Разработка корпоративного портала для проведения коучинга (на примере Администрации Губернатора Белгородской области)

Необработанная информация просто собранная из ряда источников стоит немного, стоимость же обработанной информации (категоризированной, классифицированной, записанной соответствующим образом в базу данных с развитой системой поиска) увеличивается многократно¹⁷. Строго говоря, автоматизация бизнес-процессов и сокращение издержек не является прямым назначением корпоративного портала. Однако очень часто портал применяется для экономии времени и усилий при производстве «рутинных» операций, таких как заказ пропусков, канцелярии, переговорных, автотранспорта; регистрация обращений к службам поддержки; учет использования бюджетов подразделений. Даже сравнительно небольшие компании внедряют административные сервисы портала в первую очередь, так как это сразу показывает реальную экономическую выгоду и стимулирует сотрудников к использованию портала в повседневной работе. Особенно удобным является использование модулей – подразделов информационной системы, так как они помогают выполнять конкретные функции (управление персоналом, маркетинг). Модуль – специализированный раздел в информационной системе предприятия, обладающий  определенной структурой, предназначенный для хранения, обработки систематизированной информации конкретного направления и удобного, быстрого доступа к ней ¹⁸.

Возможности модуля портала:

1. Позволяет упорядочить хранение и права доступа к документам и определить правила их обработки.
2. Может управлять цепочкой создания и согласования любых документов, рассылая их последовательно сотрудникам и руководителям для ознакомления и утверждения. И в любой момент руководитель может проследить все пути документов и быстро обнаружить причины задержки.
3. Повысить уровень коммуникаций и совместной работы между сотрудниками. В первую очередь, портал представляет собой внутренний сайт компании, позволяющий управлять документооборотом, оптимизировать бизнес-процессы и упростить обмен информацией между всеми подразделениями вашей организации.
4. Накапливать, хранить, предоставлять знания и управлять ими.
5. Систематизировать и объединять в себе одинаковую информацию из разных источников, из разрозненных баз данных компании, позволяет руководителю видеть актуальные отчеты, таблицы и ключевые показатели эффективности.

Корпоративный портал решает разнообразные  задачи. Для сотрудников:

1. Удобный поиск информации, как по документам, так и по адресной книге (справочники отделов, телефонные справочники).
2. Удобный доступ к необходимой информации.
3. Участие во внутренней жизни компании: своевременное получение информации о проводимых компанией мероприятиях, акциях.
4. Общение с сотрудниками других подразделений и между всеми сотрудниками компании¹⁹. 

Модуль может быть создан в портале предприятия на основе различных программных продуктов. В качестве среды разработки портала мы выбрали язык программирования PHP, являющийся наиболее практичным и удобным для создания web-приложений.

Практический характер РНР обусловлен пятью важными  характеристиками:

• традиционностью;
• простотой;
• эффективностью;
• безопасностью;
• гибкостью.

Существует еще одна характеристика, которая делает РНР особенно привлекательным: он распространяется бесплатно! Причем, с открытыми исходными кодами (Open Source).

При разработке Web-сайтов основными альтернативами РНР являются: базовый HTML, CGI-сценарии (Common Gateway Interface, обычно (но не обязательно) написанные на языке Perl), ASP (Active Server Pages) и JSP (Java Server Pages). Язык JavaScript не является альтернативой РНР, поскольку это клиентская технология, которая не может быть использована для создания HTML-страниц таким же образом, как собственно РНР или CGI.

Преимущество РНР перед  базовым HTML состоит в том, что  последний представляет собой систему  с ограниченными возможностями, не обладающую гибкостью или динамичностью. Посетители сайтов видят обычные статические HTML-страницы, без каких либо персональных настроек. С помощью же РНР можно создавать привлекательные оригинальные Web-страницы на основе любых задаваемых вами критериев (например, времени суток или операционной системы пользователя). В отличие от HTML язык РНР также может взаимодействовать с базами данных и файлами, с его помощью обрабатывается электронная почта и выполняются многие другие операции.

Web-мастера давно поняли, что невозможно создать действительно  привлекательные и универсальные  Web-сайты только с помощью HTML. Поэтому серверные технологии, такие  как CGI-сценарии, получили широкую  популярность. Подобные системы  позволяют дизайнерам создавать динамично генерируемые Web-приложения, где во внимание принимаются любые мелочи, которые захотелось учесть программисту. При настроенном взаимодействии с базой данных наиболее продвинутые Web-сайты позволяют обновлять и сопровождать страницы быстрее и легче, чем это возможно с базовым HTML.²⁰

Освоить и использовать РНР намного легче, чем универсальные языки программирования. Любой человек, в том числе не получивший специальной подготовки по программированию, сможет легко писать сценарии РНР.

В отличие от Perl, VBScript и Java язык РНР был разработан специально для создания динамических Web-страниц, что подразумевает выполнение им именно этих задач быстрее и легче, чем альтернативными языками.

На РНР можно взглянуть  и с другой стороны - как на необходимое и естественное расширение возможностей языка разметки HTML. Необычайная популярность последнего и взрыв интереса к Internet показали ограниченность возможностей этого языка. Несколько дополнений к стандарту HTML повысили изобразительные возможности языка, добавили способность выполнять программы на JavaScript в браузере. Но без РНР HTML так и не стал полноценным языком программирования. В нем нет знакомых любому разработчику операторов организации циклов, условных переходов, функций, структур данных и прочего. Одинаково правильны оба утверждения: у языка РНР встроены все синтаксические конструкции HTML; у HTML, при подключении на сервере модуля РНР, появляются возможности настоящего языка программирования.

Задачами создания информационного  модуля для проведения коучинга являются:

1. Оповещение мероприятий по проведению с сотрудниками групповых и индивидуальных коуч-сессий, тестирования и опросов.
2. Интегрированное общение коуча с сотрудниками при помощи технологии вебинаров или skype-конференций.
3. Контроль рабочего времени сотрудников.

Корпоративный портал для проведения коучинга – это способ содействовать повышению результативности, обучению и развитию другого человека с использованием электронных средств коммуникации. Структура модуля информационной системы коучинга может включать:

• Рабочие или проектные группы для совместного обсуждения и решения задач.
• Календарь событий группы и ее участников.
• Раздел обсуждения вопросов личностного развития.
• Отчеты о прохождении тестирований и тренингов  участников группы.
• Библиотека документов для группы, фотоматериалы группы.
• Коллективные события.

Коллективные события  – необычайно эффективный механизм для приглашения подтверждения  от сотрудников участия в событиях и собраниях компании или рабочей  группы. Этот модуль упрощает рутинные операции, делает их  наглядными и быстрыми.

В настоящее время  порталы становятся неотъемлемой частью комплексных информационных систем. Интеграция портала с  системой коучинга сделает проведение тренингов намного интересней, при этом сотрудники не будут отрываться от своей основной работы, что наиболее эффективно это скажется на деятельности всей организации. 

 

Глава 2. Анализ деятельности Администрации Губернатора Белгородской области

2.1. Организационно-экономическая характеристика Администрации Губернатора Белгородской области

Участниками проекта  «коучинг в Администрации Губернатора Белгородской области» являются:

1. Областное государственное учреждение «Белгородский информационный фонд» (ОГУ «БелИФ»), директором которого является профессиональный коуч Пантелеев Дмитрий Маратович.
2. Администрация Губернатора Белгородской области, губернатор Савченко Евгений Степанович.

Губернатор Белгородской области является высшим должностным  лицом Белгородской области²¹. Губернатором Белгородской области является Савченко Евгений Степанович. Он в целях обеспечения исполнения возложенных на него полномочий формирует Администрацию Губернатора Белгородской области и утверждает положение о ней.

Администрация Губернатора  Белгородской области состоит из:

1. Управление протокола и внешних связей.
2. Управление организационно-контрольной работы и административной реформы.
3. Управление информационных технологий и связи.
4. Управление информации и массовых коммуникаций.
5. Государственно-правовое управление.
6. Управление делами Администрации Губернатора области.
7. Управление по взаимодействию с правоохранительными, судебными и контрольно - надзорными органами²².

 

 

 

Рисунок 2.1 – Структура  Администрации губернатора Белгородской области

 

Управления Белгородской области образуются для осуществления функционального регулирования в определенной сфере деятельности, которые возглавляются начальником управления Белгородской области. Управления вправе в целях реализации возложенных на них функций образовывать свои территориальные органы в пределах территориальных единиц Белгородской области в порядке, установленном Правительством Белгородской области.²³

Сотрудники управлений администрации губернатора Белгородской области назначаются на должность и освобождаются от должности соответственно начальником управления Белгородской области, которые обязаны соблюдать ограничения и запреты, связанные с гражданской службой, установленные федеральным законом.²⁴

В структуру Управление протокола и внешних связей входят:

1. Отдел протокола Губернатора области.
2. Отдел международных связей и приграничного сотрудничества.

В структуру Управление организационно-контрольной работы и административной реформы входят:

1. Отдел кадровой работы и наград.
2. Отдел контроля, государственного реформирования и услуг.
3. Отдел писем и приема граждан.
4. Отдел по взаимодействию с муниципальными образованиями.

В структуру Управление информационных технологий и связи входят:

1. Отдел информатизации и электронного межведомственного взаимодействия.
2. Отдел информационной безопасности.
3. Отдел аналитических информационных программ.
4. Отдел связи и телекоммуникаций.
5. Отдел формирования электронного правительства.

В структуру Управление информации и массовых коммуникаций входят:

1. Отдел по связям с общественными и религиозными организациями.
2. Отдел специальных информационных проектов.
3. Пресс-служба Губернатора и правительства области.
4. Отдел аналитики и мониторинга.
5. Отдел взаимодействия со средствами массовой информации.

В структуру Государственно-правового управления входят:

1. Отдел законотворческой деятельности.
2. Отдел правовой экспертизы.

В структуру  Управление по взаимодействию с правоохранительными, судебными и контрольно - надзорными органами входят:

1. Отдел по взаимодействию с судебными, правоохранительными и военными органами.
2. Отдел по взаимодействию с контрольно-надзорными органами.

Таким образом, проведя  анализ структуры аппарата управления  можно сделать вывод о том, что он является самодостаточным органом исполнительной власти. Однако, нельзя не учитывать человеческий фактор, который присущ всем сферам деятельности где участвуют люди. С целью развития потенциала сотрудников предлагается внедрить информационный портал для проведения коучинга.