Совершенствование управления организационной структурой предприятия на примере ООО "Росспецтех"

- обеспечение соблюдения законности в деятельности предприятия и осуществлении его хозяйственно-экономических связей, использования правовых средств для финансового управления и функционирования в рыночных условиях, укрепления финансовой и договорной дисциплины, регулирования социально-трудовых отношений, обеспечения инвестиционной привлекательности предприятия в целях поддержания и расширения масштабов предпринимательской деятельности.

Для полного анализа эффективности организационной структуры управления организацией  дадим краткую характеристику всем составляющим ее подразделениям.

Коммерческий директор непосредственно подчиняется генеральному директору. Коммерческий директор выполняет оперативную, консультативную, координационную и финансовую работу, включающую административно-хозяйственное руководство предприятием в целом и основными его структурными подразделениями. В его обязанности входит менеджмент всех отчетных функций, создание эффективной организационной структуры предприятия, управление договорной и контрактной работой, бюджетное планирование и руководство подотчетным персоналом. Кроме того, он руководит работой по разработке стратегии маркетинга предприятия, определяет приоритеты коммерческой деятельности, ее территорию и сферу, осуществляет непосредственное руководство менеджерами.

Менеджер по логстике, занятый в логистической системе управлением одним из видов функциональных действий (составляющих бизнес-процесс). Таким, как, закупка, транспортирование (в т.ч. внутреннее перемещение), складирование, управление материально-техническим обеспечением и контролем запаса.

Менеджер по сбыту координируют и направляет все виды продаж, включая заказ, его подготовку и проверку, определяет ценовую политику предприятия, обеспечивает развитие каналов распределения товаров (дилерских, дистрибьюторских), лично сопровождает сделки с особо важными (ключевыми) клиентами, контролирует прибыль и потери, определяет стандарты отчетности, составляет общий консолидированный отчет, координирует рекламные акции, способствующие продвижению товаров, и т.д.

На бухгалтера возлагаются следующие функции: осуществление операций по выписке счетов-фактур, ведение книги покупок и книги продаж по налогу на добавленную стоимость, ведение делопроизводства в отделе бухгалтерского учета.

На бухгалтера-кассира возлагаются следующие функции: осуществление операций с денежными средствами, ведение кассовых книг (в валюте и рублях), составление кассовой отчетности.

 

 

2.2. Состав основных процессов и процедур управления в ООО "Росспецтех"

 

 

Согласно уставу основной целью деятельности ООО «Росспецтех» является обеспечение потребностей населения и других потребителей качественными товарами и услугами (продовольственные и промышленные товары), а также получение прибыли.

Эти процессы образуют «жизненный цикл» продукции компании, создающие ее потребительскую ценность для клиентов. Как правило, они всегда попадают в число «ключевых» и описываются достаточно детально, т.к. логистика их должна быть очень четкой, чтобы поддерживалась конкурентоспособность ООО «Росспецтех» и была достигнута «удовлетворенность клиента» (терминология ИСО9000:2000), под которой подразумевается восприятие потребителями степени выполнения их требований. Жизнеспособность ООО «Росспецтех» занимающегося обслуживанием зависит от его способности добиваться удовлетворенности потребителя, так как современный рынок все больше индивидуализируется – работа идет с достаточно узкими сегментами, группами и отдельными клиентами.

Критериями эффективности таких процессов являются обычно – качество, точность и своевременность выполнения каждого заказа. Многие потребители рассматривают увеличение качества как нечто более важное, чем уменьшение цены. Искусный продавец может получить заказ на выполнение работ в условиях конкуренции других фирм, однако только качество товара или услуги определяет в большей степени – повторит  ли потребитель свой заказ у этого продавца еще раз. Таких процессов, при развитой деятельности ООО «Росспецтех» может быть много. Все они описываются по, так называемым, производственно-коммерческим цепочкам:

1. «первичное взаимодействие с клиентом и определение его потребностей и   реализация запроса (заявки, заказа, контракта и т.п.)

2. послепродажное сопровождение

3. мониторинг удовлетворения потребностей».

Процесс «реализации (запроса клиента)» может быть декомпозирован на следующие подпроцессы - процессы более низкого уровня: 

Первая цепочка включает закупку необходимых запчастей в странах ЕС:

-Идентификация заказанных запчастей.

Существуют 2 этапа идентификации запчастей. Первым этапом являются момент забора запчастей у поставщика, осуществляется водителем-экспедитором согласно спецификации по товару. Второй этап проходит на станции транспортной компании в момент отправки автозапчастей, его так же осуществляет водитель-экспедитор согласно спецификации по товару. Основной задачей идентификации является соответствие заказанного товара и фактическое его наличие.

- Выбор поставщика

Выбор поставщика в первую очередь основан на его добропорядочности, на качество предлагаемых им автозапчастей и агрегатов. Также важную роль играет ценовая политика и возможность доставки.

-Согласование цен и сроков поставки

 Согласование цен с  поставщиком производится следующими методами:

1.Телефонами переговорами

2. Факсимильной связью

3. Электронной почтой.

Приведенными выше методами оговаривается стоимость, комплектация, качество товара. Также индивидуально решается вопрос по вариантам и способом доставки. Сроки поставки зависят от места географического места положения поставщика и от прочих условий.

-Приёмка запчастей по количеству и качеству

1.Приёмка запчастей у поставщика осуществляется согласно ТТН (товарно-транспортная накладная) которая находится у водителя-экспедитора. В его обязанности входит проверить соответствие заказанных запчастей, и фактическое наличие у поставщика. Также он производит визуальный осмотр агрегатов на предмет видимых повреждений (сколов, трещин, коррозий)

2. Приемка запчастей по итогам таможенного оформления ФТС на складе СВХ( склад временного хранения) осуществляется водителем-экспедитором, в обязанности которого входит проверка соответствия запчастей согласно ГТД (грузовая таможенная декларация) а также проведение визуального осмотра агрегатов на предмет видимых повреждений( сколов, трещин, коррозий) 

-Оплата поставки поставщику

Оплата и расчеты с поставщиком осуществляются на основании контракта заключенного между компании ООО «Росспецтех» и иным контрагентом. Стоимость поставляемого товара оговаривается заранее. Фирма поставщик выставляет счёт на оплату, в котором указана общая сумма за товар и доставку. Оплата данного счёта производится методом валютного перевода на расчетный счет поставщика.

3. Комплектация и отгрузка запчастей покупателям.

-Комплектация и упаковка запчастей

В основном в комплектацию агрегатов входит навесное оборудование. Отдельный случай комплектаций оговариваются индивидуально с клиентом. Для транспортировки агрегатов используется полетное место, на котором устанавливаются деревянный короб внутрь которого помещаются автозапчасти, которые перематываются стрейчем и стяжкой жгутов которые обеспечивают устойчивость груза внутри короба.

-Оформление договора с грузоперевозчиком

Договор с грузоперевозчиком оформляется в двустороннем порядке. Договор оказания транспортных услуг предусматривает собой схему предоставления скидок и гарантии безопасности доставки груза до места назначения.

-Оформление сопроводительных документов

Для отправки груза с помощью транспортной компании из г. Калининграда на остальную часть РФ необходим перечень сопроводительных документов на груз:

1.ГТД (грузовая таможенная деклорация)

2. ЦМР груза( международная товарно-транспортная накладная)

3. Семь счёт фактур от компании отправителя на единицу товара

Таблица 1

Основные процессы на ООО «Росспецтех»

№	Содержание	Уровень 1	Уровень 2
1	2	3	4
1	Наименование процесса	Преддоговорная работа с Заказчиком
2	Индекс	1.1.2.
3	Назначение	Определение предварительных требований Заказчика и определение возможности их выполнения.

 

Продолжение таблицы 1

1	2	3	4
4	Результаты	Письменное изложение параметров возможного заказа в Коммерческом предложении
5	Владелец	Генеральный директор
6	Участники	ГД – генеральный директор, КД – коммерческий директор, МЛ – менеджер по логистике, МС – менеджер по снабжению, Б – бухгалтер, БК – бухгалтер-кассир.	Требования к квалификации
7	Предшествующий процесс (ы)	(1.1.1) Поиск заказов
8	Следующий процесс (ы)	(1.1.3) Формирование Технического задания
9	Средства реализации	1. Программные средства // Приложения / 1-С-8,0 / интернет
10	Объекты на входе	Нет
11	Объекты на выходе	Нет
12	Документы на входе	Карточка клиента
13	Документы на выходе	Коммерческое предложение
14	Записи в ходе процесса	Формуляр экспресс-анализа потенциального заказа
15	Применяемые внутренние регламенты	1. Преддоговорная работа с Заказчиком 2. Методика предварительной оценки себестоимости 3.  Методика оценки трудоемкости работ по заказу
16	Применяемые пункты стандарта ИСО 9001:2000	РЕАЛИЗАЦИЯ ПРОДУКЦИИ // Процессы, связанные с потребителем // Определение требований:  1. Требования потребителя относительно продукции, включая требования к готовности, доставке и поддержанию  2. Определение возможности достижения соответствия определенным требованиям  3. Фиксация результатов анализа и последующих прослеживающих действий

 

Рассмотрим технологию идентификации системы процессов ООО «Росспецтех».

Введем следующие обозначения:

ГД – генеральный директор,

КД – коммерческий директор,

МЛ – менеджер по логистике,

МС – менеджер по снабжению,

Б – бухгалтер,

БК – бухгалтер-кассир.

Таблица 2

Технология идентификации системы процессов ООО «Росспецтех»

Компоненты     Этапы цикла (процессы)	Структуры	Логистика	Финансы	Экономика	Учет	Маркетинг	Персонал
Сбор информации	ГД, КД	КД, МЛ	ГД, Б	Б	Б, БК	КД, МС	ГД, КД
Выработка решений	ГД, КД	КД, МЛ	ГД, Б	Б	Б, БК	КД, МС	ГД, КД
Реализация	ГД, КД	КД, МЛ	ГД, Б	Б	Б, БК	КД, МС	ГД, КД
Учет	ГД, КД	КД, МЛ	ГД, Б	Б	Б, БК	КД, МС	ГД, КД
Контроль	ГД, КД	КД, МЛ	ГД, Б	Б	Б, БК	КД, МС	ГД, КД
Анализ	ГД, КД	КД, МЛ	ГД, Б	Б	Б, БК	КД, МС	ГД, КД
Регулирование	ГД, КД	КД, МЛ	ГД, Б	Б	Б, БК	КД, МС	ГД, КД

 

Как видно из таблицы, происходит дублирование обязанностей, что не эффективно сказывается на деятельности предприятия.