Совершенствование управления организационной структурой предприятия на примере ООО "Росспецтех"

 

 

2.3. Основные недостатки структуры управления предприятия ООО "Росспецтех"

 

 

Анализ  существующей   организационной  структуры   управления   ООО «Росспецтех»  показал,  что  она имеет ряд  недостатков,  таких  как:

1. отсутствие грузового автотранспорта компании для транспортировки товаров и пользование услугами частных грузовых перевозчиков,
2. отсутствие технической базы для проверки работоспособности товаров и их деффектовки,
3. отсутствие в штате компании декларанта для осуществления таможенного оформления грузов,
4. отсутствие в г. Калининграде широкого ассортимента узлов и агрегатов для автомобилей Европы, Азии и США,
5. поставщики и контрагенты не надлежащим образом выполняют условия контрактов по периоду доставки и качеству товара,
6. бухгалтер и бухгалтер-кассир дублируют друг-друга,
7. при таможенном оформлении очень затрудняет выработка прогнозирования периода доставки товара клиенту, такие системы как ЭЦП (электронная цифровая подпись) и контрольный список товаров подлежащих категорией интеллектуальной собственности.

Отсутствие в штате компании декларанта для осуществления таможенного оформления грузов  является   одним   из   главных   недостатков  организационной  структуры  управления, т. к .  при таможенном оформлении очень затрудняет выработка прогнозирования периода доставки товара клиенту.  Из выше изложенного можно сделать вывод, что  проблема оптимизации  и совершенствования организационной  структуры  производства предприятия  является актуальной и требует немедленного разрешения.

Для совершенствования организационной структуры необходимо установить управленческие функции для каждого структурного подразделения ООО «Росспецтех», обязанности, ответственность и права подразделений и работников.

Предприятие в новых условиях самостоятельно формирует цели и задачи, разрабатывает стратегию и политику своего развития, ищет необходимые для их реализации средства, набирает работников, решает множество различных вопросов, в том числе и структурные. К ним можно отнести такие, как создание, ликвидация, слияние, разделение подразделений, реорганизация производственной и перестройка организационной структуры управления.

Любая перестройка структуры управления предприятия требует оценки, прежде всего с точки зрения достижения поставленных целей. В условиях нормально развивающейся рыночной экономики реорганизация направлена чаще всего на то, чтобы путем совершенствования системы управления повысить эффективность работы предприятия. При этом главными показателями улучшения являются сокращение затрат, рост прибыли, более гибкий стиль управления. Важным критерием оценки организационной структуры управления является ее восприятие людьми, которым предстоит работать в новых условиях.

В кризисный период для организации изменения в структуре управления могут быть направлены на создание условий для выживание за счет более рационального использования ресурсов, снижения затрат и более гибкого приспособления к внешней среде. Вне зависимости от причин обязательно встанет вопрос о расширении полномочий на нижних уровнях иерархии управления и повышения производственно-хозяйственной самостоятельности подразделений, входящих в состав ООО «Росспецтех».

Совершенствование организационной структуры управления приобретает форму поиска альтернативного решения между централизацией и децентрализацией властных функций. Желание найти приемлемое соглашение между централизованным и децентрализованным управлением приводит к необходимости создать такую систему управления, которая характеризуется централизованной разработкой совершенствования предприятия и хозяйственной политики с децентрализованным оперативным управлением.

Приемлемой организационной структурой для ООО «Росспецтех» в настоящее время могла бы стать организационная структуры управления, которая позволила бы:

1. Освободить генерального директора предприятия от повседневной рутинной работы.

2. Повысить качество и оперативность принимаемых решений.

3. Вовлечь в предпринимательскую деятельность все подразделения объединения, способных расширить номенклатуру продукции и услуг, повысить гибкость и конкурентоспособность.

При совершенствовании организационной структуры управления ООО «Росспецтех» важным является правильное соотношение полномочий и ответственности, четкая регламентация деятельности руководителей. Осуществим распределение управленческих решений по уровням, так как это является наиболее важной и ответственной частью улучшения структуры.

Для  устранения   данных  недостатков  в  структуре  управления ООО «Росспецтех»  необходимо  провести   ряд мероприятий  по  ее совершенствованию.

Для  повышения   эффективности   функционирования  организационной структуры   управления   ООО «Росспецтех» предлагается провести следующие мероприятия:

1. Сократить бухгалтера-кассира и его обязанности возложить на бухгалтера..

2. Ввести в штат должность таможенного декларанта.

Проведем оценку уровня организационно-регламентирующего обеспечения (классификации наличных нормативно-методических документов), степени его соответствия теории и практике менеджмента, степени влияния на постановку регулярного менеджмента.

В таблице 3 приведена классификация наличных нормативно-методических документов на предприятии.

 

Таблица 3

Классификация нормативно-методических документов ООО " Росспецтех"

Тип документов	Виды документов
Нормативно-справочные	Гражданский кодекс; КЗоТ; Закон РФ "О защите прав потребителей";
Организационно-распорядительные	Правила внутреннего  распорядка; Штатное расписание
Организационно-регламентирующие	Должностная инструкция;
Организационно-методические	Положение о системе  оплаты труда; Инструкция по соблюдения правил техники безопасности
Экономические	Положение о премировании работников

 

Из основных структурообразующих документов, являющихся основой для постановки регулярного менеджмента на предприятии и перечисленных в таблице 3, являются: штатное расписание, должностные инструкции. Положение о подразделениях и об организационной структуре в ООО "Росспецтех" отсутствует. Это не позволяет построить эффективную систему контроля за деятельностью аппарата управления на предприятии и создает большие трудности при выявлении дефектов организационной структуры управления.

Штатное расписание ООО "Росспецтех" приведено в Приложении 2. В организационную структуру ООО "Росспецтех" помимо аппарата управления входит восемь структурных подразделений. Штатное расписание определяет состав структурных подразделений из должностей работников, а также формирует окладную часть фонда заработной платы работников.

Еще одним структурообразующим документом является должностная инструкция. Она представляет собой документ, регламентирующий деятельность в рамках каждой должности и содержащей требования к работнику, занимающему эту должность.

В ООО " Росспецтех" разработаны должностные инструкции для всех работников аппарата управления.

Таким образом, ООО " Росспецтех" имеет определенную систему организационно-регламентирующих документов, которая закладывает основу системы менеджмента на предприятии. Основными структурообразующими документами являются штатное расписание, должностные инструкции. Однако эта система не может обеспечить эффективного функционирования организации без разработки соответствующих нормативных и регламентирующих документов, определяющих цели, задачи каждого структурного блока, связи, формирующие рациональные информационные потоки, соответствие между ответственностью и полномочиями руководителей в пределах выделенных ресурсов. Таковым комплексным документом может быть Положение об организационной структуре и положение о подразделениях.

Далее проведем оценку степени взаимосвязи и взаимообусловленности подразделений организации, которые обеспечивают их взаимодействие в достижении цели системы.

Взаимодействовать могут только совместимые элементы, поэтому необходим матричный анализ целесообразной совместимости различных направлений деятельности в выполнении главной функции системы, которая и определяет миссию организации, ее долгосрочные и краткосрочные цели, а также пути их достижения.

Долгосрочной целью или стратегическим видением ООО " Росспецтех" является лидерство на рынке автомобильных запчастей г. Калининграда.

Краткосрочной целью ООО " Росспецтех" является повышение прибыли предприятия.

Миссия предприятия - предоставление качественных услуг в сфере торговли запчастями.

Основными направлениями деятельности ООО " Росспецтех" являются:

Продажа запчастей;

Доставка запчастей  под заказ;

Оформление сопроводительных документов;

Комплектация и отгрузка запчастей покупателям.

С помощью метода проекций, т.е. построения матрицы соответствия, проведем анализ взаимосвязи и взаимообусловленности структурных подразделений предприятия.

Таблица 4

Матрица соответствия основных направлений деятельности

	Продажа запчастей	Доставка запчастей под заказ	Оформление сопроводительных документов	Комплектация и отгрузка запчастей  покупателям
Продажа запчастей	×	Соответствуют	Соответствуют	Неразрывны
Доставка запчастей под заказ	Соответствуют	×	Неразрывны	Неразрывны
Оформление сопроводительных документов	Соответствуют	Неразрывны	×	Неразрывны
Комплектация и отгрузка запчастей  покупателям	Неразрывны	Неразрывны	Соответствуют	×

 

Из таблицы 4 видим, что основные направления деятельности ООО " Росспецтех" не только соответствуют друг другу, некоторые направления взаимообусловлены, т.е. неразрывны друг с другом.

В таблице 5 приведена матрица взаимосвязи и взаимообусловленности структурных подразделений ООО " Росспецтех" в разрезе основных видов деятельности. Взаимосвязанными являются линейные подразделения. Линейные подразделения взаимообусловлены, т.к результат деятельности одного подразделения необходим для работы другого линейного подразделения.

 

Таблица 5

Матрица взаимосвязи  и взаимообусловленности структурных  подразделений

Структурное подразделение	Продажа запчастей	Доставка запчастей под заказ	Оформление сопроводительных документов	Комплектация и отгрузка запчастей  покупателям
Менеджер по логистике	-	+	-	-
Менеджер по сбыту	+	-	-	+
Бухгалтер	+	+	-	-
Бухгалтер-кассир	+	+	-	-

 

Таким образом, ООО " Росспецтех" является целостным объектом управления. Направления деятельности данного предприятия не только не являются взаимоисключающими, а являются соответствующими и даже неразрывными друг с другом. Каждое направление реализует не одно, а несколько линейных подразделений организации, поэтому связь между ними взаимообусловленная. Они также взаимосвязаны с функциональными подразделениями организации.

Но, как показано в  таблице, ни одно подразделение не занимается оформлением сопроводительных документов, а бухгалтер и бухгалтер-кассир дублируют функции.

 

3. Совершенствование управления организационной структурой предприятия ООО "Росспецтех"

 

 

3.1. Изменения основных процессов продаж в ООО "Росспецтех"

 

 

В ходе диагностики были выявлены следующие основные проблемы:

1. Неэффективная организация сбыта:

• организация работ в ООО "Росспецтех" (пассивное ожидание клиента); функции продаж и оформления отгрузочной документации выполняются непосредственно генеральным директором и его замом и, как следствие, поиском и привлечением клиента никто не занимался;
• несоответствие организационной структуры ООО "Росспецтех" ориентации на внешнюю среду, на предприятии отсутствует отдел сбыта;
• отсутствие системы стимулирования сотрудников ООО "Росспецтех", ориентированной на результат;
• слабая работа с клиентом
• отсутствие клиентоориентированности, длительная процедура заключения договора;
• нечеткое разделение функций между сотрудниками ООО "Росспецтех".