Предложения по совершенствованию организационной структуры ООО "Экстрим"

Однако в рассматриваемой  организации наблюдается рост себестоимости  производства и уровня издержек обращения, а также снижение рентабельности от основного вида деятельности. На протяжении 2003-2004 годов платежеспособность организации снизилась, возросла задолженность  перед кредиторами. Причиной этому  стало возрастание сроков выполнения работ по изготовлению рекламных  предложений, разработки фирменного стиля  для компаний, их имидж-рекламы и  подготовки представительских материалов. Увеличение сроков выполнения работ, в  свою очередь, обусловлено возрастанием требований клиентов-компаний к качеству услуг и продукции, появлению  новых пожеланий в характере, содержании услуг. Этого можно было бы избежать, имея хороший прогнозный блок (департамент стратегии), маркетинговую  службу и более совершенную организационную  структуру, быстрее реагирующую  на изменения предпочтений покупателей.

Действующая организационная  структура в ООО "Экстрим" - линейно-функциональная. Она подходит для таких небольших предприятий, как ООО "Экстрим", так как  некоторые недостатки линейно-функциональных структур на небольших предприятиях отсутствуют. Например, наличие многоуровневой структуры управления. На малых предприятиях существует 1-2 уровня управления, в  связи с чем скорость обмена информацией, принятия управленческих решений выше, чем на больших предприятиях с многоуровневой линейно-функциональной структурой управления. В этом случае на малых предприятиях она более эффективна.

Однако особенности  бизнеса ООО "Экстрим", заключающиеся  в индивидуальном подходе к каждому  клиенту, разработке эксклюзивной продукции, требуют большей гибкости, чем  от предприятий с серийным производством.

Снижение рентабельности деятельности, возрастание издержек производства и управления, снижение платежеспособности организации - следствия  недостаточной эффективности ее организационной структуры. Недостаточная  эффективность линейно-функциональной оргструктуры ООО "Экстрим" обусловлена  наличием недостатков в данной системе, характерным для всех механистических  структур.

Данная организационная  структура в ООО "Экстрим" обладает достаточно четкой системой взаимных связей функций и подразделений, в связи с чем принципиально  состав подразделений и систему  их взаимосвязей менять не следует. Также  в данной организационной структуре  существует четкая система единоначалия - один руководитель сосредотачивает  в своих руках руководство  всей совокупностью процессов, имеющих  общую цель. Для обеспечения эффективности  функционирования системы необходимо по возможности сохранять данное свойство имеющейся структуры. Еще  одним преимуществом рассматриваемой  структуры является быстрая реакция  исполнительных подразделений на прямые указания руководства.

Однако структура  управления в ООО "Экстрим" имеет  также и ряд недостатков, которые  необходимо устранить.

Во-первых, в данной организационной структуре отсутствуют  какие-либо звенья, занимающиеся вопросами  стратегического планирования, в  работе руководителей практически  всех подразделений оперативные  проблемы доминируют над стратегическими. Частично по данной причине в ООО "Экстрим" отсутствует Положение  об организационной структуре, так  как ее некому разработать. Это не позволяет построить эффективную  систему контроля за деятельностью  аппарата управления на предприятии  и создает большие трудности  при выявлении дефектов организационной  структуры управления.

Именно по причине  отсутствия в организационной структуре  департамента стратегии, то есть звена, отвечающего за стратегическое планирование, в положениях о подразделениях не определены цели деятельности для каждого  подразделения, его вклад в общий  результат деятельности компании, показатели эффективности деятельности, характерные  именно для данного подразделения, а также порядок взаимодействия с другими подразделениями компании. В том виде организационных структур, который существует в ООО "Экстрим", а именно в линейно-функциональных структурах управления, тенденция к  формализации оценки эффективности  и качества работы подразделений  приводит обычно к возникновению  атмосферы страха и разобщенности.

По этой же причине  в ООО "Экстрим" отсутствует  практика построения дерева целей с  адекватной системой показателей. Системно не упорядоченные плановые показатели не согласуются со структурой организации, не соответствуют направлениям использования  ресурсов и получению результатов, поэтому оценить вклад каждого  блока в целевую эффективность  системы сложно.

Наличие стратегического  управления необходимо для долгосрочной эффективности.

Во-вторых, в механистической  структуре существует тенденция  к волоките и перекладыванию ответственности  при решении проблем, требующих  участия нескольких подразделений. Как показал анализ, практически  любой заказ клиента требует  участия всех подразделений предприятия, а существующая организационная  структура значительно усложняет  процесс выполнения работ, так как  работа структурных подразделений  организации недостаточно эффективно скоординирована.

В связи со слабостью  горизонтальных связей данная структура  не может оперативно реагировать  на структурные изменения спроса, способствовать разработке новых видов  продукции или услуг, открытию новых  сегментов рынка, внедрению новейших технологий рекламной деятельности. Отсюда появление причин рассогласования  результата и поставленных целей  в ООО "Экстрим": одни подразделения, причем наиболее главные (отдел по рекламной  деятельности и дизайн-бюро), не достигли цели, результат работы других оказался выше ожидаемого (например, отдел полиграфии).

Как показал анализ организационной структуры, ее механизм управления недостаточно эффективно регламентирует взаимодействие структурных подразделений  предприятия и их целенаправленное развитие, не обеспечивает реализацию некоторых целевых установок (например, выработку рекламных предложений  и дизайн-проектов на одного работника), а также имеет необоснованно  высокие затраты на достижение стратегических целей предприятия.

Таким образом, действующая  в ООО "Экстрим" организационная  структура имеет малую гибкость и приспособляемость к изменению  ситуации.

В-третьих, в механистической  структуре существует перегрузка управленцев  верхнего уровня, в то же время существует и повышенная зависимость результатов  работы организации от квалификации, личных и деловых качеств высших управленцев. Таким образом, с одной  стороны, результаты работы предприятия  с такой структурой зависят в  основном от уровня профессионализма управляющих работников, а с другой стороны, те же управляющие работники  являются перегруженными работой, что  снижает качество принимаемых ими  решений, следовательно, сказывается  на результатах работы компании.

В-четвертых, в организационной  структуре ООО "Экстрим" выявлено несоответствие функций управления, обусловленных целями предприятия  и фактически выполняемых функций, дублирование функций, а также выявлены некоторые нереализуемые функции, например, функции отдела по управлению персоналом и коммерческого отдела.

Нереализуемые функции  имеются в первую очередь в  коммерческом отделе. Основными проблемами данного отдела являются:

отсутствие комплексных  маркетинговых исследований, непрерывного мониторинга рынка рекламных  услуг;

слабое владение и использование инструментария маркетинга (так, например, продажи  и обслуживание на предприятии не сегментированы);

слабо проработана  и используется в недостаточном  объеме система мотивации клиентов (заказчиков).

Следствием из этого  является принятие неоптимальных производственных решений, необоснованных инвестиций, потеря наиболее привлекательных клиентов; возрастают сроки выполнения работ, число отказов, число требований выплаты пени по договорам, снижается  рентабельность деятельности. Поэтому  необходимо усилить коммерческий блок предприятия, основными функциями  которого должны стать эффективные  продажи и точный прогноз состояния  рынка рекламных услуг.

Отдел по управлению персоналом занимается в основном кадровым учетом, тогда как его функции  намного шире. Так, отделом по управлению персоналом не выполняются функции  по обучению, развитию персонала, управлению его производительностью, развитию внутренних коммуникаций, управлению пакетом компенсаций для каждого  подразделения и сотрудника, то есть системой мотивации, организационному развитию и разработке стратегии  управления персоналом. Причиной этому  является отсутствие хорошего руководителя отдела по управлению персоналом. Данный отдел подчиняется непосредственно  генеральному директору, который загружен повседневной работой и поэтому  не может эффективно руководить отделом  по управлению персоналом. Отсюда вытекает еще один недостаток существующей организационной  структуры - избыточная централизация.

Генеральный директор зачастую сам занимается контролем  некрупных расходов, повседневных действий подчиненных, деталей и хода технологических  процессов, посещением второстепенных выставок и конференций, вместо того, чтобы заниматься разработкой стратегии  организации, среднесрочным планированием, реформированием направлений (например, развитием коммерческого блока), а главное, организацией ключевых внешних  связей.

Управленческая система  в ООО "Экстрим" характеризуется  чрезмерной централизацией управленческих функций (основная часть всех управленческих решений возлагается на генерального директора), слишком узкими задачами для подразделений, их слабой мотивацией. В результате структурные подразделения  испытывают недостаток в информации, необходимой для эффективного функционирования в рамках единого целого; не обеспечены компетентной поддержкой линейных и  функциональных руководителей (вследствие недостаточных полномочий последних); отсутствует обратная связь между  подразделениями. Следствием этого  является перегрузка высшего руководства  компании, приоритет частных целей  над общими и снижение эффективности  деятельности организации в целом.

Работоспособность организационной структуры управления ООО "Экстрим" является недостаточной  в современных условиях, характеризующихся  высокой нестабильностью внешней  среды и изменением вкусов, требований и предпочтений потребителей. Следовательно, организационная структура управления ООО "Экстрим" требует совершенствования. 

3.2 Проект совершенствования  организационной  структуры в свете  стратегии развития  предприятия 

Необходимость обеспечения  и сохранения конкурентоспособности  в условиях непрерывной изменчивости внешней среды определяет цели, средства и направления организационного совершенствования. Эффективное управление, основанное на использовании прогрессивных  организационных систем и структур, является едва ли не главным инструментом осуществления стабилизационных мер в переходный период. Проблемы формирования и совершенствования организационных структур управления, оценки их эффективности требуют дальнейшей проработки.

Совершенствование организационной структуры предприятия  неразрывно связано с его реформированием. Поэтому наряду с реструктуризацией  предприятия совершенствование  его деятельности должно идти и по таким направлениям, как:

создание культуры организации, что обеспечиваем мощный потенциал саморазвития. Это длительный, требующий больших усилий процесс, но сформированные и принятые членами  организации ценности приобретают  форму традиции и способствуют повышению  эффективности организации уже  без существенных затрат;

создание эффективного, комплексного механизма управления, который в первую очередь должен включать механизм мотивации и стимулирования труда, технологию управления по конечным результатам, человеко-машинные технологии принятия рациональных решений, повышение  профессионального уровня руководителей  в области управления и т.п.;

поиск адекватной имеющимся  ресурсам рыночной ниши и разработка стратегии функционирования в ней, что может дать быстрый прирост  эффективности с выходом на предел, определяемый исчерпанием существующих производственно-технологических возможностей предприятия. Такой прирост эффективности  может достигнуть в среднем 25-30% (от 10 до 60%);

структурные изменения  за счет снижения доли неэффективных  технологий и низкорентабельных  видов продукции. Это направление  может дать основной прирост эффективности  с выходом за предел, определяемый исчерпанием возможностей существующих технологий и экспертно оцениваемый  в 40-60%;

устранение нерентабельных производственных структур, повышающих нагрузку на основное производство через  передачу прав собственности на неиспользуемые основные фонды;

создание новых  видов продукции, услуг и технологий, что требует особого внимания к инновационному потенциалу организации;

внедрение управленческого  учета и создание системы всеобъемлющего контроля за рациональным приобретением, размещением и использованием ресурсов, что предполагает не только эффективное  управление производственными издержками, но и обеспечение эффективного функционирования служб и отделов системы управления в соответствии с их целевыми установками  при минимальных, но необходимых  затратах на их содержание.