Анализ системы управления

Введение 

     Система управления организации - одно из ключевых понятий Теории организации, тесно  связанное с целями, функциями, процессом  управления, работой менеджеров и  распределением между ними полномочий во исполнение определённых целей. В  рамках этой системы протекает весь управленческий процесс, в котором  участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации. Система управления организации  построена для того, чтобы все  протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно. Отсюда то внимание, которое уделяют ей руководители организаций и специалисты, с целью непрерывного совершенствования, развития как системы в целом, так и её отдельных составляющих. Очевидно, что изучение и совершенствование системы управления, как в рамках отдельной организации, так и государства, общества в целом способствует скорейшему достижению поставленных целей и задач. Объектом исследования является система управления организации, а предметом - выявленная конкретная проблема, сдерживающая эффективную работу организации.

     Актуальность  работы объясняется тем, что существование  любой организации невозможно без  постоянного усовершенствования системы  управления организацией, принятия и  реализации тех или иных решений  на различных уровнях управления. Управленческие решения при этом направлены на достижение наиболее оптимального результата деятельности предприятия. При анализе существующей системы  управления можно выявить её недостатки, слабые места. Это очень важно  в период экономического кризиса, когда  нужно вести производство с наименьшими  издержками. Цель курсовой работы: выявить  основные проблемы, которые связаны  с организацией управления на предприятии  и изучить факторы определяющие выбор организационной структуры предприятия, а также провести анализ системы управления организацией на примере МУ ДСЛкд «Берёзки». 

 

     

     Глава 1. Аналитическая часть

     1.1 Организация как  система управления

 

     Организация представляет собой сложную организационно-производственную систему управления.

     Система - это совокупность из двух или более  элементов, удовлетворяющих следующим  условиям:

     - поведение каждого элемента влияет  на поведение целого;

     - поведение элементов и их взаимодействие  на целое взаимозависимы;

- если  существуют подгруппы элементов,  то каждая из их влияет на  поведение целого и ни одна  из них не оказывает такого  влияния независимо.

     Из  этого следует, что «система»  представляет собой некое единство, а непростую совокупность составляющих её частей.

     Основными системными принципами являются:

     Целостность - не сводимость свойств системы  к сумме свойств составляющих её элементов и не выводимость  из последних свойств целого.

     Структурность - возможность описания системы через  установление её структуры, то есть обусловленность  поведения системы не столько  поведением её отдельных элементов, сколько свойствами её структуры.

     Множественность описания каждой системы, дающее макроскопическое, микроскопическое, иерархическое, функциональное и процессуальное представление  о системе. В связи с этим задачей  системного подхода является идентифицировать целое, объяснить поведение и  свойства целого с точки зрения его  роли и функции.

     Система управления организацией с позиции  системного подхода может быть определена как:

     - концептуальная, если она рассматривается  как модель системы управления;

     - эмпирическая, если рассматривается  конкретная организация;

     - искусственная, поскольку она  создана и используется людьми;

-«человеко-машинная», поскольку в контур управления включена автоматизированная информационная система;

- замкнутая  или открытая в зависимости  от решаемых задач и используемой  для этого информации - только  внутренней или связанной с  окружающей средой;

-временная, поскольку она периодически подвергается формальным или неформальным изменениям.

     Термин  «система» наиболее часто употребляется  в значении интегральной системы. Меньшие  системы в рамках такой организации  называются подсистемами, а их составляющие - элементами или компонентами.

     Система управления организацией состоит из отдельных подсистем, каждая из которых  может быть описана как некоторая  система, однако в ней, возможно, выделить компоненты, которые существуют на самом нижнем уроне иерархии организации. Эти характеристики воздействуют на функционирование организации, её динамичность, точность, надёжность, гибкость и другие параметры, что предопределяет многовариантность построения организации.

     Организация представляет собой систему, предназначенную  для достижения поставленных целей, которые реализуются с помощью  решения проблем и осуществления  операций. Лица, ответственные за принятия решений, - менеджеры и исполнители  решений - специалисты-управленцы объединены между собой системами взаимодействия. Существуют два типа взаимосвязей: формальные (вертикальные и горизонтальные), отражающие организационную структуру  организации, и неформальные (в основном горизонтальные), возникающие на основе реализации интересов между отдельными менеджерами и специалистами.

     1.2 Организационная  структура системы  управления организации

 

     Под организационной структурой управления организацией понимается соотношение  полномочий, функций, прав, обязанностей, ответственности между управленческими  и производственными звеньями в  процессе производства и реализации продукции, проявляющееся посредством  информационных связей между ними и  воздействующие на результат хозяйственной  деятельности.

     Объект  управления характеризуется номенклатурой, объёмом, характером выпускаемой продукции, её стоимостью, численностью работающих, технико-экономическими показателями и др. показателями их работы.

     Совокупность  органов субъектов управления, состав их взаимосвязей (вертикальных и горизонтальных) образуют аппарат управления фирмой. Он строится на сочетании линейных, функциональных или комбинированных  органов управления, их взаимосвязей в деятельности.

     Структура управления фирмой даёт представление  о её подразделениях, службах и  отдельных должностных лиц, их специализации, соподчиненности и взаимосвязи.

     Выбор организационной структуры управления, в наибольшей степени отвечающей целям предприятия и учитывающей конкретные условия деятельности, осуществляется на основе тщательного анализа всех факторов, оказывающих на нее влияние, оценки преимуществ и недостатков различных типов организационных структур.

     Организационная структура выражает форму разделения и кооперации труда в сфере  управления и оказывает активное воздействие на процесс функционирования предприятия. Чем совершеннее структура  управления, тем эффективнее воздействие  на объект управления и выше результативность работы предприятия.

     Организационная структура управления не является чем-то застывшим, она постоянно совершенствуется в соответствии с изменившимися  условиями. Поэтому данные структуры  отличаются большим разнообразием и определяются многими факторами и условиями. Важнейшие из них следующие:

• масштабы бизнеса (малый, средний, большой);

• производственные и отраслевые особенности предприятия (производство товаров, услуг, купля-продажа);

• характер производства (массовый, серийный, единичный);
• сфера деятельности фирм (местный, национальный, внешний рынок);
• уровень механизации и автоматизации управленческих работ;
• квалификация работников.

Построение  организационных структур управления осуществляется с учетом следующих  принципов:

• соответствие структуры управления целям и стратегии предприятия;
• единство структуры и функции управления;
• первичность функции и вторичность органа управления;

• рациональное сочетание в структуре управления централизации, специализации и - интеграции функций управления;
• соотносимость структуры управления с производственной структурой предприятия;

• комплексная увязка в структуре управления всех видов деятельности;

• соответствие системы сбора и обработки информации организационной структуре управления.

     При проектировании структуры управления необходимо соблюдать следующее  основное правило: вовлекать наименьшее число уровней управления и создавать  кратчайшую цепь команд. Под организационной  структурой предприятия понимаются состав, соподчиненность, взаимодействие и распределение работ по подразделениям и органам управления, между которыми устанавливаются определенные отношения  по поводу реализации властных полномочий, потоков команд и информации.

     Линейная  структура управления основана на использовании  принципа иерархичности и предполагает чёткое разделение на вышестоящие и  нижестоящие уровни. Линейное звено  или орган каждой ступени здесь  выполняет весь комплекс управленческих действий по отношению к нижестоящему звену. Каждый работник подчинён только одному руководителю и, следовательно, связан с вышестоящей системой только через него.

     Каждый  из органов управления обладает всей полнотой власти, но относительно небольшими возможностями решения функциональных проблем

     Преимущества  линейной структуры: чёткая система  взаимных связей, ясно выражена ответственность, быстрота реакции на прямые приказания. Недостатки - Отсутствие звеньев по планированию и подготовке решений, тенденция к волоките, перегрузка менеджеров верхнего уровня, повышение  зависимости от личных и деловых  качеств менеджера высшего звена.

     Каждый  из органов управления обладает всей полнотой власти, но относительно небольшими возможностями решения функциональных проблем.

     Функциональная  структура является старейшей и  наиболее часто используется. Эта  структура требует создания подразделений  для выполнения определённых функций  на всех уровнях управления. Т.е. вид  структуры результат департаментализации (разделения) управления на элементы (отделы), каждый из которых имеет свою определённую задачу в управлении, т.е. выполняет определённую функцию. При этом осуществление такой задачи осуществляется с учётом целей организации.

     Функциональная  специализация аппарата управления значительно повышает его эффективность. Вместо универсальных менеджеров, которые  должны разбираться в выполнении всех функций управления, появляется штат специалистов в своей области  и отвечающих за определённое направление  деятельности.

     Недостатки  функциональной структуры: Усложняются  взаимосвязи, затрудняется координация, отдельные отделы могут быть более  заинтересованы в реализации своих  целей, чем общих, цепь команд от руководителя до исполнителя увеличивается. Положительные  стороны функциональной структуры - стимулирует деловую и профессиональную активность, улучшает координацию в  функциональных областях, освобождает  линейных менеджеров от решения некоторых  специальных вопросов, уменьшает  потребность в специалистах широкого профиля.

     Функциональная  структура предполагает систему  подчинения и ответственности в  зависимости от выполняемой функции. Функциональному руководителю легче  работать, чем линейному, поскольку  он компетентен и ответственен только в какой-то одной функциональной области.

     Одна  из разновидностей функциональной структуры - дивизиональная. При ней такая степень централизации управления, что филиалы имеют полные полномочия в принятии оперативных управленческих решений. Центральный офис решает вопросы стратегического управления и контролирует деятельность.

     Линейно-функциональная структура позволяет в значительной степени устранить недостатки как  линейного, так и функционального  управления. При этой структуре назначение функциональных служб - подготовка данных для линейных руководителей в  целях принятия компетентных решений  или возникающих производственных и управленческих задач. Роль функциональных органов (служб) зависит от масштабов  хозяйственной деятельности и структуры  управления предприятием в целом. Чем  крупнее фирма и сложнее ее управляющая система, тем более  разветвленным аппаратом она  располагает. В этой связи остро  стоит вопрос координации деятельности функциональных служб.