Предложения по совершенствованию организационной структуры ООО "Экстрим"

где а1, а2, а3, а4 - коэффициенты весомости соответствующих обобщающих показателей; (а1 + а2 + а3 + а4) = 1.

Анализ организационной  структуры управления ООО "Экстрим" проведем в последовательности, представленной на рисунке Б.1 (Приложение Б).

Этап 1. Анализ организационно-регламентирующего  обеспечения системы менеджмента.

Целью анализа оргструктуры на данном этапе является оценка уровня организационно-регламентирующего  обеспечения (классификации наличных нормативно-методических документов), степени его соответствия теории и практике менеджмента, степени  влияния на постановку регулярного  менеджмента.

В таблице 2.4 приведена  классификация наличных нормативно-методических документов на предприятии. 

Таблица 2.4 - Классификация  нормативно-методических документов ООО "Экстрим"

 

Из основных структурообразующих  документов, являющихся основой для  постановки регулярного менеджмента  на предприятии и перечисленных  в таблице 2.4, являются: штатное расписание, должностные инструкции и положения  о подразделениях. Положение об организационной  структуре в ООО "Экстрим" отсутствует. Это не позволяет построить эффективную  систему контроля за деятельностью аппарата управления на предприятии и создает большие трудности при выявлении дефектов организационной структуры управления.

Штатное расписание ООО "Экстрим" приведено в Приложении В. В организационную структуру  ООО "Экстрим" помимо аппарата управления входит восемь структурных подразделений. Штатное расписание определяет состав структурных подразделений из должностей работников, а также формирует  окладную часть фонда заработной платы работников.

Для каждого подразделения  разработано положение о подразделении. Положение о подразделении представляет собой документ, регламентирующий деятельность структурного подразделения: его задачи, права, функции, ответственность, а  также порядок взаимодействия с  другими подразделениями. В Приложении Г приведено Положение об отделе по управлению персоналом. Необходимо отметить, что для положений о  подразделениях в ООО "Экстрим" характерна единая структура документа. В него входят: общие положения, состав отдела, основные задачи и функции, права отдела, руководство и ответственность. Видим, что в положениях о подразделениях в ООО "Экстрим" не определены цели деятельности для каждого подразделения, его вклад в общий результат  деятельности компании, показатели эффективности  деятельности, характерные именно для  данного подразделения, а также  порядок взаимодействия с другими  подразделениями компании.

Еще одним структурообразующим  документом является должностная инструкция. Она представляет собой документ, регламентирующий деятельность в рамках каждой должности и содержащей требования к работнику, занимающему эту  должность.

В ООО "Экстрим" разработаны должностные инструкции для всех работников аппарата управления, а для ключевых специалистов - тарифно-квалификационные характеристики. В Приложении Д приведен пример тарифно-квалификационной характеристики ООО "Экстрим" для менеджера  по рекламе.

Так, если креатор - создает  рекламу, основную ее идею и композицию, художник, фотограф и рекламный дизайнер - развивают, обрабатывают эту идею и композицию, то менеджер по рекламе  выполняет всю сопроводительную работу (осуществляет отбор патентной  информации, изучает требования рекламодателя  к рекламе, разрабатывает необходимую  редакционно-техническую документацию на проектируемую рекламу, занимается правовой защитой товарных знаков, подготавливает материалы для проведения работ по стандартизации, осуществляет редакторский контроль, участвует в  оформлении заявок на промышленные образцы  и т.д.).

Таким образом, ООО "Экстрим" имеет определенную систему организационно-регламентирующих документов, которая закладывает  основу системы менеджмента на предприятии. Основными структурообразующими документами  являются штатное расписание, положения  о подразделениях и должностные  инструкции. Однако эта система не может обеспечить эффективного функционирования организации без разработки соответствующих  нормативных и регламентирующих документов, определяющих цели, задачи каждого структурного блока, связи, формирующие рациональные информационные потоки, соответствие между ответственностью и полномочиями руководителей в  пределах выделенных ресурсов. Таковым  комплексным документом может быть Положение об организационной структуре.

Этап 2. Анализ целостности  объекта управления

Целью анализа является оценка степени взаимосвязи и  взаимообусловленности подразделений  организации, которые обеспечивают их взаимодействие в достижении цели системы.

Взаимодействовать могут только совместимые элементы, поэтому необходим матричный  анализ целесообразной совместимости  различных направлений деятельности в выполнении главной функции  системы, которая и определяет миссию организации, ее долгосрочные и краткосрочные  цели, а также пути их достижения.

Долгосрочной целью  или стратегическим видением ООО "Экстрим" является лидерство на рынке рекламных  и полиграфических услуг г. Хабаровска.

Краткосрочной целью  ООО "Экстрим" является повышение  доходности предприятия.

Миссия предприятия - предоставление качественных услуг  в сфере рекламного бизнеса, полиграфии и разработки фирменного стиля.

Основными направлениями  деятельности ООО "Экстрим" являются:

полиграфический дизайн;

реклама;

представительские материалы;

фирменный стиль  и имидж-реклама.

С помощью метода проекций, т.е. построения матрицы соответствия, проведем анализ взаимосвязи и взаимообусловленности  структурных подразделений предприятия. 

Таблица 2.5 - Матрица  соответствия основных направлений  деятельности

 

Из таблицы 2.5 видим, что основные направления деятельности ООО "Экстрим" не только соответствуют  друг другу, некоторые направления  взаимообусловлены, т.е. неразрывны друг с другом. Так, например, неразрывно связаны направления "представительские  материалы" и "фирменный стиль  и имидж-реклама". Действительно, разработка графического товарного  знака и логотипа, составляющих основу представительских материалов, входит в создание фирменного стиля.

В таблице 2.6 приведена  матрица взаимосвязи и взаимообусловленности  структурных подразделений ООО "Экстрим" в разрезе основных видов деятельности. Взаимосвязанными являются функциональные и линейные подразделения. Линейные подразделения взаимообусловлены, т.к результат деятельности одного подразделения необходим для  работы другого линейного подразделения. 

Таблица 2.6 - Матрица  взаимосвязи и взаимообусловленности  структурных подразделений

 

Таким образом, ООО "Экстрим" является целостным объектом управления. Направления деятельности данного  предприятия не только не являются взаимоисключающими, а являются соответствующими и даже неразрывными друг с другом. Каждое направление реализует не одно, а несколько линейных подразделений  организации, поэтому связь между  ними взаимообусловленная. Они также  взаимосвязаны с функциональными  подразделениями организации.

Этап 3. Анализ эффективности  системы целеполагания.

Цель анализа - оценка прогнозных возможностей системы управления, характеризующаяся ее способностью через свои организационные структуры  вырабатывать комплекс реальных целей  и задач, обеспеченных потенциалом  организации.

Прежде всего, необходимо отметить, что практика построения дерева целей с адекватной системой показателей в ООО "Экстрим" отсутствует. Определена только главная  цель предприятия как системы (в  долгосрочном плане - лидерство на рынке  полиграфических и рекламных  услуг города Хабаровска, в краткосрочном  плане - повышение доходности предприятия).

Системно не упорядоченные  плановые показатели не согласуются  со структурой организации, не соответствуют  направлениям использования ресурсов и получению результатов, поэтому  оценить вклад каждого блока  в целевую эффективность системы  сложно. Проведем оценку механизма  целеполагания в ООО "Экстрим" на основе формулы (2.3).

Так как в краткосрочном  плане целью предприятия является повышение доходности, возьмем в  качестве результативного показателя - фактическую сумму чистой прибыли  предприятия за 2004 год, в качестве цели организации - плановую величину чистой прибыли на 2004 год.

В соответствии с  планом организации на 2004 год величина чистой прибыли предприятия составляла 2500 тыс. руб. Фактическая величина чистой прибыли в 2004 году составила 2166,1 тыс. руб. Соответственно, целевая эффективность  ООО "Экстрим" в 2004 году составила: 

. 

Данный показатель необходимо скорректировать на сумму  вклада подсистем в достижение цели организации. Для этого необходимо провести оценку показателей эффективности  целеполагания каждой подсистемы. Для  каждой подсистемы можно выделить собственные  показатели эффективности. В таблице 2.7 для каждого структурного подразделения  выделен один показатель эффективности  работы подразделения, который наиболее характерен ему. В результате сбора  информации по данным показателям по структурным подразделениям были получены данные по соотношению результатов  и целей подразделений (таблица 2.7).