Разработка АРМ менеджера по продаже туров в ООО «Мегаполис плюс»

Целесообразно организовать хранение свойств тура в виде  справочников системы 1С: Предприятие 8.2. Для каждого свойства необходимо на этапе проектирования определить один справочник. Характеристики свойства будут выступать реквизитами справочника.

Номенклатуру туров целесообразно  реализовать также в виде справочника, реквизиты которого соответствуют  свойствам тура и являются ссылками на другие справочники. Хранение дополнительных свойств туров целесообразно реализовать в виде табличной части справочника туров, а виды свойств и их значения – также в виде справочников.

3) Наличие туров. С точки зрения оператора туристического агентства тур является обычной номенклатурой, хранящейся на складе. Разница лишь в том, что номенклатуру эту невозможно потрогать руками, а складом является все туристическое агентство целиком. Как и любая хранимая номенклатура туры характеризуются количеством, которое есть в распоряжении туристического агентства и которое оно может продать клиентам. Другой специфической особенностью хранения номенклатуры туров является необходимость их учета на дату начала действия тура.

Другими словами дата начала действия тура является характеристикой тура, но включать такой реквизит в справочник номенклатуры туров нецелесообразно, так как это приведет к циклическому накоплению записей в справочнике. Целесообразно в справочнике лишь хранить туры как совокупность определяющих из свойств, а в регистре наличия туров хранить их количество на даты начала действия туров.  

4) Ценообразование. Туристический бизнес – сезонный бизнес. Привлечь клиентов в межсезонье на пустынные пляжи можно только низкой ценой. Поэтому изменение цен на туры в зависимости от сезонных условий – обычная практика в туристическом бизнесе. Программа должна реализовать механизм динамического хранения цен на туры с привязкой к календарным датам. При оформлении продажи тура программа должна автоматически выбирать его действующую на дату продажи цену и подставлять в документ продажи. Программа должна также хранить историю изменения цен для отслеживания динамики изменения цен.

5) Поступление туров. Туры для турагентства предоставляют туроператоры. Формирование туров, согласование их условий с отелями и авиакомпаниями, составление других параметров туров – это задача туроператоров и в данной работе не рассматривается. Туроператор предоставляет турагентству  туры как поставщик товаров на склад. Для реализации этой процедуры целесообразно в системе 1С: Предприятие создать документ поступления туров.

6) Подбор тура. Самое сложное для клиента при планировании отпуска – это выбрать то, что он на самом деле хочет. Ведь современный туристический бизнес открывает широчайшие возможности для освоения всего Земного шара – от Гренландии до Антарктиды, от экзотических островов, до скалистых горных вершин. Выбрать среди всего разнообразия предлагаемых туров  тот единственный, который действительно нужен клиенту – непростая задача.

Разрабатываемая программа должна помогать оператору турагентства подобрать для клиента интересующий его тур. Тур характеризуется, как было сказано выше, определенным количеством основных свойств, а также некоторым количеством дополнительных свойств, определяемых пользователем на этапе выполнения программы. Кроме того, свойства тура являются ссылками на справочники, которые в свою очередь имеют определенный набор реквизитов, характеризующих тур и оказывающих влияние на его выбор пользователем. Целесообразно разработать в программе форму подбора тура, которая позволила бы пользователю ввести значения основных и дополнительных свойств тура, а также при необходимости свойств основных реквизитов тура. Одним из условий должен выступать диапазон дат начала искомого тура. После задания такой совокупности условий программа должна предложить пользователю список туров, удовлетворяющих введенному набору условий. Чем больше возможностей для ввода условий будет предлагать форма подбора тура, тем более точно оператор сможет подобрать тур клиенту.

7) Продажа туров, взаимоотношения с клиентами. После подбора тура оформляется его продажа клиенту документом реализации. Цена тура берется из регистра сведений цен туров автоматически. В результате проведения такого документа уменьшается количество имеющихся в распоряжении туристического агентства туров, а у клиента перед турагентством возникает задолженность. Документы продажи туров должны храниться в журнале документов продажи, каждый из них должен иметь определенное количество реквизитов, полностью характеризующих факт продажи тура клиенту. В журнале должна быть реализована возможность поиска и отбора документов по совокупности таких реквизитов.

8) Получение отчетности. Результаты работы турагентства должны отображаться в виде отчета по продаже туров. Целесообразно разработать сложный отчет, который позволил бы задать любое количество условий на отбор проданных туров, создать горизонтальные и вертикальные группировки, выделять определенные области получившегося отчета и включать в него любые данные по усмотрению пользователя. В результате один и тот же отчет может быть использован для решения различных аналитических задач, таких как анализ продаваемости туров в зависимости от их параметров, или анализ взаиморасчетов с клиентами, которым были проданы туры.

 

 

1.4 Анализ экономической задачи и обоснование ее актуальности

 

 

Работа турагентства – сложный и многообразный процесс. Продажа тура клиенту – лишь результат, достижению которого предшествует большая и кропотливая работа. Это работа по подготовке номенклатуры туров, задания их основных и дополнительных свойств, приобретения туров у туроператоров, ведения ценообразования на туры и т.д. После продажи тура клиенту работа турагентства также не останавливается, ведь необходимо провести анализ результатов продажи туров по определенным критериям за период, а  также вести взаиморасчеты с клиентами.

Для автоматизации деятельности турагентства можно выделить ряд преимуществ использования автоматизированной информационной системы на основе вычислительной техники, представленный на рисунке 1.5.

Рисунок 1.5 – Преимущества использования АИС для автоматизации  задачи

Одной из основополагающих составных  частей успешной деятельности предприятия  является развитие системы обеспечения  информационной безопасности и защиты информации. Необходимость проведения мероприятий в этой области объясняется сильной конкуренцией на рынке туристических услуг. Недобросовестные туристические фирмы готовы пойти на противоправные действия для того, чтобы завладеть информацией конкурентов, а, завладев ею использовать ее во вред конкурентам. Другой важной стороной обеспечения информационной безопасности является защита от намеренного или случайного уничтожения данных, что приведет к потере информации важной как для оперативной работы предприятия, так и для аналитической отчетности.

При ведении бумажного документооборота в турагентстве ситуация с обеспечением информационной безопасности и защиты информации обстоит весьма посредственно. Данные о наличии туров, клиентах, совершенных с ними сделках хранятся в виде бумажных документов в шкафах сотрудников агентства, а отработанные документы – в архиве. При этом ничто не мешает посторонним сотрудникам ознакомиться с этими документами или скопировать их, а злоумышленнику выкрасть их. Должностные инструкции о необходимости соблюдения порядка хранения документов вряд ли остановят злоумышленника, поставившего перед собой цель завладеть ими.  При бумажном варианте ведения дел также велика вероятность потери документов, а также намеренного или случайного уничтожения документов.

При использовании компьютеризированного  варианта работы уровень информационной безопасности повышается на порядок. Сама система автоматизированного документооборота заставляет пользователя быть более  ответственным в этом вопросе⁵.

Технически информационная безопасность и защита информации осуществляется при помощи системы паролей для доступа к ресурсам информационной системы разного уровня.

Прерогативой распределения прав пользователей обладает на предприятии  системный администратор. Именно он должен разграничить права пользователей по доступу к документам и приложениям, как в сети, так и на локальных компьютерах.

Кроме организации парольной защиты информации не стоит пренебрегать и  физической защитой информации. Целесообразно  разместить сервера компьютерной сети, системы 1С: Предприятие и сервера баз данных SQL Server (при клиент-серверном варианте работы) в отдельной комнате (серверной) в которой кроме специальных условий, необходимых для работы серверов (кондиционирование, вентилирование и т.д.) создать и специальные условия, исключающие проникновение посторонних лиц. Это может быть система управления доступом, либо другие организационные меры⁶.

Не смотря на планируемое внедрение  в турагентстве автоматизированной системы, работа с бумажными документами все равно будет иметь место. Так, например, договора, заключенные  с клиентами, имеют юридическую силу лишь  на бумажных носителях. Организация хранения таких документов, исключающая возможность доступа к ним посторонних лиц, или сотрудников, не имеющих к ним доступа, является немаловажным пунктом в обеспечении общей системы информационной безопасности. Целесообразно организовать архив, в котором хранились бы такие документы, и регламентировать доступ в него сотрудников. Возможность проникновения посторонних лиц исключить физическими методами (железная дверь, решетки на окнах).

 

 

1.5 Анализ бизнес-процессов предприятия

 

 

Функциональная модель системы может быть сформирована посредством моделирования на основе вышеперечисленных задач автоматизации работы менеджера турфирмы ООО «Мегаполис плюс». Построение функциональной модели обеспечит детальное изучение бизнес-процессов и их взаимосвязи, определить недостатки в управлении турфирмы и проектной реализации автоматизации.

Для моделирования системой управления выбрана IDEF0-методология.

IDEF0-методология функционального моделирования используется для создания функциональной модели, с помощью наглядного графического языка IDEF0, отображающего структуру, процессы и функции системы, в виде набора взаимосвязанных функций (функциональных блоков), а также потоки информации и материальных объектов, преобразуемые этими функциями.

Как правило, моделирование  средствами IDEF0 является первым этапом изучения любой системы. В соответствии с IDEF0-методологией функциональная модель системы описывается набором диаграмм.

Программно-методические комплексы на основе CASE-средств IDEF хорошо зарекомендовали себя при анализе  производственной деятельности предприятия и синтезе функциональной и информационной структуры будущей системы, особенно при ограниченных сроках создания проекта⁷.

Поэтому разработку подсистем, описывающих функциональную модель, будем осуществлять на основе CASE-средства IDEF – программа BPWIN 4.0.

Контекстная диаграмма  бизнес-процесса представлена на рисунке 1.6. Она представляет собой наиболее общее описание.

Рисунок 1.6 – Контекстная диаграмма бизнес-процесса

На рисунке 1.7 представлена декомпозиция бизнес-процесса.

Рисунок 1.7 – Декомпозиция бизнес-процесса

Декомпозиция подпроцесса  «Актуализация базы данных о турах» представлена на рисунке 1.8.

Рисунок 1.8 – Декомпозиция подпроцесса «Актуализация базы данных о турах»

Декомпозиция подпроцесса  «Операции по подбору туров» представлена на рисунке 1.9.

Рисунок 1.9 – Декомпозиция подпроцесса «Операции по подбору туров»

2 ВЫБОР СРЕДСТВА РАЗРАБОТКИ

 

2.1 Обзор существующих систем автоматизации задачи и обоснование разработки собственной ИС

 

 

Задача автоматизации  деятельности турагентства включает в  себя автоматизацию нескольких направлений:

- Ведение номенклатуры туров;

- Ведение справочников  свойств;

- Подбор тура для  конкретного клиента;

- Оформление продажи  тура клиентам и ведение взаиморасчетов  с ними;

- Ценообразование туров;

- Получение туров от  туроператоров и ведение взаиморасчетов  с ними;

- Анализ продаж туров  и взаиморасчетов с клиентами.

Примером реализации подобной комплексной  автоматизации  предприятия могут являться распространенные на рынке системы «1С: Предприятие 7.7. Комплексная поставка» и «1С: Комплексная автоматизация 8».

«1С: Комплексная автоматизация 8» – прикладное решение, решающее задачи комплексной автоматизации управления и учета для широкого круга коммерческих предприятий. Основные преимущества типовой конфигурации «1С: Комплексная автоматизация 8» по сравнению с «1С: Предприятие 7.7. Комплексная поставка»:

- расширенный функционал;

- развитые средства  построения экономической и аналитической  отчетности;

- новые возможности  анализа финансово-хозяйственной  деятельности;

- эргономичный интерфейс; 

- высокая масштабируемость и производительность;

- мощные средства разграничения  прав доступа. 

В таблице 2.1 рассмотрены основные возможности этих систем⁸.

Таблица 2.1 – Основные возможности систем «1С: Предприятие 7.7. Комплексная поставка» и «1С: Комплексная автоматизация 8»

Система автоматизации	Возможности	Основные характеристики
«1С: Предприятие 7.7. Комплексная поставка»	1. Модифицируемость	- Может быть адаптирована к любым особенностям учета на конкретном предприятии; - Создание оригинальных конфигураций  позволяет решать с помощью «1С: Предприятие» самые разнообразные задачи по автоматизации экономической деятельности
	2. Открытость	- Содержит разнообразные средства для связи с другими программами и аппаратными средствами, такими как средства обмена файлами, OLE Automation, DDE, технологии внешних компонент, различные средства для работы с торговым оборудованием.
	3. Масштабируемость	- Способна «расти» вместе с организацией, в которой они работают; - Включает однопользовательские и сетевые версии и версии, работающие в архитектуре «клиент-сервер», а также дополнительную компоненту для организации обмена информацией между территориально удаленными филиалами организации.
	4. Информационно-технологическое  сопровождение «1С: Предприятие»	Регулярное и оперативное получение комплекса методических материалов, консультаций, ответов на вопросы, обновления программ и конфигураций, новые формы документов для программ семейства «1С: Предприятие», правовую поддержку по бухучету и налогообложению «1С: Гарант» и т.д.
	5. Сопровождение и обучение	Развитие сети своих партнеров, которые оказывают разнообразные  услуги по установке, настройке и  сопровождению программ, а также  обучению пользователей работе с  программами
	6. Функциональность:
	6.1. 1С: БУХГАЛТЕРИЯ	Универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского учета. Она может использоваться на предприятиях разных направлений деятельности и форм собственности. «1С: Бухгалтерия» предоставляет бухгалтеру гибкие возможности учета.
	6.2. 1С: ТОРГОВЛЯ И СКЛАД	Предназначена для учета любых  видов торговых операций. Программа  способна выполнять все функции  учета – от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных ведомостей и аналитических отчетов.
	6.3. 1С: ЗАРПЛАТА И КАДРЫ	Предназначена для автоматизации расчета заработной платы и ведения кадрового учета на предприятиях различных типов финансирования и форм собственности.
	6.4. КОМПЛЕКСНАЯ ПОСТАВКА «БУХГАЛТЕРИЯ; ЗАРПЛАТА И КАДРЫ; ПРОИЗВОДСТВО  И УСЛУГИ; ТОРГОВЫЙ И СКЛАДСКОЙ  УЧЕТ»	Обеспечивает интегрированное ведение учета: единую систему нормативно-справочной информации, автоматическое отражение торгово-складских операций и расчета зарплаты в бухгалтерском учете, финансовый учет по нескольким юридическим лицам, консолидированный управленческий учет9.
«1С: Комплексная автоматизация 8»	1. Управление продажами, запасами и закупками	Позволяет автоматизировать задачи учета, контроля, анализа и управления на предприятиях, которые ведут оптовую, розничную, комиссионную торговлю (включая  субкомиссию), осуществляют прием товаров на комиссию, продажу в кредит, торговлю по заказам.
	2. Управление отношениями с клиентами  (CRM)	Реализован основной функционал, обеспечивающий персонифицированный подход в отношении  каждого контрагента - покупателя, поставщика, смежника и др.
	3. Ценообразование	Развитые механизмы ценообразования  позволяют предприятию определять и реализовывать ценовую политику в соответствии с имеющимися аналитическими данными о спросе и предложении  на рынке и себестоимостью реализуемой продукции.
	4. Оперативное ресурсное планирование	Планирование по следующим направлениям деятельности: продажи, производство, закупки. На основании планов продаж, производства и закупок составляются планы для отдельных участков деятельности и отдельных объектов планирования.
	5. Управление денежными средствами  и взаиморасчетами	- Оперативный учет и контроль движения денежных средств предприятия на расчетных счетах и в кассах; - Оперативное планирование поступлений и расходов денежных средств - платежный календарь.
	6. Производственный учет	Поддерживается «упрощенный» учет производства, которые позволяет  без использования сложных механизмов (в частности – сложных алгоритмов распределения затрат, посменного планирования, определения лимитов отпуска  материалов и пр.) обеспечить учет производственных процессов - от момента передачи материалов в производство до выпуска готовой продукции.
	7. Управление основными средствами	Предусмотрен учет следующих видов  долгосрочных активов: - оборудование, поступившее на предприятие и не переданное в эксплуатацию; - оборудование, переданное в монтаж; - объекты строительства; - основные средства; - поддерживается широкий спектр  способов  расчета амортизации.
	8. Бухгалтерский и налоговый  учет	Обеспечивается ведение учета  и подготовку регламентированной отчетности в соответствии с российским законодательством. На основе данных бухгалтерского и налогового учета формируется регламентированная отчетность.
	9. Расчет зарплаты и управление персоналом	Поддержка кадровой политики компании и автоматизации расчетов с персоналом.
	10. Мониторинг и анализ эффективности  для руководителей	Позволяет руководителю охватить «весь  бизнес одним взглядом» - с помощью  ключевых показателей, которые рассчитываются на основе оперативной информации. В состав прикладного решения включен набор из 50-ти «преднастроенных» показателей эффективности. Возможна быстрая разработка новых показателей10.