Планирование как функция менеджмента

1) выполняют  работу руководителя высшего  звена, если этой должности  переданы соответствующие полномочия;

2) принимают  решения по работе своего подразделения;

3) определяют  возникающие проблемы, выносят их  на обсуждение;

4) организуют  разработку предложений по улучшению  работы;

5) подготавливают  информацию для вышестоящего  руководителя и для своих подчиненных;

6) доводят  решения вышестоящего руководителя  до своих подчиненных, реализуют  их.

Для руководителей  этого звена характерна наиболее часто осуществляемая кадровая перестановка, а их должности наиболее часто  подвергаются сокращению штата персонала  или видоизменяются. Большая часть  их рабочего времени проходит в переговорах  с другими руководителями.

Руководители  высшего звена - это самый малочисленный  слой руководителей по сравнению  с другими звеньями. В организации  руководителей высшего звена  всего несколько человек.

Сюда включены следующие должности: учредитель ООО  «Зевс», генеральный директор.

Общими для  всех руководителей высшего звена  являются следующие функции:

1) принимают  важнейшие производственные и  управленческие решения;

2) выполняют  большой объем работы в управлении  коллективом и производством;

3) постоянно  находятся в психологическом  и моральном напряжении и на  работе, и дома.

Организация управления персоналом в торговой фирме  ООО «Зевс» подчинено трехуровневой  системе. Низшее ее звено представляют продавцы, кассиры, товароведы и далее  по возрастающей. Деятельность продавцов-консультантов,

                                                                                                                                                                                     28

 

кассиров-операционистов и товароведов регламентируется должностными инструкциями.На должность продавца-консультанта товаров назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.

В своей деятельности продавец-консультант товаров руководствуется: нормативными документами и методическими  материалами по вопросам выполняемой  работы; правилами внутреннего трудового  распорядка; приказами и распоряжениями частного предпринимателя и управляющего магазином; настоящей должностной  инструкцией.

Продавец-консультант  ООО «Зевс» должен знать: ассортимент, классификацию, характеристику, питательную  ценность, назначение товаров, способы  употребления, пользования и ухода  за ними, розничные цены на товары и  страну происхождения; правила расшифровки  артикула, маркировки, штрих-кода; основные виды сырья и материалов, идущих на изготовление товаров; приемы подбора, отмеривания, отреза, отвеса, комплектования товаров, признаки доброкачественности  товаров.

На должность  кассира-операциониста назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.

Товаровед организует и проверяет правильную приёмку  поступающих в магазин товаров  и тары по количеству и качеству.

Систематически  проводит инструктажи работников магазина, связанных с приемкой, хранением  товаров; контролирует наличие и  своевременную сдачу тары тарособирающим организациям и возврат возвратной тары; обеспечивает контроль за хранением тары в магазине и принимает меры к уменьшению потерь по таре; осуществляет контроль за правильностью приёмки и сдачи тары по качеству магазинам; организует выполнение всеми подведомственными секциями планов товарооборота и повседневно контролирует состояние реализации товаров как по секциям, так и по товарным группам и отдельным наименованиям.

Генеральный директор торгового предприятия  «Зевс» работает на контрактной основе, заключенной с учредителем.  Срок полномочий директора – 5 лет. Он        29

 

 

самостоятельно  на основе единоначалия решает вопросы  возглавляемого им предприятия, за исключением  отнесенных действующим законодательством и Уставом к компетенции общего собрания трудового коллектива и Совета трудового коллектива. Директор без доверенности действует от имени предприятия, распоряжается имуществом предприятия, заключает договоры, в том числе трудовые, выдает доверенности, открывает в банках расчетные и иные счета, пользуется правом распоряжения средствами, утверждает штаты, издает приказы и дает указания, обязательные для всех работников предприятия.Заведующий складом несет материальную ответственность за сохранность товаров.Непосредственно генеральному директору подчиняются руководители функциональных служб: главный бухгалтер, зам. директора, заведующий складом.Заместитель генерального директора осуществляет операции, связанные с реализацией продукции. Он следит за определенными сегментами рынка, реализуя на нем товары и определяя емкость рынка.Бухгалтерия включает в себя главного бухгалтера (финансовая отчетность, начисления заработной платы); кассира (выплата зарплаты сотрудникам; сопровождение платежных поручительств в коммерческий банк). Главный бухгалтер, работая в тесном контакте с руководителем, совместно решают финансовые вопросы (налоги, средства на закупку оборудования, сырья, оплата транспортных расходов и тому подобное).Делегирование полномочий при функционировании организации немыслимо без четкого определения обязанностей среди сотрудников предприятия. Все должности на предприятии ООО «Зевс» регламентируются соответствующими должностными инструкциями, однако в результате их исследований было установлено, что они носят декларативный, формальный характер:

1. В должностных инструкциях ООО «Зевс» поверхностно фиксируется существующее разделение труда на определенный момент и не учитываются происходящие в процессе работы изменения, в силу чего они теряют значение документа, регламентирующего работу управляющих различных уровней.
2. Обязанности, права и ответственность, как правило, оказываются несбалансированными и несогласованными в масштабе организации.
3. Не обеспечивается необходимая полнота и чёткость при определении обязанностей, прав и ответственности персонала.
4. ответственность работника оказываются оторванными от тех условий, которые необходимы для успешного функционирования предприятия.                                30

 

Организация труда в магазине направлена на осуществление  комплекса организационно-технических, экономических и санитарно-гигиенических  мероприятий, позволяющих рационализировать  торгово-технологический процесс, эффективнее  использовать торговые и другие площади, оборудование и персонал магазина, создать благоприятные условия  труда и на этой основе обеспечить высокое качество торгового обслуживания населения.

2.3  Описание процесса планирования инвентаризации в предприятии

                                                            ООО”Зевс”

Основными задачами инвентаризации являются:

- выявление  фактического наличия товарно-материальных  ценностей;

- контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей путем сопоставления фактического наличия с данными системы автоматизации.

- выявление  товарно-материальных ценностей,  частично потерявших свое первоначальное  качество.

            Описание процесса планирования инвентаризации в предприятии

                                                        ООО «Зевс»:

1) Планирование  инвентаризации происходит не  менее чем за 10-12 недель до ее  начала. Директором магазина издается  приказ о создании инвентаризационной комиссии. В состав комиссии могут входить руководство, главный бухгалтер, начальники подразделений и отделов, представители службы безопасности и другие специалисты. Комиссия определяет конкретные наименования, виды, группы товаров, подлежащих проверке, а также сроки и даты проведения проверки.

2) Комиссия  готовит план проведения инвентаризации, в котором указывает зоны инвентаризации и состав счетных комиссий. Складская зона делится по географическому принципу, а не по товарному - ведь некоторые товары могут находиться в другой зоне склада и могут быть пропущены. Определяются сотрудники, которые будут проводить пересчеты в указанных зонах. Наиболее эффективна работа в парах - один пересчитывает, другой записывает результаты в карточку учета или в таблицу учета. Так же определяются временные рамки проведения пересчетов в каждой указанной зоне. Директором магазина утверждается план проведения инвентаризации.

                                                                                                                                                                                  31

 

3) Директор  магазина издает приказ о прекращении  на время проведения инвентаризации:

- перемещений  товара внутри складских подразделений.  Если во время инвентаризации  на склад поступает товар, то  он принимается в присутствии  членов комиссии и приходуется  по отдельной описи «Товарно-материальные  ценности, поступившие во время  инвентаризации» или товарному  отчету после инвентаризации;

- отгрузки  товара клиентам. В исключительных  случаях и только с письменного  разрешения директора и главного  бухгалтера в процессе проверки  товар может отпускаться клиентам  в присутствии членов комиссии.На этот товар заполняется форма «Инвентаризационный ярлык», в которой отмечается количество товара до и после отпуска. После отгрузки на отпущенный товар составляется форма «Акт инвентаризации товаров отгруженных».Директор издает приказ о составе рабочих (счетных) комиссий согласно плану проведения инвентаризации. В состав счетных комиссий могут входить различные сотрудники, но присутствие сотрудников отдела закупок обязательно - это самые заинтересованные в результатах инвентаризации лица.

4) Инвентаризационной  комиссией готовятся инвентаризационные  описи товарно-материальных ценностей.  Опись может быть в виде  карточки учета (заполняется по  мере подсчета товара) или таблицы  физической инвентаризации.

5) Председатель  инвентаризационной комиссии получает  у материально-ответственных лиц  расписки в том, что к началу  инвентаризации все расходные  и приходные документы на товар  сданы в бухгалтерию.

6) Инвентаризационной  комиссией проводится инструктаж  сотрудников, назначенных приказом  в счетные комиссии, по порядку  подсчета товаров и заполнения  документов, времени и регламента  работы, сдачи данных и т. д.  Также проводится инструктаж  по технике безопасности.

7) По окончании  пересчета сотрудниками подаются  данные в инвентаризационную  комиссию. Инвентаризационной комиссией  проверяется правильность заполнения  инвентаризационных описей. При  отсутствии замечаний данные  вносятся в программу. Если  же обнаружены какие-либо недочеты (недостача, излишки, пересорт), члены счетной комиссии совместно с членами инвентаризационной комиссии готовят повторный пересчет товара.

                                                                                                                                                            32

 

9) По итогам  проведения второго пересчета  инвентаризационной комиссией готовятся  сличительные ведомости результатов инвентаризации.Сличительные ведомости составляются по товару, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных. В таких ведомостях отражаются расхождения между показателями по данным компьютера и по данным инвентаризационных описей. Суммы излишков и недостач товаров указываются в соответствии с их стоимостью в бухгалтерском учете.Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых сведены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

10) Все документы  по инвентаризации передаются  инвентаризационной комиссией в  бухгалтерию предприятия для  дальнейшей обработки. В случае  обнаружения расхождений между  результатами инвентаризации и  данными бухгалтерского учета  сотрудники бухгалтерии могут  выступить с инициативой проведения  контрольной проверки результатов инвентаризации.Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются «Актом о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей». Результаты согласуются со всеми членами инвентаризационной комиссии и заносятся в журнал учета.

2.4   Основные  проблемы возникаюшие в процессе планирования

1) В процессе планирования возникают ряд проблем одна из них это связь информационного и товарного потоков. Задача менеджера по закупкам - согласовывать именно информационные потоки и предоставлять складу всю нужную информацию о товаре и методах его обработки (погрузки, хранения, упаковки, комплектации и т. д.). В ООО «Зевс» используют вид поставки – «поставка напрямую от поставщиков в магазин».

В качестве достоинств поставок в  магазин напрямую от поставщиков можно отметить минимизацию собственных затраты на склады и транспортировку, так как все хлопоты, связанные с транспортом, несет поставщик.

К недостаткам поставки товаров  напрямую от поставщиков можно отнести:

- каждый  поставщик поставляет свой товар  в магазин своим транспортом,  из-за чего могут выстраиваться  очереди, поставщики страдают  из-за простоя транспорта и 

стараются эти  затраты предъявить сети (что отвлекает  значительное количество времени и  сил на разбирательства);                                                                                      33