Теоретические основы организации труда и заработной платы персонала организации

ГЛАВА 1

ПРОЦЕСС КОММУНИКАЦИЙ И ЭФФЕКТИВНОСТЬ УПРАВЛЕНИЯ

 

1.1 Роль и значение коммуникационного процесса в системе управления

 

Коммуникация - это процесс  обмена информацией, включающий субъекты коммуникации (отправителя и получателя), способ коммуникации и объект коммуникации (передаваемую информацию) [16]. Эффективные коммуникации являются необходимым условием достижения цели организации, выполнения основных функций управления. Например, для разработки миссии организации необходима информация о потенциальных потребителях продукции и услуг, конкурентах, поставщиках. Для принятия решений о миссии, стратегии осуществляется обмен информацией с другими организациями - исследовательскими, консультационными, контролирующими и т.д. Не менее важным для осуществления функций управления является обмен информацией внутри организации. Поэтому руководители основную часть своего времени тратят на коммуникации.

Каждая организация  пронизана сетью каналов, которые  предназначены для сбора, анализа  и систематизации информации о внешней среде, а также для передачи переработанных сообщений обратно во внешнюю среду. Именно коммуникация служит средством включения предприятия во внешнюю среду, обеспечивает ему необходимый уровень  взаимодействия с окружающими аудиториями без общения, с которыми невозможно или бессмысленно ее существование.

Коммуникационные потребности  организации зависят от:

• характеристик внешней среды организации (ее динамичности, сложности, неопределенности);
• задач, решаемых организацией (например, если ставится задача выпустить качественно новый товар, захватить новые рынки сбыта, осуществить модернизацию производства, диверсификацию деятельности, то потребность в коммуникациях резко возрастает);
• основных характеристик организации - масштабов, структуры, сферы деятельности, характера производимой продукции (услуг), степени диверсификации, позиции в отрасли и т.д.[18].

Цели коммуникаций:

• обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления;
• cовершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией;
• cоздание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий;
• регулирование и рационализация информационных потоков [18].

Коммуникации занимают важнейшее место в жизни организации и оказывают огромное влияние на индивидов и групп. Эффективный обмен информацией необходим на всех этапах деятельности и во всех подразделениях организации для достижения намеченных целей.

Коммуникационный процесс  сложен. Он состоит из ряда этапов, которые взаимосвязаны между собой и взаимозависимы. Каждый из этапов необходим для того, чтобы мысли и идеи одного индивида стали понятны другому.

Цель коммуникационного  процесса – добиться от принимающей  стороны точного понимания отправленного сообщения. В коммуникациях всегда участвуют, по крайней мере, два лица – отправитель и получатель.

Отправитель – это  любой индивид (сотрудник), имеющий  определенные идеи, намерения, информацию и цель коммуникации. Получатель – индивид, воспринимающий сообщение получателя [18].

Отсюда образуется двусторонний коммуникативный процесс, который  представляет собой способ, посредством  которого сообщение отправителя  достигает получателя.

Рождение идеи, которую хотел бы передать получателю отправитель. Без этого шага не может быть самого сообщения. Кодирование, то есть, идея зашифровывается с помощью подходящих слов, диаграмм, других символов, используемых для передачи информации. На этом этапе отправитель определяет способ передачи, наиболее адекватный порядок слов и символов. Передача - после того как определена форма сообщения, осуществляется его передача, например, в виде служебной записки, телефонного звонка или беседы, т.е. отправитель ставит своей целью выражение сообщения в вербальной или невербальной форме.

Получение. На четвертом шаге инициатива переходит к получателю, который должен настроиться на восприятие сообщения, т.е. при устном общении быть хорошим слушателем. Декодирование сообщения. Отправитель стремится к тому, чтобы получатель адекватно воспринял сообщение, точно так, как оно было отправлено. Чем ближе декодированное сообщение к намерению, выраженному отправителем, тем более эффективна коммуникация. Принятие сообщения. После того как получатель получил и расшифровал сообщение, он может принять его или отвергнуть. Именно получатель определяет принять ему сообщение в целом или частично. Факторы, влияющие на решение, зависят от восприятия адресатом степени достоверности сообщения, авторитета коммуникатора, а также от предполагаемого использования послания.

Использование информации. Использование информации получателем, который может никак не реагировать на сообщение; выполнить задачу в соответствии с указаниями; сохранить информацию на будущее или сделать что-нибудь еще. Данный шаг является решающим и зависит, прежде всего, от адресата. Обеспечение обратной связи – присутствует, когда получатель демонстрирует реакцию на полученное сообщение. Это может быть любой сигнал получателя отправителю – кивок, подразумевающий понимание вопроса, быстрый ответ по электронной почте и т.д. [19, с. 201 - 202].

Коммуникация в своей  развитой модели становится не просто двусторонним потоком, а многосторонним процессом. В модели оценивается качество передачи информации, ее полнота, содержание, форма. Это позволяет не только быстро и правильно составить картину об интеграции, предмете, но и выбрать партнеров, разработать деловую стратегию и тактику, определить временные параметры реализации целей. Вступая в многоканальную коммуникативную связь, любой субъект коммуникации находится в режиме получения информации от многих партнеров и передачи ее им. Согласно этому, эффективность коммуникации зависит уже не только от ее качества, своевременности, полноты, но и от того, насколько всесторонней является эта связь. Связь сразу с многими партнерами не только бережет время. Но и создает оптимальные условия для игры на конъюнктуре, конкуренции.

Другое требование эффективности  – это понятность информации.

Эффективность коммуникации повышается и предоставлением максимально подробной информации. Подробность здесь понимается как конкретность, а не как избыточная детализация. Каждый потребитель информации заслуживает своего уровня детализации. И это тоже коммуникативная стратегия и критерий эффективности коммуникации.

Таким образом, невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Коммуникации – это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другим. Каждый шаг- это пункт, в котором, если не думать о том, что делаем - смысл может быть утрачен. Это означает, что для успеха индивида и организаций необходимы эффективные коммуникации. Управление с одной стороны опирается на существующие и сложившиеся формы коммуникации, с другой – формирует те формы коммуникации, которые отмечают как совместную деятельность, так и само управление.

 

 

 

 

1.2 Виды коммуникационных процессов

 

Система коммуникаций достаточно сложна и включает множество разновидностей, которые можно классифицировать по ряду признаков. Классификация коммуникаций осуществляется в зависимости от:

• средств коммуникации;
• целей и задач, решаемых в процессе коммуникаций.
• субъектов коммуникации (внешних и внутренних) (рисунки 1.1 – 1.2);

                                                              Внешние

       коммуникации

     Потребители          Поставщики             Государствен-            Другие          Обществен-

                         ресурсов                 ные органы                органы        ность, пресса

 

Рисунок 1.1 - Субъекты внешних коммуникаций организации [23, с. 15]

 

                       Внутренние

                                                        коммуникации

    Межуровневые                Одного уровня                    Руководитель-          Руководитель-

    (по вертикали)                (по горизонтали)               рабочая группа           подчиненный

 

Рисунок 1.2 - Внутренние коммуникации организации [23, с. 16]

 

Основной объем коммуникаций, особенно в сложных организациях, составляют коммуникации внутри организации. Однако, в научной литературе не существует какой – либо единой классификационной системы коммуникаций. Различные авторы предлагают различные системы.

Коммуникации можно  классифицировать по множеству различных  показателей. По отношению к организации коммуникации бывают двух типов: внешние и внутренние. Они отражают целостность управляемой системы и одновременно ее открытость, приоритетность действий работников фирмы, стиль управления менеджера, ситуации взаимодействия фирмы с другими объектами.

Портер выделяет коммуникации между организацией и ее средой [17, с. 256]. Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения, со сменяющимися потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ маркетинга, средств массовой информации. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи письменные отчеты. Организация, где есть профсоюз, должна поддерживать связь с законными представителями лиц, работающих по найму. Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на событие и факторы внешнего окружения.

В процессе коммуникаций руководитель - подчиненный решаются следующие задачи: разъяснение заданий, приоритетов деятельности, значимости результатов; мотивация исполнителей; сбор информации о проблеме; сбор предложений исполнителей для внесения корректировок в плановые задания, распределение ресурсов. Важной спецификой коммуникаций между руководителем и рабочей группой является возможность более широкой обратной связи.

Межуровневые коммуникации используются для доведения до исполнителей плановых заданий, решений о реорганизации (от вышестоящего уровня вниз, к исполнителям); предоставления отчетов о выполненной работе, использовании ресурсов, предложений (от исполнителя вверх, к руководителю). При этом определяется форма предоставляемой информации, осуществляется выбор средств. Коммуникации между подразделениями одного уровня включают, например, обмен информацией между отделами маркетинга, финансов, производственным и т.д.

Информация перемещается с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем, подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, рекомендуемых процедурах и т.д.

Помимо обмена по нисходящей, организация  нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низшего уровня на высший может существенно влиять на производительность. Коммуникации по восходящей также выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Последняя управленческая инновация в коммуникациях по восходящей - это создание групп из рабочих, которые регулярно собираются для обсуждения и решения проблем в производстве или обслуживании потребителей. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.

В дополнение к обмену информацией  по нисходящей или восходящей организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информации между ними нужен для координации задач и действий. Поскольку организация – это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении.

Диагональное общение – общение, которое пересекает функции и уровни в организации. Это канал общения в организациях, используемый в тех случаях, когда члены в организации не могут эффективно общаться, используя другие каналы (например, желание контролера производственной организации провести анализ стоимости может привлечь подготовку специального отчета об источниках продажи непосредственно контролером, а не службами отдела маркетинга). Следовательно, поток общения будет диагональным. В этом случае диагональный канал является наиболее эффективным с точки зрения усилий и времени для организации. Слухи – неформальный канал общения. Слухи являются мощным средством общения, пересекающим формальные каналы общения. Согласно проведенным исследованиям, они также достаточно точны. По меньшей мере, 75% сплетен являются истиной [23, с.17]. Однако они выполняют и негативную функцию, вследствие чего должны сводиться в организациях к минимуму. Этому способствует введение других форм общения в организации и доведение до сведения сотрудников действительного положения дел. Хорошо информированные служащие в меньшей степени полагаются на слух.