Предложения по совершенствованию организационной структуры ООО "Экстрим"

Этап 6. Анализ соответствия организационной структуры управления производственной структуре.

Целью анализа является оценка соответствия двух основных подсистем  друг другу, формирование информации для  разработки мер по обеспечению экономического, технологического, социально-психологического и организационного соответствия. Оценка эффективности оргструктуры может  быть проведена только с позиций  ее результативности для управляемого объекта. С этой точки зрения в  цепочке наиболее значимых факторов, учитываемых при анализе организационной  структуры, основными являются: 

уровень специализации, объем и тип производства →  технологические факторы → организация  производственного процесса → производственная структура → воспроизводственная  структура → финансовая структура  → организационная структура. 

Производство продукции  и услуг в ООО "Экстрим" диверсифицировано. Так, предприятие занимается разработкой  рекламы, представительских материалов, фирменного стиля и имиджа, сувениров, полиграфического дизайна. Основные объемы продаж приходятся на рекламную деятельность, представительские материалы и  полиграфический дизайн.

На рисунке 2.2 приведена  схема взаимосвязи производственных (линейных) и функциональных подразделений  организации.

На рисунке сплошными  стрелками обозначены бизнес-процессы по движению продукции и услуг, пунктирными  стрелками - движение информации.

Рисунок 2.2 - Структура  линейных и функциональных взаимосвязей в ООО "Экстрим". 

Продукция дизайн-бюро предприятия является материалом для  производства отдела по рекламной деятельности, отдела полиграфии, отдела сувенирной продукции. Отдел по рекламной деятельности также использует продукты производства отдела полиграфии. Готовый рекламный  продукт поступает в отдел  размещения, откуда - в функциональный отдел - коммерческий отдел для продажи. Необходимо отметить, что ООО "Экстрим" работает под заказ, индивидуально  с каждым заказчиком. Готовые информационные листы, рекламные листки, буклеты, проспекты, каталоги, пресс-релизы (продукты отдела полиграфии) также реализуются через  коммерческий отдел. Аналогично с отделом  сувенирной продукции.

Все производственные подразделения взаимосвязаны с  функциональными подразделениями - бухгалтерией, отделом по управлению персоналом, коммерческим отделом. Эта  взаимосвязь реализуется через  информационные потоки.

Таким образом, производственная структура ООО "Экстрим" соответствует  функциональной структуре. Взаимосвязи  между ними выражаются в движении готовой продукции и информации между ними.

Этап 7. Выявление  степени рациональности распределения  задач, прав и ответственности между  различными структурными звеньями.

Целью анализа является оценка степени надежности (работоспособности) оргструктуры управления, характеризующейся  степенью рациональности горизонтальной и вертикальной структуризации целостной  системы на элементы (соответствия сложившегося состава системы, группировки  видов работ и распределения  управленческих функций блоку "состав системы" концептуальной модели, формализованной  в виде показателя Ксс).

Для определения  показателя Ксс воспользуемся формулой 2.2 В качестве частных показателей  возьмем следующие:

а) коэффициент актуализации функций: 

 (2.6) 

где Фо - количество основных и вспомогательных функций, обусловленных деревом целей  системы; Фф - количество фактически выполняемых  функций;

Каф >1 означает, что  часть целевых функций не реализуется;

Каф< 1 свидетельствует  о том, что реальная действительность требует выполнения и других функций;

б) коэффициент концентрации функций: 

 (2.7) 

где Фосн - количество основных функций.

Под основными понимаются функции, обусловленные ключевыми  функциями системы; вспомогательными служат те функции, с помощью которых  реализуются основные;

в) коэффициент накопления организационной структуры дисфункций: 

, (2.8) 

где Фс - количество свойственных звену управления функций; Фф - количество фактически выполняемых  им функций;

г) коэффициент концентрации элементов: 

, (2.10) 

где Nосн - количество носителей основных функций; Nо - общее  количество элементов в системе;

д) сложность организационной  структуры управления: 

 (2.11) 

где n - количество звеньев  управления; ч - число ступеней управления.

Определим частные  показатели для каждого структурного подразделения предприятия (таблица 2.11).

Так, например, из основных и вспомогательных функций, перечисленных  в Положении об отделе по управлению персоналом ООО "Экстрим" (Приложение Г), данный отдел фактически выполняет  все, кроме функции подготовки, переподготовки, организации мероприятий по обучению персонала. Таким образом, из 14 функций  отдел фактически выполняет 12. Коэффициент  актуализации функций Каф для  данного отдела составляет 1,17.

Основными функциями  из перечисленных являются шесть: определение  потребности в работниках, оформление всех необходимых документов по движению персонала, составление статистической отчетности, работа с резервом, изучение и анализ уровня профессиональных знаний персонала и организация мероприятий  по обучению персонала. Следовательно, коэффициент концентрации функций  Ккф для данного отдела составляет 0,5.

Для отдела управления персоналом свойственны и другие функции, общее количество которых  может возрастать до 15. Тогда коэффициент  накопления организационной структуры  дисфункций Кнд составляет 1,25.

Количество носителей  основных функций в отделе - 2 (работника), общее количество элементов - 2. Следовательно, коэффициент концентрации элементов  Ккэ равен 1.

Аналогично производится оценка других структурных подразделений.

Количество звеньев  управления в ООО "Экстрим" - 7, число ступеней управления - 2, общее  количество элементов в структуре - 14. Следовательно, коэффициент сложности  организационной структуры равен 1. 

Таблица 2.11 - Показатели эффективности состава структуры

 

Расчет Ксс приведен в таблице 2.12. В качестве частных  показателей взяты средние по структурным подразделениям, приведенным  в таблице 2.11.

Таким образом, коэффициент  состава структуры равен 0,93. Значение меньше единицы, что означает, что  уровень рациональности горизонтальной и вертикальной структуризации целостной  системы на элементы в ООО "Экстрим" несколько ниже нормального уровня, при котором оргструктура управления характеризуется высокой степенью надежности (работоспособности). 

Таблица 2.12 - Расчет коэффициента состава структуры  ООО "Экстрим"

 

Анализ степени  рациональности распределения задач, прав и ответственности между  различными структурными подразделениями  ООО "Экстрим" выявил следующие  недостатки данной системы:

несоответствие функций  управления, обусловленных целями предприятия  и фактически выполняемых функций; имеются нереализуемые функции;

дублирование функций  двумя или тремя службами;

решения принимаются  на необоснованно высоком уровне, что снижает их оперативность  и отвлекает руководство от стратегических задач.

Нереализуемые функции  имеются в первую очередь в  коммерческом отделе, также в отделе сувенирной продукции и отделе по управлению персоналом. В связи с  наличием нереализуемых функций  в коммерческом отделе ООО "Экстрим" коммерческий блок данного предприятия  является очень слабым. Основными  проблемами являются:

практически полное отсутствие маркетинга;

продажи и обслуживание не сегментированы;

потребители недостаточно мотивированы.

Следствием этих проблем является принятие неоптимальных  производственных решений, необоснованных инвестиций и потеря наиболее привлекательных  клиентов. Для устранения проблем  из коммерческого отдела необходимо создать подразделение маркетинга с функциями:

исследования рынка;

разработки маркетинговой  стратегии;

тарифной (ценовой) политики.

До 90% рабочего времени  отдела по управлению персоналом занимает кадровый учет. Соответственно на все  остальные функции остается не более 10% рабочего времени. Необходимо сокращать  трудоемкость операций по кадровому  учету и развивать такие функции, как обучение и развитие персонала, управление производительностью персонала, развитие внутренних коммуникаций, управление пакетом компенсации для каждого  подразделения и сотрудника (мотивация  персонала), организационное развитие и разработка стратегии управления персоналом.

В ООО "Экстрим" также отсутствует департамент  стратегии, результатом работы которого являлась бы корпоративная стратегия  компании. В связи с отсутствием  департамента стратегии не выполняются  функции: разработки корпоративной  стратегии, контроля реализации стратегических положений, корректировки стратегии, участия в разработке планов, создаваемых  в развитие стратегии (включая бюджет). Данный департамент должен подчиняться  непосредственно Генеральному директору  и находится не над остальными структурными подразделениями, а рядом  с ними, чтобы обеспечивать взвешенность и нейтральность. Наличие стратегического  управления необходимо для долгосрочной эффективности.

Отсутствие стратегического  управления в ООО "Экстрим" обусловлено  частично избыточной централизацией организационной  структуры управления. Генеральный  директор зачастую сам занимается контролем  некрупных расходов, повседневных действий подчиненных, деталей и хода технологических  процессов, посещением второстепенных выставок и конференций, вместо того, чтобы заниматься разработкой стратегии  организации, среднесрочным планированием, реформированием направлений (например, развитием коммерческого блока), а главное, организацией ключевых внешних  связей.

Этап 8. Выявление  дефектов структуры связей (отсутствием  связей, обрыв, нерациональность связи) и способов их реализации.