Підвищення ефективності управління закупівлями на ВАТ «Дніпропетровський тепловозоремонтний завод»

Відповідно до цього можна виділити:

1. Необхідність  забезпечення безперервного потоку  сировини, постачань комплектуючих і надання послуг, необхідних для роботи компанії. Дефіцит сировини і комплектуючих може привести до зупинки виробництва і відповідно до великих накладних витрат - зростання експлуатаційних витрат у зв'язку з постійними витратами і нездатністю задовольняти вимоги клієнтів до термінів доставки продукції. 

2. Зведення інвестицій, пов'язаних із запасами, і витрат  до мінімуму. Одним з шляхів забезпечення безперервного потоку матеріальних ресурсів і готової продукції є створення і зберігання крупних запасів цих ресурсів і продукції. Запаси передбачають використання капіталу, який не можна ще куди-небудь інвестувати. Щорік вартість поточного запасу може складати 20-50 % загальній вартості активів. 

3. Підтримка і  підвищення якості. Виробництво  продукції або надання послуг повинні відповідати прийнятим вимогам, що веде до зростання виробничих витрат до значного рівня.

4. Пошук компетентних  і надійних постачальників. Успіх  функції закупівель залежить  від здатності знаходити постачальників  і розвивати стосунки з ними, аналізувати їх можливості, вибирати відповідного постачальника, а потім працювати з ним, постійно удосконалюючи спільну діяльність. 

5. Придбання по  можливості багатофункціональних  товарів. Якщо в процесі закупівлі  можна придбати один виріб, який  виконає функцію, що раніше виконується двома-трьома виробами, компанія отримає перевагу за рахунок: первинній низькій вартості, що утворюється із знижки на вироби; нижчій вартості інвестицій в запас без погіршення обслуговування; нижчій вартості вчення персоналу і витрат, пов'язаних з вмістом устаткування в ході його експлуатації, а також підвищення конкуренції серед постачальників. 

6. Дотримання  принципу "ціна-якість" в процесі  закупівлі. Діяльність по закупівлі  передбачає використання великого  об'єму оборотних коштів, тому необхідні товари і послуги з найменшою загальною вартістю із збереженням належного рівня якості, кількості, умов доставки і сервісу. 

7. Підвищення  конкурентоспроможності. Компанія  буде конкурентоздатною, якщо зможе  контролювати всі витрати, пов'язані із закупівлями, і тимчасові параметри з тим, щоб уникнути i неприбуткової діяльності, або діяльності, що вимагає додаткового часу, і так далі Для цього необхідна оптимізація розмірів витрат, зміни в програмі дистріб’юції, впровадження досягнень технічного прогресу і тому подібне  8. Досягнення гармонійних стосунків, ефективної співпраці з іншими функціональними підрозділами компанії. Закупівельна діяльність не може бути ефективною без співпраці з іншими відділами і співробітниками компанії: відділом технічного контролю (ОТК), виробничим відділом, бухгалтерією, відділами маркетингу, дизайну, інженерної розробки і так далі 

9. Зниження адміністративних  витрат. Якщо діяльність по закупівлях  нераціональна, адміністративні витрати відділу закупівель будуть дуже високими. Склад цілей закупівельної логістики залежить від спеціалізації компанії (промислова, торгівельна, сервісна), міри розвитку і складності виробництва, галузі економіки, в якій функціонує компанія, конкурентоспроможності. 

При виконанні цих завдань необхідно кожного разу приймати рішення: чи купувати даний комплектуючий виріб в готовому вигляді у іншого виробника або ж робити його самим, на власному виробництві, якщо це технологічно можливо [14]. В даному випадку йдеться про виборі виробництва або закупівель комплектуючих, які самі по собі є закінченими виробами. Наприклад, різного роду електромотори або ж базове литво, яке верстатобудівне підприємство не виробляє самостійно, а купує в спеціалізованих підприємств. Інший приклад: автозавод встановлює на автомобілях, що випускаються їм, шини, куплені у фірм, що спеціалізуються на цьому, а не виробляє їх самостійно. 

До теперішнього часу не існує загальноприйнятого розрахункового методу, що дозволяє за допомогою формалізованих прийомів винести однозначну думку, чи слідує даний комплектуючий виріб виготовляти самим або його краще купити. Рішення цього питання багато в чому носить творчий, інтуїтивний характер, залежний від того, хто приймає рішення. Але при цьому слід керуватися сповна певними міркуваннями. Міра важливості даних чинників і їх ранжирування визначаються самою особою, що приймає таке рішення. Іншими словами, ухвалення такого рішення багато в чому повинне носити експертний характер [15].

1.2. Специфіка здійснення  закупівельної діяльності на підприємствах з державною формою власності

Регулювання закупівель держпідприємств, господарчі товариств із державною часткою понад 50% є чи не найбільш старою і гострою проблемою. У повному обсязі їх підпорядкували загальному державному закупівельному режиму законом, ухваленим у грудні 2006 року. Це було очевидною помилкою. Промислове підприємство, навіть якщо воно й перебуває у власності або під контролем держави (або муніципалітету), не в змозі нормально працювати, дотримуючись тривалих і складних процедур загального режиму держзакупівель. Якщо ж воно обходиться без коштів із держбюджету, то логіка його занесення до загального списку стає ще більш сумнівною.

Однак наприкінці 2006 року панувала логіка творців і бенефіціарів схеми з Тендерною палатою. Їхні доходи зросли в кілька разів завдяки включенню зазначених підприємств у загальний режим. У середньому вони одержували кілька відсотків від вартості тендера. 2007 року, обсяг усіх державних тендерів зріс більш як утричі — з 40 до 142 млрд. грн. Із цього обсягу майже 90 млрд. грн. припало на підприємства (табл. 1.1).

Таблиця 1.1 – Обсяги закупівель державних підприємств, млрд. грн.

Відповідно до чинного Закону про держзакупівлі, ухваленого в червні 2010 року [16], держпідприємства і господарчі товариства з державною часткою понад 50%, як і раніше, зобов’язані закуповувати в рамках загального режиму.

Усі ці роки вони мінімізували тендерні проблеми двома шляхами: або «йдучи» в закупівлі в одного учасника (2007-го 79% їхніх коштів витрачено за цією процедурою, 2010-го — 62%), або ігноруючи закон. Так, учасники ринку кажуть, що майже третина закупівель таких підприємств уводяться «в тінь».

Практика застосування договорів набуває визначального характеру в сферах цивільних та господарських правовідносин підприємств з державною формою власності. Цивільний Кодекс [17] (далі - ЦК ) встановлює, що сторони є вільними в укладенні договору, виборі контрагента та визначенні умов договору (ст. 627), ст. 6 ЦК зазначає, що сторони також мають право укласти договір, що не передбачений актами цивільного законодавства, але відповідає загальним засадам цивільного законодавства, а ст. 7 ЦК вказує, що цивільні відносини можуть регулюватися звичаєм. Із зазначеного видно, що сторони, які укладають договір, вільні у своєму волевиявленні та на власний розсуд, з посиланням на закон, можуть передбачити в ньому такі умови, існування яких може створити багато проблем для іншої сторони в процесі виконання взятих на себе зобов‘язань. Договір (контракт) може бути як на закупівлю товарів, на отримання (отримання) послуг так і на виконання робіт. Контракти вигідні обом сторонам, але важливо щоб вони включали усі основні елементи перевезення і збереження закуплених ресурсів. Не існує стандартів у написанні контрактів, його форма змінюється в залежності від умов, засобу перевезення, доставки, виду закупівель, товарів, способу надання послуг, виконання робіт, їх складності, терміновості, необхідності, важливості, від нормативних обмежень, динаміки зміни законодавчої база та, в кінці кінців, від рівня конкуренції.

Ураховуючи викладене, сторони залежно від їхньої порядності та переслідуваної мети можуть передбачити або приховати умови, що в майбутньому можуть вплинути на якість виконання ними зобов‘язань, а тому слід обов‘язково встановлювати в договорі засоби, котрі забезпечать стороні належне виконання іншою стороною взятих на себе зобов‘язань. Сторони, що планують укласти договір, повинні намагатися наперед передбачити ситуацію, яка може завадити їм виконати зобов‘язання належним чином, а відтак, отримати належний результат (забезпечити автотранспортом, нагодувати вчасно та в повному обсязі дітей чи побудувати атомну електричну станцію).

Після підписання договору всі його умови стають однаковими та обов‘язковими для виконання, будь які зміни можуть бути внесені лише за додатковою згодою сторін. Не розкриті (не зрозумілі) умови можуть стати підводними каменями, що призведуть до непорозумінь, й за таких обставин забезпечити власні права буде вкрай важко. Ще на стадії переговорів щодо укладення договору важливо визначити, які умови обов‘язково слід передбачити, щоб підписаний сторонами документ відповідав закону та захищав їх інтереси.

Загальні умови, які є нейтральними, тобто, не спрямованими на забезпечення переваг ні замовника, ні постачальника, можуть викликати більш позитивну реакцію під час укладення договору. Комерційні умови також мають чітко визначати вимоги, які є абсолютно необхідними і для яких неприйнятні будь-які відхилення або зміни. При підготовці проекту договору треба уважно керуватися Цивільним кодексом України, Господарським кодексом [18] (далі - ГК) України іншими нормативними актами та обов’язково враховувати ситуацію в економіці, в бізнесовій середі, перевіряти надійність партнерів та завжди бути дуже уважними. Кожна фраза чи слово можуть прикривати таємний сенс або нівелювання переваг, яких вдалося досягти і записати на папері. На умови договору суттєво впливає специфіка діяльності установи (закладу, підприємства та ін.), особливість закупівлі, строк її поставки чи виконання. Наприклад, описати послуги, включаючи середовище, у якому буде здійснюватись послуга (скласти детальну специфікацію), вимоги щодо досвіду, освіти та інших якостей, необхідних для надання послуги (кваліфікація, можливості). Якщо важливою вимогою є наявність досвіду на місці, де будуть надаватись послуги, це має бути ясно показано. Якщо, наприклад, має місце закупівля послуг стосовно розробки систем "клієнт/сервер" суттєво, щоб виконавець мав відповідний досвід монтажу зазначених систем. Звісно що слів – ми це можемо зробити або ми працюємо вже 45 років – не достатньо. Не завжди ліцензії, дозволи та інші документальні підтвердження відповідності високому рівню досвіду є гарантом якості. Маючи справу з непорядним виконавцем але передбачивши наявність цих документів, описавши специфіку предмета закупівлі та умови виконання зобов’язань є підстави хоча б виграти судовий процес.

На що підприємствам слід, в першу чергу, звертати увагу при підготовці та виконанні договорів на закупівельні операції?

1. Господарський договір за загальним  правилом викладається у формі  єдиного документа, підписаного  сторонами та скріпленого печатками (ч. ч. 1, 2 ст. 207 ЦК та ч. 1 ст. 181 ГК). Наявність підписів сторін договору скріплених печатками є обов’язковою умовою. Виняток складають договори, укладені з фізичною особою – суб’єктом підприємницької діяльності, яка не має печатки або фізичною особою.

2. Використання на договорах  при реєстрації зобов’язань факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання заборонено (ч. 3 ст. 207 ЦК). Єдиний варіант – коли сторони письмово погодять використання факсиміле з зазначенням зразків власного ручного підпису.

3. На зобов’язання, що виникли у сторін до укладення ними господарського договору, не поширюються умови укладеного договору, якщо договором не передбачено інше (ч. 3 ст. 631 ЦК та ч. 2 ст. 180 ГК). Договір розповсюджується на відносини, які виникли до його укладення, за умови якщо про це сторони зазначили у самому договорі.

4. Господарський договір вважається  укладеним, якщо між сторонами  у передбачених законом порядку  та формі досягнуто згоди щодо  усіх його істотних умов (ч. 1 ст. 638 ЦК та ч. 2 ст. 180 ГК). Істотними є умови визнані такими за законом чи необхідні для договорів даного виду, а також умови, щодо яких на вимогу однієї із сторін повинна бути досягнута згода.

5. При укладенні господарського  договору сторони зобов’язані  у будь-якому разі погодити предмет, ціну та строк дії договору (ч. 3 ст. 180 ГК).

6. Умови про предмет у господарському  договорі повинні визначати найменування (номенклатуру, асортимент) та кількість  продукції (робіт, послуг), а також  вимоги до їх якості (ч. 4 ст. 180 ГК). Зазначення у договорі предмету та кількості продукції надає можливість визначити, враховуючи ціну, загальну суму договору. Це суттєво полегшує казначейський контроль, дозволяє слідкувати за зміною предмета після укладення договору, за його поділом з метою уникнення проведення процедур закупівель.

7. Ціна (тариф) є формою грошового  визначення вартості продукції (робіт, послуг), яку реалізують суб’єкти  господарювання. (ч. ч. 1, 2 ст. 180 ГК). Ціна (тариф) є істотною умовою господарського  договору і, як правило, зазначається у гривнях (виняток складають тільки зовнішньоекономічні договори).

8. Зміна ціни після укладення  договору допускається лише у  випадках і на умовах, встановлених  договором або законом (ч. 2 ст. 632 ЦК). Це дуже важливе і не  однозначне питання. Якщо укладені договори не тендерні, то коригування ціни відбувається безболісно. Тендерні договори коригувати дуже складно (це тема для окремої статті, але нижче пені нюансі цього питання висвітлені).