Системы и их свойства в управлении

Системы и их свойства

 

Управление  обладает свойством системности. В переводе с греческого слово «система» означает «соединение, целое, составленное из частей». Эти части (элементы) образуют единство, в рамках которого они определенным образом упорядочены.

 

Единство  элементов системы возникает  в результате того, что между ними устанавливаются связи, т. е. реальные взаимодействия, которые характеризуются:

• типом (бывают последовательными, сходящимися, расходящимися);

• силой;

• характером (могут быть подчиненными, равноправными, безразличными);

• характером (односторонние или взаимные);

• степенью постоянства (эпизодические, регулярные и проч.).

Система характеризуется  радом основных признаков.

Во-первых, как  уже говорилось, она представляет собой набор относительно самостоятельных элементов (отдельных частей), которые играют роль подсистем.

Свойства  элементов определяют их место в  системе и реализуются в соответствующих  функциях.

 

Выделяются  две разновидности элементов: рабочие (основная функция состоит

в преобразовании исходных факторов в определенный результат) и защитные.

В каждой системе  есть основной системообразующий элемент (качество,

отношение), который в той или иной степени  обеспечивает единство всех

остальных. Если он определяется природой системы, то называется внутренним,

в противном  случае — внешним. В социальных системах этот элемент может быть

как явным, так  и неявным.

 

В результате воздействия системообразующего элемента у остальных элементов

формируются общесистемные качества, т. е. признаки, свойственные каждому

из них  в отдельности и системе в  целом.

 

Во-вторых, в  каждой системе существует механизм, посредством которого элементы взаимодействуют  между собой (граничат, порождают  друг друга, воздействуют), а также  с ней самой (для сохранения ее целостности такое взаимодействие

должно быть гармоничным). В результате этого  возникает влияние одних элементов  системы на другие или внешние  объекты (например, через подражание, заимствование опыта и проч.). Те, в свою очередь, такое влияние  воспринимают, преобразовывают и  изменяются в соответствии с ним. В частности, более развитые элементы, воздействуя на менее развитые, способствуют ускорению их развития, что

делает излишними  его отдельные ступени.

Степень возможного преобразования элементов и связей в результате внешнего

воздействия характеризует силу данной системы.

 

В-третьих, каждая система имеет структуру, т. е. определенное строение, взаимное расположение элементов и существующих между ними связей, способ организации целого, составленного из частей. Связи, как и системообразующий элемент, обеспечивают целостность системы, ее единство.

Характер  связи между элементами зависит  не только от взаимного расположения последних, но и от их особенностей (например, отношения в одинаковом по

размерам  женском, мужском и смешанном  коллективах будут различны).

Структура определяется целями и функциями системы, но в  ее характеристике

отсутствует момент взаимодействия.

В широком  понимании структуру можно рассматривать  как совокупность правил и предписаний, регламентирующих деятельность системы.

 

Структуру системы  можно классифицировать по следующим  основаниям:

• по числу  уровней иерархии (одноуровневые  и многоуровневые);

• по принципам  подчиненности (централизация —  децентрализация);

• по целевому назначению;

• по выполняемым  функциям;

• по принципам  разбивки элементов на подсистемы (таковыми могут быть

функциональный  и объектный).

 

В целом структуру  системы описывают две основные группы характеристик:

• связанные  с иерархичностью (число подсистем, уровней, связей; принципы

разбивки  на подсистемы; степень централизации);

• отражающие эффективность функционирования (надежность, живучесть,

быстродействие, пропускная способность, гибкость, изменчивость и т. д.).

Структура придает  системе целостность и внутреннюю организацию, в рамках ко­

торой взаимодействие элементов подчиняется определенным законам. Если такая

организация минимальна, системы называются неупорядоченными, например толпа

на улице.

 

Поскольку элементы и связи неоднородны в рамках одного и того же структурного их набора, система будет иметь модификации. Например, коллективы двух

организаций, имеющих одинаковое штатное расписание, будут абсолютно различны, поскольку  сами люди и их личные взаимоотношения  являются иными.

 

Система должна находиться в состоянии внутреннего равновесия и баланса со средой (что

на практике редко достигается). Это обеспечивает ее оптимальное  приспособление

к окружению и успешное развитие.

 

Открытые  системы стремятся к постоянным изменениям за счет специализации,

дифференциации, интеграции элементов. Это ведет  к усложнению связей, совершенствованию  самих систем, требует дополнительных ресурсов, но позволяет достигать  целей многими способами (для  закрытых возможен только один). Например,

в организации  помимо основных управленческих структур могут создаваться специальные  комитеты, разрабатывающие различные  варианты решения проблем.

 

В-пятых, системе  присуща эмерджентность, т. е. появление качественно новых

свойств, отсутствующих  или нехарактерных для ее элементов. В то же время объединенные в систему  элементы могут терять свойства, присущие им вне системы. Таким

образом, свойства целого не равны сумме свойств  частей, хотя и зависят от них.

В-шестых, система  обладает обратной связью, под которой понимается определенная реакция ее в целом (отдельных элементов) на импульсы друг друга и внешние воздействия. Обратная связь обеспечивает их информацией о реальной ситуации, компенсирует влияние помех. Например, в системе взаимоотношений

«руководитель — подчиненный» формой обратной связи  может быть заявление об

уходе.

 

В-седьмых, система  характеризуется адаптивностью, т. е. способностью сохранять качественную определенность в изменяющихся условиях. Адаптивность обеспечивается простотой структуры, гибкостью, избыточностью ресурсов.

 

В-восьмых, системе  свойственна редукция, проявляющаяся в том, что при определенных условиях она ведет себя проще, чем ее отдельные элементы.

 

В-девятых, система  со временем может разрушаться под  воздействием как

внешней среды, так и внутренних процессов.

В-десятых, системой можно управлять с целью обеспечения  следования ею заданной траектории развития и функционирования. Для этого  существуют следующие

способы:

1) регулирование  и корректировка в случае непредсказуемых  воздействий, вызывающих отклонения;

2) изменение  параметров системы на основе  прогнозирования, применяемое

в случае невозможности  задать опорную траекторию развития на весь период или

значительных  отклонений, не позволяющих на нее  вернуться;

3) коренная  структурная перестройка, если  цели недостижимы в принципе

и нужен поиск  новой системы, при которой это  удается сделать.

 

Виды  систем.

 

По направленности связей между элементами системы делятся на централизованные (все связи осуществляются через один центральный элемент) и децентрализованные (преобладают прямые контакты между элементами). Примером централизованной системы являются министерство и его органы на местах; децентрализованной — ассоциация.

 

Системы, где  связь элементов идет только по одной  линии, получили название

частичных, а по многим — полных. Система, где  каждый элемент связан по одной линии только с предыдущим и последующим, называется цепной. Ее примером является конвейер.

 

По составу элементов системы бывают гомогенными (однородными) и гетеро­

генными (разнородными). Например, по возрастному признаку школьный класс —

обычно система  гомогенная, а по половому — гетерогенная.

 

Системы, характеризующиеся  преобладанием внутренних связей по сравнению

с внешними, где центростремительность больше центробежности, а отдельным

элементам присущи  общие характеристики, получили название целостных. Приме­

ром целостной  системы сегодня является блок НАТО.

 

Система, сохраняющаяся  в целом при изменении или  исчезновении одного или

нескольких  элементов, называется устойчивой, например любой биологический

организм. Если при этом возможно восстановление утраченных элементов, то она

является  регенеративной (например, ящерицы).

 

Системы могут  быть изменяющимися (динамичными) и  неизменными (статичными). К первым относятся живые организмы, ко вторым — большинство технических устройств.

 

Динамичные  системы подразделяются на первичные, исходные, и вторичные, уже претерпевшие определенные изменения. Если изменения осуществляются линейно, однонаправлено, будет наблюдаться рост системы. Нелинейные, разнонаправленные изменения, происходящие с неодинаковой интенсивностью, в результате которых меняются связи, соотношение элементов, характеризуют процесс ее развития.

 

Если система  не может развиваться дальше, без  того чтобы не превратиться в качественно  иную, она считается завершенной; если же развитие возможно — незавершенной.

Незавершенность бывает субстратной (преобразования происходят в самих

элементах) и структурной (изменяется их состав и соотношение). Если система сохраняет характеристики при изменении субстрата, она называется стационарной.

 

Система, состоящая  из ряда разнородных элементов, называется сложной.

Сложность системы  обусловлена их большим числом, разнообразием, взаимосвязанностью, неопределенностью  поведения и реакций. Такие системы  обычно являются многоуровневыми и  иерархичными (высший уровень управляет  нижестоящим и одновременно сам  подчиняется вышестоящему). Введение в них дополни­

тельного  элемента (даже аналогичного имеющимся) порождает новые и изменяет

существующие  в рамках системы отношения.

 

Системы делятся  на механистические и органические. Механистические обладают постоянным набором неизменных элементов, четкими границами, однозначными связями, не способны изменяться и развиваться, функционируют под воз­

действием внешних  импульсов.

В механистической  системе связи между элементами носят внешний характер,

не затрагивают  внутренней сути каждого из них. Поэтому  элементы менее зависимы от системы и вне ее сохраняют самостоятельное бытие.

 

Но потеря такой системой хотя бы одного элемента ведет к нарушению всего механизма функционирования.

 

Органические  системы характеризуются противоположными качествами. В них

увеличивается зависимость части от целого, а  целого отчасти, наоборот, уменьшается. Например, человек при потере многих органов может продолжать свою жизнедеятельность. Чем глубже связь элементов органической системы, тем больше

роль целого по отношению к ним. Таким системам присущи свойства, которых нет

у механистических, например способность к самоорганизации  и самовоспроизведению.

Специфической формой органической системы является социальная (общество,

фирма, коллектив  и проч.).

 

Система управления и ее элементы.

 

Социальные  системы являются упорядоченными, целостными; функционально

и технологически неоднородными; иерархичными по структуре; динамичными

с точки зрения состава и количества элементов.

 

Важная особенность  социальной системы (как и органической системы вообще) состоит в том, что небольшие изменения в  одном из ее элементов могут вызвать

«цепную реакцию», привести к серьезным последствиям для нее в целом. Это свойство широко используется в управлении: с помощью небольшого адресного  воздействия в нужный момент легко  достичь крупных результатов

 

Для того чтобы  социальная система была устойчивой, правильно сориентированной, а следовательно, жизнеспособной, она должна обладать управляющим элементом {системой управления). Последний осуществляет ориентировку, интеграцию и контроль функционирования отдельных ее частей, поступления ресурсов, результатов и т. п., их коррекцию на основе обратной связи.

 

Система управления организацией представляет собой весьма сложное образование, включающее следующие  взаимосвязанные элементы:

• органы (субъекты) управления (должности, подразделения);

• коммуникационные каналы;

• набор  методов, технологий, норм, правил, процедур, предписаний, полномочий, определяющих поведение работников и порядок  выполнения тех или

иных действий.

 

Принципами  построения системы управления являются:

• соответствие целям организации;

• сопряженность  функций и полномочий;

• ориентированность  на определенный уровень компетентности персонала;

• допущение  неформальных связей;

• обеспечение  эффективного контроля;

• гибкость и адаптивность.

 

Как и любая  органическая система, система управления находится в постоянном развитии. Это развитие может быть экстенсивным (путем увеличения числа

субъектов, связей между ними) и интенсивным (за счет рационализации функций,

процедур  и т. д.).

 

Система управления характеризуется:

1) составом, соподчиненностью, информационной  нагрузкой элементов, способом их взаимодействия;

2) уровнем  централизации или децентрализации  полномочий;

3) степенью  специализации и регламентации  функций;

4) стабильностью  или изменчивостью поведения;

5) открытостью  или закрытостью (восприимчивостью  или невосприимчивостью к внешним  влияниям);