач:

А. Важные и срочные заключение договора на поставку бумаги и краски и т.д.

В. Важные, но не срочные - проведение учета товарно-материальных ценностей;

С. Срочные, но не важные - заполнение журналов  охраны труда,  инструктажа по  технике безопасности и т.д.

Примеры, объясняющие  содержание рабочих операций при  работе с управленческой документацией   представлены в таблице 5.

Организационно-правовые действия выполняемые менеджером по продажам:

-Организует работу с клиентами организации.

-Готовит отчеты о выполненных работах.

-Осуществляет контроль за соблюдением установленных сроков выполнения работ.

Таблица 5

Примеры, объясняющие  содержание рабочих операций при

работе с управленческой документацией

Содержание  рабочих операций	Примеры
Утверждает	Директор предприятия утверждает: штатное расписание, положение об отделе, должностные инструкции.
Согласовывает	Менеджер  по продажам согласовывает с заказчиками все изменения вносимые ими в оригинал-макеты изделий..
Готовит	Директор   готовит документы  по пенсионному страхованию, а также  документов , необходимых для подачи в налоговые органы

-Осуществляет контроль за правильностью и своевременностью подготовки документов по расчетам за выполненные по договорам работы.

-Осуществляет мероприятия, направленные на сокращение сроков изготовления материалов.

-Принимает поступающие в организацию материалы, соответствие их оформления установленным требованиям.

-Рассматривает вопросы, связанные с выполнением работ оказанию полиграфических услуг.

- Разрешает разногласия зачазчиками и дизайнером  по вопросам вида готовой продукции.

-Обеспечивает равномерную и ритмичную загрузку дизайнера.

-Организует своевременное материальное обеспечение производственной деятельности организации.

 

2.2.Организационная структура и управление фирмой

Организационная структура  предприятия направлена, прежде всего, на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями  предприятия, распределение между ними прав и ответственности. В ней реализуются требования к совершенствованию системы управления, находящие выражение в тех или иных принципах управления. Организационная структура включает в себя структуру управления и производственную структуру.

Структура управления определяется составом органов управления предприятия, характером их специализации, т.е составом задач управления и формами координации их деятельности.

Организационная структура предприятия представляет собой  линейную структуру(рис.7).

 

 

 

 

Рис.7. Организационная структура студии-печати «Альфа- принт»

В линейной структуре управления каждый руководитель обеспечивает руководство нижестоящими подразделениями по всем видам деятельности. Она основывается на принципе единства распределения поручений, согласно которому право отдавать распоряжения имеет только вышестоящая инстанция. Соблюдение этого принципа должно обеспечивать единство управления. Такая организационная структура образуется в результате построения аппарата управления из взаимоподчинённых органов в виде иерархической лестницы, т.е. каждый подчинённый имеет одного руководителя, а руководитель имеет несколько подчинённых. Два руководителя не могут непосредственно связываться друг с другом, они должны это сделать через ближайшую вышестоящую инстанцию. Число уровней управления-1, количество структурных подразделений (должностей)-3.

Характеристика основных структурных подразделений предприятия  представлена в таблице 6.

Производственная структура  предприятия определяется составом его производственных звеньев и формой их взаимосвязи при осуществлении производственных процессов. Производственная структура включает в себя 7 участков: 5 производстенных участка, 2 подразделения обслуживающего производства.

Общее линейное, техническое руководство и управление экономической деятельностью

Общее линейное руководство-это выработка и проведение в жизнь перспективных направлений  деятельности организации.

В исследуемой организацииобщее линейное руководство осуществляет директор. Техническое руководство - это разработка и внедрение прогрессивных технологий, рационализация производственных процессов на основе внедрения современных методов управления. Это также возложено на директора. Управление экономической деятельностью (экономическое руководство) - это стратегическое и оперативное планирование, анализ экономической деятельности организации, организация маркетинга, финансовой деятельности, стимулирование труда. В исследуемой организации данный вид деятельности также осуществляет  директор.

Менеджер по продажам и его информационные взаимосвязи 

 Менеджер по продажам  осуществляет основное взаимодействие  клиентами организации. Он принимает заказ от клиента  осуществляет его передачу дизайнеру и контроль за исполнением заказа. Кроме того он осуществляет взаимодействие с клиентом по вопросам связанным с внесением изменений в оригинал-макет изделия.

Таблица 6

Характеристика структурных подразделений  и должностей

Наименование  подразде-ления	Цель	Решаемые  задачи	Функции	Количество  сотрудников	Уровень Квалификации
Директор	Осуществление общего руководства деятельностью предприятия	1.Осуществление руководства деятельностью  организации по его основным  направлениям. 2.Контроль за деятельностью  персонала и основных подразделений  предприятия. 3.Формирование стратегии и тактики предприятия	1.Осуществление руководства финансовой и хозяйственной деятельностью организации;  2.Обеспечение соблюдения законности в деятельности организации;  3.Составление стратегических и текущих планов организации  4. Организация работы предприятия и эффективного взаимодействия всех структурных подразделений.	1	Высшее  экономическое образование
Менеджер по продажам	Развитие рынков сбыта и  организация взаимодействия с  клиентами	1 Подготовка и заключение  договоров на поставку готовой продукции. 2 Обеспечение  выполнения задания  и по номенклатуре в соответствии  с заключенными договорами. 3. Прием заказов от клиентов  организации и контроль их  исполнения	1. Осуществление рациональной  организации сбыта продукции. 2. Организация работы с клиентами организации	1	Высшее  экономическое образование
Дизайнер	Выполнение художественного дизайна  компьютерных изданий.	1.Выпонение художественного  дизайна компьютерных изданий. 2.Подготовка электронных  версий оригинал макетов.	1.Выпонение художественного дизайна компьютерных изданий, предусмотренных текущим планом предприятия и по заявке заказчика.	1	Высшее образование, Художественно- графический факультет КГУ им Некрасова.

 

 

 

Информационные взаимосвязи менеджера по продажам  представлены в таблице 7.

Получает

Представляет

От заказчиков:    1.Документы, необходимые для подготовки изданий, консультаций специалистов по отдельным вопросам 2. Сведения об ошибках допущенных  в процессе подготовки издания к производству. 3.Сведения об изменениях вносимых в издания,  направляемые в производство От директора: 1.Согласованные сметы расходов на деятельность организации  2. Материалы по финансовым, экономическим и социальным вопросам, разъяснений и рекомендаций по отдельным вопросам. 3.Сведений о запросах потребителей и конкурентной среде. 4.Сведений по вопросам ценовой политики, объемов оборота, конкурентоспособности продукции. 5. Необходимые  расходные материалы, оборудование. От дизайнера: 1.Сведения о необходимых для  изготовления заказа материалах 2.Сведений о скорости формирования заказа 3.Сведения о соответствии технических  характеристик заказа возможностям  печати

Директору: 1.Сведения о выполнении работ по выпуску изданий. 2.Сведений о выполнении непосредственных поручений директора 3.Смету расходов на материально-техническое обеспечение производственного процесса 4.Отчетов о выполнении планов, 5.Подготовленных материалов для согласования и получения виз в печать 6.Сведений о неисправном оборудовании  и необходимом  материале. Дизайнеру: 1.Сведения о заказе, его технические характеристики 2.Сведений об изменениях вносимых  в издания,  направляемые в  производство.  3. Готовые материалы для согласования и направления в производство.

Таблица 7

Схема документопотока  в студии печати «Альфа-принт». Документооборот (документопоток)- комплекс работ с готовыми документами, созданными данным учреждением и полученным извне: прием распределение, регистрация контроль исполнения, справочная работа, формирование дел, хранение и использование документации, движение документной информации по инстанциям.

На предприятии информация предается  как на электронных так и бумажных носителях. Ведением управленческой документации занимается директор. Он предприятие  получает входящую информацию и документы  необходимы для производства продукции и работы организации предприятия напрямую и с помощью электронной почты и «Интернета». Внутренняя информация передается как напрямую в устной или письменной форме, так и через локальную сеть.

Схему движения по предприятию  приказа об увольнении работника можно представить следующим образом:

1)Директор издает, создает и утверждает  приказ об увольнении работника.

2)Директор  осуществляет регистрацию приказа и осуществляет передачу  лицу, к которому адресован данный приказ.

При этом вся управленческая документация составляется в трех  экземплярах:

-Один экземпляр приказа  идет в дело и в дальнейшем  сдается в архив.

-Один экземпляр приказа  направляется бухгалтеру

-Один экземпляр приказа  идет   непосредственно к лицу,  к которому адресован данный приказ.

Это можно представить в виде следующей схемы(рис.8):

 

 

 

 

 

Рис. 8. Движения по предприятию приказа об увольнении работника

В общем виде схема  документопотока  будет выглядеть  следующим образом (рис.9.):

 

Рис.9. Общий вид схемы документопотока

Анализ административной деятельности фирмы. Экономичность  и эффективность системы управления.   В результате проведенного опроса можно дать следующую оценку административной деятельности. На предприятии можно относительно легко получить необходимую информацию. Предприятие в состоянии контролировать достаточный для его деятельности объем информации. Ежедневно в отчетность предприятия заносится объем данных, рассчитанных вручную в размере 100-190 и более.  Число писем и документов установленного образца и составляющихся вручную колеблется от 10 до 30. Время прохождения заказа для студии печати «Альфа-принт» два дня и   зависит от продолжительности производственного процесса. Предприятие не входит в какие либо торговые организации: биржи, торговые дома и ассоциации, что говорит о самостоятельности в плане оказания услуг предприятия.

Экономичность и эффективность  системы управления предприятием можно  оценить, используя следующую группу показателей:

1.Удельный вес численности административно-управленческого персонала  в общей численности персонала (он равен отношению численности административно-управленческого персонала (к общей численности персонала умноженной на 100%);

1.Расходы на содержание 1-го человека административно-управленческого персонала  (определяется как отношение расходов на управление к общей численности административно-управленческого персонала),

2.Средняя заработная  плата административно-управленческого персонала (определяется как отношение фонда заработной платы (без учета премий) административно-управленческого персонала  к общей численности административно-управленческого персонала).