Разработка корпоративного портала для проведения коучинга (на примере Администрации Губернатора Белгородской области)

На главной странице располагается модуль «Форум», представляющий собой возможность ведения обсуждений в режиме оф-лайн. В этом модуле находятся следующие разделы:

1. Что такое коучинг?
2. Поздравления с днем рождения, со свадьбой, с рождением ребенка, с юбилеем и многим другим. Данный раздел может заполняться сотрудниками организации.
3. Обсуждение проектов. Здесь пользователи могут ознакомиться с информацией о прошедших коуч-сессий, а также с их участниками. Редактор добавляет материалы о проектах, упорядоченных по их дате проведения.
4. Ошибки на портале. Раздел для оповещения администратору портала об обнаруженных ошибках, недочетах и проблемах в работе портала.

Пользователи задают вопросы и высказывают предложения, заполняя формы на сайте. Таким образом, создаются темы обсуждения (нити дискуссии). Ответы размещаются в иерархии и прикрепляются к вопросам (родительским элементам).

Модератор дискуссии  может редактировать и удалять  все введенные пользователями сообщения.

Рисунок 3.7 – Форум портала

Модуль «Фотоотчет», находящийся под модулем «Форум», содержит фотографии с прошедших коуч-сессий в администрации, а также фотографии коуча. 

Следующий модуль «Календарь событий» имеет вид обычного календаря, позволяющий после наведения  на определенное число увидеть соответствующий  вид события, которое было установлено коучем и внесено редактором в данный раздел. При нажатии даты с событием пользователь может подробней ознакомится с предстоящим мероприятием и его участниками.

Рисунок 3.8 – Календарь  событий

Модуль «Online skype-конференция» позволяет получить скайп консультацию из любого уголка на рабочем месте в Администрации Губернатора Белгородской области. Для участия в skype-конференции сотруднику необходимо отправить письмо на электронный ящик коучу, в котором указывается имя в skype и тема конференции, в которой он хотел бы принять участие. В конференции могут участвовать не более 25 человек.

Модуль «Библиотека» также подразделяется на подмодули  «Словарь терминов» и «Литература  по коучингу». Подмодуль «Словарь терминов»  содержит основные понятия с пояснениями, касающиеся коучинга. 

Подмодуль «Литература  по коучингу» предоставляет сотрудникам компании структурированное хранилище книг по коучингу с возможностью скачивания. 

Модуль «Тесты» носит  развлекательный характер, содержащий тесты психологического аспекта. Пользователи, пройдя их, могут узнать о себе много нового: свой тип личности и свою систему ценностей.

 Для ответа предлагается произвольное количество связанных вопросов (анкета). Данные помещаются в базу данных и доступны для просмотра через веб-интерфейс и при помощи отчетов.

Таким образом, структура корпоративного портала для проведения коучига является очень удобной и не требует много времени на поиск нужной информации.

3.2.  Разработка проекта по внедрению корпоративного портала для проведения коучинга

Корпоративный портал, как и любой проект, после разработки нуждается в реализации. Для внедрения нашего портала мы возьмем отдельную структуру Администрации Губернатора Белгородской области. Это будет Управление информационных технологий и связи.

Для внедрения портала  в управление информационных технологий и связи мы предлагаем разработать распоряжение об утверждении проекта «Внедрение корпоративного портала для проведения коучинга в Управлении информационных технологий и связи». Это распоряжение подписывается начальником управления информационных технологий и связи.

Распоряжение об утверждении  проекта «Внедрение корпоративного портала для проведения коучинга в Управлении информационных технологий и связи» включает в себя паспорт проекта, положение об управлении проектом и мероприятия проекта.

От того, насколько детально описан проект при инициализации, зависит его дальнейшая судьба. Детальность описания проекта определяется паспортом проекта. Этот документ служит для идентификации проекта и содержит описание основных параметров, характеризующих проект в целом.

В паспорт проекта «Внедрение корпоративного портала для проведения коучинга в Управлении информационных технологий и связи» входит:

1. Наименование проекта – «Внедрение корпоративного портала для проведения коучинга в Управлении информационных технологий и связи».
2. Вид проекта – монопроект.
3. Цель проекта – внедрение корпоративного портала во всю структуру Администрации Губернатора Белгородской области.
4. Задачи проекта:

• установить портал на сервер локальной сети в управлении информационных технологий и связи;

• регистрировать всех сотрудников на корпоративном портале;
• провести коуч-сессий с применением корпоративного портала;
• поддержка коммуникаций и совместной работы сотрудников и подразделений в управлении информационных технологий и связи;
• построение системы обратной связи с сотрудниками посредством форумов.

5. Ожидаемый результат:

• повышение уровня внутрикорпоративных коммуникаций на 30 процентов;
• повышение профессиональных качеств сотрудников на 30 процентов;
• повышение мотивированности к работе на 30 процентов;
• повышение удовлетворенности работников на 30 процентов такими областями, как: обучение и развитие, карьера, продвижение, работа, условия работы.

6. Заказчик проекта – заместитель Губернатора Белгородской области - руководитель Администрации Губернатора Белгородской области.

7. Руководитель проекта – заместитель руководителя Администрации Губернатора области – начальник управления информационных технологий и связи.
8. Коуч проекта – директор ОГУ «Белгородский информационный фонд.
9. Проектная группа:

• начальник отдела информатизации и электронного межведомственного взаимодействия управления информационных технологий и связи Администрации Губернатора области;

• системный администратор управления информационных технологий и связи;
• референт отдела информатизации и электронного межведомственного взаимодействия.

10. Объект – управление информационных технологий и связи Администрации Губернатора области

11. Субъекты – работники управления информационных технологий и связи.
12. Сроки реализации проекта:

• начало 1 июля 2011 года;
• окончание 1 августа 2011 года.

Управление монопроектом выполняется с помощью 5 групп процессов: инициации, планирования, исполнения, мониторинга, завершения.

Процесс инициации (запуск) осуществляется руководителем проекта и включает в себя постановку главной цели и задач перед проектной группой и работниками управления информационных технологий и связи.

Инициация происходит в форме совещания, проводимого руководителем проекта с членами проектной группы и работниками управления информационных технологий и связи.

Процесс планирования включает в себя общее управление мероприятиями проекта.

Руководитель проекта осуществляет общее управление проектом, планирует действия проектной группы, контролирует сроки реализации проекта и качество выполняемых работ.

Коуч проекта проводит коуч-сессий для работников управления информационных технологий и связи в соответствии с утвержденным графиком с использованием корпоративного портала.

Члены проектной группы осуществляют организационные мероприятия в рамках коуч-сессий, обеспечивают подготовку докладов.

Руководитель проекта осуществляет, контроль за ходом реализации проекта на основании мониторинга, принимает решения и корригирует действия проектной группы.

Системный администратор осуществляет установку и наладку корпоративного портала на сервер локальной сети управления информационных технологий и связи, а также проводит регистрацию всех работников управления.

Процесс завершения проекта осуществляет руководитель проекта.

Предложенные нами план мероприятий проекта «Внедрение корпоративного портала для проведения коучинга в Управлении информационных технологий и связи» утверждается начальником управления информационных технологий и связи (Приложение Б).

При достижении ожидаемых результатов проекта предлагается дальнейшая эксплуатация корпоративного портала в управлении информационных технологий и связи, а также дальнейшее его внедрение в другие структуры Администрации Губернатора Белгородской области.

Таким образом,  проведенные мероприятия в управлении информационных технологий и связи являются начальной стадией внедрения корпоративного портала в Администрации Губернатора Белгородской области. 

 

Глава 4. Оценка эффективности корпоративного портала  для проведения коучинга в Администрации Губернатора Белгородской области

Как правило, степень  успешности проекта, во многом определена достижением поставленных проектных  целей и эффективным выполнением  определенных стадий проекта, таких  как инициализация, планирование, выполнение, контроль и завершение.

Именно к этим стадиям  и критериям оценки достижения целей  должно быть направлено основное внимание менеджмента при оценке эффективности реализуемого проекта.

Оценка эффективности  проекта, прежде всего, необходима для руководства и менеджеров компании в качестве инструмента поддержки принятия решений в процессе управления проектом и компании в целом.

Рассмотрим два случая:

1. Тренинги по коучингу с сотрудниками проводятся без отрыва их от рабочих мест с использованием электронных средств коммуникации – корпоративного портала.
2. Тренинги по коучингу с сотрудниками проводятся при личной встрече их с профессиональным коучем.

В первом случае, оценка экономической эффективности корпоративного портала рассчитывается по  затратам, которые будут потрачены при его реализации. А затраты будут следующими:

1. Стоимость разработки портала – 30 тысяч рублей.
2. Настройка на рабочих местах – 100 рублей.
3. Покупка сервера – 150 тысяч рублей.
4. Обучение сотрудников – проводится в течение одного дня с отрывом от основной работы, продолжительность 8 часов.

В Администрации Губернатора Белгородской области работают 500 человек, поэтому настройка портала на рабочих местах будет составлять 50 тысяч рублей. Средний ежедневный заработок сотрудников организации составляет 500 рублей в день, поэтому обучение сотрудников организации обойдется в 250 тысяч рублей, так как в день обучения сотрудники не будут выполнять свою основную работу и отсюда не принесут пользы для организации в целом.

Итак, можно посчитать экономическую эффективность портала по следующей формуле:

Эк.эф = ст-ть портала+настр.на раб.местах+сервер+обучение

Эк.эф =30+50+150+250=480 тысяч рублей

Таким образом, организация потратит 480 тысяч рублей на реализацию портала и в дальнейшем будет тратиться только на наладку и заработную плату системного администратора.

Во втором случае, тренинги проходят 4 дня в месяц и при этом сотрудникам нужно ехать в организацию, где с ними профессиональный коуч проводит тренинги. Это означает, что сотрудники затрачивают свое рабочее время при переезде в другое место и непосредственно на сами тренинги, отсюда не остается времени на выполнение своих главных задач в департаменте кадровой политики области. При этом сотрудники получают свою заработную плату в день по 500 рублей. Не трудно посчитать, что бюджет департамента каждый месяц теряет 1 миллион рублей на выплату 500 сотрудникам заработной платы каждые 4 дня в месяце за невыполненную работу.

Помимо выплаты заработной платы сотрудникам, Администрации Губернатора Белгородской области надо еще выплачивать денежное вознаграждение коучу за работу, который проводит тренинги с работниками Администрации. За проведенную коуч-сессию коуч получит 2 тысячи рублей. Групповая коуч-сессия проводится с 25 сотрудниками, а в штате Администрации 500 сотрудников, получается всего 20 групп. Итого, за свою работу коуч в месяц будет получать 40 тысяч рублей.

Итак, посчитаем экономическую  эффективность по следующей формуле:

Эк.эф.=з/п сотр.+з/п  коуча=1млн.+40 тыс.=1,4 млн.рублей.