Розробка системи менеджменту на ПП «Олена» (торговельне продуктове підприємство)

2етап:ЗБІР І ОБРОБЛЕННЯ ІНФОРМАЦІЇ ЩОДО РОЗРОБЛЕНИХ МЕТОДІВ МЕНЕДЖМЕНТУ

2.1.Збором інформації  займається спеціально створена  група працівників, діяльністю якої керує директор, йому допомагає начальник відділу маркетингової служби.

2.2.На основі сформованих  на першому етапі вимог до  інформації проводиться оцінювання зібраних даних. У результаті аналізу виявлено, що якість деяких матеріальних ресурсів не є задовільною.

2.3.Рішення повинне  бути раціональним, ефективним, найбільш  економічним, чітко сформульованим, реальним щодо виконання, прийнятим протягом місяця.

3етап :ВИЯВЛЕННЯ ТА ОЦІНЮВАННЯ АЛЬТЕРНАТИВ, ЗАКЛАДЕНИХ У РОЗРОБЛЕНИХ МЕТОДАХ МЕНЕДЖМЕНТУ

3.1.Для вирішення пропонуються  такі альтернативи:

• Припинення співпраці з постачальниками не якісних матеріальних ресурсів;
• Створення групи контролю якості вхідних матеріальних ресурсів;
• Посилення функції контролювання.

3.2.Оцінювання альтернатив:

• Втрата партнерів по бізнесу.
• Додаткові фінансові витрати;
• Посилення контролю за якістю при незначному підвищенні рівня фінансових витрат.

4.етап ПІДГОТОВКА ТА ОПТИМІЗАЦІЯ УПРАВЛІНСЬКОГО РІШЕННЯ, ЯКЕ ПРИЙМАЄТЬСЯ (ВИБІР АЛЬТЕРНАТИВИ)

4.1. Оптимальним є рішення щодо підвищеня контролю за якістю вхідних матеріальних ресурсів на існуючій базі без створення спеціальної групи контролю якості.

4.2. Групою, яка складається із начальника відділу маркетингу та працівників відділу співставлено можливі витрати визначено можливі шляхи реалізації прийнятого рішення. Визначено термін, за який все має відбутися.

5.етап:ПРИЙНЯТТЯ УПРАВЛІНСЬКОГО РІШЕННЯ (УЗАКОНЕННЯ АЛЬТЕРНАТИВИ)

5.1. Директор та його заступники проводять нараду, де обговорюють запропонований проект, вносять в нього певні корективи. Узгоджують усі фінансові, правові та організаційні аспекти даного рішення.

5.2.  Після обговорення  всіх переваг і недоліків цього рішення директор його затверджує шляхом підписання відповідного розпорядження.

5.3. Директор видає  наказ про виконання рішення.

6.етап РЕАЛІЗАЦІЯ УПРАВЛІНСЬКОГО РІШЕННЯ ТА ОЦІНЮВАННЯ РЕЗУЛЬТАТІВ

6.1.  Розпорядження  директора виконується, наказ вступає в дію.

6.2. За фінансовими  операціями здійснює постійний  контроль бухгалтер: чи відповідає  реалізація рішення проектові,  як працює підприємство. Водночас  заступник директора з економіки  постійно слідкує за діяльністю  підприємства, його економічними показниками і потенціалом.

6.3. Начальник маркетингового відділу повідомляє про результати проведеної роботи директора.

1.етап:ВИНИКНЕННЯ СИТУАЦІЇ, ЯКА ВИМАГАЄ ПРИЙНЯТТЯ РІШЕННЯ (ПОЯВА НЕОБХІДНОСТІ ФОРМАЛІЗАЦІЇ МЕТОДІВ МЕНЕДЖМЕНТУ)

1.1.Організування літнього  відпочинку дітей працівників.

1.2.Ця проблема може  привести до значних фінансових затрат,  великої організаційної роботи і в разі її не вирішення до масового невдоволення працюючих.

1.3.Інформація повинна  бути своєчасною, об’єктивною, достовірною,  повною, фінансовою.

2етап:ЗБІР І ОБРОБЛЕННЯ ІНФОРМАЦІЇ ЩОДО РОЗРОБЛЕНИХ МЕТОДІВ МЕНЕДЖМЕНТУ

2.1.Збором інформації  займається спеціально створена група працівників, діяльністю якої керує головний бухгалтер, йому допомагає голова профкому.

2.2.На основі сформованих  на першому етапі вимог до  інформації проводиться оцінювання  зібраних даних. У результаті  аналізу виявлено, що облік робочого часу ведеться не ефективно і не відображає реальну картину зайнятості.

2.3.Рішення повинне  бути ефективним, реальним щодо  виконання, прийнятим протягом 1-2 тижнів.

3етап :ВИЯВЛЕННЯ ТА ОЦІНЮВАННЯ АЛЬТЕРНАТИВ, ЗАКЛАДЕНИХ У РОЗРОБЛЕНИХ МЕТОДАХ МЕНЕДЖМЕНТУ

3.1. Для вирішення пропонуються  такі альтернативи:

• Будівництво власної бази відпочинку та літнього табору для дітей працівників;
• Покупка путівок на літній відпочинок для дітей працюючих
• Часткове фінансування (половина вартості) придбаних путівок для дітей працівників.

3.2.Оцінювання альтернатив:

.       Ефективним є рішення про часткове фінансування путівок на літній відпочинок для дітей працівників. Дві попередні альтернативи потребують великих фінансових витрат.

4.етап ПІДГОТОВКА ТА ОПТИМІЗАЦІЯ УПРАВЛІНСЬКОГО РІШЕННЯ, ЯКЕ ПРИЙМАЄТЬСЯ (ВИБІР АЛЬТЕРНАТИВИ)

4.1. Приймається рішення.

4.2. Групою, яку очолює заступник директора з економіки готується проект. Визначено термін, за який все має відбутися реалізація прийнятого рішення.

5.етап:ПРИЙНЯТТЯ УПРАВЛІНСЬКОГО РІШЕННЯ (УЗАКОНЕННЯ АЛЬТЕРНАТИВИ)

5.1. Головний бухгалтер, начальники відділів і директор та його заступники проводять нараду, де обговорюють запропонований проект, вносять в нього певні корективи. Узгоджують усі організаційні аспекти даного рішення.

5.2.  Після обговорення  всіх переваг і недоліків цього  рішення директор його затверджує шляхом письмового наказу.

5.3. Директор видає  наказ про виконання рішення.

6.етап РЕАЛІЗАЦІЯ УПРАВЛІНСЬКОГО РІШЕННЯ ТА ОЦІНЮВАННЯ РЕЗУЛЬТАТІВ

6.1. Після видачі наказу директором прийняте рішення вступає в дію.

6.2. Головний бухгалтер та бухгалтерія, голова профкому забезпечують реалізацію прийнятого рішення.

6.3. Директора повідомляють про результати і про успішність проведеного заходу щодо організування літнього відпочинку дітей працівників.

Види комунікацій

Характеристика окремих  видів комунікацій

Приклади використання інформації при різних видах комунікацій

Приклади застосування документів при здійсненні різних видів комунікацій

1) За сферою охоплення:

1. Між організацією  і зовнішнім середовищем

Здійснюється обмін  інформацією між організацією та споживачами, постачальниками, державою.

Обмін інформацією з  державою проходить через звіти, які фірма щомісячно подає у державну податкову, де в свою чергу інформація аналізується.

Постійна звітність  відбувається на засадах договору з  державною податковою службою через  постійні звіти про видатки і  надходження  організації, оформлені  бухгалтерами.

2.Організаційні

- від вищих  рівнів управління до нижчих

Передається інформація про планові завдання, зміни у  діяльності організації, нововведення тощо.

Директор інформує підлеглих  про підвищення рівня зарплати на підприємстві.

Рішення про проведення підвищення зарплати підлягає оформленню у вигляді наказу на збільшення фонду оплати праці, наказу про збільшення проценту від виручки у фонд оплати праці.

-від нижчих  рівнів управління до вижчих

Передається інформація про недоліки у роботі, прохання, пропозиції, рекомендації тощо.

Продавець  інформує начальника господарського відділу про поламку  касового апарату, у зв’язку з його зношеністю.

Ця інформація подається у вигляді усної доповіді.

-між різними  підрозділами

Передається інформація стосовно конкретних взаємозалежних сфер, параметрів, завдань виробничо-господарського процесу.

Відділ обслуговування повідомляє заступника з економіки про необхідність постачання продукції.

Оформляється у вигляді  замовлення.

- між менеджером  і його підлеглими (робочою групою)

Передається інформація про конкретні завдання, що стоять перед робочою групою керівника, зміну технології роботи групи, очікувані  зміни у структурі групи.

Директор інформує бухгалтера про очікування на податкову перевірку  діяльності підприємства.

Директор видає розпорядження  та інструкції щодо перевірки усіх бухгалтерських документів

3.Між-особистісні

Передається службова, виробничо-господарська, спеціалізована, фінансова та ін. інформація між окремими працівниками в межах організації.

Юрисконсульт передає інформацію бухгалтерові щодо змін в оподаткуванні прибутку підприємств.

Юрисконсульт надає бухгалтерові Закон України «Про оподаткування прибутку підприємств» від 01.03.2006р.

2) За способом виникнення:

-формальні

Передається офіційна інформація організаційними комунікаційними

каналами в межах  організаційної структури управління.

Директор видає розпорядження  бухгалтерам збільшити розмір фонду

оплати праці на підприємстві.

Бухгалтер, виконуючи  розпорядження, користуються наказом

директора, затвердженим від 12.02.2008р.

-неформальні

Передається між працівниками організації неофіційно і може  стосуватися будь-яких сфер (виробничо-господарської, особистої, культурної, соціальної тощо).

Працівник відділу обслуговування розповідає колезі про свої сімейні проблеми.

Приватна розмова, базою  для якої служать документи про  розлучення.

3) За способом здійснення:

-вербальні

Словесні комунікації, які здійснюються через розмови, усні заяви, повідомлення.

Директор повідомляє заступника директора з економіки про свою неявку на роботу через хворобу.

-

-невербальні

Несловесні комунікації, які здійснюються з використанням  мови жестів(погляду, виразу обличчя  тощо).

Бухгалтер власним виразом обличчя виявив незадоволення від нового Закону України «Про оподаткування прибутку підприємств».

-

Відправник – начальник відділу маркетингу на засадах незадовільної якості вхідних матеріальних ресурсів формує ідею щодо запровадження контролю їх якості.

Начальник відділу маркетингу формує проект програми контролю якісті вхідних матеріальних ресурсів.

Начальник відділу маркетингу приймає рішення щодо особистого представлення даного проекту директору та його заступникам.

Начальник відділу маркетингу особисто представляє директору та його заступникам  проект програми контролю якості вхідних матеріальних ресурсів.

Отримувач - директор з’ясовує у начальника відділу маркетингу ступінь урахування у проекті усіх правових та фінансових аспектів.

Характеристика груп працівників

Види формальних груп

Командна група

Командна група

Цільова група

Цільова група

Цільова група

Бюджетний комітет

Цільова група

Цільова група*

Цільова група

Склад

Директор і його заступники

Директор і гол.

бухгалтер

Бухгалтерія, заступник із загальних питань

Відділ маркетингу

Продавці

Директор, гол.бухгалтер, заступник директора з економіки

Заступник директора  із заг.питань, головні продавці, комірники

Директор, юрисконсульт

 Працівники відділу  охорони

Чисельність

3

2

4

3

10

3

8

2

1

Характерис-тика зв’язків

Горизонтальні і вертикальні

Горизонтальні

Горизонтальні і вертикальні

Горизонтальні і вертикальні

Мотиви виникнення

Спільне вирішення питань, що стосуються стратегічної спрямованості  підприємства

Спільне вирішення фінансових питань

Здійснення обліку господарських  операцій, звітності тощо.

Забезпечення поставок та рекламної діяльності

Забезпечення обслуговування споживачів

Формування бюджетів на підприємстві запобігання втратам, оптимізації ресурсних потоків.

Забезпечення ефективного  проведення господарських операцій

Формування системи  оптимального забезпечення діяльності організації на правових засадах.

Забезпечення надання  охорони власності підприємства.

Заходи підвищення ефективності

Кабінет для нарад, сучасне  інформаційне забезпечення,

Інформаційне, документарне та компютерне забезпечення

Доступ до правової національної бази,  застосування програмного  забезпечення «1-С Бухгалтерія».

Зручний графік роботи, компютерне забезпечення, застосування різноманітних  стимулів.

Створення якісної системи  комунікацій, надання доплат працівникам бюджетного комітету.

Забезпечення матеріальними  ресурсами

Якісне сучасне інформаційне забезпечення.

Матеріальне стимулювання за створення безпечних умов для  торгівлі.