Совершенствование организационной струкиуры

− формирование структуры управления надлежит связывать  с определением полномочий и ответственности  каждого работника и органа управления, с установлением системы вертикальных и горизонтальных связей между ними;

− между функциями  и обязанностями, с одной стороны, и полномочиями и ответственностью − с другой, необходимо поддерживать соответствие, нарушение которого приводит к дисфункции системы управления в целом.

Организационная структура управления призвана быть адекватной социально-культурной среде  организации, оказывающей существенное влияние на решения относительно уровня централизации и децентрализации, распределения полномочий и ответственности, степени самостоятельности и  масштабов контроля руководителей  и менеджеров. [10]

Требования к  организационной структуре представлены на рис.1

На формирование структуры управления оказывают  влияние изменения организационных  форм, в которых функционируют  предприятия. Так, при вхождении  фирмы в состав какого-либо объединения, (концерна, ассоциации и т.п.) происходит перераспределение управленческих функций (часть функций централизуется), поэтому меняется и структура  управления фирмы. Если предприятие  остается самостоятельным и независимым, но становится частью сетевой организации, объединяющей на временной основе ряд  взаимосвязанных предприятий (чаще всего для использования благоприятной  ситуации), ему приходится вносить  в свою управленческую структуру  ряд изменений. Это связано с  необходимостью усиления функций координации  и адаптации к системам менеджмента  других компаний, входящих в сеть.

Важный фактор формирования управленческих структур - уровень развития на предприятии  информационной технологии. Общая тенденция  к децентрализации «электронного  интеллекта», то есть к росту числа  персональных компьютеров при одновременном  расширении использования на уровне предприятия локальных сетей, ведет  к ликвидации или сокращению объема работ по ряду функций на среднем  и низовом уровне. Это относится, прежде всего, к координации работы подчиненных звеньев, передаче информации, обобщению результатов деятельности отдельных сотрудников. Прямым результатом  использования локальных сетей  может быть расширение сферы контроля руководителей при сокращении числа  уровней управления на предприятии.[5]

Можно отметить, что современное развитие информационных систем приводит к формированию нового типа предприятий, которые в западной литературе получили название "виртуальных" компаний (организаций). Под ними понимают совокупности независимых (чаще всего  небольших по размерам) предприятий, являющихся как бы узлами на информационной сети, обеспечивающей их тесное взаимодействие. Единство и целенаправленность в  работе этих фирм достигаются благодаря  гибкой электронной связи на базе информационной технологии, которая  пронизывает буквально все сферы  их деятельности. Поэтому границы  между входящими в них организациями  становятся «прозрачными», и каждая из них может рассматриваться  представителем компании в целом.

Большинство организаций  непрерывно совершенствуют свои организационные  структуры. В настоящее время  характерно сокращение числа управленческих уровней: переход от 8-12 управленческих уровней к 4-5, т.е. сокращение числа  промежуточных звеньев между  главным управляющим и сотрудниками.[11]

Основными направлениями  совершенствования организационных  структур управления являются:

• децентрализация производственных и сбытовых операций;
• нововведенческая экономия, поиск новых рынков, диверсификация операций;
• систематическое повышение творческой и производственной отдачи персонала;
• переход от узкой специализации к интеграции в содержании и характере самой управленческой деятельности, в стиле управления;
• превращение пирамидальных ОСУ в плоские с минимальным числом уровней между высшим руководством и непосредственными исполнителями;
• отказ от использования административных рычагов координации и контроля.

1.2. Классификация организационных структур.

 

В современной  теории менеджмента выделяются два  типа управления организациями: иерархический  и органический. Они построены  на принципиально различных основаниях и имеют специфические черты, позволяющие выявлять сферы их рационального  использования и перспективы  дальнейшего развития.

Структуры управления на многих современных предприятиях были построены в соответствии с  принципами управления, сформулированными  еще в начале XX века. При этом главное  внимание уделялось разделению труда  на отдельные функции и соответствию ответственности работников управления предоставляемым полномочиям. В  течение многих десятилетий организации  создавали так называемые формальные структуры управления, которые получили название иерархических.[4]

Концепция иерархической  структуры была сформулирована немецким социологом Максом Вебером, разработавшим  нормативную модель рациональной бюрократии. Она содержала следующие принципиальные положения: четкое разделение труда, следствием которого является необходимость использования  квалифицированных специалистов по каждой должности. Иерархичность управления, при которой нижестоящий уровень подчиняется и контролируется вышестоящим; наличие формальных правил и норм, обеспечивающих однородность выполнения менеджерами своих задач и обязанностей; дух формальной обезличенности, с которым официальные лица выполняют свои обязанности; осуществление найма на работу в соответствии с квалификационными требованиями к данной должности. Объективный характер управленческих решений выступал в качестве гаранта рациональности такой структуры.

Иерархический тип  структуры имеет много разновидностей, но самой распространенной является линейно-функциональная организация  управления, до сих пор широко используемая во всем мире. Основу линейно-функциональных структур составляет так называемый «шахтный» принцип построения и  специализация управленческого  процесса по функциональным подсистемам  организации (маркетинг, производство, исследования и разработки, финансы  и т.п.). По каждой из них формируется  иерархия служб («шахт»), пронизывающая  всю организацию сверху до низу. Результаты работы каждой службы аппарата управления организацией оцениваются показателями, характеризующими выполнение ими своих целей и задач.[9]

Многолетний опыт использования линейно-функциональных структур управления показал, что они  наиболее эффективны там, где аппарат  управления выполняет рутинные, часто  повторяющиеся и редко меняющиеся задачи и функции. Их достоинства  проявляются в управлении организациями с массовым или крупносерийным типом производства, а также при хозяйственном механизме затратного типа, когда производство наименее восприимчиво к прогрессу в области науки и техники.

Схема линейно-функциональной структуры управления показана на рис. 2.

 

Рис. 2. Схема линейно-функциональной структуры управления

 

Недостатки линейно-функциональной структуры управления на практике усугубляются за счет таких условий хозяйствования, при которых допускается несоответствие между ответственностью и полномочиями у руководителей разных уровней  и подразделений; превышаются нормы  управляемости, особенно у директоров и их заместителей; формируются нерациональные информационные потоки; чрезмерно централизуется оперативное управление производством; не учитывается специфика работы различных подразделений; отсутствуют  необходимые при этом типе структуры  нормативные и регламентирующие документы.[14]

Аналогичные характеристики имеет и так называемая линейно-штабная  структура управления, также предусматривающая  функциональное разделение управленческого  труда в штабных службах разных уровней. Схема данной структуры можно увидеть на рис.3.

 

 

 

 

 

 

Рис. 3. Линейно-штабная структура управления

 

Главная задача линейных руководителей здесь - координация  действий функциональных служб (звеньев) и направление их в русло общих  интересов организации.

Разновидностью  иерархического типа организации управления является так называемая дивизионная структура. В основном по этой модели строят структуру крупнейшие организации, которые в рамках своих гигантских предприятий (корпораций) стали создавать производственные отделения, предоставив им определенную самостоятельность в осуществлении оперативной деятельности. В то же время администрация оставляла за собой право жесткого контроля по общекорпоративным вопросам стратегии развития, научно-исследовательских разработок, инвестиций и т.п.[3]

Ключевыми фигурами в управлении организациями с  дивизионной структурой становятся не руководители, а менеджеры, возглавляющие производственные отделения. Структуризация организации по отделениям производится, как правило, по одному из трех критериев:

1. по выпускаемой продукции или предоставляемым услугам (продуктовая специализация);

2. по ориентации  на потребителя (потребительская  специализация);

3. по обслуживаемым  территориям (региональная специализация).

Такой подход обеспечивает более тесную связь производства с потребителями, существенно ускоряя  его реакцию на изменения, происходящие во внешней среде. В результате расширения границ оперативно-хозяйственной самостоятельности  отделения стали рассматриваться  как «центры прибыли», активно  использующие предоставленную им свободу  для повышения эффективности  работы.

В то же время  дивизионные структуры управления привели к росту иерархичности, т.е. вертикали управления. Они потребовали формирования промежуточных уровней менеджмента для координации работы отделений, групп и т.п. Дублирование функций управления на разных уровнях в конечном счете привело к росту затрат на содержание управленческого аппарата. В самих производственных отделениях управление строится по линейно-функциональному типу, на котором представлена типичная для современной крупной компании дивизионная структура управления. Различные модификации иерархических структур, использовавшихся за рубежом и в нашей стране, не позволяли решать проблемы координации функциональных звеньев по горизонтали, повышения ответственности и расширения полномочий руководителей низовых и средних уровней, освобождения высшего эшелона от оперативного контроля.

Главным свойством  структур, известных в практике управления как гибкие, адаптивные, или органические, является присущая им способность легко  менять свою форму, приспосабливаться  к новым условиям, органически  вписываться в систему управления.

Органическим  называется такой тип структуры  управления, который характеризуется  индивидуальной ответственностью каждого  работника за общий результат.

Этот тип структуры  отвергает необходимость в детальном  разделении труда по видам работ  и формирует такие отношения  между участниками процесса управления, которые диктуются не структурой, а характером решаемой проблемы. Данные структуры ориентируются на ускоренную реализацию сложных программ и проектов в рамках крупных предприятий  и объединений, целых отраслей и  регионов. В основном они формируются  на временной основе, т.е. на период реализации проекта, программы, решения  проблемы или достижения поставленных целей.

Разновидностями органического типа структур являются проектные, матричные, программно-целевые, бригадные формы организации  управления.

Проектные структуры  формируются при разработке организацией проектов, под которыми понимаются любые процессы целенаправленных изменений  в системе, например, модернизация производства, освоение новых изделий или технологий, строительство объектов и т.п. Управление проектом включает определение его  целей, формирование структуры, планирование и организацию выполнения работ, координацию действий исполнителей.

Одной из форм проектного управления является формирование специального подразделения - проектной команды, работающей на временной основе. В  ее состав обычно включают необходимых  специалистов, в том числе и  по управлению. В связи с этим большое значение придается умению руководителя сформировать концепцию  управления проектом, распределить приоритеты и ресурсы, конструктивно подходить  к разрешению конфликтов. По завершении проекта структура распадается, а сотрудники переходят в новую  проектную структуру или возвращаются на свою постоянную должность (при контрактной  работе -увольняются). Такая структура обладает большой гибкостью, но при наличии нескольких целевых программ или проектов приводит к дроблению ресурсов и заметно усложняет поддержание и развитие производственного и научно-технического потенциала организации как единого целого. Схема проектной структуры управления отображена на рис.4.

 

Рис.4. Проектная  структура управления

 

С целью облегчения задач координации в организациях создаются штабные органы управления из руководителей проектов или используются так называемые матричные структуры.

Матричная структура  представляет собой решетчатую организацию, построенную на принципе двойного подчинения исполнителей.

Управление программами  осуществляется специально назначенными руководителями, которые несут ответственность  за координацию всех связей по программе  и своевременное достижение ее целей. При этом руководители высшего уровня освобождаются от необходимости  принимать решения по текущим  вопросам. В результате этого на среднем и нижнем уровнях повышается оперативность управления и ответственность  за качество исполнения конкретных операций и процедур, т.е. заметно повышается роль руководителей специализированных подразделений в организации  работ по четко определенной программе[6]. На рис.5 показана схема матричной структуры управления.