Теоретические основы организации труда и заработной платы персонала организации

ГЛАВА 3

ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ  КОММУНИКАЦИОННОГО ПРОЦЕССА НА ЗАОЧНОМ  ФАКУЛЬТЕТЕ КОММЕРЦИИ И МЕНЕДЖМЕНТА УО «Белорусский ТОРГОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ПОТРЕБИТЕЛЬСКОЙ КООПЕРАЦИИ»

 

3.1 Внедрение системы  программного обеспечения «ДЕЛО»

 

Эффективность организации коммуникационного процесса на предприятии возможно оценивать по многим показателям. Определяющими в системе показателей эффективности являются результаты деятельности предприятия и показатели эффективности управления трудовыми ресурсами. Организация эффективной системы коммуникаций невозможна на фоне отсутствия взаимодействия всех систем жизнеобеспечения предприятия.

Для успешного функционирования коммуникационная система предприятия должна строиться с использованием передовых информационных технологий:

• предприятие должно использовать телевизионные среды, а также формы электронной коммуникации (кабельное телевидение, электронную почту (E-mail) и Интернет), позволяющих иметь большое число каналов для коммуникаций, и которые могут обеспечить интерактивность общения с потребителями, а в сочетание с более совершенными технологиями печати и дистрибьюции персонализированных прямых сообщений расширить возможности для осуществления обширных коммуникаций, в том числе и на заказ;
• быстрыми темпами вести разработку информационных технологий и эффективных систем, использующих базы данных, где могут храниться сведения о множестве потенциальных потребителей и хозяйствующих субъектов;
• вводить новые комбинации информационных технологий и оборудования, позволяющих выпускать продукцию с учетом требований отдельных заказчиков в большом масштабе и по той же цене, как при массовом выпуске;
• формировать базы данных, в которые должны быть занесены данные о посетителях Web-сайта предприятия для последующего ведения диалога, который является важным инструментом стратегии маркетинга;
• обслуживать потребителей, то есть на наиболее часто задаваемые вопросы выдавать ответы оперативно в режиме online;
• сокращать издержки, пути сокращения которых (начиная от ресурсного обеспечения и заканчивая сбытом) можно узнать через Интернет;
• увеличивать продажи. Интернет дает возможность любому хозяйствующему субъекту проникнуть на новые рынки;
• осуществлять компании продвижения, с помощью Интернета можно осуществлять более точный выбор аудитории,  определить способ взаимодействия с ней через рекламу, ускорить формирование неформального мнения о производимом продукте или предоставляемой услуге.

На предприятии необходимо регулировать информационный поток, тем самым, устраняя барьер «перегрузки общения». Руководитель должен оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации. Необходимо определять, что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах.

Огромное значение для совершенствования информационной системы факультета имеет современная информационная технология. Персональный компьютер оказал огромное воздействие на информацию. Электронная почта дает возможность сократить время передачи информации, уменьшает поток телефонных разговоров. В этой связи на предприятии необходимо увеличить число компьютеров и обучить персонал работе на них.

Формирование информационной системы может коренным образом изменить работу факультета, оказав влияние на качество труда. Кроме того, оснащение управленческого труда  во всех сферах и на всех уровнях современными информационно-коммуникационными технологиями получения и обработки информационных ресурсов позволит приостановить дальнейшее разбухание управленческого аппарата и сократить его, повысив эффективность и качество управленческих решений за счет более полной и достоверной информации.

Для предприятия целесообразно внедрение автоматизированной системы документооборота.

Экономическая эффективность  внедрения системы электронного документооборота «ДЕЛО» (версия 8.6) заключается в следующем: экономия материальных ресурсов. При использовании системы «ДЕЛО»:

• на поиск документов тратятся не часы, а секунды или минуты; ожидания документов не требуется – документы одновременно доступны всем, имеющим к ним право доступа, сотрудникам;
• процесс согласования и утверждения документов становится прозрачен и происходит в режиме реального времени;

Внедрение на предприятие автоматизированной системы документооборота с автоматизированной подсистемой контроля исполнения дает возможность работать с документами на нескольких рабочих местах, позволяет снизить трудоемкость процесса контроля, в том числе за счет быстрого доведения документов до исполнителей, создания информационно-поисковой системы, единого информационного пространства, автоматизации процедуры постановки документов на контроль, снятия с контроля, уведомления о контрольных документах (поручениях), предупреждения о приближении срока исполнения, возможности генерации отчетов об исполнении документов.

 

Таблица 3.1 - Расчет расходов на внедрение автоматизированной системы

Наименование  расходов	Сумма млн.руб.
Расходы на приобретение программного обеспечения	2500
Установка   программного  обеспечения  «ДЕЛО»	1000
Итого расходов	3500

 

Исходя из вышеизложенного, мы рассчитали эффективность от внедрения автоматизированной системы электронного документооборота, на  факультете (таблица 3.1). Расходы на приобретение программного обеспечения составят 2500000 руб. Установка программного обеспечения  «ДЕЛО» составляет 1000000 руб. Таким образом, сумма капитальных вложений в реализацию нововведений составит 3500000 руб.

 

 Таблица 3.2 - Исходные данные для расчета экономической эффективности внедрения автоматизированной системы

Наименование  показателя	Количество  листов
Затраты бумаги (годовые):
1. Печать документов  для подписи
- до внедрения мероприятий	13200
- после внедрения	6600
2. Печать документов  на регистрацию
- до внедрения мероприятий	33600
- после внедрения	13440

 

Расход бумаги до внедрения системы:

13200+33600=46800 (листов);

Расход бумаги после внедрения  системы:

6600+13440=20040(листов);

Экономия бумаги за год:

46800-20040=26760 (листов)

Средняя стоимость одной пачки  бумаги (500 листов) 20000руб. следовательно:

Затраты на бумагу до внедрения  системы:

46800 (=94 пачки бумаги)= 94*20000=1880000 (руб.)

Затраты на бумагу после  внедрения системы:

20040 (=40 пачек  бумаги)=40*20000=800000 (руб.)

Экономическая эффективность:

Э = 1880000-800000=10800000 (руб.)

Срок окупаемости проекта:

3500000  / (1080000 /12) =38 месяцев= 3 года

Таким образом, для успешного функционирования коммуникационная система должна  строится с использованием передовых информационных технологий.

 

3.2  Улучшение процесса выдачи справок студентам за счет внедрения электронной программы

 

На факультете экономики  и учета обучается около 3500 тысяч  студентов. До сих пор выписка  справок о получении первого  высшего образования производилась вручную на каждого студента. Предлагается приобрести программу, которая будет автоматически выводить справки согласно группам в которых обучаются студенты. Стоимость такой программы 250 евро. А справки студентам выдавать платно, а именно 1000 рублей за справку.

Затраты на покупку программы  составят:

250*4000=1000000(руб.)

В среднем за месяц  выдается около двухсот справок.

Месячный доход составит:

200*1000=200000(руб.)

Следовательно годовой  доход составит:

2400*1000=2400000(руб.)

Окупаемость программы:

1000000/2400000=0,5 года

 

Таким образом, данная программа  окупится за пол года.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.3 Совершенствование  процесса отправки писем на  оплату путем внедрения программного  обеспечения «ОПЛАТА»

Схемы работы секретариата и бухгалтерии до внедрения программного обеспечения «ОПЛАТА».

 

Схема формирования и  отправки писем на оплату.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Распишем подробнее  в виде схемы блок «Регистрация исходящей  корреспонденции».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Также нарисуем схему  получения студентом информации об отправке ему письма на оплату.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

При приобретении программного обеспечения «ОПЛАТА» появляются дополнительные возможности для бухгалтерии и секретариата.

 

Возможности П.О. «ОПЛАТА» для бухгалтерии:

- формирование писем  на оплату;

- поиск записи, соответствующей  студенту по его Ф.И.О.;

- формирование списка студентов, не внесших оплату за обучение.

 

Возможности П.О. «ОПЛАТА» для секретариата:

- поиск записи, соответствующей  студенту по его Ф.И.О.;

- установка отметки  об отправке письма с автоматическим  заносом в базу данных дату  отправки и автоматически присваемого регистрационного номера.

 

Так как компьютеры в  бухгалтерии и секретариате имеются  и объединены в локальную сеть, то затраты на внедрение П.О. «ОПЛАТА» будут выражаться только в приобретении программы и обучении персонала.

Затраты на обучение:

Бухгалтерия – 20 минут (инструктаж)

Секретариат – 10 минут (инструктаж).

Таким образом, после  внедрения программного обеспечения  «ОПЛАТА» схема регистрации исходящей  корреспонденции будет выглядеть  следующим образом.

 

 

 

 

 

 

 

* Регистрационный номер и дата устанавливается автоматически.

Экономия: бумага (не нужно печатать списки студентов и вести журнал), время (вместо всех операций необходимо только ввести Ф.И.О. студента при его  поиске в программе и сделать отметку об отправке письма).

Схема получения студентом информации об отправке ему письма на оплату после внедрения программного обеспечения.

 

 

 

 

 

 

 

 

Экономия: время (бухгалтер  не звонит в секретариат; секретарь  не ищет в журнале регистрации  писем записи студента), электроэнергия (не созваниваются бухгалтер и секретарь). Кроме того, повышается качество обслуживания студентов и экономятся их средства (меньше времени уходит на переговоры).

 

Рассчитаем экономию в секретариате:

На 1 лист бумаги помещается 30 студентов (т.е. 1 группа), всего на факультете коммерции и менеджмента обучается 2800 студентов, следовательно экономия бумаги составит:

2800/30=94 листа

 

Так как за год оплата за обучение происходит в два этапа, то мы уже экономим 188 листов бумаги.

 

Пачка бумаги в 500 листов стоит 15000 бел руб. Экономия составит 15000*188/500=5640 бел.руб.

Время затраченное на заполнение журнала составляет 10 минут  на 1 группу (30 студентов):

 

94*10=940 минут

2 раза за год: 940*2=1880≈31,3 часа

 

Стоимость одного рабочего часа секретаря:

650000/21*8=3869 бел.руб.

3869*31,3=121099,7 бел.руб.

 

Теперь рассчитаем экономию в бухгалтерии:

  Бухгалтер – 2 минуты

Секретарь – 3 минуты

 

Рассчитаем стоимость 1 рабочего часа бухгалтера:

870000/21*8=5178 бел.руб.

2800*2/60=93,3

5178*93,3=483280бел.руб.

 

Так как письма отправляются 2 раза за год то эта сумма составит: 483280*2=966560бел.руб.

 

Стоимость 1 рабочего часа секретаря:

2800*3/60=140