механистических структур:
1)линейные структуры (Достоинства
– четкость распределения и
простота управления. Недостатки
– высокие требования к руководителю,
т.к. должны быть подготовлены
всесторонне. Применение – применяется
мелкими и средними фирмами,
которые осуществляют несложное
производство при отсутствии
операционных связей между предприятиями.
Эти структуры могут применяться
только мелкими предприятиями,
поэтому возникли другие структуры.);
2)функциональные (Достоинства –
компетентность специалистов и
освобождение менеджеров от выполнения
специальных вопросов. Недостатки
– нарушение принципа единства,
распорядительство. Применение- применяется
в управлении организациями с массовым
или крупносерийным типом, которые производят
ограниченную номенклатуру продукции,
предприятие действует в стабильных условиях);
3)линейно-функциональные (Достоинство
– универсальный характер. Недостаток
– отсутствие единства действия звеньев.
Применение – в различных производственных
хозяйствах.);
4)диффузиональные (продуктовые) (применяются
в крупных и крупнейших компаниях. Особенности
– усиление ориентации деятельности на
конечный результат и возможность организовать
центры прибыли).
В чистом виде эти структуры используются
редко, чаще применяются смешанные
структуры.
Разновидности органических структур:
1)проектные (основа – проект
– это группа видов деятельности
направленной на решение разовой
задачи, образуется внутри раздела.
Достоинства – гибкость и целевая
ориентация.);
2)матричные (Достоинство – лучшее использование
высококвалифицированного труда. Недостаток
– нарушение принципа единоначалия. Применяется
в наукоёмких отраслях.);
3)программно-целевые (В них объединяются
в единое целое отдельные виды
деятельности и сами подразделения
которые выполняют эти виды деятельности.
Применяются в организациях с изменяющимися
целями.)
60Формы и
функции контроля.
Функции
контроля: сбор, обработка и анализ
информации о фактических результатах
хозяйственной деятельности всех подразделений
фирмы, сравнение их с плановыми
показателя ми, выявление отклонений
и анализ причин этих отклонений; разработка
мероприятий, необходимых для достижения
наме ченных целей.
Формы
контроля: финансовый и административный.
Финансовый контроль - получение от каждого
хозяйствен ного подразделения финансовой
отчетности по важнейшим эко номическим
показателям деятельности по стандартным
формам. Эта отчетность, получаемая от
крупных дочерних компаний, находящихся
на важнейших рынках, служит основой для
срав нения фактических показателей с
плановыми и анализа причин отклонения.
При этом основными являются показатели:
уровень прибыли, издержки производства
и их отношение к чистым продажам, эффективность
капиталовложений, обеспеченность собственными
средствами, финансовое состояние (платежеспо
собность и ликвидность) и др. Анализ этих
показателей осуще ствляется как по производственным
отделениям, так и по фир ме в целом.
Организационно
финансовый контроль осуществляется:
♦ в высшем
звене управления — центральной службой;
♦ в производственных
отделениях и дочерних компани ях — через
бухгалтерии, финансовые службы, системы
плани рования.
Повышение
роли функции контроля в управлении
фирма ми связаны с использованием:
♦ автоматизированных
информационных систем и ЭВМ, по зволяющими
оперативно и точно передавать, обрабатывать,
анализировать информацию и принимать
срочные решения, свя занные с корректировкой
производственной и сбытовой деятель
ностью в зависимости от изменений условий
рынка,
♦ современных
средств транспорта и связи.
Система
централизованного контроля позволяет
поддержи вать рациональное сочетание
централизации и децентрализации.
Административный
контроль - контроль на уровне произ водственных
отделений и дочерних компаний за соответствием
хозяйственных результатов показателям,
запланированным в текущем бюджете; сравнение
объема фактических и планируе мых продаж;
анализ изменения доли фирмы на рынке
как в целом, так и по
отдельным
продуктам и сегментам рынка,
со стояния портфеля заказов.
61Контроль
в управлении, его принципы, виды.
Контроль
представляет собой процесс оценки
и измерения фактического развития
организации и его сопоставления
с планами. Именно контроль позволяет
достичь конкретных целей. Понятие
"контроль" в качестве вида административной
деятельности подразумевает не только
проверку, но и управление. Управленческий
контроль это непрерывный процесс,
который включает в себя регулирование
и наблюдение различных видов
деятельности с целью эффективного
выполнения конкретных задач. Эффективный
контроль возможен только при его
соединении со стратегическим планированием.
Благодаря ему обеспечивается наблюдение
за воплощением в жизнь стратегических
планов. Контроль позволяет определить,
насколько хорошо выполняются конкретные
операции и где необходимо внести
изменения для достижения наилучших
результатов. Таким образом, контроль
- это процесс соизмерения фактических
результатов с запланированными.
Перечислим виды контроля в менеджменте.
К ним относят заключительный, текущий
и предварительный контроль. Стоит отметить,
что все основные виды контроля в менеджменте
тесно взаимосвязаны друг с другом и находятся
во взаимозависимости. Предварительный
контроль выполняет на этапе планирования
и формирования о структуры организации.
Благодаря ему производится контроль
точности выполнения конкретных правил,
инструкций и процедур, направленных на
разработку планов и формирование организационной
структуры. Основные виды контроля в менеджменте,
в том числе и предварительный контроль
имеет свои объекты: человеческие, материальные,
финансовые ресурсы и фактор времени.
Текущий контроль - проверка фактических
результатов работы. Основная его задача
- своевременно выявить отклонения фактического
состояния от планового, а также обеспечить
обратную связь. Заключительный контроль
осуществляется после выполнения определенных
работ. Информация, полученная в результате
такого контроля, применяется в будущих
периодах в качестве накопленного опыта
и учитывается при организации мотиваций.
Все основные виды контроля в менеджменте
включает в себя 3 стадии: установление
стандартов, сопоставление и действия
в зависимости от результатов сопоставления.
Методы контроля в менеджменте напрямую
зависят от характера учетных и аналитических
операций, характеризуясь при этом большим
разнообразием, поскольку охватывают
практически все процедуры и операции,
которые выполняются для достижения конкретных
целей. Другими словами, методы контроля
в менеджменте — это способы проведения
контроля в организации. Перечислим основные
методы контроля, которые используются
в организациях - метод сопоставления,
сравнения факторов, метод обследования
процессов, наблюдения, опросы, и т.д. Перечислим
основные принципы контроля в менеджменте:
1. Соответствие контроля стратегии организации.
Контроль должен быть направлен на стратегические
приоритеты компании и ее основные области
функционирования. Все это должно быть
отражено в стандартах контроля. 2. Результативность
контроля достигается благодаря правильному
подбору стандартов контроля, которые
адекватно отражают контролируемый предмет.
Если это требование не соблюдено, то происходит
непроизводительное расходование средств
на осуществление контроля. Неверно подобранные
стандарты контроля не обеспечивают решение
ряда задач контроля. Контроль превращается
в самоцель. 3. Системность контроля. Контрольные
функции должны быть интегрированы во
все функции организации и находиться
во взаимосвязи. При изменении одних элементов
необходимы соответствующие корректировки
других. 4. Адаптивность контроля. Его способность
в режиме реального времени перестраиваться
под изменения, происходящие на предприятии
с учетом изменившихся требований к параметрам
подконтрольного объекта. Изменения могут
касаться объектов, стандартов контроля,
сроков реализации и частоты проведения
контроля, выбор методов и средств осуществления
контроля. 5.
Оптимальность
контроля. Его объем должен быть
полным для решения конкретных задач.
Излишний контроль влечет за собой
неэффективное расходование средств,
затрачиваемое на сбор и обработку
ненужной информации, оплату труда
контролирующего персонала. Чрезмерный
контроль вызывает недоверие и раздражает
работников. Недостаточный контроль,
в свою очередь, ведет к упущенным
выгодам, неиспользованным резервам и
неэффективному расходованию ресурсов.
6. Экономичность контроля, поскольку
задача, стоящая перед ним, приносить
прибыль. Перечисленные принципы контроля
в менеджменте применяются при
принятии решения относительно целесообразности
использования той или иной контролирующей
системы.
62Процесс
контроля: понятие, этапы.
Контроль
— это процесс, обеспечивающий достижение
целей организации. Он необходим
для обнаружения и разрешения
возникающих проблем раньше, чем
они станут слишком серьезными, и
может также использоваться для
стимулирования успешной деятельности.
В
процессе контроля выделяются следующие
этапы:
I.Выработка
стандартов и критериев. В качестве стандартов
используются цели, которые являются конкретными,
поддаются измерению и имеют временные
границы. Такие цели разрабатываются в
форме показателей результативности,
которые позволяют сопоставить реально
сделанную работу с запланированной. Например,
по прибыли - в 2010 году получить прибыль
в 10 миллионов рублей, повысить производительность
труда на 15 % в течение 6 месяцев, объему
продаж.
Показатели
результативности точно определяют
то, что должно быть получено для
того, чтобы достичь поставленных
целей.
Некоторые
важные цели не поддаются количественному
выравниванию напрямую, например, повышение
степени удовлетворенности работой.
В таком случае проводится различные
обследования и опросы, происходит
косвенное выражение целей через
другие показатели, - в нашем примере
это количество увольнений.
II.Сопоставление
достигнутых результатов с установленными
стандартами. Данный этап включает 4 стадии.
1стадия.
Определение масштаба допустимых
отклонений и принцип исключения.
Контроль
должен быть экономически эффективным,
то есть преимущества системы контроля
должны перевешивать затраты на её
функционирование (затраты состоят
из затрат времени менеджера и
др. работников на сбор, передачу, анализ
информации; на все виды оборудования,
используемого для осуществления
контроля; затрат на хранение, передачу
и поиск информации). Это достигается
использованием метода управления по
принципу исключения – его суть
система контроля должна срабатывать
только при наличии заметных отклонений
от стандартов. Для этого руководство
решает важную задачу - устанавливает
масштаб допустимых отклонений, если
обнаруживаются отклонения, которые
не выходят за рамки этого масштаба,
то такие отклонения не вызывают тревоги.
Пример. Универсам, совершающий продажи
на сотни млн. руб. Предположим, что
его цель в наступающем году добиться
уровня продаж 365 млн.
руб.,
или 7 млн. руб. в неделю. Если объем
продаж во вторую неделю января составит
6,8 млн. руб., то у него мало поводов
для тревоги, т.к. для него это
всего лишь незначительное отклонение
от стандарта. Но такая нехватка (200
тыс. руб.) сделала бы банкротом обычного
среднего торговца.
2
стадия. Измерение результатов.
Самый
трудный и дорогостоящий элемент
контроля, позволяющий установить,
насколько удалось соблюсти установленные
стандарты. Важно правильно выбрать
единицу измерения, установить частоту
измерений. Это определяется спецификой
вида деятельности, подлежащей контролю.
Единица измерения должна быть такой,
чтобы её можно было преобразовать
в единицы, в которых выражен
стандарт (если стандарт – прибыль,
то измерение в денежных единицах
или в процентах). В зависимости
от формы выражения стандарта; (увольнения
с работы – измерения в процентах).
3
стадия. Передача и распространение
информации.
Необходимо
довести до сведения соответствующих
работников фирмы установленные
стандарты и достигнутые результаты.
Информация должна
быть
точной, поступать вовремя и доводиться
в удобной форме. Стандарты должны
быть поняты сотрудниками.
4
стадия. Оценка информации о результатах.
Менеджер
определяет степень необходимости
и важности полученной информации.
III
этап. Принятие необходимых корректирующих
действий.
Такими
действиями могут быть:
1.
Невмешательство в работу (ничего
не нужно предпринимать – так
как фактические результаты совпадают
со стандартами). «Кашу маслом
не испортишь – не для менеджера».
2.
Установление отклонений (установить
причины отклонений и добиться
возвращения к правильным действиям).
Это происходит через изменение
некоторых внутренних переменных.
Пример: избегать решений с кратковременной
выгодой и преимуществами, но
в перспективе с большими потерями.
Синица в руках вместо журавля
в небе не самое лучшее.
3.
Изменение стандартов в результате
их пересмотра.
Предусматривает
пересмотр планов, а, следовательно,
и стандартов, которые могут оказаться
нереальными, поскольку они основываются
на планах, а планы – это лишь
прогнозы на будущее. Бывает так, что
в процессе реализации плана становиться
ясно, что планы составлены слишком
оптимистично и требования стандартов
выполнить практически невозможно, это
сводит на нет мотивацию.
Поэтому
стандарты пересматриваются в сторону
понижения. Контроль может выявить
необходимость пересмотра стандартов
в сторону повышения – в
успешно работающих организациях.
63Основные
свойства контроля.
Контроль – это важнейшая функция менеджмента,
позволяющая организации действительно достичь запланированных
целей.
Основные
свойства контроля: 1. стратегическая направленность, 2.
соответствие делу, 3. ориентация на результаты,
4. своевременность контроля, 5. гибкость
контроля, 6. простота контроля, 7. экономичность
контроля.
64Характеристики
эффективного контроля.
Для того чтобы контроль мог выполнить
свою истинную задачу, т. е. обеспечить
достижение целей организации, он должен
обладать несколькими важными свойствами:
1. Для того чтобы быть эффективным,
контроль должен иметь стратегический
характер, т. е. отражать общие
приоритеты организации и поддерживать
их.
2. Конечная цель контроля состоит
не в том, чтобы собрать информацию,
установить стандарты и выявить
проблемы, а в том, чтобы решить
задачи, стоящие перед организацией.
Проведение измерений и оповещение
об их результатах важно только
как средство достижения этой
цели.
3. Чтобы быть эффективным, контроль
должен соответствовать контролируемому
виду деятельности. Он должен
объективно измерять и оценивать
то, что действительно важно. Неподходящий
механизм контроля может скорее
маскировать, а не собирать
критически важную информацию.
4. Контроль должен быть своевременным.
Своевременность контроля заключается
не в исключительно высокой
скорости или частоте его проведения,
а во временном интервале между
проведением измерений или оценок,
который адекватно соответствует
контролируемому явлению.
5. Если нечто непредвиденное
можно спрогнозировать, то контроль
становится ненужным. Контроль, как
и планы, должен быть достаточно
гибким и приспосабливаться к
происходящим изменениям.
6. Как правило, эффективный контроль
- это простейший контроль с
точки зрения тех целей, для
которых он предназначен. Простейшие
методы контроля требуют меньших
усилий и более экономичны. Избыточная
сложность ведёт к беспорядку,
являющемуся синонимом потери
контроля над ситуацией.
7. Экономичность - как одна из
характеристик эффективности контроля.
Очень редко стремятся достичь
при помощи контроля полного
совершенства в работе организации,
поскольку прогрессирующие усовершенствования
и улучшения на последних этапах
требуют непропорционально больших
затрат усилий и средств. Никогда
не следует забывать, что затраты,
совершаемые организацией, должны
приводить к увеличению её
преимуществ и доходов. Затраты
средств должны приближать организацию
к поставленным целям. Таким
образом, если суммарные затраты
на систему контроля превосходят
создаваемые ею преимущества, организации
лучше не использовать эту
систему контроля вообще или
же ввести менее тщательный
контроль. Конечно. Для того чтобы
определить реальное соотношение
затрат и прибыли для системы
контроля, необходимо рассматривать
как долгосрочные аспекты, так
и краткосрочные. Если и существует
какое-либо твёрдое правило контроля,
который стоит больше, чем он
даёт для достижения целей,
не улучшает контроля над ситуацией,
а направляет работу по ложному
пути, что является ещё одним
синонимом потери контроля.